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WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Guía Práctica (Enero 2021)

By January 19, 2021April 23rd, 2021No Comments
WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Guía Práctica (Enero 2021)

¿Cómo puedo utilizar WhatsApp Business con múltiples usuarios? Parece una pregunta bastante simple, ¿verdad? Por desgracia, WhatsApp ha complicado la respuesta. En este artículo, explicaremos los problemas al utilizar WhatsApp Business con múltiples usuarios, por qué existen y la solución para utilizar WhatsApp Business en múltiples dispositivos en función del tipo de empresa que operas.

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Cómo Utilizar WhatsApp Business Con Múltiples Usuarios

WhatsApp Business Multiples Usuarios: Uno a Dos Usuarios

WhatsApp Business Multiples Usuarios: Equipos de Usuarios

WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Infografías

Cómo Utilizar WhatsApp Business Con Múltiples Usuarios

Para utilizar WhatsApp Business con múltiples usuarios o en múltiples dispositivos, va a depender del producto WhatsApp que estés utilizando: WhatsApp Business App o la WhatsApp Business API. Cada plataforma tiene su propio método para añadir usuarios y dispositivos adicionales.

Para utilizar WhatsApp Business con múltiples usuarios o en múltiples dispositivos, va a depender del producto de WhatsApp que estés utilizando. WhatsApp tiene dos productos diferentes para empresas: WhatsApp Business App y WhatsApp Business API.
WhatsApp Business App y WhatsApp Business API

Aunque WhatsApp Business App es fácil de configurar, WhatsApp no la diseñó inicialmente para varios usuarios. Por otro lado, la API de WhatsApp Business tiene un costo asociado y será necesario conectarla a un CRM como respond.io para empezar a utilizarla.

Independientemente de si estás utilizando WhatsApp Business App o WhatsApp Business API, te mostraremos la mejor forma de utilizar WhatsApp Business con múltiples usuarios.

WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Uno a Dos Usuarios

Cuando una empresa es pequeña, el dueño es generalmente quien habla con los clientes. Esto es algo para lo que WhatsApp Business App es excelente. De hecho, las pequeñas empresas de todo el mundo como Cozinha da Loli, una panadería brasileña, usan la app para manejar clientes.

WhatsApp Business App está pensado para un dispositivo y un usuario.
Características de WhatsApp Business App

Ahora podrías estar pensando, dime cómo usar WhatsApp Business con múltiples usuarios en la app. Hay algunas soluciones alternativas, pero todavía nada definitivo. La aplicación funciona en un dispositivo con un usuario, y no puedes tenerla en dos teléfonos al mismo tiempo.

Sin embargo, parece que WhatsApp pronto permitirá a los usuarios de la aplicación iniciar sesión en hasta 4 dispositivos con la misma cuenta a la vez. Esta nueva funcionalidad está en fase Beta y no está disponible al público todavía. Se desconoce la fecha de lanzamiento, pero actualizaremos este espacio una vez que sea lanzada.

Añadir Un Usuario Adicional Utilizando WhatsApp Web y WhatsApp en Computadora

Por el momento, aunque WhatsApp Business App esté pensada para un solo usuario, sigue siendo posible que la utilicen varias personas. Una forma es compartir el teléfono, pero esto es engorroso y permite a tus empleados ver tus otros mensajes.

Otra forma es utilizar WhatsApp Web o WhatsApp en Computadora. Esto es lo mismo que utilizar WhatsApp Web o WhatsApp en Computadora para tu cuenta personal de WhatsApp, excepto que abres el chat en uno de los computadora de tus empleados. Así es, solo se permite un computadora.

WhatsApp Web y WhatsApp en Computadora
WhatsApp Web y WhatsApp en Computadora

Aunque no es lo ideal, con esta configuración puedes hacer que un empleado responda a los mensajes desde su computadora mientras tú monitoreas desde el teléfono. Para una pequeña empresa en crecimiento, se trata de una solución barata y práctica para responder a los mensajes en WhatsApp Business.

Pero una vez que WhatsApp libere la función de múltiples usuarios, las pequeñas empresas podrán finalmente utilizar WhatsApp Web en hasta cuatro dispositivos simultáneamente y gestionar su bandeja de entrada en equipo. Los usuarios vinculados también podrán archivar, silenciar y eliminar mensajes de un dispositivo complementario. Para muchas pequeñas empresas, este es el avance que estaban esperando.

Utilizando WhatsApp En Dos Celulares

Aunque no lo recomendamos, técnicamente hay una forma de utilizar un segundo celulares para añadir un usuario adicional si no tienes un computadora a mano. Puedes hacerlo abriendo WhatsApp Web en el navegador del celulares.

Para ello, navega a web.whatsapp.com en el segundo celulares. En la configuración del explorador, selecciona Desktop Site. Ahora, escanea el código QR con el segundo celulares. Sin embargo, este método es bastante difícil de usar, ya que tendrás que acercar y alejar el zoom para responder a los mensajes.

Utilizando WhatsApp En Dos Celulares: Abrir WhatsApp Web en el Celular
Como Tener WhatsApp En Dos Celulares: Abrir WhatsApp Web En El Celular

En realidad, recomendamos utilizar WhatsApp Web en un ordenador en lugar de usar este método. Sin embargo, una vez que necesites más usuarios (o más de cuatro usuarios), deberás utilizar la API de WhatsApp Business para tu empresa.

WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Equipos de Usuarios

Las empresas más grandes necesitan soporte para múltiples usuarios y dispositivos, por lo que WhatsApp ha creado el producto WhatsApp Business API para estas empresas. El producto se ofrece a través de socios y tiene un precio diferente en función del socio de WhatsApp que se elija.

A diferencia de WhatsApp Business App, la API no tiene una interfaz. Para utilizarla, tendrás que conectarte a un CRM de WhatsApp como respond.io. Una vez que la hayas conectado, podrás añadir varios usuarios y dispositivos a WhatsApp.

En resumen, para utilizar la API de WhatsApp Business con múltiples usuarios, necesitarás:

Una vez que las tengas listos, asegúrate de conectar tu cuenta de la API de WhatsApp.

Añadir Usuarios y Organizar Equipos

Una vez que hayas conectado tu cuenta de la API de WhatsApp a respond.io, podrás añadir y eliminar usuarios fácilmente. Cada usuario también puede elegir responder a las preguntas de WhatsApp desde el navegador o mediante la aplicación Android e iOS.

Todo es sencillo una vez que estás conectado a respond.io. Puedes agregar, administrar y eliminar usuarios fácilmente con sólo un clic. Si tienes un nuevo usuario, simplemente invítalo a tu equipo. Así es como añades varios usuarios con la API de WhatsApp.
Seleccionando Un Rol Para Un Nuevo Usuario

Los usuarios pueden ser invitados por su rol, incluyendo a los propietarios, administradores y agentes. Los propietarios tienen el control total para manejar cualquier configuración, mientras que los administradores tienen acceso a todas las funciones, excepto las de misión crítica. Los Agentes sólo tienen acceso a responder mensajes.

Con varios equipos en el mismo espacio, puedes organizarlos añadiendo y eliminando un equipo, cambiar el nombre y la descripción y añadir o eliminar usuarios. Si tienes una larga lista de equipos, encontrarás también una función de búsqueda para ayudarte a navegar rápidamente.
WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Gestionando Equipos

Una vez que hayas añadido varios usuarios a la plataforma, es posible que quieras organizar a tus usuarios en equipos. Los equipos ayudarán a distribuir los contactos recibidos a los usuarios adecuados.

Asignación de Contactos de WhatsApp: Asignación Manual

Para las empresas con equipos pequeños respondiendo mensajes de WhatsApp, recomendamos la estrategia de asignación manual. Esta estrategia es sencilla, todos los contactos de WhatsApp que necesiten respuesta aparecerán en la lista de pendientes. Los agentes pueden responder o asignarlo a otra persona.

Al responder al mensaje, los contactos se asignarán a ese agente automáticamente. De lo contrario, el Contacto puede asignarse a un usuario fácilmente mediante el menú de Asignación desplegable, ya que los usuarios están organizados por equipos.

Con respond.io, los agentes pueden elegir contactos o tener un contacto asignado automáticamente a ellos.
WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Trabajando Con Contactos

Una vez que el agente termine con el contacto, pueden marcarlos como Completado. En el futuro, si el mismo Contacto vuelve a enviar mensajes, serán marcados como Pendientes y el proceso comenzará de nuevo.

Asignación de Contactos de WhatsApp: Asignación Automática

Si tienes un volumen verdaderamente alto de contactos ingresando, usar la estrategia de selección no es factible ya que los contactos entrarán más rápido de lo que puedes seleccionarlos. Para los grandes negocios se debe usar la Asignación Automática.

Las grandes empresas con un alto volumen de mensajes en la bandeja de entrada no pueden darse el lujo de seleccionar o asignar contactos manualmente. En este caso, sólo es factible que los contactos se asignen automáticamente a los agentes.
Habilitando La Asignación Automática

Hay dos modos de Asignación Automática – por serie circular o asignar al usuario con menos contactos. Para asegurarse de que todas las consultas sean respondidas de manera oportuna, selecciona Asignar sólo a usuarios en línea, de esta manera , a los usuarios que estén desconectados u ocupados no se les asignará ningún contacto.

Estos son los aspectos básicos para empezar a trabajar con WhatsApp Business con Múltiples Usuarios. Si tienes alguna pregunta sobre lo que hemos escrito aquí, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Infografías

Esta infografía nos muestra cómo utilizar WhatsApp con múltiples usuarios y en múltiples dispositivos.

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