¿Cómo puedo utilizar WhatsApp Business con múltiples usuarios? Parece una pregunta bastante simple, ¿verdad? Por desgracia, WhatsApp ha complicado la respuesta. En este artículo, explicaremos los problemas al utilizar WhatsApp Business con múltiples usuarios, por qué existen y la solución para utilizar WhatsApp Business en múltiples dispositivos en función del tipo de empresa que operas.
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Cómo Utilizar WhatsApp Business Con Múltiples Usuarios
WhatsApp Business Multiples Usuarios: Uno a Dos Usuarios
- Añadir Un Usuario Adicional Utilizando WhatsApp Web y WhatsApp en Computadora
- Utilizando WhatsApp En Dos Celulares
WhatsApp Business Multiples Usuarios: Equipos de Usuarios
- Añadir Usuarios y Organizar Equipos
- Asignación de Contactos de WhatsApp: Asignación Manual
- Asignación de Contactos de WhatsApp: Asignación Automática
WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Infografías
Cómo Utilizar WhatsApp Business Con Múltiples Usuarios
Para utilizar WhatsApp Business con múltiples usuarios o en múltiples dispositivos, va a depender del producto WhatsApp que estés utilizando: WhatsApp Business App o la WhatsApp Business API. Cada plataforma tiene su propio método para añadir usuarios y dispositivos adicionales.
Aunque WhatsApp Business App es fácil de configurar, WhatsApp no la diseñó inicialmente para varios usuarios. Por otro lado, la API de WhatsApp Business tiene un costo asociado y será necesario conectarla a un CRM como respond.io para empezar a utilizarla.
Independientemente de si estás utilizando WhatsApp Business App o WhatsApp Business API, te mostraremos la mejor forma de utilizar WhatsApp Business con múltiples usuarios.
WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Uno a Dos Usuarios
Cuando una empresa es pequeña, el dueño es generalmente quien habla con los clientes. Esto es algo para lo que WhatsApp Business App es excelente. De hecho, las pequeñas empresas de todo el mundo como Cozinha da Loli, una panadería brasileña, usan la app para manejar clientes.
Ahora podrías estar pensando, dime cómo usar WhatsApp Business con múltiples usuarios en la app. Hay algunas soluciones alternativas, pero todavía nada definitivo. La aplicación funciona en un dispositivo con un usuario, y no puedes tenerla en dos teléfonos al mismo tiempo.
Sin embargo, parece que WhatsApp pronto permitirá a los usuarios de la aplicación iniciar sesión en hasta 4 dispositivos con la misma cuenta a la vez. Esta nueva funcionalidad está en fase Beta y no está disponible al público todavía. Se desconoce la fecha de lanzamiento, pero actualizaremos este espacio una vez que sea lanzada.
Añadir Un Usuario Adicional Utilizando WhatsApp Web y WhatsApp en Computadora
Por el momento, aunque WhatsApp Business App esté pensada para un solo usuario, sigue siendo posible que la utilicen varias personas. Una forma es compartir el teléfono, pero esto es engorroso y permite a tus empleados ver tus otros mensajes.
Otra forma es utilizar WhatsApp Web o WhatsApp en Computadora. Esto es lo mismo que utilizar WhatsApp Web o WhatsApp en Computadora para tu cuenta personal de WhatsApp, excepto que abres el chat en uno de los computadora de tus empleados. Así es, solo se permite un computadora.
Aunque no es lo ideal, con esta configuración puedes hacer que un empleado responda a los mensajes desde su computadora mientras tú monitoreas desde el teléfono. Para una pequeña empresa en crecimiento, se trata de una solución barata y práctica para responder a los mensajes en WhatsApp Business.
Pero una vez que WhatsApp libere la función de múltiples usuarios, las pequeñas empresas podrán finalmente utilizar WhatsApp Web en hasta cuatro dispositivos simultáneamente y gestionar su bandeja de entrada en equipo. Los usuarios vinculados también podrán archivar, silenciar y eliminar mensajes de un dispositivo complementario. Para muchas pequeñas empresas, este es el avance que estaban esperando.
Utilizando WhatsApp En Dos Celulares
Aunque no lo recomendamos, técnicamente hay una forma de utilizar un segundo celulares para añadir un usuario adicional si no tienes un computadora a mano. Puedes hacerlo abriendo WhatsApp Web en el navegador del celulares.
Para ello, navega a web.whatsapp.com en el segundo celulares. En la configuración del explorador, selecciona Desktop Site. Ahora, escanea el código QR con el segundo celulares. Sin embargo, este método es bastante difícil de usar, ya que tendrás que acercar y alejar el zoom para responder a los mensajes.
En realidad, recomendamos utilizar WhatsApp Web en un ordenador en lugar de usar este método. Sin embargo, una vez que necesites más usuarios (o más de cuatro usuarios), deberás utilizar la API de WhatsApp Business para tu empresa.
WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Equipos de Usuarios
Las empresas más grandes necesitan soporte para múltiples usuarios y dispositivos, por lo que WhatsApp ha creado el producto WhatsApp Business API para estas empresas. El producto se ofrece a través de socios y tiene un precio diferente en función del socio de WhatsApp que se elija.
A diferencia de WhatsApp Business App, la API no tiene una interfaz. Para utilizarla, tendrás que conectarte a un CRM de WhatsApp como respond.io. Una vez que la hayas conectado, podrás añadir varios usuarios y dispositivos a WhatsApp.
En resumen, para utilizar la API de WhatsApp Business con múltiples usuarios, necesitarás:
Una vez que las tengas listos, asegúrate de conectar tu cuenta de la API de WhatsApp.
Añadir Usuarios y Organizar Equipos
Una vez que hayas conectado tu cuenta de la API de WhatsApp a respond.io, podrás añadir y eliminar usuarios fácilmente. Cada usuario también puede elegir responder a las preguntas de WhatsApp desde el navegador o mediante la aplicación Android e iOS.
Los usuarios pueden ser invitados por su rol, incluyendo a los propietarios, administradores y agentes. Los propietarios tienen el control total para manejar cualquier configuración, mientras que los administradores tienen acceso a todas las funciones, excepto las de misión crítica. Los Agentes sólo tienen acceso a responder mensajes.
Una vez que hayas añadido varios usuarios a la plataforma, es posible que quieras organizar a tus usuarios en equipos. Los equipos ayudarán a distribuir los contactos recibidos a los usuarios adecuados.
Asignación de Contactos de WhatsApp: Asignación Manual
Para las empresas con equipos pequeños respondiendo mensajes de WhatsApp, recomendamos la estrategia de asignación manual. Esta estrategia es sencilla, todos los contactos de WhatsApp que necesiten respuesta aparecerán en la lista de pendientes. Los agentes pueden responder o asignarlo a otra persona.
Al responder al mensaje, los contactos se asignarán a ese agente automáticamente. De lo contrario, el Contacto puede asignarse a un usuario fácilmente mediante el menú de Asignación desplegable, ya que los usuarios están organizados por equipos.
Una vez que el agente termine con el contacto, pueden marcarlos como Completado. En el futuro, si el mismo Contacto vuelve a enviar mensajes, serán marcados como Pendientes y el proceso comenzará de nuevo.
Asignación de Contactos de WhatsApp: Asignación Automática
Si tienes un volumen verdaderamente alto de contactos ingresando, usar la estrategia de selección no es factible ya que los contactos entrarán más rápido de lo que puedes seleccionarlos. Para los grandes negocios se debe usar la Asignación Automática.
Hay dos modos de Asignación Automática – por serie circular o asignar al usuario con menos contactos. Para asegurarse de que todas las consultas sean respondidas de manera oportuna, selecciona Asignar sólo a usuarios en línea, de esta manera , a los usuarios que estén desconectados u ocupados no se les asignará ningún contacto.
Estos son los aspectos básicos para empezar a trabajar con WhatsApp Business con Múltiples Usuarios. Si tienes alguna pregunta sobre lo que hemos escrito aquí, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Infografías
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