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description: 指導代理商使用收件匣模組有效回應客戶。
title: 如何在收件匣模組中優化客服人員的工作效率
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# 如何在收件匣模組中優化客服人員的工作效率

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Shing-Yi Tan

· 14 Jul 2025

4 分鐘

> 在本文中，您將了解如何優化代理在 respond.io 平台上處理對話的生產力

代理可能不會總是利用收件匣模組的全部功能，這通常會導致相對較慢的回應時間。 了解代理如何最大限度地利用收件匣模組功能以無縫處理對話並提高生產力。

## 優化代理在收件匣模組中的生產力的好處

* 簡化對話處理。
* 透過更深入的背景理解提供增強的客戶支援。
* 提升整體溝通效率。

## 優化代理在收件匣模組中的生產力的方法

您可以使用以下方法來優化收件匣模組的生產力：

1. [加快對話搜尋和過濾過程](https://respond.io/tw/help/convert-leads/optimize-agents-productivity#speed-up-conversation-search-and-filter-process)。
2. [合併重複記錄以取得每個聯絡人的更新情境](https://respond.io/tw/help/convert-leads/optimize-agents-productivity#merge-duplicate-records-to-get-updated-context-for-each-contact)。
3. [使用頻道切換器功能](https://respond.io/tw/help/convert-leads/optimize-agents-productivity#initiate-conversation-on-other-channels-with-the-channel-switcher-feature)在其他頻道上啟動對話。
4. [暫停對話以進行收件匣管理和跟進](https://respond.io/tw/help/convert-leads/optimize-agents-productivity#snoozing-conversations-for-inbox-management-and-follow-ups)。
5. [使用片段提供預設回覆](https://respond.io/tw/help/convert-leads/optimize-agents-productivity#deliver-canned-responses-with-snippets)。
6. [使用 AI 輔助功能做出智慧回應](https://respond.io/tw/help/convert-leads/optimize-agents-productivity#respond-intelligently-with-the-ai-assist-feature)。
7. [使用鍵盤快速鍵，方便快速](https://respond.io/tw/help/convert-leads/optimize-agents-productivity#use-keyboard-shortcuts-for-convenience-and-speed)。

### 加速對話搜尋和過濾過程

排序功能為代理提供了多種選項來過濾對話列表並尋找相關對話。

![](https://assets2-proxy.respond.io/ph8r57dk1q9w/53nwvvs9yFrAKnbSgZB61f/42ddc4f9185eb6aed2a31bccaf940fd2/untitled.png?fm=jpg&q=80&w=640) 

積極致力於解決未解決問題的代理可以按 _打開_ 對話來過濾對話列表，並按 _最新_進行排序。 代理可以輕鬆地將排序切換為 _最長開啟時間_ ，以審查開啟時間最長的問題。 這節省了代理必須無休止地滾動來查找對話的時間。

> 在此處以了解有關[聯絡人搜尋、過濾和排序的更多資訊。](https://respond.io/tw/help/inbox/inbox-overview#filter-and-sort)

### [合併重複記錄以取得每個聯絡人的更新上下文](https://respond.io/tw/help/inbox/inbox-overview#filter-and-sort)

[由於資料輸入錯誤或客戶使用不同的訊息管道聯繫企業，平台上可能會出現重複的聯絡人記錄。 當發生這種情況時，聯絡人的對話歷史會分散在多個訊息管道中。](https://respond.io/tw/help/inbox/inbox-overview#filter-and-sort)

[在與聯絡人開始對話之前，建議檢查並合併重複的聯絡人記錄。 這鞏固了聯絡人的對話歷史，並為代理商提供了聯絡人過去互動的完整視圖。](https://respond.io/tw/help/inbox/inbox-overview#filter-and-sort)

#### [檢查聯絡人合併建議](https://respond.io/tw/help/inbox/inbox-overview#filter-and-sort)

[當平台偵測到一個聯絡人的電話號碼或電子郵件地址被一個或多個聯絡人使用時，收件匣模組垂直側邊欄上的 **合併建議** 標籤上會有一個指標。](https://respond.io/tw/help/inbox/inbox-overview#filter-and-sort)

[ ![](https://assets2-proxy.respond.io/ph8r57dk1q9w/4nfkJ2j18OYSzUiAiyMvAN/03954c13e5e395d73cef5568f434378f/screenshot-2024-05-31-at-9-43-09-am.png?fm=jpg&q=80&w=640) 執行聯絡人合併](https://respond.io/tw/help/inbox/inbox-overview#filter-and-sort)

[當有合併建議的跡象時，請檢查相關性，然後執行聯絡人合併以將多個聯絡人記錄合併為一個完整的記錄。 了解如何 ](https://respond.io/tw/help/inbox/inbox-overview#filter-and-sort)[在此合併您的聯絡人](https://respond.io/tw/help/contacts/contacts-overview#merge-contacts)。

### 使用頻道切換功能在其他頻道上發起對話

代理可以使用 **頻道切換器** 功能在不同頻道上與未回復先前訊息的聯絡人發起對話。 有關如何存取頻道切換器的快速指南，請點擊 [此處](https://respond.io/tw/help/inbox/inbox-overview#channel-switcher)。

### 暫停對話以進行收件匣管理和後續跟進

暫停對話提供了結束對話的另一種選擇。 代理商可以使用此功能將空閒對話擱置一段時間，以便他們的收件匣整潔，並可以專注於活躍的對話。

代理還可以使用此功能自動提醒他們跟進重要的對話。 例如，代理商可以暫停與 VIP 聯絡人的對話，並在特定時間後密切跟進該聯絡人，以檢查該聯絡人是否對解決方案感到滿意或問題是否仍然重複出現。

> 了解如何 [在這裡暫停和取消暫停對話](https://respond.io/tw/help/inbox/inbox-overview#snoozing-a-contact)。

### 使用片段提供預設回复

代理可以使用預先定義的回應範本（也稱為片段或罐頭回應）來快速回答常見問題。 這有助於確保您的代理商對聯絡人提供一致的回應，同時仍允許根據需要對其回應進行個人化。

> 了解如何 [在這裡使用程式碼片段。](https://respond.io/tw/help/workspace-settings/snippets#using%5Fsnippets%5Fin%5Fmessages)

### 利用 AI 輔助功能做出智慧響應

AI Assist 可協助代理商起草對聯絡人查詢的回复，並在必要時調整訊息。

> 了解如何使用 AI 輔助 [在此處](https://respond.io/tw/help/converse-with-customers/how-to-draft-customer-replies-with-ai)起草回應。

### 使用鍵盤快捷鍵，方便快捷

代理可以使用鍵盤快速鍵更快地向聯絡人撰寫訊息。 請參閱此處 [可用的鍵盤快速鍵](https://respond.io/tw/help/quick-start/responding-to-messages#useful-tips)。

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