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description: 以下是有關如何以更有效率、更有成效的方式回覆聯絡人的一些快速提示。
title: 回覆訊息
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# 回覆訊息

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Susan Swier

· 30 Jul 2025

5 分鐘

## 收件匣模組

您可以在收件匣模組中查看與聯絡人的所有對話，並在必要時與他們互動。 您可以從左側導覽功能表存取此模組。

![](https://assets2-proxy.respond.io/ph8r57dk1q9w/6x2upkNvjXmFaVY2rGGakk/3db2d6096d04fe779873d83f238d642b/message-module-selected.png?fm=jpg&q=80&w=640) ![](https://assets2-proxy.respond.io/ph8r57dk1q9w/4qugIkbeyKdQzP3pAI9PcJ/9272fe627609737e1d400eef5dc0aad5/inbox-overview-2.png?fm=jpg&q=80&w=640) 

### 接收新訊息

新訊息將出現在收件匣模組的聯絡人清單中。 預設情況下，新聯絡人將未被指派。

### 回覆聯絡人

當平台收到新聯絡人的消息時，該聯絡人將處於開放對話狀態且未指派。 用戶可以透過兩種方式回覆聯絡人：

### 使用文字回复

用戶可以從對話歷史視窗下方的文字方塊撰寫和發送新訊息。 只需點擊訊息控制台區域並開始輸入即可。

### 使用語音訊息回复

**步驟 1：點選麥克風**

用戶可以點擊訊息控制台中的麥克風圖示開始錄製語音筆記。

**第 2 步：開始錄製**

一旦錄音開始，用戶可以錄製最多 5 分鐘的訊息。

**步驟 3：點選“停止”**

完成後，使用者可以點擊停止按鈕來結束錄製。

**步驟 4：發送訊息**

使用者可以在將錄音發送給聯絡人之前播放錄音。 如果錄音不合適，使用者可以刪除錄音並重複此過程。

> 對於支援語音訊息的頻道，錄音將以語音筆記的形式發送。 如果頻道不支援語音訊息，錄音將作為附件發送。

### 實用技巧

以下是回覆聯絡人時的一些有用提示：

* 使用 [AI 提示](https://respond.io/tw/help/workspace-settings/ai-prompts) 來改進您的訊息。
* 您可以在訊息編寫器中使用以下鍵盤快速鍵：

| 行動        | 鍵盤快速鍵 |
| --------- | ----- |
| 打開表情符號選擇器 | :     |
| 新增片段      | /     |
| 使用變數      | $     |

### 利用片段更快回復

片段是可用於回覆聯絡人的訊息範本或預設回覆。

* [片段](https://respond.io/tw/help/workspace-settings/snippets)

### 需要時附加文件

您可以在必要時附加發票、說明指南等文件。

* [文件](https://respond.io/tw/help/workspace-settings/files#sending%5Ffiles)

當您準備好發送訊息時，請點擊發送按鈕或按鍵盤上的 Enter 鍵發送。

當您回覆未指派的聯絡人時，該聯絡人將自動指派給您。

## 指定聯絡人

可以透過兩種方法將聯絡人指派給使用者：透過工作流程自動分配和手動分配。

> **提示：** 將聯絡人指派給使用者很重要，這樣您的隊友就知道誰在回覆聯絡人。

### 手動分配

![](https://assets2-proxy.respond.io/ph8r57dk1q9w/20gEj0fqSx3b78npYTDLeB/e6e042774d39f682b348115853a208ff/kapture-2024-05-13-at-16-16-12.gif?w=480&fm=avif) 

如果您的企業不希望自動指派聯絡人，則可以透過收件匣模組手動進行指派。 [以下是如何將聯絡人指派給另一個使用者](https://respond.io/tw/help/messages/assignment-and-closing-a-conversation)。

### 自動分配

可使用工作流程模組設定自動分配。 工作流程透過自動化流程幫助您減少手動工作。 在此以了解有關 [工作流程的更多資訊。](https://respond.io/tw/help/workflows/workflows-overview)

### [取消指定聯絡人](https://respond.io/tw/help/workflows/workflows-overview)

[可以透過兩種方法取消與使用者的聯絡人分配：](https://respond.io/tw/help/workflows/workflows-overview)

* [手動取消分配](https://respond.io/tw/help/workflows/workflows-overview)
* [透過工作流程自動取消分配](https://respond.io/tw/help/workflows/workflows-overview)

### [手動取消分配](https://respond.io/tw/help/workflows/workflows-overview)

[使用者可以在收件匣模組中手動取消分配對話。 您可以透過以下方式 ](https://respond.io/tw/help/workflows/workflows-overview)[取消分配聯絡人](https://respond.io/tw/help/messages/assignment-and-closing-a-conversation#unassigning%5Fan%5Fagent%5Ffrom%5Fa%5Fcontact)。

![](https://assets2-proxy.respond.io/ph8r57dk1q9w/34P7crPI8um7TDNDZbOtdR/16606080833b28a5b8965c344bbd1612/kapture-2024-05-13-at-16-18-28.gif?w=480&fm=avif) 

### 透過工作流程自動取消分配

您可以透過工作流程自動取消指派聯絡人中的用戶，特別是在對話結束後。 在此以了解有關 [工作流程的更多資訊。](https://respond.io/tw/help/workflows/workflows-overview)

[ ![](https://assets2-proxy.respond.io/ph8r57dk1q9w/2FyedUA8936RLxQqA0qiFL/5ca9f1201ae4ce16267d27ae706ae3b0/responding-to-messages-5.png?fm=jpg&q=80&w=640) 對話什麼是對話？在平台的脈絡下，聯絡人與平台之間的互動稱為對話。 對話用於根據上下文組織交流。 一個聯絡人可以與平台進行多次對話，但一次只能開啟一個對話。 ![](https://assets2-proxy.respond.io/ph8r57dk1q9w/6OzZMylrh8FTwtI1Qbp6CC/600e7fdda068d46e1a3a20f973e74d00/responding-to-messages-7.png?fm=jpg&q=80&w=640) 參考上面的例子，Susan 曾在不同時間出於不同目的聯繫過該平台。 蘇珊與該平台進行了三次對話，不同的用戶參加了對話。 每次對話都有不同的背景和需要客戶支援團隊解決的具體問題。開啟對話 ![](https://assets2-proxy.respond.io/ph8r57dk1q9w/4x4oaD2ZKID5H4oK0LRA4b/d928d474dc59e8a6fc921dc521d16740/kapture-2024-05-13-at-15-22-58.gif?w=480&fm=avif) 可以打開對話來發起互動，可以透過以下方法進行：-**1\. 來自聯絡人的新消息**當一個沒有任何開啟對話的聯絡人向平台發送訊息時，平台會為該聯絡人開啟一個對話。 這也適用於來自新聯絡人的新來訊息。**2\. 使用者**使用者可以從收件匣模組手動開啟對話。**3\. 自動化**可以使用開放對話建立自動化，這將導致為觸發聯絡人開啟新的對話。**4\. 歡迎活動**對於 Facebook 和 Viber 等管道，如果沒有現有的開放對話，歡迎事件可以為聯絡人開啟新的對話。結束對話解決了聯絡人'的問題後，請關閉對話，這樣聯絡人就不再位於開啟對話佇列中。 這會減少收件匣中的噪音。 ![](https://assets2-proxy.respond.io/ph8r57dk1q9w/1EBuJXF75aXA5gpPw68Cxk/92f02ff3f826af71611c49ebce0e3172/kapture-2024-05-13-at-15-28-35.gif?w=480&fm=avif) 當對話結束時，聯絡人及其未來的對話仍將分配給同一個使用者。 如果您需要參考聯絡人或他們的對話，請在聯絡人模組中搜尋他們。以下是一些可以結束對話的其他方法：**1\. 自動化**可以使用「關閉對話」建立自動化，這將導致關閉觸發聯絡人的開放對話。**2\. 對話流**使用 RB\_MARKDONE 參數，可以關閉觸發聯絡人的對話。**3\. 聯絡人合併**如果有來自第二聯絡人的開放對話，則對話將自動關閉。結束語使用者可以使用結束語來提供與聯絡人對話的摘要。 請參閱結語以了解更多。](https://respond.io/tw/help/workflows/workflows-overview)
[](https://respond.io/tw/help/workflows/workflows-overview)
* [](https://respond.io/tw/help/workflows/workflows-overview)  
[](https://respond.io/tw/help/workflows/workflows-overview)[結束語](https://respond.io/tw/help/workspace-settings/closing-notes)

### 對話指標

在報告和儀表板中尋找指標和分析見解（例如解決時間和對話的結束次數），以追蹤團隊績效。

在以下模組中了解有關對話指標的更多資訊：

* [儀表板](https://respond.io/tw/help/dashboard-reporting/dashboard)
* [報告](https://respond.io/tw/help/dashboard-reporting/reports-overview)

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2025-12-05T04:04:48.048Z

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