Modul Laporan memberi pemilik dan manajer wawasan tentang bagaimana agen menangani percakapan. Misalnya, berapa banyak yang telah mereka tutup, seberapa cepat mereka merespons, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah. Akurasi data ini bergantung pada konsistensi penutupan percakapan. Aktifkan tutup otomatis agar sistem yang menangani proses ini, atau gunakan penutupan manual jika tim Anda menginginkan kontrol lebih.
Direkomendasikan: Gunakan Tutup Otomatis Percakapan
Cara paling andal untuk menjaga akurasi pelaporan adalah membiarkan sistem menutup percakapan secara otomatis. Saat Tutup otomatis percakapan diaktifkan, percakapan akan ditutup setelah periode tidak aktif tertentu tanpa memerlukan tindakan agen.
Mengapa tutup otomatis meningkatkan akurasi pelaporan:
Waktu penyelesaian mencerminkan durasi percakapan yang sebenarnya, bukan berapa lama obrolan dibiarkan menganggur
Percakapan yang terlupakan dan tetap terbuka tidak lagi memperbesar rata-rata tim Anda
Penutupan terjadi secara konsisten, terlepas dari beban kerja agen
Cara mengaktifkan tutup otomatis:
Buka Pengaturan Ruang Kerja > Percakapan.
Aktifkan Tutup otomatis percakapan.
Atur pengatur waktu tidak aktif (30 menit hingga 14 hari) agar sesuai dengan jendela respon khas Anda.
Tip: Padukan tutup otomatis dengan Buat catatan penutupan otomatis untuk secara otomatis menangkap kategori percakapan dan ringkasan yang dihasilkan AI saat penutupan — tanpa perlu input manual dari agen. Pelajari cara mengonfigurasi pengaturan Percakapan di sini.
Percakapan yang ditutup otomatis muncul di Laporan > Percakapan dengan sumber penutupan Tutup otomatis, sehingga Anda dapat memfilter dan membedakannya dari percakapan yang ditutup secara manual.
Alternatif: Penutupan Manual
Jika tim Anda memilih menutup percakapan sendiri, agen dapat menutup setiap percakapan ketika mereka selesai berinteraksi dengan calon pelanggan. Penutupan manual cocok untuk:
Tim dengan siklus penjualan yang lebih panjang yang meninjau setiap percakapan sebelum menandainya selesai
Alur kerja di mana agen perlu mengkategorikan interaksi atau menambahkan ringkasan sebelum menutup
Situasi di mana persetujuan manusia merupakan bagian dari proses Anda
Tip: Untuk mengharuskan agen menambahkan catatan penutupan sebelum menutup, aktifkan Tambahkan catatan penutupan secara manual di Pengaturan Ruang Kerja > Percakapan. Pelajari cara mengonfigurasi pengaturan Catatan Penutupan di sini.
Memantau Percakapan yang Ditutup di Laporan
Semua percakapan yang ditutup — baik ditutup otomatis maupun ditutup secara manual — muncul di Daftar Percakapan di Laporan > Percakapan.
Buka Laporan > Percakapan > Daftar Percakapan untuk melihat nama agen dan calon pelanggan, berapa banyak pesan yang dikirim, waktu respon pertama, waktu penyelesaian, sumber penutupan, serta kategori dan ringkasan catatan penutupan (jika ditambahkan).
Gunakan data ini untuk membandingkan produktivitas agen, mengidentifikasi hambatan, dan meninjau bagaimana tim Anda menangani percakapan dari waktu ke waktu.
Tip: Gunakan kategori percakapan di catatan penutupan Anda untuk memberi label jenis interaksi — misalnya, Masalah Pesanan, Masalah Pembayaran, atau Pertanyaan Produk — dan saring berdasarkan kategori di Laporan untuk melihat tren di seluruh tim Anda.
