يوفر قسم التقارير للمالكين والمديرين رؤية حول كيفية تعامل الوكلاء مع المحادثات. على سبيل المثال، عدد المحادثات التي أغلقوها، مدى سرعة استجابتهم، والوقت الذي يستغرقونه لحل المشكلات. تعتمد دقة هذه البيانات على مدى انتظام إغلاق المحادثات. فعّل الإغلاق التلقائي ليتولى النظام الأمر، أو استخدم الإغلاق اليدوي إذا كان فريقك يفضل مزيدًا من التحكم.
موصى به: استخدم إغلاق المحادثات تلقائياً
أفضل طريقة للحفاظ على دقة تقاريرك هي السماح للنظام بإغلاق المحادثات تلقائيًا. عند تمكين إغلاق المحادثات تلقائياً، تُغلق المحادثات بعد فترة محددة من الخمول دون حاجة لتدخل الوكيل.
لماذا يُحسّن الإغلاق التلقائي دقة التقارير:
أوقات الحل تعكس مدة المحادثة الفعلية، لا المدة التي ظلّت فيها الدردشة خاملة
المحادثات المفتوحة المنسية لم تعد تضخم متوسطات فريقك
يحدث الإغلاق بشكل متسق، بغض النظر عن عبء عمل الوكيل
كيفية تمكين الإغلاق التلقائي:
اذهب إلى إعدادات مساحة العمل > المحادثات.
فعّل إغلاق المحادثات تلقائياً.
اضبط مؤقت الخمول (30 دقيقة إلى 14 يومًا) ليتناسب مع نافذة الاستجابة المعتادة لديك.
نصيحة: دمج الإغلاق التلقائي مع توليد ملاحظات الإغلاق تلقائيًا لالتقاط فئة المحادثة وملخص مولد بالذكاء الاصطناعي عند الإغلاق — دون حاجة لتدخل يدوي من الوكلاء. تعلم كيفية تكوين إعدادات المحادثات هنا.
تظهر المحادثات التي أُغلقت تلقائيًا في التقارير > المحادثات مع ضبط الإغلاق التلقائي كمصدر الإغلاق، بحيث يمكنك تصفيتها وتمييزها عن المحادثات المغلقة يدويًا.
بديل: الإغلاق اليدوي
إذا كان فريقك يفضل إغلاق المحادثات بنفسه، يمكن للوكلاء إغلاق كل محادثة عندما ينتهون من التفاعل مع عميل محتمل. يناسب الإغلاق اليدوي الحالات التالية:
الفرق التي لديها دورات مبيعات أطول وتراجع كل محادثة قبل اعتبارها مكتملة
سير العمل حيث يحتاج الوكلاء إلى تصنيف التفاعلات أو إضافة ملخص قبل الإغلاق
الحالات التي يكون فيها توقيع بشري جزءًا من عمليتك
نصيحة: لإلزام الوكلاء بإضافة ملاحظة إغلاق قبل الإغلاق، فعّل إضافة ملاحظات الإغلاق يدويًا في إعدادات مساحة العمل > المحادثات. تعلم كيفية تكوين إعدادات ملاحظات الإغلاق هنا.
مراقبة المحادثات المغلقة في التقارير
جميع المحادثات المغلقة — سواء أُغلقت تلقائيًا أو يدويًا — تظهر في قائمة المحادثات في التقارير > المحادثات.
اذهب إلى التقارير > المحادثات > قائمة المحادثات لعرض أسماء الوكلاء والعملاء المحتملين، وعدد الرسائل المرسلة، ووقت الاستجابة الأول، وزمن الحل، ومصدر الإغلاق، وفئة ملاحظة الإغلاق والملخص (إن أضيفت).
استخدم هذه البيانات لمقارنة إنتاجية الوكلاء، وتحديد نقاط الاختناق، ومراجعة كيفية تعامل فريقك مع المحادثات عبر الوقت.
نصيحة: استخدم فئات المحادثات في ملاحظات الإغلاق لتسمية أنواع التفاعل — على سبيل المثال: مشكلة في الطلب، مشكلة في الدفع، أو استفسار عن المنتج — وقم بالتصفية حسب الفئة في التقارير لرصد الاتجاهات داخل فريقك.
