Il modulo Report offre ai proprietari e ai manager visibilità su come gli agenti gestiscono le conversazioni. Ad esempio, quante ne hanno chiuse, quanto rapidamente rispondono e quanto tempo serve per risolvere i problemi. L'accuratezza di questi dati dipende da quanto coerentemente vengono chiuse le conversazioni. Attiva la Chiusura automatica delle conversazioni per lasciare che il sistema la gestisca, oppure usa la chiusura manuale se il tuo team preferisce avere più controllo.
Consigliato: Usa la Chiusura automatica delle conversazioni
Il modo più affidabile per mantenere i report accurati è lasciare che il sistema chiuda automaticamente le conversazioni. Quando Chiusura automatica delle conversazioni è attivata, le conversazioni si chiudono dopo un periodo di inattività predefinito senza alcuna azione richiesta dall'agente.
Perché la chiusura automatica migliora l'accuratezza dei report:
I tempi di risoluzione riflettono la durata effettiva della conversazione, non quanto tempo la chat è rimasta inattiva
Le conversazioni rimaste aperte per dimenticanza non gonfiano più le medie del tuo team
La chiusura avviene in modo coerente, indipendentemente dal carico di lavoro degli agenti
Come attivare la chiusura automatica:
Vai su Impostazioni dello spazio di lavoro > Conversazioni.
Attiva Chiusura automatica delle conversazioni.
Imposta il timer di inattività (da 30 minuti a 14 giorni) per adattarlo alla tua finestra di risposta tipica.
Consiglio: Abbina la chiusura automatica con Generazione automatica delle note di chiusura per acquisire automaticamente una categoria della conversazione e un sommario generato dall'IA al momento della chiusura — senza input manuale da parte degli agenti. Scopri come configurare le impostazioni delle Conversazioni qui.
Le conversazioni chiuse automaticamente compaiono in Report > Conversazioni con Chiusura automatica come fonte di chiusura, così puoi filtrarle e distinguerle dalle conversazioni chiuse manualmente.
Alternativa: Chiusura manuale
Se il tuo team preferisce chiudere le conversazioni manualmente, gli agenti possono chiudere ogni conversazione quando terminano l'interazione con un lead. La chiusura manuale è adatta a:
Team con cicli di vendita più lunghi che rivedono ogni conversazione prima di segnarla come completata
Flussi di lavoro in cui gli agenti devono categorizzare le interazioni o aggiungere un riepilogo prima della chiusura
Situazioni in cui è prevista un'approvazione umana nel tuo processo
Consiglio: Per richiedere agli agenti di aggiungere una nota di chiusura prima di chiudere, abilita Aggiunta manuale delle note di chiusura in Impostazioni dello spazio di lavoro > Conversazioni. Scopri come configurare le impostazioni delle Note di chiusura qui.
Monitoraggio delle conversazioni chiuse nei Report
Tutte le conversazioni chiuse — sia chiuse automaticamente sia manualmente — compaiono nell'elenco delle conversazioni in Report > Conversazioni.
Vai su Report > Conversazioni > Elenco conversazioni per visualizzare i nomi degli agenti e dei lead, quanti messaggi sono stati inviati, il tempo di prima risposta, il tempo di risoluzione, la fonte di chiusura e la categoria e il riepilogo della nota di chiusura (se aggiunti).
Usa questi dati per confrontare la produttività degli agenti, individuare i colli di bottiglia e analizzare come il tuo team gestisce le conversazioni nel tempo.
Consiglio: Usa le categorie di conversazione nelle tue note di chiusura per etichettare i tipi di interazione — ad esempio, Problema d'ordine, Problema di pagamento o Richiesta di prodotto — e filtra per categoria nei Report per individuare tendenze nel tuo team.
