استيراد جهات الاتصال (كيفية القيام بذلك)

ما هو استيراد جهة الاتصال؟

استيراد جهة الاتصال يسمح لك بإضافة وتحديث العديد من جهات الاتصال على المنصة.

استيراد جهة الاتصال مفيد للأسباب التالية:

• مزامنة قائمة جهات الاتصال إلى المنصة
  مزامنة قائمة جهات الاتصال الخاصة بك مع المنصة تساعدك على تحديد جهات الاتصال عندما ترسل إليك.

• تحديث جهات الاتصال بالجملة على المنصة
  تحديث معلومات جهات الاتصال المتعددة الموجودة على المنصة بدلاً من تحديثها واحداً تلو الآخر.

• بدء محادثة مع جهة الاتصال
  ابدأ المحادثات مع جهات الاتصال في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك دون الحاجة إليهم لإرسال الرسالة الأولى إليك.

إرسال الرسالة الأولى ينطبق فقط على WhatsApp و SMS والبريد الإلكتروني، شريطة إضافة رقم الهاتف أو عنوان البريد الإلكتروني لجهة الاتصال.

استيراد جهات الاتصال

عملية استيراد جهة الاتصال مقسمة إلى 3 أجزاء: تحميل ملف CSV ورسم الخرائط والمراجعة.

الجزء 1: بدء استيراد جهة الاتصال

لاستيراد جهات الاتصال، تحتاج إلى تحميل ملف CSV. كل صف في ملف CSV الخاص بك يمثل جهة اتصال وكل عمود يمثل حقل اتصال.

الخطوة 1: في جهات الاتصال الوحدة، انقر فوق السهم في زر إضافة جهة الاتصال > استيراد جهات الاتصال.

بدلاً من ذلك، انتقل إلى الإعدادات > استيراد البيانات > انقر فوق استيراد جهات الاتصال.

الخطوة 2: تحميل ملف CSV مع جهات الاتصال والتفاصيل التي ترغب في استيرادها.

تأكد من أن ملف CSV يفي بالشروط التالية:

• فقط ملفات CSV مقبولة للاستيراد.

• حجم الملف يجب أن يكون أقل من 20 ميغابايت.

• يجب أن يحتوي الملف على صف واحد على الأقل.

• يجب أن يحتوي الملف على أقل من 200,000 صف.

• عمود الاسم الأول مطلوب لإضافة جهات اتصال جديدة.

• يجب تعيين عمود واحد على الأقل إلى معرف (باستثناء خيار الاستيراد Add All Contacts Despite Duplicates).

• يجب أن تتضمن جميع أرقام الهواتف في ملف CSV رمز البلد ويوصى باستخدام علامة "+" ، مثل +60189988776.

• التنسيق الموصى به لحقل التاريخ هو "YYYY-MM-DD". مثال 2023-10-25

لمشاهدة مثال على ملف CSV المأهول، قم بتنزيل العينة بالنقر على الرابط.

الخطوة 3: حدد الغرض من الاستيراد لهذا الملف.

الخطوة 4: حدد معرف للتعرّف على جهات الاتصال الموجودة. يمكن أن يكون المعرف رقم هاتف أو بريد إلكتروني. إذا كان غرض الاستيراد هو تحديث جهات الاتصال الموجودة فقط، يمكنك أيضاً تحديد ID جهة الاتصال كمعرّف.

لاحظ أن عناوين البريد الإلكتروني ليست حساسة لحالة الأحرف. وهذا يعني أن john.smith@gmail.com و John.Smith@gmail.com سيتم التعرف عليهما كأنه نفس عنوان البريد الإلكتروني على المنصة.

المعرف غير متوفر للاختيار إذا كنت قد اخترت خيار الغرض من الاستيراد إضافة جميع جهات الاتصال على الرغم من التكرار في الخطوة السابقة.

الخطوة 5: أضف علامات لجميع جهات الاتصال التي تُضاف أو تُحدّث في مساحه عمل حسب الحاجة. ثم، انقر على التالي.

سيتم إنشاء علامة استيراد تلقائياً لتحديد كل دفعة مستوردة. يمكن إزالة هذه العلامة.

الجزء 2: ربط رؤوس CSV بمجالات جهة الاتصال

قم بربط رؤوس الأعمدة في ملف CSV بمجالات جهة الاتصال في مساحه عملك. يحدد هذا أي مجال جهة الاتصال سيتم تحديثه بقيم العمود. إذا كان رأس عمود في الملف يتطابق تمامًا مع اسم مجال جهة الاتصال (مثل رقم الهاتف)، فسيتم تعيينه تلقائيًا.

تأكد من تعيين المعرف المحدد. يمكن تعيين كل مجال جهة الاتصال مرة واحدة فقط.

إذا رغبت في تخطي عمود حتى لا يتم استيراد قيمه، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار على يساره. يجب اختيار عمود واحد على الأقل للمضي قدماً في الاستيراد.

خانة الاختيار "عدم الكتابة فوق" ووظائفها

إذا كنت قد اخترت خيار الغرض من الاستيراد تحديث جهات الاتصال الموجودة فقط أو إضافة & تحديث جهات الاتصال، فسيظهر خيار عدم الكتابة فوق.

عند تمكين خيار عدم الكتابة فوق:

• لن يتم الكتابة فوق الحقول ذات القيم الموجودة؛ ستُضاف القيم فقط عندما يكون الحقل فارغاً.

• سيتم إضافة علامات جديدة دون إزالة العلامات الموجودة.

بشكل افتراضي، ستستبدل قيمة في ملف CSV القيمة المقابلة الموجودة في مساحه عملك.

مثال:

جهة الاتصال A في مساحه عملك لديها البريد الإلكتروني contactabc@email.com. في ملف CSV المحمّل، تم التعرف على جهة الاتصال A برقم هاتفها ولديها عنوان البريد الإلكتروني contact123@email.com.

إذا تم إلغاء تحديد مربع الاختيار (افتراضي)، سيتم استبدال القيمة الحالية وسيتم تحديث البريد الإلكتروني الخاص بجهة الاتصال A إلى _contact123@email.com.

إذا تم تحديد خانة الاختيار، فلن يتم استبدال القيمة الحالية وسيظل البريد الإلكتروني الخاص بجهة الاتصال A كـ contactabc@email.com.

بمجرد أن يتم رسم خرائط الأعمدة، انقر فوق التالي. سيتم التحقق من صحة ملف الاستيراد. ضع في اعتبارك أن استيراد ملفات CSV الأكبر سيستغرق وقتًا أطول.

الجزء 3: مراجعة الاستيراد

سيتم الإبلاغ عن عدد جهات الاتصال التي سيتم إضافتها وتحديثها بعد الاستيراد، أو التي تم تجاوزها بسبب الأخطاء. عند الاستعداد، انقر فوق استيراد للمتابعة.

الصفوف التي تحتوي على أخطاء لن يتم استيرادها. لتحديد الأخطاء في الصفوف الأصلية، انقر فوق "تنزيل ملف الأخطاء" لتنزيل ملف CSV مع عمود "الخطأ". قم بحل الأخطاء الموصوفة في رسائل الخطأ. بمجرد الانتهاء، قم برفع ملف CSV المصحح أو العودة إلى الجزء 1 لإعادة تكوين الاستيراد.

بمجرد التحقق من صحة الملف، انقر فوق استيراد للمتابعة. سيظهر مربع حوار لتأكيد بدء عملية الاستيراد.

قد تستغرق عملية الاستيراد بعض الوقت. يمكنك مراقبة التقدم بالذهاب إلى الإعدادات > استيراد البيانات.

التحقق من نتيجة الاستيراد

سيتم إعلامك عبر البريد الإلكتروني ومركز الإشعارات على المنصة عند اكتمال مهمة الاستيراد.

يمكنك تنزيل ملف النتائج من بريدك الإلكتروني أو من جدول سجل الاستيراد في الإعدادات > استيراد البيانات. سيكون هذا الملف متاحًا لمدة 7 أيام. سيحتوي ملف النتائج على عمودين إضافيين: حالة الاستيراد و الأخطاء.

يمكن أن يحتوي عمود حالة الاستيراد على واحدة من 4 حالات ممكنة:

سوف يعلِم عمود "الأخطاء" الصفوف التي تم اكتشاف أخطاء فيها أثناء الاستيراد. لم يتم استيراد جهات الاتصال في هذه الصفوف. لاستيراد جهات الاتصال هذه، قم بتصحيح الأخطاء ثم أعد المحاولة.