Nhập liên hệ (Cách thực hiện)

Nhập danh bạ là gì?

Tính năng nhập danh bạ cho phép bạn thêm và cập nhật nhiều danh bạ trên nền tảng.

Việc nhập danh bạ rất hữu ích vì những lý do sau:

• Đồng bộ danh sách liên hệ với nền tảng
  Đồng bộ danh sách liên hệ với nền tảng giúp bạn xác định danh bạ khi họ nhắn tin cho bạn.

• Cập nhật hàng loạt Danh bạ trên nền tảng
  Cập nhật thông tin của nhiều Danh bạ hiện có trên nền tảng thay vì cập nhật từng danh bạ một.

• Bắt đầu cuộc trò chuyện với Danh bạ
  Bắt đầu cuộc trò chuyện với Danh bạ trong Danh sách liên hệ của bạn mà không cần họ gửi cho bạn tin nhắn đầu tiên.

Việc gửi tin nhắn đầu tiên chỉ áp dụng cho WhatsApp, SMS và email, với điều kiện phải thêm số điện thoại hoặc địa chỉ email của Liên hệ'.

Nhập danh bạ

Quá trình Nhập danh bạ được chia thành 3 phần: Tải tệp CSV lên, Ánh xạ và Xem lại.

Phần 1: Khởi tạo Nhập danh bạ

Để nhập danh bạ, bạn cần tải lên tệp CSV. Mỗi hàng trong tệp CSV của bạn đại diện cho một liên hệ và mỗi cột đại diện cho một trường liên hệ.

Bước 1: Trong Mô-đun Danh bạ , nhấp vào mũi tên trong nút Thêm danh bạ > Nhập danh bạ.

Ngoài ra, vào Cài đặt > Nhập dữ liệu > nhấp vào nút Nhập danh bạ.

Bước 2: Tải lên tệp CSV có Danh bạ và thông tin chi tiết mà bạn muốn nhập.

Đảm bảo tệp CSV đáp ứng các yêu cầu sau:

• Chỉ chấp nhận tệp CSV để nhập.

• Kích thước tập tin phải nhỏ hơn 20MB.

• Tệp phải chứa ít nhất một hàng.

• Tệp phải chứa ít hơn 200.000 hàng.

• Cần có cột Tên để thêm Danh bạ mới.

• Ít nhất một cột phải được ánh xạ tới một mã định danh (ngoại trừ tùy chọn nhập ThêmTất cả danh bạ bất chấp các mục trùng lặp ).

• Tất cả số điện thoại trong tệp CSV phải bao gồm mã quốc gia và nên sử dụng dấu "+" , ví dụ: +60189988776.

• Định dạng được đề xuất cho trường Ngày: "YYYY-MM-DD". ví dụ 2023-10-25

Để xem ví dụ về tệp CSV đã điền thông tin, hãy tải xuống mẫu bằng cách nhấp vào siêu liên kết.

Bước 3: Chọn mục đích nhập cho tệp này.

Bước 4: Chọn một Mã định danh để nhận dạng Danh bạ hiện có. Mã định danh có thể là số điện thoại hoặc email. Nếu mục đích nhập của bạn là Chỉ cập nhật danh bạ hiện có, bạn cũng có thể chọn ID danh bạ làm mã định danh.

Xin lưu ý rằng địa chỉ email không phân biệt chữ hoa chữ thường. Điều này có nghĩa là john.smith@gmail.com và John.Smith@gmail.com sẽ được nhận dạng là cùng một địa chỉ email trên nền tảng.

Mã định danh không khả dụng để lựa chọn nếu bạn đã chọn tùy chọn Thêm tất cả liên hệ bất chấp trùng lặp ở bước trước.

Bước 5: Thêm Thẻ cho tất cả Danh bạ đang được thêm vào hoặc cập nhật trên Không gian làm việc khi cần. Sau đó, nhấp Tiếp theo.

Thẻ nhập khẩu sẽ được tự động tạo ra để nhận dạng từng lô hàng nhập khẩu. Thẻ này có thể được gỡ bỏ.

Phần 2: Ánh xạ Tiêu đề CSV vào Trường Liên hệ

Ánh xạ tiêu đề cột trong tệp CSV vào Trường liên hệ trong Không gian làm việc của bạn. Điều này xác định Trường liên hệ nào sẽ được cập nhật với các giá trị của cột. Nếu tiêu đề cột trong tệp khớp hoàn toàn với tên Trường liên hệ (ví dụ: Số điện thoại), thì tiêu đề cột đó sẽ được ánh xạ tự động.

Đảm bảo rằng mã định danh đã xác định được ánh xạ. Mỗi Trường liên hệ chỉ có thể được ánh xạ một lần.

Nếu bạn muốn bỏ qua một cột để các giá trị của cột đó không được nhập, hãy bỏ chọn hộp kiểm ở bên trái cột đó. Phải chọn ít nhất một cột để có thể tiếp tục nhập.

Hộp kiểm “Không ghi đè” và các chức năng của nó

Nếu bạn đã chọn tùy chọn Chỉ cập nhật danh bạ hiện có hoặc Thêm & Cập nhật danh bạ Mục đích nhập, tùy chọn Không ghi đè sẽ xuất hiện.

Khi Không ghi đè được chọn:

• Các trường có giá trị hiện tại sẽ không bị ghi đè, giá trị chỉ được thêm vào khi trường đó trống.

• Các thẻ mới sẽ được thêm vào mà không xóa các thẻ hiện có.

Theo mặc định, một giá trị trong tệp CSV sẽ thay thế giá trị trường hiện có tương ứng trong Không gian làm việc của bạn.

Ví dụ:

Người liên hệ A trong Không gian làm việc của bạn có email contactabc@email.com. Trong tệp CSV đã tải lên, Người liên hệ A được xác định bằng số điện thoại và có địa chỉ email contact123@email.com.

Nếu hộp kiểm không được chọn (mặc định), giá trị hiện tại sẽ bị ghi đè và email của Liên hệ A sẽ được cập nhật thành _contact123@email.com._

Nếu hộp kiểm được chọn, giá trị hiện tại sẽ không bị ghi đè và email của Liên hệ A sẽ vẫn là contactabc@email.com.

Sau khi các cột đã được ánh xạ, hãy nhấp vào Tiếp theo. Sau đó, tệp nhập sẽ được xác thực. Hãy nhớ rằng việc nhập tệp CSV lớn hơn sẽ mất nhiều thời gian hơn.

Phần 3: Xem lại quá trình nhập

Số lượng Liên hệ sẽ được thêm vào và cập nhật sau khi nhập hoặc bị bỏ qua do lỗi sẽ được báo cáo. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Nhập để tiếp tục.

Các hàng có lỗi sẽ không được nhập. Để xác định lỗi trong các hàng gốc, hãy nhấp vào "Tải xuống tệp lỗi" để tải xuống tệp CSV có cột “Lỗi”. Giải quyết các lỗi được mô tả trong thông báo lỗi. Khi hoàn tất, hãy tải tệp CSV đã sửa lên hoặc quay lại Phần 1 để cấu hình lại quá trình nhập.

Sau khi tệp đã được xác thực, hãy nhấp vào Nhập để tiếp tục. Một hộp thoại sẽ xuất hiện để xác nhận quá trình nhập đã bắt đầu.

Quá trình nhập có thể mất một thời gian. Bạn có thể theo dõi tiến trình bằng cách vào Cài đặt > Nhập dữ liệu.

Kiểm tra kết quả nhập

Bạn sẽ được thông báo qua email và trung tâm thông báo trên nền tảng khi công việc nhập hoàn tất.

Bạn có thể tải xuống tệp kết quả từ email hoặc bảng Lịch sử nhập trong Cài đặt > Nhập dữ liệu. Tệp này sẽ có sẵn trong 7 ngày. Tệp kết quả sẽ chứa 2 cột bổ sung: Trạng thái nhập và Lỗi.

Cột Trạng thái nhập có thể có một trong 4 trạng thái sau:

Cột Lỗi sẽ đánh dấu các hàng có lỗi được phát hiện trong quá trình nhập. Các liên hệ trong những hàng này không được nhập. Để nhập các liên hệ này, hãy giải quyết các lỗi và thử lại.