Ikhtisar Kotak Masuk

Cara Mengakses},{

Modul ini dapat diakses dari menu navigasi samping melalui item 'Kotak Masuk'.

Bilah Samping

Di sini Anda dapat mencari kotak masuk atau memilih tampilan kotak masuk yang diinginkan.

Tersedia 4 kotak masuk untuk dipilih:

• Kotak masuk Standar

• Kotak masuk Tim

• Kotak masuk Kustom

• Kotak masuk Kontak Diblokir

Kotak masuk Standar

Ada 3 tampilan di dalam kotak masuk Standar:

• Semua: Menampilkan semua percakapan di platform.

• Milik Saya: Menampilkan Kontak dan percakapan yang hanya ditugaskan ke Pengguna.

• Tidak ditugaskan: Menampilkan percakapan yang belum ditugaskan.

Agen dengan keterbatasan Visibilitas Kontak hanya dapat melihat kotak masuk Milik Saya. Pemilik, Manajer, dan Agen dengan akses tanpa batas dapat melihat semua kotak masuk Standar.

Kotak masuk Tim

Bagian ini menampilkan kotak masuk berbagai Tim di ruang kerja Anda, seperti Penjualan, Pemasaran, dan Dukungan.

Akses ke kotak masuk Tim diberikan sebagai berikut:

• Agen dengan pembatasan “Lihat Kontak yang ditugaskan ke Pengguna saja” tidak dapat melihat kotak masuk Tim mana pun.

• Agen dengan akses tanpa batas atau dengan pembatasan “Lihat Kontak yang ditugaskan ke tim Pengguna” dapat melihat kotak masuk Tim mereka sendiri.

• Pemilik dan Manajer dapat melihat semua kotak masuk Tim.

Kotak masuk Kustom

Bagian ini menampilkan semua Kotak masuk Kustom yang dibuat oleh Pengguna atau dibagikan oleh Pengguna lain. Ada tiga sub-bagian:

• Semua: Menampilkan semua Kotak Masuk Kustom yang dibuat dan dibagikan dengan Pengguna.

• Oleh saya: Menampilkan semua Kotak Masuk Kustom yang dibuat oleh Pengguna.

• Oleh orang lain: Menampilkan semua Kotak Masuk Kustom yang dibagikan dengan Pengguna.

Hanya pembuat kotak masuk yang dapat mengubah pengaturannya. Pelajari cara membuat Kotak masuk Kustom di sini.

Pelajari pengaturan berbagi Kotak Masuk Kustom di sini.

Kotak masuk Kontak Diblokir

Bagian ini menampilkan percakapan Kontak yang telah diblokir.

Akses ke kotak masuk ini diberikan kepada Agen, Pemilik, dan Manajer. Kotak masuk ini hanya akan ditampilkan jika Anda memiliki akses untuk melihat percakapan Kontak yang diblokir dan terdapat setidaknya 1 Kontak yang diblokir di Ruang Kerja.

Indikator Pesan Baru

Indikator titik biru menandakan pesan masuk baru di kotak masuk terkait. Indikator tersebut hilang saat kotak masuk dibuka.

Fitur ini hanya berlaku untuk kotak masuk Standar dan Tim.

Titik biru mengikuti urutan prioritas ini saat menandai pesan baru:

Milik Saya > Tim > Tidak ditugaskan > Semua

Jika pesan baru muncul di kotak masuk Milik Saya, titik biru akan menyorotnya di sana saja—tidak akan muncul di kotak masuk Tim atau Semua. Perilaku ini konsisten di semua kotak masuk, mengikuti hirarki prioritas yang sama.

Hitungan Percakapan Terbuka

Hitungan Percakapan Terbuka menunjukkan jumlah percakapan terbuka di sebuah kotak masuk.

Fitur ini hanya berlaku untuk kotak masuk Standar dan Tim.

Panggilan Masuk

Agen yang memiliki akses ke fitur panggilan akan melihat tab Panggilan Masuk di bilah samping Kotak Masuk. Menu ini membantu agen tetap teratur dan merespons panggilan dengan efisien, sambil menghormati izin yang diberikan.

Visibilitas Panggilan Masuk

Visibilitas panggilan masuk bergantung pada pembatasan Visibilitas Kontak yang diterapkan pada agen:

• Tanpa pembatasan: Agen dapat melihat semua panggilan masuk, termasuk dari Kontak yang tidak ditugaskan atau yang ditugaskan ke agen lain.

• Terbatas ke tim: Agen melihat panggilan hanya dari Kontak yang ditugaskan kepada mereka atau anggota tim mereka.

• Terbatas ke diri sendiri: Agen hanya melihat panggilan dari Kontak yang ditugaskan langsung kepada mereka. Tab lain (mis.

  Semua) mungkin disembunyikan.

Menu Panggilan Masuk mencakup tiga tab (jika diizinkan oleh tingkat pembatasan agen):

• Semua: Menampilkan semua panggilan yang terlihat, termasuk yang tidak ditugaskan dan yang ditugaskan ke orang lain (jika tidak dibatasi).

• Ditugaskan kepada saya: Menampilkan panggilan dari Kontak yang ditugaskan langsung ke agen.

• Tidak ditugaskan: Menampilkan panggilan dari Kontak tanpa pemilik.

Setiap entri panggilan menampilkan nama Kontak, ikon Saluran, status penugasan, dan—untuk panggilan WhatsApp—nomor telepon (yang mungkin disamarkan jika penyamaran diaktifkan).

Jika tidak ada panggilan masuk untuk tab tertentu, akan muncul pesan status kosong.

Panggilan sedang berlangsung

Setelah panggilan aktif, Kotak Masuk akan menampilkan Kartu panggilan yang menunjukkan detail utama percakapan yang sedang berlangsung.

• Timer panggilan muncul di sebelah kiri, melacak durasi panggilan.

• Tersedia Tombol Rekam pada kartu, memungkinkan agen merekam panggilan jika diperlukan.

• Untuk mengakhiri panggilan, klik tombol Akhiri.

Penugasan Kontak pada panggilan

Saat menangani panggilan, penugasan Kontak dikelola secara otomatis:

• Jika seorang agen menjawab panggilan masuk dari Kontak yang tidak ditugaskan, kontak tersebut otomatis ditugaskan ke agen.

• Jika seorang agen memulai panggilan keluar ke Kontak yang belum ditugaskan, Kontak tersebut akan secara otomatis ditetapkan ke agen.

Ringkasan Panggilan AI

Saat diaktifkan, Ringkasan Panggilan AI secara otomatis dibuat setelah setiap panggilan yang direkam berakhir. Ini memberikan gambaran singkat tentang percakapan tanpa perlu memutar ulang rekaman atau membaca transkrip lengkap.

Ringkasan memberi Anda:

• Judul panggilan yang merangkum topik utama

• Ringkasan tingkat tinggi dari poin-poin kunci yang dibahas

• Item tindakan beserta penanggung jawab dan langkah selanjutnya

Anda juga dapat:

• Salin ringkasan ke clipboard Anda

• Unduh ringkasan sebagai file .txt untuk penggunaan eksternal

Catatan: Ringkasan Panggilan AI hanya tersedia ketika Perekaman Panggilan diaktifkan. Pelajari cara mengaktifkannya di sini.

Tampilan Obrolan dan Panggilan

Anda sekarang dapat beralih antara Obrolan dan Panggilan menggunakan tab di atas Daftar Percakapan.

• Tampilan Obrolan menampilkan percakapan Anda yang sedang berlangsung.

• Tampilan Panggilan menampilkan log panggilan dari saluran yang terhubung.

Gunakan tab ini untuk beralih cepat antara pesan dan panggilan tanpa meninggalkan Kotak Masuk.

Buat Kontak baru dan Cari

Buat Kontak baru

Klik ikon Buat Kontak baru untuk menambahkan Kontak baru langsung dari daftar percakapan.

• Isi informasi dasar seperti nama, nomor telepon, dan email.

• Anda dapat menetapkan Kontak ke tim atau kotak masuk tertentu.

Pintasan ini membantu Anda menambahkan Kontak baru secara manual untuk tujuan penjangkauan atau pencatatan.

Cari Kontak

Di samping tombol Buat Kontak baru, klik ikon pencarian untuk mencari Kontak, Pesan, dan Komentar.

Untuk mencari Kontak tertentu, klik tombol Kontak di bawah bilah pencarian.

Anda hanya dapat mencari nama depan, nama belakang, nomor telepon, dan email Kontak.

1. Pencarian sebagian atau dengan karakter pengganti: Hasil pencarian mencakup Kontak yang sebagian cocok dengan kueri pencarian. Contoh: hasil pencarian untuk car mencakup Carlos dan Carter, tetapi bukan Scarlet dan Oscar. Berikut adalah rincian Kontak yang termasuk dalam pencarian:

   1. Nama depan

   2. Nama belakang

   3. Nomor telepon

   4. Email

2. Pencarian ketat: Hanya Kontak yang merupakan kecocokan tepat dari kueri pencarian yang akan disertakan dalam hasil.

   1. Bidang kustom, kecuali tipe kotak centang, tipe tanggal, dan tipe waktu.

3. Bidang Kontak yang tidak dapat dicari:

   1. Negara

   2. Bahasa

   3. Jenis kelamin

   4. Penerima tugas

   5. Status Percakapan

   6. Tipe kotak centang (bidang kustom)

   7. Tipe tanggal (bidang kustom)

   8. Tipe waktu (bidang kustom)

   9. Tag

Untuk bidang Kontak yang tidak dapat dicari, gunakan filter untuk menemukan Kontak yang diinginkan.

Cari Pesan atau Komentar dari Semua Percakapan Kontak

Untuk mencari Pesan atau Komentar, klik tombol Pesan atau Komentar di bawah bilah pencarian. Pencarian otomatis dimulai setelah 3 karakter dimasukkan di bilah pencarian dengan pesan/komentar terbaru ditampilkan pertama.

Pesan dalam format teks yang dapat dicari meliputi Template WhatsApp, balasan cepat, dan balasan story.

• Kecocokan dasar: Cari 1 kata kunci. Contoh: hasil pencarian untuk “fox” mengembalikan semua percakapan dengan pesan/komentar yang memuat kata “fox”.

• Kecocokan tepat: Mencari kata-kata yang tepat. Contoh: hasil pencarian untuk “quick brown” mengembalikan percakapan dengan kecocokan tepat ("quick brown"). Ini membantu mempersempit pencarian ke percakapan yang paling relevan.

• Emoji: Cari emoji apa pun. 1 emoji setara dengan satu karakter, jadi pencarian dimulai setelah 3 emoji dimasukkan.

• Alamat email: Saat mencari alamat email, pesan/komentar yang memiliki kecocokan tepat, kecocokan sebagian, atau kecocokan domain akan disertakan dalam hasil. Contoh: pencarian untuk domain “@gmail” mengembalikan semua alamat email dari domain yang ditentukan.

• Angka: Saat mencari angka, pesan/komentar yang memiliki kecocokan tepat atau kecocokan multi-angka akan disertakan dalam hasil. Contoh: hasil pencarian untuk “016 014” mencakup “…nomor Anda dimulai dengan 016…” dan/atau “…nomor Anda dimulai dengan 014…”.

  Pencarian Pesan/Komentar tidak difilter berdasarkan kotak masuk, pengurutan, atau status percakapan.

Cari Pesan dan Komentar dari Percakapan Satu Kontak

Anda juga dapat mencari pesan atau komentar di dalam percakapan Kontak. Pilih Kontak dan klik ikon pencarian di atas untuk membuka bilah pencarian. Masukkan kata kunci yang ingin Anda cari.

Anda dapat menggunakan panah atau dropdown hasil pencarian untuk menavigasi hasil di percakapan Kontak.

Perilaku Pencarian

• Pencarian terbaru Anda tercantum di dropdown yang sama.

• Anda tidak dapat mencari pesan siaran.

• Hasil pencarian tidak peka terhadap huruf besar/kecil. Contohnya, hasil pencarian untuk

  SAMANTHA mencakup samantha, SAma dan SAM.

Filter dan Urutkan

• Semua status: Menampilkan semua percakapan di Daftar Percakapan dari kotak masuk yang dipilih.

• Buka: Hanya menampilkan percakapan yang terbuka di Daftar Percakapan dari kotak masuk yang dipilih.

• Tertutup: Hanya menampilkan percakapan yang tertutup di kotak masuk yang dipilih.

• Ditunda: Hanya menampilkan percakapan yang ditunda di Daftar Percakapan kotak masuk yang dipilih.

• Belum dibalas: Menampilkan hanya percakapan yang belum Anda atau tim Anda balas. Ini ditampilkan sebagai saklar di samping menu filter.

Sebuah percakapan dianggap belum dibalas jika pesan terbarunya adalah pesan masuk dari Kontak. Semua percakapan lain dianggap telah dibalas.

Opsi pengurutan adalah:

• Terbaru: Mengurutkan Kontak dari pesan terbaru ke pesan terlama. Pengurutan ini tidak memperhitungkan pesan siaran. Jika sebuah Kontak menerima pesan siaran dan itu merupakan pesan terbaru, ini tidak akan memindahkan percakapan ke atas daftar.

• Terlama: Mengurutkan Kontak dari pesan terlama ke pesan terbaru. Pengurutan ini tidak memperhitungkan pesan siaran.

• Terpanjang (Buka/Tutup/Tertunda): Tergantung filter yang dipilih, percakapan diurutkan dari durasi percakapan terpanjang ke terpendek yang dibuka, ditutup atau ditunda.

  • Untuk percakapan yang penundaannya dibatalkan, waktu status percakapan sebelum penundaan tersebut akan diterapkan.

  • Kontak tanpa data percakapan tertutup akan ditampilkan di bagian atas daftar.

• Terpendek (Buka/Tutup/Tertunda): Tergantung filter yang dipilih, percakapan diurutkan dari durasi terpendek ke terpanjang yang dibuka, ditutup, atau ditunda.

  • Untuk percakapan yang penundaannya dibatalkan, waktu status percakapan sebelum penundaan tersebut akan diterapkan.

  • Kontak tanpa data percakapan tertutup akan ditampilkan di bagian bawah daftar.

- Opsi filter Semua Status tidak berlaku untuk opsi pengurutan Terpanjang atau Terpendek.
- Opsi filter akan default ke Semua Status dan dinonaktifkan untuk kotak masuk Kontak yang Diblokir.
- Percakapan untuk Kontak yang diblokir hanya akan ditampilkan di kotak masuk Kontak yang Diblokir, terlepas dari opsi filter yang dipilih.

Di dropdown yang sama, terdapat opsi filter lanjutan. Fitur ini membantu Anda membuat daftar Kontak yang disesuaikan. Anda dapat menyimpan daftar ini sebagai Kotak masuk Kustom untuk akses cepat.

Daftar Percakapan

Daftar Percakapan yang ditampilkan berdasarkan kotak masuk yang dipilih. Kotak masuk Standar dan Tim menyegarkan secara real-time ketika kotak masuk dipilih atau pesan baru diterima. Kotak masuk kustom harus disegarkan secara manual dengan mengklik tombol segarkan pada banner “Terakhir diperbarui X waktu yang lalu” di bagian atas daftar.

Memilih Percakapan

Secara default, Daftar Percakapan difilter oleh “Semua” dan diurutkan berdasarkan pesan terbaru terlebih dahulu. Percakapan yang dipilih disorot dengan warna biru.

Indikator Percakapan

Jika Anda perlu menemukan Kontak atau percakapan tertentu dengan cepat, gunakan bilah pencarian di bagian atas. Pelajari lebih lanjut di sini.

Tindakan cepat

Anda dapat menggunakan tindakan cepat untuk mengelola dan mengatur percakapan lebih efisien.

Dengan tindakan cepat, Anda dapat:

• Tutup percakapan

• Buka percakapan

• Tunda percakapan yang sedang berlangsung

• Pilih Pintasan yang telah ditentukan

• Tetapkan percakapan ke anggota tim

Menambahkan Kontak

Agen dapat menambahkan Kontak individu dari modul Kotak Masuk. Untuk menambahkan Kontak baru, klik ikon Tambahkan kontak baru di samping bilah pencarian dan filter.

Masukkan detail kontak dan pilih Simpan.

Konsol Pesan

Di sinilah Anda dapat melihat, membuat draf, dan menyusun pesan untuk berkomunikasi dengan Kontak. Saat Kontak dipilih dari Daftar Percakapan, riwayat percakapan mereka, termasuk Metadata Pesan dan Peristiwa Kontak, akan dimuat di sini.

Metadata Pesan

Metadata pesan, termasuk pengirim, status, dan stempel waktu, ditampilkan dalam keterangan di samping pesan.

Lihat Status Pesan untuk informasi lebih lanjut tentang berbagai status pesan.

Pengirim pesan menunjukkan bagaimana pesan dikirim.

Menu Tindakan Pesan

Gunakan menu aksi pesan untuk membalas pesan tertentu dalam percakapan, membuat balasan menggunakan AI, dan menerjemahkan pesan menggunakan AI. Menu aksi balasan terdiri dari 4 opsi:

• Salin (untuk menyalin pesan)

• Salin tautan

• Balas

• Balas dengan Asisten AI

• Terjemahkan

  

Salin

Gunakan opsi “Salin” dari menu aksi pesan untuk segera menyalin konten pesan apa pun ke clipboard Anda.

Ini sangat membantu ketika Anda perlu:

• Bagikan konten pesan dengan rekan tim di saluran atau alat lain.

• Rujuk pesan Kontak dalam catatan atau komentar.

• Kutip bagian percakapan dalam dokumentasi eksternal atau tindak lanjut.

Cukup klik Salin, dan teks lengkap pesan akan tersedia untuk ditempelkan di mana pun diperlukan.

Salin tautan

Anda dapat menyalin tautan langsung ke pesan apa pun dalam percakapan menggunakan opsi “Salin Tautan” di menu aksi pesan.

Ini berguna ketika Anda ingin:

• Bagikan pesan tertentu dengan rekan tim untuk konteks.

• Rujuk kembali ke pesan-pesan penting saat diskusi internal atau pemecahan masalah.

Saat seseorang mengklik tautan, mereka akan diarahkan langsung ke percakapan Kontak dengan pesan yang dirujuk disorot secara otomatis, sehingga mudah ditemukan dalam utas yang panjang.

Catatan: tautan pesan hanya dapat diakses oleh pengguna respond.io di dalam ruang kerja Anda. Tautan tersebut tidak akan berfungsi untuk Kontak atau pengguna eksternal.

Balas

Saat Kontak membalas salah satu pesan Anda, modul Kotak Masuk akan menunjukkan pesan yang persis mereka maksud untuk konteks. Perlu dicatat bahwa fitur Reply-To Context tersedia untuk pesan masuk dan keluar.

Balas pesan masuk

Balas kepesan keluar

Fitur ini hanya tersedia untuk Saluran tertentu seperti:
- WhatsApp Business Platform (API)
- WhatsApp Cloud API
- Telegram

Balas dengan Asisten AI

Di menu aksi balasan, pilih Balas dengan Asisten AI untuk menyusun respons menggunakan Asisten AI saat membalas pesan tertentu.

Terjemahkan dengan Prompt AI

Anda dapat menerjemahkan pesan dan komentar menggunakan AI Prompts di penyusun pesan.

Saluran email memiliki item menu tindakan yang berbeda. Ini adalah aksi Balas dan Tampilkan email asli. Pelajari selengkapnya

Status Pesan

Saat Anda mengirim pesan ke Kontak, Anda dapat memeriksa status pengirimannya dengan mengarahkan kursor ke pesan.

Untuk setiap pesan yang dikirim ke Kontak, akan ada indikator yang menunjukkan status pesan. Status dijelaskan sebagai berikut:

- Status Pesan hanya berlaku untuk pesan yang dikirim dalam jendela pesan Saluran.
- Jika pesan gagal dikirim ke Kontak, arahkan kursor ke pesan untuk melihat pesan kesalahan dari platform atau sumber Saluran.

Beberapa saluran perpesanan memiliki cakupan status pesan yang terbatas. Lihat halaman ringkasan saluran untuk mempelajari lebih lanjut tentang ketersediaan status pesan untuk saluran tersebut.

Peristiwa Percakapan

Riwayat Pesan juga akan mencatat peristiwa penting, seperti kapan sebuah percakapan ditutup dan oleh sumber mana.

Peristiwa Percakapan dengan Referensi

Dimungkinkan untuk memicu peristiwa dengan referensi pada Saluran yang didukung (Facebook, WhatsApp). Referensi mencakup pelacakan berbagai tautan yang ditempatkan di Saluran berbeda atau mengikat pengguna Saluran ke sesi atau akun di aplikasi eksternal. Percakapan Dibuka atau peristiwa Saluran dapat dipicu dengan referensi dan kode referensi akan disimpan bersama peristiwa. Untuk peristiwa yang berisi URL sebagai sumber, URL juga akan disimpan dan ditampilkan di modul Kotak Masuk.

Peristiwa akan menjadi bagian dari percakapan jika dipicu selama percakapan terbuka.

Mengirim Pesan

Lihat panduan singkat tentang cara mengirim pesan ke Kontak Anda.

Penting:
- Beberapa saluran perpesanan memiliki jendela pesan yang terbatas. Pastikan Anda merencanakan balasan sebelumnya agar pesan dapat terkirim. Lihat halaman ringkasan saluran untuk mempelajari lebih lanjut tentang jendela pesan saluran.
- Anda tidak dapat mengirim pesan apa pun ke Kontak yang telah diblokir. konsol perpesanan akan dinonaktifkan untuk Kontak yang diblokir.

Anda dapat menggunakan AI Prompts untuk membantu menyempurnakan pesan sebelum mengirimkannya ke pelanggan.

Gunakan pintasan di konsol pesan untuk mengakses emoji, cuplikan dan variabel dengan cepat.

Menerima Pesan

Pesan baru akan muncul di daftar kontak modul Kotak Masuk. Kontak baru akan secara default tidak ditugaskan.

Indikator Mengetik

Untuk Kontak: Saat agen manusia atau Agen AI mulai mengetik, indikator mengetik ditampilkan kepada Kontak. Ini meyakinkan mereka bahwa balasan sedang dalam perjalanan dan mendorong mereka untuk tetap terlibat dalam percakapan.

• Saluran yang Didukung (untuk Kontak):

  • WhatsApp

  • TikTok Messaging

  • Telegram

Untuk Pengguna (agen-ke-agen): Agen juga dapat melihat saat agen manusia atau agen AI sedang mengetik balasan untuk Kontak yang sama. Fitur ini tersedia di semua saluran, membantu tim menghindari respons ganda dan memastikan usaha diarahkan ke Kontak yang masih memerlukan perhatian.

Pratinjau Tautan

Fitur Pratinjau Tautan menampilkan pratinjau tautan dalam pesan, memungkinkan pengguna menghapus pratinjau ini dari konsol pesan.

Pratinjau Tautan tersedia untuk Saluran berikut: Semua Saluran WhatsApp (kecuali Vonage), Instagram, Telegram, dan LINE.

Konten Pratinjau Tautan

Konten Pratinjau Tautan mencakup gambar, judul, deskripsi, dan tautan situs web yang terkait dengan URL.

Hapus Pratinjau Tautan di Konsol Pesan

Anda dapat menghapus pratinjau tautan dari konsol pesan saat memasukkan URL. Untuk menghapus pratinjau tautan, klik tombol "hapus".

Perilaku Pratinjau Tautan

Pesan Masuk

• Pratinjau tautan akan ditampilkan untuk pesan masuk yang berisi URL.

Pesan Keluar

• Jika Anda mengirim pesan dengan pratinjau tautan, Kontak akan menerima pesan beserta pratinjau tautan, asalkan Saluran mendukungnya.

• Jika Anda telah menghapus pratinjau tautan, pratinjau tersebut tidak akan ditampilkan di konsol pesan.

• Kontak akan menerima pesan tanpa pratinjau jika dihapus oleh pengirim.

Hanya satu pratinjau tautan yang akan ditampilkan per pesan. Jika ada beberapa tautan URL dalam satu pesan, pratinjau tautan pertama yang akan ditampilkan.

Pengalih Saluran

Terhubung dengan Kontak di berbagai Saluran. Gunakan pengalih Saluran di konsol pesan untuk beralih antar Saluran guna mempertahankan interaksi Anda dengan Kontak.

Pesan Tidak Didukung & Payload Kustom

Pesan yang tidak didukung akan memiliki tampilan fallback dengan teks Pesan Tidak Didukung atau Payload Kustom dan Tipe (jika tersedia). Klik Tampilkan Lebih Banyak untuk melihat muatan JSON dari pesan ini.

Contoh Pesan Tidak Didukung adalah:

• Kontak

• Peristiwa Iklan

• LINE Flex Message

• Instagram Profile

• Instagram Avatar

• Telegram Poll

Penyusun Saluran Email

Komposer ini hanya berlaku untuk email dan tidak akan ditampilkan jika Anda beralih ke saluran lain.

Untuk saluran email, kami menyediakan fungsionalitas tambahan di konsol perpesanan untuk membantu Anda memformat dan mengirim pesan ke Kontak Anda dengan benar. Fitur-fitur ini meliputi:

• Editor Teks Kaya: Anda dapat menggunakan editor teks kaya di konsol perpesanan untuk memformat pesan, seperti menebalkan teks, memberi garis bawah, menyematkan tautan, menyesuaikan perataan, mengubah warna, dan lainnya.

• Subjek: Di konsol pesan, Anda dapat melihat subjek setiap email yang Anda kirim melalui saluran email. Selain itu, saat menyusun email keluar baru di konsol pesan, Anda dapat menentukan subjek. Perlu dicatat bahwa subjek diperlukan untuk email keluar baru, tetapi Anda dapat menerima dan membalas email dari Kontak yang tidak berisi subjek.

• CC dan BCC: Sama seperti fungsi email biasa, Anda dapat menambahkan alamat email tambahan ke bidang CC dan BCC saat menyusun email keluar di konsol pesan. Perlu diperhatikan bahwa jika alamat email yang disalin merupakan Kontak di platform, hal ini tidak akan memulai percakapan baru untuk mereka.

• Balas: Selain itu, Anda dapat membalas email spesifik yang sebelumnya Anda kirim. Untuk melakukan ini, navigasikan ke pesan tertentu di konsol pesan dan klik ikon balas untuk memulai balasan Anda terhadap email tersebut.

Jika Anda mengubah subjek pesan yang Anda balas, itu menjadi email baru.

• Riwayat Percakapan: Pelanggan dapat melihat riwayat percakapan mereka saat mereka mengklik ikon buka email pada pesan berjudul “Tampilkan konten email”. Perlu dicatat bahwa riwayat hanya ditampilkan untuk email yang berasal dari Kontak Anda.

Menambahkan Komentar Internal

Fitur Komentar memungkinkan tim Anda berkolaborasi dengan mulus dengan bertukar catatan internal langsung di dalam percakapan. Komentar hanya terlihat oleh pengguna ruang kerja dan tersembunyi dari Kontak. Gunakan untuk:

• Berbagi wawasan dan pengamatan

• Minta umpan balik dari rekan tim

• Tinggalkan instruksi atau catatan sebelum menyerahkan percakapan

Cara Menambahkan Komentar

1. Buka Percakapan

   Arahkan ke kontak yang ingin Anda kolaborasikan dan buka percakapan mereka di Modul Kotak Masuk.

2. Klik “Tambah Komentar”

   Ini membuka penyusun komentar internal, tempat Anda dapat mulai mengetik catatan Anda.

   

3. Sebutkan Anggota Tim
Ketik @ diikuti oleh nama mereka untuk menandai pengguna tertentu dalam komentar Anda.

Gunakan AI untuk Merangkum Percakapan

Daripada menulis ringkasan secara manual, hemat waktu dengan membiarkan AI melakukan ini untuk Anda.

1. Klik Tombol “Ringkas”

   Anda akan melihatnya di bilah alat penyusun komentar. Kami menggunakan AI untuk memindai pesan‑pesan sebelumnya dalam percakapan saat ini dan menghasilkan ringkasan singkat berbentuk poin.

   Menggunakan AI dapat merangkum hingga 100 pesan dari percakapan terbuka terbaru.

   

2. Edit Ringkasan (Opsional)
Ringkasan akan dilampirkan ke komentar Anda. Anda dapat menyempurnakan konten sebelum memposting—sangat berguna untuk serah terima atau pembaruan status.

Tingkatkan Pesan Anda dengan Prompt AI

Perlu bantuan merumuskan komentar Anda? Klik ikon Prompt AI di penyusun komentar untuk menghasilkan saran berdasarkan tujuan Anda.

Ini bekerja serupa dengan fitur AI Prompts di penyusun pesan dan mendukung prompt default serta kustom.

Aksi Percakapan

Penugasan Kontak dan Menutup Percakapan

Menetapkan Kontak dan menutup percakapan bekerja bersama untuk membantu tim Anda tetap teratur saat menangani lonjakan percakapan. Tetapkan Kontak ke agen tertentu dan arsipkan percakapan yang terselesaikan dengan menutupnya.

Penugasan Kontak dan Menutup Percakapan dirancang untuk bekerja bersama guna mengurangi beban agen dan manajer. Ada beberapa tindakan kunci yang terjadi secara otomatis untuk mencapai ini:

• Setiap kali platform menerima pesan baru dari Kontak tanpa percakapan terbuka, percakapan baru akan dibuka untuk Kontak ini.

• Setiap Agen yang merespons Kontak yang belum ditugaskan akan secara otomatis menetapkan Kontak tersebut kepada dirinya sendiri.

• Agen akan tetap ditugaskan ke Kontak setelah percakapan ditutup.

Lihat di sini untuk informasi lebih lanjut.

Menunda Kontak

Kontak dapat ditunda untuk sementara mengecualikannya dari Daftar Kontak sampai waktu yang ditentukan, setelah itu mereka otomatis muncul kembali. Ini membantu Anda mengatur pengingat cepat untuk tindak lanjut.

1. Pilih Kontak di Daftar Percakapan.

2. Pilih ikon Tunda atau gunakan menu tindakan cepat.

3. Pilih durasi Tunda dari menu tarik-turun.

Setelah waktu Tunda yang dipilih berakhir, Kontak akan muncul kembali di daftar percakapan Anda dengan status kembali ke keadaan sebelumnya.

Apakah Kontak yang ditunda disembunyikan atau tetap terlihat di daftar percakapan tergantung filter yang Anda gunakan:

• Terbuka atau Tertutup: Kontak yang ditunda akan disembunyikan sementara hingga waktu penundaan berakhir.

• Semua atau Ditunda: Kontak yang ditunda akan tetap muncul.

Anda tidak dapat menunda Kontak yang sudah diblokir; ikon Tunda tidak tersedia dalam kasus tersebut.

Saat Anda menunda Kontak, mereka tidak akan muncul di daftar Milik Saya sampai waktu yang ditentukan.

Anda tidak dapat menunda Kontak yang telah diblokir. Ikon alarm tidak akan tersedia untuk Kontak yang diblokir.

Batalkan Penundaan Kontak

Untuk membatalkan penundaan Kontak lebih awal, klik ikon Batalkan Penundaan atau pilih “Batalkan Penundaan” dari tindakan cepat. Kontak langsung muncul kembali di daftar Milik Saya (atau daftar yang sesuai). Status percakapan mereka kembali ke kondisi sebelum ditunda.

Anda juga akan diberitahu saat Kontak tidak lagi ditunda. Berikut caranya:

• Baris Pengingat: Saat Kontak ditunda, sebuah baris tampil di bagian atas konsol pesan. Notifikasi tersebut akan hilang setelah penundaan Kontak dihapus.

• Keterangan saat kursor diarahkan: Arahkan kursor ke ikon Tunda untuk melihat cap waktu pembatalan penundaan yang tepat.

• Pemberitahuan Push: Ketika Snooze berakhir, pemberitahuan push dikirim ke agen yang ditugaskan sesuai pengaturan pemberitahuan ruang kerja.

• Pusat Pemberitahuan: Entri terkait muncul di pusat pemberitahuan dengan ikon ⏰ dan teks yang meminta Anda untuk membuka percakapan.

Memblokir Kontak

Jika Kontak Anda mengirim pesan spam, Anda dapat memblokir Kontak dengan mengklik ikon menu aksi di kanan atas modul Kotak Masuk > Blokir Kontak > Blokir.

Setelah memblokir Kontak, Anda tidak akan lagi menerima pesan dari mereka, dan Anda tidak dapat mengirim pesan kepada mereka.

Lihat panduan ini di sini untuk mempelajari lebih lanjut cara memblokir Kontak dan memahami implikasinya.

Membuka Blokir Kontak

Jika Kontak terblokir secara tidak sengaja, Anda dapat membuka blokirnya melalui ikon menu tindakan yang sama.

Setelah blokir pada Kontak dibuka:

• percakapan dipindahkan kembali ke Semua atau kotak masuk lain tergantung filter percakapan yang diterapkan.

• percakapan akan tetap ditutup.

• konsol pesan akan diaktifkan dan Anda dapat mulai mengirim dan menerima pesan dari Kontak tersebut.

• Kontak dipindahkan ke Semua atau Segmen lain tergantung filter.

Pintasan

Gunakan ikon Pintasan untuk memicu alur kerja bagi sebuah Kontak.

• Lihat dan cari pintasan yang tersedia untuk Kontak

• Anda dapat memicu pintasan untuk memulai Alur Kerja bagi Kontak

Alur Kerja yang Sedang Berlangsung

Lihat dan pilih Alur Kerja menggunakan ikon Alur Kerja yang sedang berlangsung.

• Lihat dan cari Alur Kerja yang sedang berjalan untuk Kontak

• Pilih dan hentikan Alur Kerja untuk Kontak

• Hentikan semua alur kerja untuk Kontak

Bilah Samping Vertikal

Di kolom paling kanan modul Kotak Masuk, Anda dapat mengakses Laci Kontak dari Kontak yang dipilih dengan mengklik tab apa pun di bilah samping vertikal.

Bilah samping vertikal memiliki 2 tab:

• Detail Kontak

• Aktivitas

• Tab aktivitas panggilan di laci Kontak

• Properti Hubspot

• Bidang Salesforce

Detail Kontak

Di tab ini, Anda dapat mengakses informasi kunci tentang Kontak yang dipilih seperti nomor telepon, email, negara, dan bahasa mereka. Informasi ini dapat diperbarui jika diperlukan.

Anda juga dapat melihat saran penggabungan jika ditemukan duplikat informasi Kontak, beserta daftar Saluran yang terhubung ke Ruang Kerja.

Baca lebih lanjut tentang Detail Kontakdi sini.

Saran Penggabungan

Kartu saran penggabungan ditampilkan ketika potensi duplikat Kontak terdeteksi, mencantumkan semua Kontak dengan nomor telepon atau alamat email yang sama dengan Kontak yang dipilih.

Baca lebih lanjut tentang Saran Penggabungandi sini.

Saluran

Di tab ini, Anda dapat menemukan daftar Saluran yang terhubung ke Ruang Kerja beserta indikatornya.

Baca lebih lanjut tentang Salurandi sini.

Aktivitas

Di tab ini, Anda dapat menemukan semua komentar internal dan peristiwa percakapan terkait Kontak yang dipilih.

Baca lebih lanjut tentang Aktivitasdi sini.

Tab aktivitas panggilan di laci Kontak

Sekarang Anda dapat mengakses semua aktivitas terkait panggilan untuk sebuah Kontak di tab Aktivitas Panggilan khusus dalam laci Kontak. Ini membantu Anda melihat panggilan tidak terjawab, panggilan yang sedang berlangsung, permintaan yang ditolak, dan lainnya, semuanya di satu tempat.

• Mengklik ikon membuka dan menutup tab.

• Aktivitas dikelompokkan menurut tanggal untuk memudahkan penelusuran.

Melihat Aktivitas Panggilan

Saat Kontak memiliki riwayat terkait panggilan, daftar kartu aktivitas muncul di tab Panggilan. Aktivitas ini dikelompokkan berdasarkan tanggal (sama seperti tab Aktivitas yang ada).

Peristiwa berikut dilacak:

• Permintaan Izin diterima / ditolak

• Panggilan Masuk & Keluar (Sedang Berlangsung dan Berakhir)

• Panggilan Tidak Terjawab / Tidak Ada Jawaban

• Panggilan Berakhir karena durasi maksimal

Detail panggilan

Jika diaktifkan di pengaturan Ruang Kerja, Anda juga akan memiliki akses ke detail panggilan tambahan seperti rekaman dan transkrip. Ini ditampilkan bersamaan dengan aktivitas panggilan tetapi memiliki kontrol tersendiri.

Rekaman Panggilan

• Pemutaran langsung di dalam kartu peristiwa panggilan.

• Unduh rekaman untuk referensi offline.

Transkrip Panggilan

Transkrip hanya tersedia jika Perekaman Panggilan dan Transkrip Panggilan diaktifkan di pengaturan ruang kerja.

• Lihat transkrip secara langsung.

• Salin teks untuk digunakan kembali dengan mudah.

• Unduh transkrip lengkap untuk dokumentasi atau kepatuhan.

Panggilan yang sedang berlangsung akan selalu muncul di bagian atas daftar.

Integrasi HubSpot dan Salesforce

Jika Ruang Kerja Anda terhubung ke HubSpot atau Salesforce, Anda akan melihat informasi CRM langsung di Laci Kontak. Dari sini, pengguna dapat melihat, mengelola, dan mengedit bidang yang didukung—menyederhanakan manajemen Kontak tanpa meninggalkan Kotak Masuk.

Mengakses properti HubSpot:

Mengakses bidang Salesforce:

Pelajari lebih lanjut tentang integrasi HubSpot dan Salesforce.

FAQ dan Pemecahan Masalah

Bagaimana cara menghapus pesan yang dikirim?

Anda tidak dapat menghapus pesan yang dikirim karena ada batasan dari Saluran (Facebook, WhatsApp, Instagram, dll.); mereka tidak mengizinkan penghapusan pesan yang telah dikirim.

Bagaimana cara mematikan Bot Dialogflow?

Anda dapat mematikan Bot Dialogflow secara manual dari modul Kotak Masuk dengan toggle Dialogflow Bot di bilah aksi percakapan untuk setiap Kontak.

Tombol Dialogflow Bot hanya terlihat ketika Dialogflow terhubung.

Pilih metode ini untuk mematikan Bot Dialogflow dalam salah satu kasus berikut:

• Jika Anda ingin berbicara langsung dengan seorang Kontak

• Jika percakapan otomatis Anda tidak berjalan dalam arah yang benar atau

• Percakapan otomatis Anda bermasalah

Lihat cara alternatif untuk mematikan Bot Dialogflow dari modul Alur Kerja dan dengan menggunakan Parameter Status Bot.

Mengapa nama file yang diunduh berbeda dari aslinya?

Saat sebuah file diunggah, sebuah Universally Unique Identifier (UUID) acak ditambahkan ke awal namanya untuk memastikan keunikannya. Saat Anda mengunduh file, Uniform Resource Locator (URL) digunakan sebagai nama file karena domain URL file berbeda dari domain aplikasi. Ini menyebabkan nama file yang diunduh berbeda dari aslinya.

Mengapa keterangan tidak muncul bersama file di percakapan?

Saat mengirim file bersamaan dengan pesan via WhatsApp, hanya file yang terlihat dalam percakapan, tetapi pesan teks terkait tidak muncul.

Saat ini, platform kami mendukung menampilkan file yang dikirim melalui WhatsApp, tetapi karena batasan API WhatsApp, keterangan atau pesan teks yang dikirim bersamaan dengan file tidak ditampilkan dalam percakapan. Ini adalah batasan yang diketahui dari WhatsApp Business API.

• Untuk detail lebih lanjut tentang keterbatasan pengiriman file, kunjungi dokumentasi Meta untuk WhatsApp Cloud API.

• Untuk referensi kesalahan, lihat dokumentasi Meta tentang kesalahan WhatsApp On-Premises.

Mengapa ada ketidaksesuaian antara nama Kontak di percakapan?

Anda mungkin melihat bahwa nama Kontak yang ditampilkan di percakapan tidak cocok dengan nama yang ditampilkan di area lain seperti Detail Kontak atau Laci Kontak. Ketidakkonsistenan ini sering disebabkan oleh plugin terjemahan browser, seperti plugin Google Translate.

Berikut yang dapat Anda lakukan:

1. Nonaktifkan Plugin Google Translate:

• Klik ikon plugin Google Translate di toolbar browser Anda.

• Matikan fitur terjemahan untuk platform atau nonaktifkan plugin sepenuhnya.

2. Atur bahasa pilihan Anda di platform:

• Pergi ke Pengaturan > Profil > Bahasa

• Pilih bahasa pilihan Anda dan simpan perubahan.

Jika ketidaksesuaian tetap terjadi setelah menonaktifkan plugin dan mengatur bahasa preferensi, hubungi tim dukungan kami untuk bantuan lebih lanjut.

Jika Anda menginginkan opsi bahasa tambahan di platform, pertimbangkan mengajukan permintaan fitur di halaman Canny kami.