ขั้นตอนนี้จะกำหนดผู้ติดต่อให้กับ:
ผู้ใช้เฉพาะ
ผู้ใช้ในทีมที่เฉพาะเจาะจง
ผู้ใช้ในพื้นที่ทำงาน
ยกเลิกการมอบหมายผู้ติดต่อ
มีการกำหนดค่าคีย์สองแบบในขั้นตอนการกำหนดให้:
การกระทำ
ตรรกะการมอบหมาย
ในการดำเนินการ สามารถส่งรายชื่อติดต่อไปยังการดำเนินการกำหนดหนึ่งในสี่รายการต่อไปนี้:
ผู้ใช้เฉพาะ: ผู้ติดต่อที่กำหนดให้กับผู้ใช้ที่เลือก
ผู้ใช้ในทีมเฉพาะ: ผู้ติดต่อที่ได้รับมอบหมายให้กับใครก็ตามในทีมที่เลือก
ผู้ใช้ในพื้นที่ทำงาน: ผู้ติดต่อที่กำหนดให้กับผู้ใช้ใดๆ ในพื้นที่ทำงาน
ยกเลิกการมอบหมาย: ผู้ติดต่อถูกลบออกจากผู้ใช้หรือทีมที่ได้รับมอบหมาย
เมื่อคุณเลือกการดำเนินการแล้ว ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการกระจายข้อมูลติดต่อของคุณไปยังผู้ใช้ต่างๆ อย่างไรด้วยตรรกะการกำหนด
ใน Assignment Logicคุณสามารถเลือกหนึ่งในสองตัวเลือกดังต่อไปนี้:
มอบหมายให้กับผู้ใช้แบบ Round-Robin: ผู้ติดต่อใหม่ได้รับการมอบหมายให้กับผู้ใช้ทุกคนเท่าๆ กัน
มอบหมายให้กับผู้ใช้ที่มีรายชื่อติดต่อเปิดน้อยที่สุด: รายชื่อติดต่อที่กำหนดให้กับผู้ใช้ที่มีรายชื่อติดต่อเปิดน้อยที่สุด
ตัวเลือกเหล่านี้มีให้ใช้งานได้เฉพาะกับผู้ใช้ในทีมที่ระบุ และผู้ใช้ในตัวเลือกการกำหนดพื้นที่ทำงานเท่านั้น
มีการตั้งค่าสองแบบที่คุณสามารถใช้ได้ซึ่งเป็นอิสระจากกัน:
มอบหมายให้กับผู้ใช้ที่ออนไลน์อยู่เท่านั้น: ผู้ติดต่อที่กำหนดให้กับผู้ใช้ที่ออนไลน์อยู่ขณะนี้
มอบหมายให้กับผู้ใช้ที่มีรายชื่อผู้ติดต่อที่เปิดอยู่ต่ำกว่า XX รายการเท่านั้น: รายชื่อผู้ติดต่อจะถูกกำหนดให้กับผู้ใช้ที่มีรายชื่อผู้ติดต่อที่เปิดอยู่น้อยกว่าเกณฑ์ที่ระบุ
การตั้งค่าทั้งสองนี้จะใช้ได้เฉพาะกับผู้ใช้ในทีมที่ระบุและผู้ใช้ในตัวเลือกการกำหนดพื้นที่ทำงานเท่านั้น
คุณสามารถเพิ่มสาขาการหมดเวลาลงในเวิร์กโฟลว์ของคุณได้ สิ่งนี้จะกำหนดกรอบเวลาที่เฉพาะเจาะจงซึ่งจะต้องกำหนดผู้ติดต่อให้กับผู้ใช้
สามารถกำหนดระยะเวลาการหมดเวลาได้สูงสุด 7 วัน หรือจะใช้ระยะเวลาเริ่มต้น 7 วันก็ได้ เพิ่มขั้นตอนในการกำหนดการเดินทางสำหรับผู้ติดต่อที่ไม่ตอบกลับในเวลา มิฉะนั้น เวิร์กโฟลว์จะสิ้นสุดเมื่อหมดเวลา
ผู้ติดต่อจะได้รับการกำหนดให้แก่ผู้ใช้ตามการดำเนินการกำหนดและเงื่อนไขบางประการ
หากเปิดการตั้งค่าขั้นสูงไว้ และไม่มีผู้ใช้ที่ตรงตามเงื่อนไข ผู้ติดต่อจะรอในคิวจนกว่าจะได้รับมอบหมาย หรือจนกว่าระยะเวลาหมดเวลาจะสิ้นสุดลง
สาเหตุที่เป็นไปได้สามประการสำหรับความล้มเหลวในการมอบหมายให้:
ถ้าไม่มีการกำหนดผู้ติดต่อให้ใครภายในช่วงเวลาหมดเวลา 7 วันตามค่าเริ่มต้น และไม่มีสาขาหมดเวลาเพื่อดำเนินการเดินทางต่อ
หากผู้ใช้ที่เลือกถูกลบออกจากเวิร์กโฟลว์
หากทีมที่เลือกผู้ติดต่อได้รับมอบหมายให้ไม่มีผู้ใช้หรือว่างเปล่า
ในกรณีเช่นนี้ ผู้ติดต่อจะออกจากเวิร์กโฟลว์
ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการสำหรับขั้นตอนนี้ซึ่งคุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณ:
จำกัดจำนวนผู้ติดต่อที่แต่ละตัวแทนต้องจัดการในแต่ละครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงที่มีภาระงานสูงในแต่ละวัน เพื่อหลีกเลี่ยงการจัดการที่มากเกินไป
จัดการกับความคาดหวังของลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพโดยรวมขั้นตอนการส่งข้อความหลังจากขั้นตอนมอบหมายมีผลใช้บังคับ ระบบจะแจ้งให้ลูกค้าทราบโดยอัตโนมัติว่าตัวแทนใดที่จะเป็นผู้รับผิดชอบการสอบถามของพวกเขา
ต่อไปนี้เป็นวิธีบางอย่างที่คุณสามารถใช้ขั้นตอน Assign To:
กลยุทธ์การมอบหมายงาน: การกระจายข้อมูลติดต่ออัตโนมัติ & การปรับสมดุลโหลด: ปรับปรุงเวลาตอบสนองด้วยการกำหนดข้อมูลติดต่อให้กับตัวแทนฝ่ายขายและสนับสนุนของคุณโดยอัตโนมัติตามความพร้อมใช้งานของพวกเขา
กำหนดเส้นทางการติดต่อตามฟังก์ชันทีม: เพิ่มประสิทธิภาพความเชี่ยวชาญของตัวแทนและเวลาตอบสนองด้วยการกำหนดเส้นทางการติดต่อไปยังทีมตามความเชี่ยวชาญและฟังก์ชันเฉพาะของพวกเขา ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าคำถามของลูกค้าได้รับการแก้ไขได้เร็วและถูกต้องมากขึ้น
ผู้ติดต่อจะไม่ได้รับมอบหมายและจะดำเนินการในขั้นตอนถัดไป หากไม่มีขั้นตอนถัดไป เวิร์กโฟลว์จะสิ้นสุดลง
บทความที่เกี่ยวข้อง 👩💻
