تقوم هذه الخطوة بتعيين جهة الاتصال إلى:
مستخدم محدد
مستخدم في فريق محدد
مستخدم في مساحة العمل
إلغاء تعيين جهة الاتصال
إعدادات
هناك تكوينان رئيسيان في خطوة التعيين إلى:
فعل
منطق التعيين
في الإجراء، يمكن توجيه جهات الاتصال إلى أحد إجراءات التعيين الأربعة:
مستخدم محدد: جهة اتصال مخصصة لمستخدم مختار
مستخدم في فريق محدد: جهة اتصال مخصصة لأي شخص في الفريق المختار
مستخدم في مساحة العمل: جهة اتصال مخصصة لأي مستخدم في مساحة العمل
إلغاء التعيين: تتم إزالة جهة الاتصال من المستخدم أو الفريق المخصص لها
بمجرد تحديد إجراء، قرر كيفية توزيع جهات الاتصال الخاصة بك على المستخدمين باستخدام منطق التعيين.
في منطق التعيين، يمكنك اختيار أحد خيارين:
تعيين المستخدمين بالتناوب: جهات اتصال جديدة يتم تعيينها بالتساوي لكل مستخدم بدوره
تعيين للمستخدم الذي لديه أقل عدد من جهات الاتصال المفتوحة: جهات الاتصال المعينة للمستخدم الذي لديه أقل عدد من جهات الاتصال المفتوحة
تتوفر هذه الخيارات فقط لمستخدم في فريق محدد ومستخدم في خيارات التعيين في مساحة العمل.
الإعدادات المتقدمة
هناك إعدادان يمكنك استخدامهما بشكل مستقل عن بعضهما البعض:
مخصص فقط للمستخدمين المتصلين بالإنترنت: جهات الاتصال المخصصة للمستخدمين المتصلين بالإنترنت حاليًا.
يتم التعيين فقط للمستخدمين الذين لديهم أقل من XX من جهات الاتصال المفتوحة المخصصة لهم: سيتم تعيين جهات الاتصال للمستخدمين الذين لديهم عدد أقل من جهات الاتصال المفتوحة من الحد المحدد.
هذان الإعدادان متاحان فقط لمستخدم في فريق محدد ومستخدم في خيارات التعيين في مساحة العمل.
يمكنك أيضًا إضافة فرع مهلة إلى سير العمل الخاص بك. يؤدي هذا إلى تحديد إطار زمني محدد يتم خلاله تعيين جهة اتصال لمستخدم.
يمكن ضبط فترة المهلة الزمنية لمدة تصل إلى 7 أيام أو سيتم تنفيذ الفترة الافتراضية البالغة 7 أيام. أضف خطوات لتحديد الرحلة لجهات الاتصال التي لا تستجيب في الوقت المناسب، أو سينتهي سير العمل عند الوصول إلى مهلة الانتظار.
كيف يعمل
سيتم تخصيص جهات الاتصال للمستخدمين استنادًا إلى إجراءات التعيين والشروط المحددة.
إذا تم تشغيل الإعدادات المتقدمة ولم يكن هناك مستخدمون يستوفون الشروط، فسوف تنتظر جهات الاتصال في قائمة انتظار حتى يتم تعيينهم أو حتى تنتهي فترة المهلة.
الفشل المحتمل
هناك ثلاثة أسباب محتملة للفشل في خطوة "التعيين إلى":
إذا لم يتم تعيين جهة الاتصال لأي شخص خلال فترة المهلة الافتراضية التي تبلغ 7 أيام، ولم يكن هناك فرع مهلة لمواصلة الرحلة.
إذا تم حذف المستخدم المحدد من سير العمل.
إذا كان الفريق المختار الذي تم تعيين جهة اتصال له لا يحتوي على أي مستخدمين أو يكون فارغًا.
في مثل هذه الحالات، سيخرج جهة الاتصال من سير العمل.
أفضل الممارسات
فيما يلي بعض أفضل الممارسات لهذه الخطوة التي يمكنك اتباعها لتحسين سير عملك:
قم بتحديد عدد جهات الاتصال التي يتعامل معها كل وكيل في وقت واحد، وخاصة أثناء الأحمال اليومية العالية لتجنب إرهاقهم.
يمكنك إدارة توقعات العملاء بشكل فعال من خلال تضمين خطوة إرسال رسالة بعد تنفيذ خطوة التعيين إلى. يؤدي هذا إلى إعلام العملاء تلقائيًا بالوكيل الذي سيتعامل مع استفساراتهم.
حالات الاستخدام المقترحة
فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام خطوة التعيين إلى:
استراتيجية التعيين: توزيع جهات الاتصال تلقائيًا & موازنة التحميل: تحسين وقت الاستجابة عن طريق تعيين جهات الاتصال تلقائيًا لوكلاء المبيعات والدعم لديك بناءً على توفرهم.
توجيه جهات الاتصال حسب وظائف الفريق: تحسين تخصص الوكيل وأوقات الاستجابة من خلال توجيه جهات الاتصال إلى الفرق استنادًا إلى خبراتهم ووظائفهم المحددة. ويضمن هذا حل استفسارات العملاء بشكل أسرع وأكثر دقة.
الأسئلة الشائعة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها
ماذا يحدث إذا لم يكن هناك أحد في فريق التعيين إلى؟
لن يتم تعيين جهة الاتصال وسيتم الانتقال إلى الخطوة التالية. إذا لم تكن هناك خطوة تالية، فسوف ينتهي سير العمل.
