Chỉ định và kết thúc cuộc trò chuyện

Chỉ định nhân viên cho một liên hệ

Sử dụng menu thả xuống Phân công ở góc trên bên phải của module Inbox để chỉ định hoặc chỉ định lại một nhân viên cho một Liên hệ. Danh sách thả xuống sẽ liệt kê tất cả nhân viên sẵn có cùng ảnh đại diện của họ. Bạn cũng có thể tìm kiếm một nhân viên cụ thể thông qua hộp tìm kiếm.

Nhấn Ctrl + M để mở cùng danh sách phân công từ command palette mà không rời khỏi bàn phím. Tìm hiểu thêm về việc sử dụng command palette.

Bên cạnh menu thả xuống Phân công là nút Cộng tác viên, cho phép bạn thêm đồng nghiệp vào cuộc trò chuyện mà không cần chỉ định lại. Tìm hiểu thêm về thêm và xóa cộng tác viên.

Hủy chỉ định nhân viên khỏi một liên hệ

Menu thả xuống Phân công bao gồm tùy chọn Hủy chỉ định. Thao tác này sẽ hủy chỉ định Người dùng khỏi Liên hệ và di chuyển Liên hệ đó vào Inbox chưa được chỉ định.

Việc hủy chỉ định cũng có thể thực hiện từ Ngăn Danh bạ trong module Danh bạ.

Kết thúc cuộc trò chuyện

Bên cạnh menu thả xuống Phân công là nút Mở hoặc Đóng. Khi một Liên hệ có một cuộc trò chuyện đang mở, nhấp Đóng để đóng cuộc trò chuyện. Khi một Liên hệ có cuộc trò chuyện đã đóng, nhấp Mở để bắt đầu cuộc trò chuyện mới.

Bạn không thể mở hoặc đóng cuộc trò chuyện với Liên hệ bị chặn. Các nút Mở và Đóng sẽ không khả dụng cho những Liên hệ bị chặn. Bạn có thể tiếp tục cuộc trò chuyện với một Liên hệ bị chặn bằng cách bỏ chặn họ trước.

Bạn cũng có thể thực hiện điều này từ Command Palette:

Việc đóng từ Command Palette sẽ mở hộp thoại Ghi chú kết thúc theo cùng cách như nút Đóng, và cài đặt Ghi chú kết thúc trong Không gian làm việc của bạn vẫn áp dụng.

Thêm Ghi chú kết thúc

Trước khi đóng cuộc trò chuyện thủ công, bạn có thể thêm một Ghi chú kết thúc bao gồm danh mục và tóm tắt. Điều này giúp nhóm của bạn theo dõi kết quả cuộc trò chuyện, xem lại các tương tác trước đó và chuyển giao bối cảnh.

Để tạo tóm tắt bằng AI trước khi đóng cuộc trò chuyện thủ công:

1. Nhấp vào nút Đóng ở đầu cửa sổ hội thoại.

2. Mở hộp thoại Ghi chú kết thúc:

   • Nếu Thêm ghi chú kết thúc thủ công được bật và chế độ đã chọn yêu cầu danh mục hoặc tóm tắt, hộp thoại sẽ xuất hiện tự động.

   • Nếu chế độ đã chọn là Danh mục và tóm tắt tùy chọn, nhấp mũi tên bên cạnh nút Đóng để mở hộp thoại thủ công.

   • Nếu Thêm ghi chú kết thúc thủ công bị tắt, hộp thoại sẽ không khả dụng.

3. Trong trình soạn thảo Ghi chú kết thúc, nhấp vào biểu tượng Tóm tắt .

4. Xem lại và chỉnh sửa tóm tắt do AI tạo, sau đó đóng cuộc trò chuyện.

AI có thể tóm tắt tối đa 100 tin nhắn từ cuộc trò chuyện mở mới nhất.

Nếu Tự động tạo ghi chú kết thúc được bật, AI có thể tạo danh mục và tóm tắt cho bạn. Bạn có thể xem lại và chỉnh sửa chúng trước khi đóng cuộc trò chuyện khi hộp thoại Ghi chú kết thúc khả dụng.

Tự động đóng cuộc trò chuyện

Nếu Tự động đóng cuộc trò chuyện được bật trong Không gian làm việc của bạn, các cuộc trò chuyện sẽ tự động đóng sau một khoảng thời gian đã định nếu không có phản hồi từ Liên hệ.

Bộ hẹn giờ bắt đầu sau tin nhắn cuối cùng được gửi đi bởi một nhân viên:

• Nếu một nhân viên khác gửi tin nhắn, bộ hẹn giờ sẽ đặt lại.

• Nếu Liên hệ trả lời trước khi bộ hẹn giờ kết thúc, bộ hẹn giờ sẽ bị hủy và cuộc trò chuyện vẫn mở trong Inbox của nhóm bạn.

• Nếu không có phản hồi trước khi bộ hẹn giờ kết thúc, cuộc trò chuyện sẽ tự động đóng.

Thời gian đóng theo lịch được hiển thị trong mỗi cuộc trò chuyện.

Các tin nhắn do Tin nhắn hàng loạt, Luồng công việc hoặc Đại lý AI gửi sẽ không khởi động hoặc đặt lại bộ hẹn giờ tự động đóng. Nếu một cuộc trò chuyện bị tạm hoãn, bộ hẹn giờ chỉ bắt đầu sau khi thời gian tạm hoãn kết thúc.

Nếu một Liên hệ gửi tin nhắn sau khi cuộc trò chuyện đã được tự động đóng, cuộc trò chuyện sẽ mở lại và trở về Inbox của nhóm bạn.

Khi một cuộc trò chuyện được tự động đóng, một sự kiện cuộc trò chuyện được ghi lại cho thấy nó đã được đóng bởi chức năng tự động đóng. Điều này cũng xuất hiện như nguồn đóng trong Báo cáo > Cuộc trò chuyện.

Nếu Tự động tạo ghi chú kết thúc cũng được bật, một danh mục và tóm tắt do AI tạo sẽ được thêm tự động khi cuộc trò chuyện đóng.

Để quản lý cài đặt tự động đóng, vào Cài đặt Không gian làm việc > Cuộc trò chuyện. Tìm hiểu cách thiết lập tại đây.