وحدة البريد الوارد هي المكان الذي تدير فيه المحادثات مع عملائك عبر جميع القنوات. في هذه المقالة، ستتعلم كيفية التنقل في صندوق الوارد وفهم ميزاته الرئيسية.

يتألف صندوق الوارد من عدة مناطق رئيسية تعمل معًا لدعم أجزاء مختلفة من المحادثة.

اللوحة الجانبية

اللوحة الجانبية هي المكان الذي يمكنك من خلاله البحث عن صندوق وارد محدد أو اختيار طريقة عرض صندوق الوارد المفضلة لديك.

هناك 4 صناديق وارد للاختيار من بينها:

صندوق الوارد القياسي

هناك 3 عوامل تصفية داخل صندوق الوارد القياسي:

الكل: يعرض جميع المحادثات على المنصة.
خاصتي: يعرض جهات الاتصال والمحادثات المخصصة للمستخدم فقط.
غير مخصصة: يعرض المحادثات التي لم يتم تعيينها.

يمكن للوكلاء الذين لديهم قيود على رؤية جهات الاتصال رؤية صندوق الوارد الخاص بي فقط. يستطيع المالكون والمديرون والوكلاء الذين لديهم وصول غير مقيد عرض جميع صناديق الوارد القياسية.

البريد الوارد للفريق

يعرض البريد الوارد للفريق صناديق الوارد لكل الفرق في مساحه عملك. يعتمد ما يمكن لكل مستخدم رؤيته على مستوى الوصول الخاص بهم، والذي يتم تكوينه في إعدادات المستخدم.

إليك كيف تؤثر مستويات الوصول على ما يمكن للمستخدمين رؤيته في البريد الوارد للفريق:

إذا تم تقييد وكيل بـ "عرض جهات الاتصال المعينة للمستخدم فقط"، فلن يتمكن من عرض أي بريد وارد للفريق.
يمكن للوكلاء الذين لديهم وصول غير مقيد أو الذين لديهم قيد "عرض جهات الاتصال المعينة لفريق المستخدم" رؤية صندوق الوارد الخاص بفريقهم.
يستطيع المالكون والمديرون عرض جميع صناديق البريد الوارد الخاصة بالفريق.

بريد مخصص

يعرض هذا القسم جميع صناديق البريد المخصصة التي أنشأتها، وكذلك تلك التي شاركها معك مستخدمون آخرون.

تتيح لك صناديق البريد المخصصة حفظ طرق عرض مفلترة للمحادثات، لذا لن تحتاج إلى إعادة تطبيق الفلاتر في كل مرة.

يمكنك استخدام الخيارات التالية لتصفية قائمة صناديق البريد المخصص:

الكل: يعرض جميع صناديق البريد المخصصة التي أنشأتها وتلك التي تمت مشاركتها معك.
بواسطتي: يعرض فقط صناديق البريد المخصصة التي أنشأتها.
بواسطة الآخرين: يعرض فقط صناديق البريد المخصصة التي شاركها معك مستخدمون آخرون.

لا يمكن إلا للشخص الذي أنشأ صندوق البريد المخصص تغيير إعداداته. تعرف على كيفية إنشاء بريد مخصص و إدارة إعدادات المشاركة.

صندوق الوارد لجهات الاتصال المحظورة

يعرض صندوق الوارد لجهات الاتصال المحظورة المحادثات مع جهات الاتصال التي تم حظرها.

يمكن للوكلاء والمالكين والمديرين الوصول إلى هذا الصندوق الوارد. لن يظهر إلا إذا كان لديك إذن لعرض المحادثات مع جهات الاتصال المحظورة وكان هناك جهة اتصال محظورة واحدة على الأقل في مساحة العمل.

المؤشرات

توفر المؤشرات تلميحات مرئية سريعة في اللوحة الجانبية لصندوق الوارد لمساعدتك على تحديد النشاط الجديد وتتبع المحادثات المفتوحة بنظرة سريعة.

مؤشر الرسالة الجديدة

مؤشر الرسالة الجديدة هو نقطة زرقاء تظهر عندما تحتوي المحادثة على رسالة واردة جديدة.

الرقم داخل النقطة الزرقاء يعد المحادثات، لا الرسائل. إذا أرسلت جهة اتصال عدة رسائل في نفس المحادثة، فستُحتسب كمحادثة واحدة.

بمجرد فتح صندوق الوارد، تختفي النقطة الزرقاء.

مؤشر الرسالة الجديدة (النقطة الزرقاء) متاح فقط في صناديق الوارد القياسية والبريد الوارد للفريق.

تتبع النقطة الزرقاء ترتيب الأولوية هذا عند تمييز الرسائل الجديدة: خاصتي > الفريق > غير مخصصة > الكل

على سبيل المثال، إذا وصلت رسالة جديدة إلى صندوق الوارد خاصتي، فستظهر النقطة الزرقاء هناك فقط. لن تظهر في صناديق الوارد الفريق أو الكل. ينطبق نفس ترتيب الأولوية هذا عبر جميع صناديق الوارد.

عدد المحادثات المفتوحة

يشير عدد المحادثات المفتوحة إلى عدد المحادثات المفتوحة في صندوق الوارد.

عدد المحادثات المفتوحة متاح فقط في صناديق الوارد القياسية والبريد الوارد للفريق.

المكالمات الواردة

سيشاهد الوكلاء الذين لديهم إمكانية الوصول إلى ميزات الاتصال علامة تبويب المكالمات الواردة في اللوحة الجانبية لصندوق الوارد.

تساعد هذه القائمة الوكلاء على البقاء منظمين والرد على المكالمات بكفاءة، مع احترام الأذونات المخصصة.

رؤية المكالمات الواردة

تعتمد رؤية المكالمات الواردة على قيد رؤية جهة الاتصال المطبق على الوكيل:

لا توجد قيود: يمكن للوكيل عرض جميع المكالمات الواردة، بما في ذلك المكالمات من جهات الاتصال غير المخصصة أو تلك المخصصة لوكلاء آخرين.
مقتصر على الفريق: يرى الوكيل المكالمات فقط من جهات الاتصال المخصصة له أو لأعضاء فريقه.
مقتصر على الذات: يرى الوكيل فقط المكالمات من جهات الاتصال المخصصة له مباشرةً. قد تكون علامات تبويب أخرى (مثل الكل) مخفية.

تتضمن قائمة المكالمات الواردة ثلاث علامات تبويب (إذا سمح بذلك مستوى تقييد الوكيل):

الكل: يعرض جميع المكالمات المرئية، بما في ذلك المكالمات غير المخصصة وتلك المخصصة للآخرين (إذا لم يكن هناك تقييد).
مُخصص لي: يعرض المكالمات من جهات الاتصال المخصصة مباشرةً للوكيل.
غير مخصص: يعرض المكالمات من جهات الاتصال التي ليس لها مالك.

يعرض كل إدخال مكالمة اسم جهة الاتصال، أيقونة القناة، حالة التعيين، و—بالنسبة لمكالمات WhatsApp—أرقام الهواتف (والتي قد تُموَّه إذا تم تفعيل الإخفاء).

إذا لم تكن هناك مكالمات واردة لعلامة تبويب معينة، فستظهر رسالة حالة فارغة.

المكالمات الجارية

عندما تكون المكالمة نشطة، سيعرض صندوق الوارد بطاقة مكالمة تعرض التفاصيل الرئيسية للمحادثة الجارية.

مكالمة جارية تعرض بطاقة مكالمة مع التفاصيل الرئيسية للمحادثة الجارية.

التفاصيل الرئيسية للمحادثات الجارية:

يظهر مؤقت المكالمة على اليسار، متتبعًا مدة المكالمة.
يوجد زر تسجيل على البطاقة، يتيح للوكلاء تسجيل المكالمة إذا لزم الأمر.
لإنهاء المكالمة، انقر على زر إنهاء.

تعيين جهة الاتصال في المكالمات

عند التعامل مع المكالمات، يتم إدارة تعيين جهة الاتصال تلقائيًا:

إذا أجاب وكيل على مكالمة واردة من جهة اتصال غير مخصصة، فسيتم تعيين جهة الاتصال تلقائيًا إلى الوكيل.
إذا قام وكيل ببدء مكالمة صادرة إلى جهة اتصال غير مخصصة، فسيتم أيضًا تعيين جهة الاتصال تلقائيًا إلى الوكيل.

قائمة المحادثات

قائمة المحادثات هي المكان الذي يمكنك فيه رؤية جميع المحادثات مع جهات الاتصال الخاصة بك. تختلف المحادثات التي تظهر في القائمة حسب صندوق الوارد الذي اخترته.

تُحدَّث صناديق الوارد القياسية وصناديق البريد الوارد للفريق في الوقت الفعلي عند تحديد صندوق الوارد أو عند استلام رسالة جديدة.

يجب تحديث صناديق الوارد المخصصة يدويًا بالنقر على زر التحديث في شعار "آخر تحديث X وقت" في الجزء العلوي من القائمة.

عرض الدردشات والمكالمات

يمكنك التبديل بين الدردشات والمكالمات باستخدام علامات التبويب فوق قائمة المحادثات.

عرض الدردشات يعرض محادثاتك الجارية.
عرض المكالمات يعرض سجلات المكالمات من القنوات المتصلة لديك.

استخدم هذه العلامات للتبديل بسرعة بين المراسلة والمكالمات دون مغادرة صندوق الوارد.

الشريط الجانبي العمودي

الشريط الجانبي العمودي هو العمود الأيمن من وحدة صندوق الوارد.

هذه هي علامات التبويب في الشريط الجانبي العمودي:

تفاصيل جهة الاتصال

في علامة تبويب تفاصيل جهة الاتصال، يمكنك الوصول إلى المعلومات الرئيسية حول جهة الاتصال المحددة مثل رقم الهاتف والبريد الإلكتروني والبلد واللغة.

يمكن تحديث تفاصيل جهة الاتصال عند الحاجة. يمكنك أيضًا عرض أي اقتراحات الدمج إذا تم العثور على معلومات جهة اتصال مكررة، إلى جانب قائمة القنوات المتصلة بمساحه العمل.

تعرف على المزيد حول تفاصيل الاتصال.

أنشطة المكالمات

في علامة تبويب أنشطة المكالمات، يمكنك الوصول إلى جميع الأنشطة المتعلقة بالمكالمات لجهة الاتصال لعرض المكالمات الفائتة والمكالمات الجارية وطلبات الرفض والمزيد بسهولة.

تعرف على المزيد حول إدارة المكالمات في صندوق الوارد.

الأنشطة

في علامة تبويب الأنشطة، يمكنك رؤية جميع التعليقات الداخلية وأحداث المحادثة المتعلقة بجهة الاتصال المحددة.

تظهر هذه أيضًا جنبًا إلى جنب مع الرسائل الواردة والصادرة في نافذة المحادثة، بالترتيب الزمني.

جميع التعليقات الداخلية وأحداث المحادثة مرئية لك وللفريق فقط—ليست مرئية لجهة الاتصال.

تعرف على المزيد حول الأنشطة.

HubSpot

تعطيك علامة تبويب HubSpot وصولًا سريعًا إلى معلومات CRM من تكامل HubSpot المتصل لديك.

من هذه العلامة، يمكنك عرض وإدارة وتحرير الحقول المدعومة، مما يبسط إدارة جهات الاتصال دون مغادرة صندوق الوارد.

تعرف على كيفية إعداد واستخدام تكامل HubSpot.

Salesforce

تعطيك علامة تبويب Salesforce وصولًا سريعًا إلى معلومات CRM من تكامل Salesforce المتصل لديك.