المحادثات (سابقًا ملاحظات الإغلاق)

الوصول إلى هنا

هذا الإعداد متاح فقط للمالكين والمديرين!

يمكن الوصول إلى هذا الإعداد من قائمة التنقل الإعدادات ضمن إعدادات مساحه عمل > المحادثات.

تتيح لك صفحة المحادثات إدارة المحادثات في مساحه عملك. من هنا، يمكنك إغلاق المحادثات غير النشطة تلقائيًا، وإنشاء ملاحظات الإغلاق بواسطة الذكاء الاصطناعي، وإدارة فئات المحادثات، وتحديد ما إذا كان بإمكان المستخدمين إضافة ملاحظات الإغلاق يدويًا عند إغلاق المحادثات.

استخدم هذه الإعدادات للحفاظ على تنظيم Inbox، وتقليل أعمال التنظيف اليدوي لفريقك، وجعل التقارير أكثر دقة من خلال ضمان عدم بقاء المحادثات غير النشطة مفتوحة إلى أجل غير مسمى.

إعدادات

إغلاق المحادثات تلقائياً

إغلاق المحادثات تلقائياً يقوم بإغلاق المحادثات تلقائيًا عندما لا ترد جهة الاتصال بعد آخر رسالة من فريقك.

يمكنك تكوين متى يجب إغلاق المحادثات باستخدام الحقل الإغلاق بعد [value] [دقائق/ساعات/أيام].

• المدة الافتراضية: 24 ساعة

• المدة الدنيا: 30 دقيقة

• المدة القصوى: 14 يومًا

يبدأ عداد الإغلاق التلقائي بعد آخر رسالة صادرة أرسلها وكيل بشري. إذا تم إرسال رسالة من وكيل بشري آخر، فسيُعاد ضبط المؤقت. إذا ردت جهة الاتصال قبل انتهاء المؤقت، يتم إلغاء المؤقت وتبقى المحادثة مفتوحة في Inbox حتى يتمكن فريقك من الرد.

يعمل الإغلاق التلقائي على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ولا يتبع ساعات العمل. ينطبق عبر جميع القنوات في مساحة العمل ويؤثر فقط على المحادثات الجديدة التي تم إنشاؤها بعد تفعيل الإعداد.

الرسائل المرسلة عبر البث أو سير العمل أو وكلاء الذكاء الاصطناعي لا تبدأ أو تعيد ضبط مؤقت الإغلاق التلقائي.

إذا تم تأجيل المحادثة، فإن التأجيل له الأولوية. يبدأ عداد الإغلاق التلقائي فقط بعد انتهاء فترة التأجيل.

إذا تم إعادة تعيين المحادثة إلى وكيل بشري، فسيُعاد ضبط المؤقت استنادًا إلى أحدث رسالة صادرة من وكيل بشري. إذا لم ترد جهة الاتصال قبل انتهاء المؤقت، فسيتم إغلاق المحادثة تلقائيًا. إذا تمت إعادة تعيينها إلى وكيل ذكاء اصطناعي، فسيتم إلغاء المؤقت.

إذا أرسلت جهة الاتصال رسالة بعد إغلاق المحادثة تلقائيًا، تُفتح المحادثة تلقائيًا وتعود إلى Inbox فريقك.

عندما يكون الإغلاق التلقائي معطلاً، ستبقى المحادثات مفتوحة حتى يقوم مستخدم أو سير عمل أو وكيل ذكاء اصطناعي بإغلاقها. قد يؤدي ذلك إلى زيادة عدد المحادثات المفتوحة في Inbox وتقليل دقة بيانات الإغلاق في التقارير.

إذا كان خيار إغلاق المحادثات تلقائياً مفعلًا، فستُغلق المحادثة التي تحتوي فقط على رسائل صادرة من وكيل حتى دون رد من جهة الاتصال. ومع ذلك، ستُترك فئة المحادثة والملخص فارغين.

التوليد التلقائي لملاحظات الإغلاق

التوليد التلقائي لملاحظات الإغلاق يتيح للذكاء الاصطناعي اختيار فئة المحادثة تلقائيًا وإنشاء ملخص عند إغلاق المحادثة.

عند تفعيل هذا الإعداد:

• يتم إنشاء الملخص من أحدث محادثة مفتوحة، حتى 100 رسالة.

• يُكتب الملخص بلغة مساحة العمل المحددة.

• يستخدم الذكاء الاصطناعي فئات المحادثات المتوفرة ووصفها لاختيار الفئة الأكثر صلة.

عندما يتم تشغيل كل من إغلاق المحادثات تلقائياً والتوليد التلقائي لملاحظات الإغلاق، يتم إنشاء فئات وملخصات مولَّدة بواسطة الذكاء الاصطناعي للمحادثات التي أُغلقت تلقائيًا.

إذا لم تمتلك مؤسستك اعتمادات ذكاء اصطناعي كافية، ستُغلق المحادثة، لكن ستُترك الفئة والملخص فارغين.

لمساعدة الذكاء الاصطناعي في اختيار الفئة الصحيحة، تأكد من أن كل فئة محادثة تحتوي على وصف واضح ومحدد.

إضافة ملاحظات الإغلاق يدويًا

قم بتشغيل إضافة ملاحظات الإغلاق يدويًا للسماح للمستخدمين بإضافة أو تعديل الفئة والملخص عند إغلاق المحادثة يدويًا.

عند تفعيل هذا الإعداد، يتوفر مربع حوار ملاحظات الإغلاق عندما يقوم المستخدمون بإغلاق المحادثات. يمكنك اختيار أحد الأوضاع التالية:

• الفئة والملخص اختياريان: يمكن للمستخدمين إغلاق المحادثة سواء قاموا بتعبئة ملاحظة الإغلاق أم لا.

• الفئة مطلوبة، الملخص اختياري: يجب على المستخدمين تحديد فئة قبل الإغلاق. الملخص اختياري.

• الفئة والملخص مطلوبان: يجب على المستخدمين اختيار فئة وإدخال ملخص قبل الإغلاق.

عند تعطيل هذا الإعداد، يمكن للمستخدمين إغلاق المحادثات يدويًا دون رؤية مربع حوار ملاحظات الإغلاق.

إضافة ملاحظات الإغلاق يدويًا يتحكم فقط فيما إذا كان المستخدمون سيرون مربع حوار ملاحظات الإغلاق عند إغلاق محادثة يدويًا. لا يتحكم في ما إذا كانت المحادثات ستُغلق تلقائيًا أو ما إذا كان الذكاء الاصطناعي سيولد ملاحظات الإغلاق.

إذا تم أيضًا تفعيل التوليد التلقائي لملاحظات الإغلاق، يقوم الذكاء الاصطناعي بملء الفئة والملخص افتراضيًا. يمكن للمستخدمين مراجعتها وتعديلها قبل إغلاق المحادثة.

فئة المحادثة

تساعد فئات المحادثة في تصنيف المحادثات عند إغلاقها. يمكن للمستخدمين اختيارها في مربع حوار ملاحظات الإغلاق أو اختيارها تلقائيًا بواسطة الذكاء الاصطناعي عند تفعيل التوليد التلقائي لملاحظات الإغلاق.

تُستخدم هذه الفئات في التقارير، لذا فإن إنشاء فئات واضحة وذات صلة يساعد فريقك على تتبع نتائج المحادثات بدقة أكبر في التقارير > المحادثات. تعرف على المزيد

انقر فوق إدارة بجوار فئة المحادثة لإضافة أو تحرير أو حذف الفئات. يجب أن تبقى فئة واحدة على الأقل في مساحة العمل.

تشمل الفئات الافتراضية:

• استفسار عام: أسئلة تتعلق بالمنتجات أو الخدمات.

• استفسار مبيعات: أسئلة حول التسعير أو الخطط أو الميزات من جهة اتصال تفكر في الشراء أو الترقية.

• مشكلة في الدفع: دفعات فاشلة، رسوم غير صحيحة، استردادات، فواتير أو غيرها من القضايا المتعلقة بالفوترة.

• أخرى: المحادثات التي لا تنتمي إلى الفئات الأخرى.

نصيحة: أنشئ فئات تتوافق مع عمليات فريقك، مثل مراحل المبيعات أو نتائج الدعم أو مشكلات الفوترة. الفئات الواضحة والمحددة تساعد الذكاء الاصطناعي على اختيار الفئة الصحيحة وتمنح فريقك بيانات تقارير أكثر فائدة.

إدارة فئات المحادثة

إضافة فئة محادثة

الخطوة 1: انتقل إلى إعدادات مساحة العمل > المحادثات

الخطوة 2: في فئة المحادثة، اختر إدارة

الخطوة 3: املأ تفاصيل الفئة

أضف التفاصيل التالية:

• اسم الفئة: اسم فئة المحادثة.

• الوصف: شرح قصير لمتى يجب استخدام هذه الفئة. هذا يساعد المستخدمين على فهم الفئة ويساعد الذكاء الاصطناعي في اختيار الفئة الصحيحة عند إنشاء ملاحظات الإغلاق تلقائيًا.

الخطوة 4: أضف الفئة، ثم انقر فوق إضافة لإنشاء فئة المحادثة.

تحرير فئة المحادثة

لتحديث فئة، اختر تحرير من قائمة الإجراءات.

يمكنك فقط تعديل وصف فئة المحادثة. لإعادة تسمية فئة، احذف الفئة الحالية وأنشئ فئة جديدة بالاسم المفضل لديك.

حذف فئة المحادثة

لحذف فئة، اختر حذف من قائمة الإجراءات.

كن حذرًا عند حذف الفئات. الفئات المحذوفة لا يمكن استعادتها، وقد تكون قد استخدمت في ملاحظات الإغلاق السابقة.

إنشاء الملخصات

تتكون ملاحظة الإغلاق من فئة المحادثة وملخص. تُضاف عند إغلاق المحادثة وتُستخدم لتتبع النتائج في التقارير.

يمكن للذكاء الاصطناعي إنشاء ملاحظات الإغلاق تلقائيًا أو يمكن للمستخدمين إضافتها يدويًا، وذلك حسب إعدادات مساحة العمل لديك.

الملخصات المولَّدة تلقائيًا

عند تفعيل التوليد التلقائي لملاحظات الإغلاق، يقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء فئة وملخص تلقائيًا كلما أُغلقت محادثة. لا يتطلب أي إجراء من المستخدم.

هذا مفيد عندما تريد أن تحتوي كل محادثة مُغلقة على ملخص متسق للتقارير والمتابعات والتسليمات المستقبلية.

الملخصات المُنشأة يدويًا

عندما يكون إضافة ملاحظات الإغلاق يدويًا مفعلاً ويتوفر مربع حوار ملاحظات الإغلاق، يمكن للمستخدمين إنشاء ملخص قبل إغلاق المحادثة:

1. افتح مربع حوار ملاحظات الإغلاق.

2. انقر فوق الزر تلخيص.

3. راجع الملخص المولَّد بواسطة الذكاء الاصطناعي.

4. قم بتعديله إذا لزم الأمر، ثم انشر ملاحظة الإغلاق.

يمكنك أيضًا تحسين الملخص أو تنقيحه باستخدام مطالبات الذكاء الاصطناعي، التي تدعم خيارات المطالبات الافتراضية والمخصصة.

كيف تعمل إعدادات المحادثة معًا

تعمل هذه الإعدادات الثلاثة للمحادثة بشكل مستقل عن بعضها.

الإعداد الموصى به لدينا هو:

• إغلاق المحادثات تلقائياً: مفعل

• التوليد التلقائي لملاحظات الإغلاق: مفعل

• إضافة ملاحظات الإغلاق يدويًا: معطل

مع هذا الإعداد، تُغلق المحادثات غير النشطة تلقائيًا مع ملاحظات الإغلاق المولَّدة بواسطة الذكاء الاصطناعي. يساعد ذلك المالكين والمديرين على تتبع كيفية ولماذا تُغلق المحادثات في التقارير، مع السماح للوكلاء بالتركيز على المحادثات النشطة.

يمكنك تخصيص هذه الإعدادات بناءً على كيفية إدارة فريقك للمحادثات. على سبيل المثال، إذا أردت أن يقوم المستخدمون بمراجعة أو تعديل ملاحظات الإغلاق قبل إغلاق المحادثات يدويًا، فقم بتفعيل إضافة ملاحظات الإغلاق يدويًا.

يوضح الجدول أدناه ما يحدث لكل إعداد.

ملاحظة: تنطبق إعدادات ملاحظات الإغلاق فقط عندما يكون إضافة ملاحظات الإغلاق يدويًا مفعلاً. إذا تم أيضًا تشغيل التوليد التلقائي لملاحظات الإغلاق، يملأ الذكاء الاصطناعي الفئة والملخص افتراضيًا، لكن يمكن للمستخدمين مراجعتها وتعديلها قبل إغلاق المحادثة.

الخطوات التالية

بعد اختيار الإعداد الخاص بك، راجع فئات المحادثات وتأكد من أن لكل فئة وصف واضح. يساعد هذا المستخدمين والذكاء الاصطناعي على تصنيف المحادثات بشكل متسق ويمنح فريقك بيانات أكثر دقة في التقارير > المحادثات.

يمكنك أيضًا مراجعة كيفية ظهور المحادثات المغلقة تلقائيًا في Inbox في تعيين وإغلاق محادثة.