Strategi Penugasan: Cara Mengotomatiskan Distribusi Kontak & Penyeimbangan Beban

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan cara mengotomatiskan penugasan Kontak berdasarkan strategi distribusi beban yang disukai.

Perilaku Penetapan Kontak default Respond.io adalah sistem pilih dan tetapkan. Saat perusahaan Anda berkembang, proses manual ini dapat memakan waktu dan menimbulkan masalah potensial dalam memastikan distribusi percakapan masuk yang adil di antara agen penjualan atau dukungan Anda. Masalah ini dapat dengan mudah dihindari dengan menyiapkan Alur Kerja dengan logika penugasan otomatis berdasarkan kebutuhan bisnis Anda.

Manfaat Penugasan Otomatis & Distribusi Beban

Gunakan distribusi kontak/penyeimbangan beban untuk:

• Menghemat waktu agen dan manajer dibandingkan dengan proses penugasan manual.

• Tingkatkan waktu respons karena pelanggan akan ditugaskan ke agen dengan cepat.

• Distribusikan Kontak di antara agen secara adil untuk memastikan alokasi sumber daya yang efektif.

Pengaturan Alur Kerja

Untuk mengoptimalkan strategi penugasan otomatis Anda, berikut adalah 2 logika distribusi beban yang perlu dipertimbangkan.

Untuk Strategi Penugasan Biaya Rendah, klik Penugasan: Round Robin + Hanya Online > Gunakan template

Untuk Strategi Penugasan Berkualitas Tinggi, klik Penugasan: Kontak yang Paling Tidak Terbuka > Gunakan templat

Kedua Alur Kerja dipicu saat percakapan dibuka oleh Kontak dan balasan otomatis dikirim dengan Pesan Selamat Datang. Anda dapat menyesuaikan Pesan Selamat Datang sesuai keinginan.

Jika Anda memiliki beberapa tim, gunakan perutean untuk mengarahkan kontak ke tim yang tepat terlebih dahulu sebelum menerapkan strategi penugasan otomatis.

Lalu, edit Langkah Tetapkan Ke untuk mengatur penetapan otomatis berdasarkan preferensi strategi Anda.

Konfigurasi Strategi Penugasan Otomatis Biaya Rendah

1. Klik langkah Tetapkan Ke untuk mengonfigurasi logika penugasan

2. Pilih tim dalam logika dropdown Pilih Tim

3. Logika Penugasan harus tetap “Tetapkan ke pengguna secara bergiliran” untuk mendistribusikan Kontak secara merata di antara agen.

4. Di Pengaturan Lanjutan, tombol alih “Hanya tetapkan ke pengguna online” harus tetap aktif.

5. Terakhir, klik Simpan dan Publikasikan untuk mengaktifkan Alur Kerja.

Konfigurasi Strategi Penugasan Otomatis Berkualitas Tinggi

1. Klik langkah Tetapkan Ke untuk mengonfigurasi logika penugasan.

2. Pilih tim pada daftar tarik-turun Pilih Tim.

3. Logika Penugasan harus tetap “Tetapkan ke pengguna dengan kontak terbuka paling sedikit” untuk memungkinkan agen memberikan dukungan berkualitas tinggi.

4. Di Pengaturan Lanjutan, aktifkan tombol “Tetapkan hanya ke pengguna online”.

5. Terakhir, klik Simpan dan Publikasikan untuk mengaktifkan Alur Kerja.