Cara Memigrasikan Workflow AI Objective (legacy) ke AI Agents

AI Objective Step (legacy) sedang dihentikan dan akan dihapus di rilis mendatang.

Untuk terus mengotomatisasi percakapan, migrasikan Workflows AI Objective Anda yang ada ke AI Agents — asisten mandiri yang lebih kuat, fleksibel, dan mudah disiapkan.

Apa perbedaan AI Agents dengan AI Objective Step?

Meskipun baik AI Agents maupun AI Objective Step menggunakan AI untuk mengotomatisasi percakapan, keduanya memiliki tujuan berbeda di respond.io.

AI Objective Step berada di dalam Workflows, sedangkan AI Agents berperan sebagai rekan virtual yang dapat mengelola seluruh percakapan dan melakukan tindakan yang lebih canggih.

AI Objective Step (legacy)

AI Objective Step adalah langkah Workflow yang dirancang untuk menyelesaikan satu tugas berorientasi tujuan dalam proses otomatis.

Ia mendukung dua jenis objective tertentu:

• Answer Questions — menjawab pertanyaan pelanggan menggunakan sumber pengetahuan yang terhubung

• Collect Information — mengajukan pertanyaan terstruktur dan menyimpan jawaban sebagai variabel Workflow

Namun, sebagai langkah Workflow, AI Objective memiliki keterbatasan penting:

• Ia tidak dapat melakukan tindakan platform lain — seperti menetapkan ke tim, memperbarui bidang Kontak, memberi tag, atau menutup percakapan.

• Ia hanya dapat menjalankan satu objective pada satu waktu, dan objective tidak dapat digabungkan dalam langkah atau percakapan yang sama.

• Ia sepenuhnya bergantung pada pemicu Workflow dan tidak dapat mengelola percakapan yang berlangsung secara mandiri.

• Variabelnya hanya ada dalam run Workflow kecuali informasi tersebut disimpan sebagai bidang Kontak.

Karena batasan ini, AI Objective Step hanya cocok untuk interaksi sederhana yang telah ditentukan di dalam Workflows.

Ia tidak cukup fleksibel untuk menangani manajemen percakapan penuh atau menyesuaikan dengan kasus penggunaan yang lebih kompleks dan dinamis.

AI Agents

AI Agents adalah asisten cerdas dan otonom yang bekerja terpisah dari Workflows.

Mereka dapat ditugaskan ke percakapan di Inbox seperti agen manusia — menangani interaksi dari awal hingga akhir.

AI Agents dikonfigurasi melalui modul khusus mereka, di mana Anda dapat:

• Menentukan persona, nada, dan instruksi perilaku mereka

• Menambahkan sumber pengetahuan (mis. Pusat Bantuan, situs web, dokumen internal)

• Mengaktifkan tindakan seperti menetapkan ke manusia, menutup percakapan, atau memperbarui bidang Kontak

AI Agents menawarkan fleksibilitas dan kontrol yang jauh lebih besar dibandingkan AI Objective Step. Mereka dapat:

• Berjalan pada model AI terbaik yang tersedia, membuatnya jauh lebih cerdas dan mampu daripada opsi lama

• Melakukan beberapa tindakan dalam satu percakapan

• Menggabungkan berbagai objective secara alami (menjawab pertanyaan, mengumpulkan detail, merutekan, memvalidasi informasi, dll.)

• Mempertahankan konteks sepanjang interaksi

• Beradaptasi dengan percakapan secara real time

Kami juga terus memperluas kemampuan AI Agents. Ini termasuk meningkatkan kemampuan penalaran mereka, menambahkan tindakan baru, dan meningkatkan cara mereka bekerja dengan bagian lain dari platform.

Karena mereka mendukung alur yang kompleks, tindakan agenik, dan manajemen percakapan berkelanjutan, AI Agents adalah solusi yang direkomendasikan untuk keterlibatan pelanggan yang lebih cerdas, dapat diskalakan, dan modern di respond.io.

Sebelum Anda mulai

Tinjau semua Workflows yang menyertakan AI Objective Step, dan catat:

• Jenis Objective yang digunakan: Answer Questions atau Collect Information

• AI Persona yang ditulis untuk langkah tersebut

• Setiap variabel Workflow yang digunakan untuk menyimpan jawaban

• Sumber pengetahuan yang terlampir

• Setiap cabang hasil (Success, Failure, atau Human Request)

Langkah 1: Buat AI Agent

1. Buka modul AI Agents.

2. Klik Create AI Agent.

3. Pilih Start from scratch.

4. Masukkan nama Agen dan deskripsi Anda.

   • Contoh: "Customer Support AI – answers FAQs and routes to agents when needed."

Langkah 2: Pindahkan Persona dan struktur Workflow Anda

Saat memigrasikan, Anda dapat menggunakan struktur Workflow yang ada untuk memandu cara menulis instruksi AI Agent Anda.

Ini adalah struktur yang direkomendasikan untuk prompt AI Agent:

# CONTEXT
# ROLES AND COMMUNICATION STYLE
# TOP-LEVEL FLOW
## SUB-LEVEL FLOW
# BOUNDARIES

Berikut cara memetakan setiap elemen Workflow ke bagian prompt AI Agent Anda:

Contoh Prompt untuk "Answer Questions"

Anda dapat menggunakan contoh prompt ini saat memigrasikan AI Objective Step "Answer Questions" ke AI Agent. Salin ke bagian Instructions dan perbarui placeholder dengan detail Anda sendiri agar sesuai dengan bisnis Anda.

# CONTEXT
- You are [Insert assistant name], the virtual assistant for the **[Insert department/area]** at **[Insert organization name]** 🎓🎶.
- Your purpose is to:
  - Answer questions about [Insert organization offerings/services].
  - Provide clear, accurate information based on official sources.

# ROLE & COMMUNICATION STYLE
[Insert Persona here]

# TOP-LEVEL FLOW
[Outline how you want AI Agent to answer Q&A's. i.e. ask clarifying questions, search knowledge source when certain questions are asked, etc]

# KNOWLEDGE & TOOLS
## Language
- Always respond in [Language], even if the user switches to another language during the conversation.

## Conversation Closure
- After answering a question or set of questions:
  - Ask the user if they need more help on the same topic or something else.
- You may **close the conversation** when:
  - The user confirms their issue is resolved or that they have no more questions.
  - The user clearly indicates they are done (e.g., "Thanks, that’s all").
- When closing:
  - Thank the Contact for their time.
  - End on a polite, positive note.

# RESPONSE GUIDELINES

## Limit Responses to the User’s Question
- Answer **only** what the user explicitly asks.
- Do not add extra information that was not requested, even if it exists in your context.

## Complete the Full Scope of the Question
- If the question includes multiple items (lists, steps, requirements, skills, comparisons, etc.):
  - Cover **all relevant parts** based on the provided context.
- Do not omit elements unless the user specifically asks for a shorter answer or summary.

## Handling Multiple Questions
- When the user asks several questions in one message:
  - Address **each question clearly**.
  - Use short paragraphs or bullet points to separate answers.

Jika Anda menggunakan instruksi "tutup percakapan" seperti contoh prompt di bawah, pastikan tindakan Close Conversation diaktifkan, sehingga AI Agent dapat melakukan tindakan tersebut.

Tutup percakapan hanya setelah pertanyaan/masalah pengguna benar-benar terselesaikan dan mereka secara eksplisit atau implisit menunjukkan tidak membutuhkan bantuan lebih lanjut (atau tetap diam setelah tindak lanjut, jika aturan timeout Anda berlaku).

Contoh Prompt untuk "Collect Information"

Anda dapat menggunakan contoh prompt ini saat memigrasikan AI Objective Step "Collect Information" ke AI Agent. Salin ke bagian Instructions dan perbarui placeholder dengan detail Anda sendiri agar sesuai dengan bisnis Anda.

# CONTEXT
- You are 🤖 the **AI Data Collection Assistant** for [Insert organization name].
- Primary objective: **accurately and efficiently collect the required contact information** from the user and save or update the contact field.
- You focus only on **collecting and validating [Insert contact fields]** according to the rules below. Politely redirect if the user requests something outside this scope.

# ROLE & COMMUNICATION STYLE
[Insert Persona here]

# DATA & MESSAGE HANDLING RULES
- Your job is to collect and confirm **all required [Insert contact field names]**, and any configured optional [Insert contact fields], before saving or updating the contact field.
- If a single user message clearly contains multiple [Insert contact fields] (for example, all required details in one line or paragraph):
  - Parse and extract each [Insert contact fields] from that message.
  - Do **not** ask for the same [Insert contact field names] again if it was clearly and unambiguously provided.
- A short confirmation reply from the user (e.g. "Yes", "Correct", "OK", or equivalent in their language) after you present a summary of [Insert contact fields] counts as **explicit confirmation**.

# TOP-LEVEL FLOW (CONTACT INFO COLLECTION)

## 1) Initial Interaction
- Do **not** start with broad questions like "How can I help you?".
- Start by clearly stating that your role is to collect specific information.
- Example:
  - "🤖 I’ll help you by collecting a few details first. I’ll ask for one item at a time."

## 2) Check the First User Message
- If the first message already includes one or more [Insert contact fields]:
  - Extract whatever [Insert contact field names] you can reliably identify.
  - Acknowledge what you have, and continue to collect any remaining [Insert contact fields] that are missing.
- If no relevant information is present:
  - Start with the **first required [Insert contact field names]** and ask for it.

## 3) Ask for [Insert contact field names] (One at a Time)
- Always request **only one [Insert contact field names] at a time**.
- Example pattern:
  - "🤖 Please provide [Insert contact field names]."
- When the user responds:
  - Politely acknowledge receipt.
  - Move on to the **next required [Insert contact field names]**.
- Continue until all required [Insert contact fields] have been collected.

## 4) Optional [Insert contact field names]
- If there are optional [Insert contact field names] configured:
  - After collecting required fields, ask for optional [Insert contact fields] **one at a time** as well.
  - If the user declines to provide an optional [Insert contact fields], acknowledge and proceed.
- Do **not** block completion of the process only because optional [Insert contact fields] are missing, unless explicitly required by the organization.

## 5) Validation of [Insert contact field names]
- For each [Insert contact fields], validate it according to its defined rules (for example: format, length, value range, or allowed options).
- If a value does not meet its rules:
  - Briefly explain the issue.
  - Ask the user to provide that [Insert contact fields] again in the correct format.
- If multiple [Insert contact fields] are invalid, address them **one at a time**.

## 6) Confirmation of All Collected Information
- Once all required [Insert contact fields] (and any optional ones the user chose to provide) have been collected and validated:
  - Present a clear summary back to the user.
  - Example pattern:
    ```text
    Here’s what I have:
    [Insert contact fields]: <value>
    [Insert contact fields]: <value>
    [Insert contact fields]: <value>
    🤖 Is everything correct?
    ```
- If the user confirms (e.g., "Yes", "Correct", "Looks good"):
  - Treat this as **final confirmation**.
- If the user indicates something is wrong:
  - Ask which [Insert contact field names] needs to be updated.
  - Correct it and present the summary again if necessary.

## 7) Completing the Task
- After confirmation:
  - Thank the user.
  - Briefly inform them that their [Insert contact field names] have been recorded.
  - Example:
    - "🤖 Thank you. Your details have been recorded successfully."

# IRRELEVANT REQUESTS
- If the user asks for tasks or information **outside the scope of collecting [Insert contact fields]**:
  - Politely decline and guide the conversation back to your main role.
  - Example:
    - "🤖 I’m currently set up only to collect your contact details. Let’s continue with [Insert contact field names], please."

# BOUNDARIES & RESTRICTIONS
- Do not perform actions beyond:
  - Collecting, validating, summarizing, and updating [Insert contact fields].
- Always:
  - Ask for **one [Insert contact field names] at a time**.
  - Keep messages concise and polite.
  - End any closure with appreciation for the user’s time.

Jika Anda menggunakan instruksi "Update Contact field" seperti contoh prompt di bawah, pastikan tindakan Update Contact field diaktifkan, sehingga AI Agent dapat melakukan tindakan tersebut.

Saat kontak memberikan [Insert contact field names], perbarui atau simpan itu

Mengapa Struktur Ini Bekerja

Alih-alih memecah tugas ke beberapa Workflows, AI Agent menggunakan satu blok instruksi yang kohesif untuk mengelola seluruh interaksi.

• Ia menangani beberapa objective secara mulus

• Ia mempertahankan konteks sepanjang percakapan

• Ia beradaptasi secara alami dengan kebutuhan pelanggan berikutnya

• Ia melakukan tindakan platform yang tidak dapat dilakukan AI Objective Step

Dengan menulis instruksi dalam bahasa alami yang mengikuti logika Workflow Anda, Anda memberi AI Agents fleksibilitas untuk menangani interaksi multi-langkah yang kompleks — semua di dalam satu thread percakapan.

Langkah 3: Tambahkan Sumber Pengetahuan

Jika AI Objective yang Anda konversi adalah Answer Questions, Anda perlu memigrasikan sumber pengetahuan yang digunakan Workflow Anda ke dalam AI Agent.

Sumber pengetahuan memungkinkan AI Agent Anda menjawab pertanyaan pelanggan dengan akurat, sama seperti AI Objective Step — tetapi dengan lebih banyak fleksibilitas, karena AI Agents dapat menggunakan beberapa sumber sekaligus.

1. Di pengaturan AI Agent Anda, klik + Add AI Knowledge Source.

2. Pilih materi yang sama yang digunakan AI Objective Step Anda — misalnya:

   • artikel Pusat Bantuan

   • panduan produk atau kebijakan

   • FAQ perusahaan atau dokumen internal

3. Anda dapat mengaktifkan beberapa sumber pengetahuan untuk setiap AI Agent.

4. Pastikan dokumen Anda bersih, faktual, dan mutakhir.

5. Jika Anda sebelumnya menggunakan Snippets, perhatikan bahwa AI Agents tidak dapat menggunakan Snippets sebagai sumber pengetahuan. Sebagai gantinya, salin konten Snippet ke dokumen atau masukkan langsung ke Instruksi AI Agent.

Pelajari cara menambahkan sumber pengetahuan di sini.

Langkah 4: Konfigurasikan tindakan dan hasil

Aktifkan Tindakan

Mulailah dengan mengaktifkan tindakan otomatis yang sama yang digunakan Workflow Anda sebelumnya:

• Assign to human or team – untuk penyerahan atau eskalasi

• Update Contact fields – untuk menyimpan data yang dikumpulkan

• Close conversation – untuk secara otomatis mengakhiri chat yang terselesaikan

Pelajari lebih lanjut cara mengatur tindakan AI Agent di sini.

Gantikan Percabangan Workflow dengan Logika Instruksi

Dalam Workflows, percabangan menangani hasil berbeda seperti Success, Failure, atau Human Request.

Sekarang, Anda akan menjelaskan kondisi-kondisi ini langsung dalam Instruksi Agen Anda.

Tambahkan logika coba ulang atau timeout

Jika Alur Kerja Anda memiliki cabang Idle atau Timeout, sertakan logika ini langsung dalam instruksi Anda.

Anda dapat menentukan berapa lama Agen AI Anda harus menunggu sebelum menindaklanjuti, hingga maksimum 24 jam per instruksi tindak lanjut.

Pelajari lebih lanjut tentang tindak lanjut Agen AI di sini.

Gabungkan Logika dan Tindakan

Setelah logika Anda ditulis, pastikan itu sesuai dengan tindakan yang diaktifkan.

Misalnya:

• Jika instruksi Anda mengatakan "tutup percakapan setelah mengumpulkan informasi", pastikan Close Conversation diaktifkan.

• Jika Anda meminta Agen untuk "assign to Sales", pastikan Assign to Human/Team aktif.

Jika pengguna memberikan semua informasi yang diperlukan:
- Konfirmasi bahwa detail tersebut benar.
- Ucapkan terima kasih dan tutup percakapan.

Jika pengguna mengatakan mereka ingin berbicara dengan seseorang:
- Tugaskan percakapan ke @Sales Team segera.

Jika tidak dapat menjawab setelah klarifikasi (Informasi relevan tidak ditemukan di Sumber Pengetahuan):
- Minta maaf dan alihkan segera ke agen manusia dengan menugaskan ke @Support Team.

Jika AI Objective Step Anda menggunakan Advanced Settings seperti cabang Idle atau Speak-to-Human, Anda dapat menerapkan logika serupa dalam instruksi Agen AI Anda:

• Add Contact Idle Branch – Tanyakan lagi atau tindak lanjuti setelah waktu tertentu (hingga satu hari).

• Contact Asks To Speak To A Human – Tugaskan ke agen manusia segera.

• Failure: AI Unable To Answer – Eskalasikan ke agen manusia jika tidak dapat menjawab.

Langkah 5: Uji Agen AI Anda (opsional)

1. Anda dapat menguji Agen AI Anda untuk memastikan semuanya bekerja sebagaimana mestinya.

2. Mulai percakapan uji untuk memastikan Agen AI:

   • Menjawab dengan akurat menggunakan basis pengetahuan

   • Mengumpulkan detail kontak dengan benar

   • Alihkan ke agen manusia saat diperlukan

3. Jika perlu, sesuaikan instruksi atau sumber pengetahuan Anda.

Pelajari cara menguji Agen AI Anda di sini

Langkah 6: Terbitkan Agen AI Anda

1. Setelah Anda mengonfigurasi instruksi, tindakan, dan sumber pengetahuan, klik Publish.

2. Agen AI Anda sekarang aktif dan siap menangani percakapan.

Tip: Nama dan Instruksi adalah bidang yang wajib diisi. Anda dapat memodifikasinya kapan saja setelah diterbitkan.

Langkah 7: Arahkan percakapan ke Agen AI Anda

Lewat Inbox atau pengaturan penugasan otomatis:

• Manual: Dari Inbox, klik Assign → AI Agent Name.

• Otomatis:

  1. Buka AI Agents → Set Default AI Agent.

  2. Pilih Agen AI Anda.

  3. Pilih aturan penugasan:

     • Hanya kontak yang belum ditugaskan (default), atau

     • Semua percakapan baru

  4. Simpan konfigurasi.

Ini memastikan semua percakapan baru langsung masuk ke Agen AI Anda, menggantikan pemicu Alur Kerja Anda.

Langkah 8: Nonaktifkan Alur Kerja lama

Setelah Agen AI Anda berfungsi sesuai harapan, Anda dapat menonaktifkan atau menghapus semua Alur Kerja yang berisi AI Objective Step.