Cara Menulis Prompt AI Agent yang Efektif

Menulis prompt yang jelas dan terstruktur membantu AI Agent Anda berperilaku lebih akurat dan merespon secara alami Panduan ini mencakup cara menulis perintah yang efektif untuk AI Agents di respond.io, termasuk Instruksi dan Tindakan

Instruksi vs. tindakan

Menulis instruksi

Saat membuat instruksi, susun dengan jelas sehingga Agen AI selalu tahu siapa dirinya, bagaimana berperilaku, dan langkah apa yang harus diikuti. Kami merekomendasikan untuk membagi instruksi menjadi empat bagian.

Catatan: Instruksi Agen AI mendukung hingga 10.000 karakter. Jika Anda melebihi batas, Anda akan diminta untuk mempersingkat instruksi sebelum menyimpan.

Tips menulis instruksi

Menulis instruksi yang jelas dan terstruktur membantu Agen AI bertindak konsisten. Berikut contoh praktik terbaik untuk Agen Kualifikasi Lead dan tips utama yang harus diikuti.

# KONTEKS
* Anda sedang mengobrol dengan seseorang yang sedang mengeksplor produk kami (baru, kembali, atau sekadar menjelajah). Tujuan Anda adalah membimbing mereka ke produk atau paket yang tepat.

# PERAN & GAYA KOMUNIKASI
* Bersikap hangat, membantu, dan santai—jangan pernah memaksa. Ajukan satu pertanyaan sekaligus. Jaga jawaban singkat, jelas, dan mendorong.

# ALUR TINGKAT ATAS
1. Sapa dan sambut Kontak (nama Kontak $contact.firstname). 
2. Tanyakan, kumpulkan, dan simpan field Kontak: nama, email, dan telepon (semua wajib).
3. Tanyakan tentang kebutuhan mereka: **"Apakah Anda memiliki anggaran dalam pikiran?"** 🙂"**

## KUALIFIKASI LEAD
1. **Terkualifikasi:** Jika anggaran ≥ 100000, rekomendasikan produk berdasarkan jawaban mereka menggunakan Sumber Pengetahuan.
 1.1 Jika mereka menunjukkan minat, tanyakan: **"Apakah Anda ingin memesan demo atau berbicara dengan seseorang?"**
 1.2 Jika ya, tetapkan ke @Sales Team dan perbarui Lifecycle stage menjadi Hot Lead. Jika belum siap, beri tahu mereka bahwa Anda di sini jika mereka membutuhkan bantuan nanti.
2. **Tidak Terkualifikasi:** Jika anggaran < 100000, lanjutkan menjawab pertanyaan yang mereka miliki.

# BATASAN
1. Jangan beri tahu Kontak apakah mereka memenuhi syarat atau tidak. Lanjutkan alur dengan lancar.

• Gunakan istilah kanonik (nama dan tindakan persis dari Workspace Anda):

  • Tim/agen: misalnya @Support Team, @Sales Team, @Jane Doe

  • Aksi: misalnya Tugaskan ke, Tutup percakapan, Perbarui tahap siklus hidup, Perbarui Field Kontak

  • Field Kontak: mis. Field Nama, Field Email, Field Telepon — agar data tersimpan/diperbarui dengan benar

• Susun instruksi Anda dengan jelas:

  • Susun langkah menjadi urutan logis (Sapa → Tanyakan → Putuskan → Tugaskan)

  • Gunakan bentuk poin daripada paragraf (Shift + Enter untuk ganti baris)

  • Gunakan header (# H1, ## H2) untuk setiap bagian. Misalnya:

    # KONTEKS
    # PERAN DAN GAYA KOMUNIKASI
    # ALUR TINGKAT ATAS
    ## ALUR SUB-LEVEL
    # BATASAN

• Jaga bahasa tetap jelas dan dapat digunakan:

  • Tulis dalam bahasa Inggris yang jelas dan bersifat percakapan (bahasa lain juga dapat digunakan jika istilah kanonis dipertahankan)

  • Gunakan simbol (=, <, :) untuk perbandingan atau kondisi

  • Jaga tata bahasa/ejaan tetap benar

  • Gunakan emoji secukupnya (agar tetap ramah namun profesional)

• Jelaskan kemampuan:

  • Jelaskan apa yang Agen bisa dan tidak bisa lakukan

  • Jangan membebani instruksi dengan terlalu banyak detail → gunakan Aksi untuk eksekusi (mis. penugasan, penutupan, memperbarui field)

• Atur berdasarkan alur dan skenario:

  • Mulai dengan alur tingkat atas (mis. Sapa → Tanyakan → Putuskan → Tugaskan)

  • Bagi menjadi skenario untuk situasi umum

    • Contoh: Dalam prompt Sales Agent di atas, “Qualifying Lead” adalah skenario tersendiri

  • Ini membuat prompt lebih mudah dibaca, diperbarui, dan dipelihara

Menulis prompt aksi

Prompt aksi digunakan ketika Agen AI melakukan sesuatu sebelum mengirim balasan — seperti menugaskan chat atau menutup percakapan.

Ini harus singkat, spesifik, dan fokus pada eksekusi.

Cara menulisnya

Untuk setiap aksi, jelaskan:

• Kapan hal itu harus terjadi (kondisi)

• Apa yang harus dilakukan Agen

Tips untuk aksi

Agen AI dapat diberi tahu apa yang harus dilakukan di dua tempat:

• Kotak Instruksi

  • Di sini biasanya Anda menulis alur langkah demi langkah, mis. “Sapa → Tanyakan → Tugaskan → Tutup”.

  • Ini adalah instruksi berurutan, artinya dijalankan sesuai urutan seperti skrip.

• Pengaturan aksi

  • Di sini Anda dapat mengonfigurasi aturan tidak berurutan, mis. “Jika pengguna meminta manusia → Tugaskan ke @Support Team”.

  • Ini tidak bergantung pada alur; mereka dapat dipicu kapan saja.

Untuk akurasi terbaik, disarankan mencakup aksi di kedua tempat (instruksi dan pengaturan aksi). Dengan begitu Agen AI selalu tahu apa yang harus dilakukan.

Jika Anda hanya menambahkannya di kotak instruksi, pastikan aksi terkait juga diaktifkan — jika tidak Agen AI tidak akan bisa mengeksekusinya, meskipun instruksi Anda menyebutkannya.

Menulis prompt untuk tindak lanjut

Agen AI dapat secara otomatis mengirim pesan tindak lanjut ketika Kontak tidak merespons setelah waktu tertentu — membantu menjaga kelanjutan percakapan dan meningkatkan keterlibatan.

Untuk mengaktifkan ini, tambahkan instruksi tindak lanjut yang jelas pada bagian Instructions di halaman konfigurasi Agen AI.

Berikut contoh yang menunjukkan bagaimana Agen AI menangani tindak lanjut, respons, dan penutupan percakapan:

Jika pelanggan tidak membalas setelah 2 menit, kirim tindak lanjut lembut seperti: "Hei, Anda masih di sana?" "Tidak terburu‑buru, hanya mengecek." Jika masih belum ada balasan, tutup percakapan, perbarui tahap siklus hidup menjadi Prospek Dingin, dan katakan "Saya akan menutup percakapan." Silakan hubungi saya kapan saja jika Anda ingin melanjutkan!"

Cara kerjanya:

• Setelah 2 menit tanpa respons, Agen AI secara otomatis mengirim pesan tindak lanjut.

• Jika Kontak masih tidak merespons setelah itu, Agen AI menjalankan tindakan berikut yang ada dalam prompt — menutup percakapan, memperbarui status siklus hidup, dan mengirim pesan terakhir.

• Jika Kontak membalas sebelum aksi terakhir dalam prompt Anda, semua aksi tindak lanjut yang tersisa dibatalkan dan percakapan berlanjut seperti biasa.

Contoh ini menunjukkan bagaimana Anda dapat menghubungkan beberapa langkah menjadi satu alur tindak lanjut dalam prompt Anda.

Dasar tindak lanjut

• Agen AI memeriksa apakah Kontak belum membalas setelah jangka waktu yang Anda tentukan dalam prompt.

• Jika tidak ada respons yang diterima dalam waktu tersebut, Agen AI mengirim pesan tindak lanjut yang Anda tentukan.

• Urutan tindak lanjut berhenti secara otomatis jika:

  • Kontak membalas sebelum waktu yang dijadwalkan

  • Percakapan tidak ditugaskan atau ditutup

  • Agen AI menentukan bahwa Kontak tidak lagi berminat, telah mengucapkan selamat tinggal, atau tujuan tercapai

Anda dapat menyertakan satu atau beberapa tindak lanjut dalam prompt Anda untuk menangani berbagai skenario atau langkah eskalasi.

Jika Anda menulis instruksi tindak lanjut sebelum fitur Follow-Up diluncurkan, Anda perlu menyimpan ulang template Anda agar perubahan berlaku.

Batasan Follow-Up

• Setiap tindak lanjut harus dijadwalkan dalam 24 jam (1 hari) sejak pesan sebelumnya.

• Anda dapat menyertakan hingga 5 tindak lanjut per prompt, masing-masing dengan waktu, pesan, dan aksi sendiri (mis. mengirim pengingat, menugaskan pengguna, atau menutup percakapan).

• Agen AI akan mengikuti jadwal yang ditentukan di prompt Anda, tetapi pesan yang dikirim di luar jendela 24 jam WhatsApp mungkin gagal dikirim.

• Setelah tindak lanjut terakhir, Agen AI melanjutkan tindakan tersisa yang didefinisikan dalam prompt Anda (misalnya, menugaskan atau mengirim pesan).

Menggunakan pengoptimal prompt

Saat mengedit instruksi atau prompt aksi, Anda dapat menggunakan alat prompt optimizer untuk meningkatkan kejelasan dan pilihan kata sambil mempertahankan maksud asli.

Gunakan ketika:

• Anda menginginkan versi prompt yang lebih rapi atau terstruktur

• Anda tidak yakin bagaimana mengungkapkannya dengan jelas

• Anda memulai dari awal dan ingin panduan

Cukup klik Optimize, tinjau penulisan ulang yang disarankan, dan sesuaikan jika perlu.

Ini bekerja untuk instruksi umum maupun aksi spesifik seperti menugaskan percakapan atau menutup chat.

Menggunakan variabel

Variabel membuat respons terasa pribadi dan akurat.

Variabel dapat digunakan di instruksi dan aksi — terutama saat mengumpulkan atau merujuk detail Kontak.

Menggunakan variabel @

Variabel @ memungkinkan Agen AI menugaskan percakapan ke tim, agen manusia, atau Agen AI lain berdasarkan instruksi atau prompt aksi.

Ini mendukung routing yang meniru penugasan manual di Inbox — membuatnya sangat berguna untuk aksi berbasis template.

Tips untuk variabel

• Gunakan logika yang jelas dalam prompt aksi Anda (mis. "Jika Kontak menanyakan harga, tugaskan ke @Sales.").

• Jika memungkinkan, selaraskan struktur tim Workspace Anda dengan cara Anda ingin menggunakan Agen AI untuk routing.

Menggunakan variabel field Kontak dalam prompt

Anda dapat menggunakan $contact.fieldName untuk merujuk secara dinamis informasi Kontak yang sudah ada. Ini sangat berguna ketika:

• Anda ingin Agen AI mempersonalisasi sapaan atau responsnya

• Anda perlu memverifikasi atau mengonfirmasi detail yang sebelumnya dibagikan oleh Kontak

• Anda ingin menghindari menanyakan info yang sudah tersedia

Tips untuk variabel field Kontak

Variabel field Kontak mempersonalisasi respons Agen Anda dan membantu menyimpan atau memperbarui data pelanggan secara otomatis.

• Apa yang terjadi di balik layar: Ketika Agen AI menghasilkan balasan, variabel diganti dengan nilai aktual dari profil Kontak.

  • Contoh: $contact.name → menjadi "Wilson" dalam percakapan.

• Apa yang sebenarnya dilihat AI: Agen AI hanya melihat nilai ("Wilson"), bukan label variabel ($contact.name).

Mengapa ini penting

• Jika Anda hanya menulis "email yang Anda berikan sebelumnya", Agen AI tidak akan tahu Anda maksud $contact.email — ia hanya akan melihat nilainya (mis. wilson@email.com), dan bisa bingung jika ada beberapa email yang disebutkan.

• Dengan selalu merujuk nama field dan nilainya (mis. Email: $contact.email, Phone number: $contact.phone), Anda membuatnya sangat jelas bagian informasi mana yang Anda maksud.

• Jika Anda ingin Agen AI menyimpan atau memperbarui sebuah field, jelaskan secara eksplisit dan sebutkan field ID dalam prompt Anda:

  • Contoh: "Simpan dan perbarui field email jika pengguna memberikan yang baru."

Contoh prompt

Sekarang setelah Anda belajar cara menyusun prompt, menggunakan variabel, dan menulis instruksi yang jelas, mari lihat beberapa contoh lengkap. Ini membandingkan prompt yang baik vs prompt yang buruk sehingga Anda dapat melihat bagaimana praktik terbaik diterapkan dalam kehidupan nyata.

Contoh 1

Prompt yang baik

# KONTEKS
* Pandu pengunjung halaman harga ke paket yang tepat.

# PERAN & GAYA KOMUNIKASI
* Hangat, ringkas; satu pertanyaan setiap kali.

# ALUR TINGKAT ATAS
1) Sapa pelanggan menggunakan nama mereka: $contact.firstname
2) Tanyakan & simpan **Name field**, **Email field**, **Phone field**
3) Tanyakan anggaran

## SKENARIO
* Jika anggaran ≥ 100000 → Rekomendasikan paket; minta demo
  - Jika ya → **Assign to @Sales Team**; **Update Lifecycle stages** → **Hot Lead**
* Jika tidak → Jawab pertanyaan; pertahankan chat yang membantu

# BATASAN
* Bisa: Rekomendasikan, **Assign to**, **Update Contact fields**, **Update Lifecycle stages**
* Tidak bisa: Menawarkan diskon atau menerima pembayaran

Mengapa ini berhasil:

• Header yang jelas, alur tingkat atas, skenario.

• Cepat dibaca, mudah dipelihara.

Prompt yang buruk

Hai, selamat datang! Dapatkan info dan anggaran mereka; rekomendasikan opsi; jika mereka besar, teruskan ke @Sales Team 
Jika mereka ragu, lanjutkan percakapan dan jangan katakan bahwa mereka sudah memenuhi syarat atau sejenisnya. Kita akan menyelesaikannya nanti dan menutupnya.

Mengapa ini tidak berhasil:

• Tidak ada header, tidak ada bagian, tidak ada urutan.

• Pembaca harus menebak urutan dan aksi.

Contoh 2

Prompt yang baik

# KONTEKS
* Menyaring masalah produk dan mengarahkan dengan benar.

# PERAN DAN GAYA KOMUNIKASI
* Tenang, profesional, ramah 🙂

# ALUR TINGKAT ATAS
1) Sapa pelanggan dengan nama mereka: $contact.firstname
2) Minta ringkasan singkat dan langkah yang sudah dicoba

## SKENARIO
* Mendesak (login diblokir | kehilangan data | gangguan) → **Assign to @Support Team**; atur ekspektasi
* Tidak mendesak → Berikan langkah/dokumen bantuan; jika terselesaikan **Close conversation**; jika tidak **Assign to @Support Team**

# BATASAN
* Bisa: Berbagi panduan.
* Tidak bisa: Mengakses penagihan, mereset kata sandi, mengubah kepemilikan.

Mengapa ini bekerja:

• Bahasa yang bersih dan profesional dengan istilah yang tepat.

• Aksi/tim/field kanonis digunakan apa adanya.

Prompt yang buruk

Hai, tolong bantu pengguna dengan masalah
- jika mendesak, beri tahu tim teknis. 
- ambil nama/email/telepon jika bisa. 
- jika mereka VIP, teruskan ke @Sales Team. Tutup percakapan saat selesai dan tandai sebagai Hot Lead

Mengapa ini tidak bekerja:

• Slang/typo ("pls", "suppot teem"), aksi tidak jelas, kapitalisasi tidak konsisten.

• Tidak ada nama tim kanonis atau kata kerja aksi.

Contoh 3

Prompt yang baik

# KONTEKS
* Tangani permintaan fitur enterprise dan penyerahan.

# PERAN DAN GAYA KOMUNIKASI
* Transparan, tidak memaksa.

# ALUR TINGKAT ATAS
1) Tanyakan dan perbarui: **Field Nama**, **Field Email**, **Field Telepon**
2) Konfirmasi kebutuhan dan anggaran

## LANGKAH AKSI (Urutan yang Benar)
* Diminta demo DAN anggaran ≥ 100000:
  1) Rekomendasikan paket; konfirmasi demo
  2) **Tetapkan ke @Sales Team**
  3) **Perbarui tahap siklus hidup** → **Prospek Hangat**
  4) Ringkas langkah selanjutnya; konfirmasi
  5) **Tutup percakapan**
* Hanya info / belum siap:
  - Bagikan gambaran umum; tetap buka untuk Q&A
  - **Tutup percakapan** hanya setelah mereka mengonfirmasi selesai

# BATASAN
* Bisa: Rekomendasikan paket. 
* Tidak bisa: Menawarkan diskon, mengubah kontrak.

Mengapa ini bekerja:

• Setiap aksi memiliki prasyarat dan urutan yang tepat.

• Daftar langkah terpisah menghilangkan ambiguitas.

Prompt yang buruk

Jika seseorang meminta fitur enterprise:
- tutup chat agar rapi
- kemudian tandai mereka Hot Lead dan nanti tugaskan ke sales jika mereka membalas lagi.
- Dapatkan email jika perlu.

Mengapa ini tidak berhasil:

• Menugaskan sebelum mengidentifikasi; memperbarui lifecycle secara acak; menutup terlalu awal.

• Tidak ada pemicu jelas untuk setiap aksi.