如何撰寫有效的AI代理提示

撰寫清晰、結構化的提示可讓您的AI代理更準確地行事並自然地回應。 本指南涵蓋如何為 respond.io 上的 AI 代理編寫有效提示，包括 指示 和 行動。

指示與行動

編寫指示

在創建指示時，請明確結構，以便 AI 代理隨時知道 它是誰、應如何行為，以及要遵循的步驟。 我們建議將指示分為四個部分。

注意：AI 代理的指示支援最多 10,000 個字元. 若超過限制，系統會提示您在儲存前縮短指示.

指示撰寫建議

撰寫清晰且具結構的指示有助於 AI 代理保持一致的行為. 以下為 潛在客戶資格銷售代理 的最佳範例與應遵循的重點提示.

# 背景
* 你正在與一位正在探索我們產品的人聊天（新訪客、回訪者或瀏覽者）. 你的目標是引導他們選擇合適的產品或方案.

# 角色與溝通風格
* 保持親切、有幫助且放輕鬆——絕不強迫. 一次只問一個問題. 回覆要簡短、清楚且具鼓勵性.

# 頂層流程
1. 向聯絡人打招呼並歡迎（聯絡人姓名 $contact.firstname） 
2. 詢問、收集並儲存聯絡人欄位：姓名、電子郵件與電話（皆為必填）。
3. 詢問他們的需求：**"您有預算在考慮嗎？ 🙂"**

## 潛在客戶資格審核
1. **合格：** 若預算 ≥ 100000，根據他們的回答利用知識來源推薦產品.
 1.1 若他們表現出興趣，詢問： **「您想預約示範或與人員聊聊嗎？」**
 1.2 若回答是，指派給 @Sales Team 並將生命週期階段更新為 高潛在客戶. 若尚未準備好，告知他們日後需要協助時可以再與您聯絡.
2. **不合格：** 若預算 < 100000，繼續回答他們的任何問題.

# 範圍限制
1. 不要告知聯絡人他們已被判定為合格或不合格. 以優雅的方式執行流程.

• 使用標準術語（工作區中的精確名稱與操作）：

  • 團隊／代理：例如 @Support Team、@Sales Team、@Jane Doe

  • 操作：例如 Assign to、Close conversation、Update Lifecycle stages、Update Contact fields

  • Contact fields：例如 Name field、Email field、Phone field — 以確保資料正確儲存/更新

• 清楚地結構化你的指示：

  • 將步驟分成合乎邏輯的順序（Greet → Ask → Decide → Assign）

  • 使用要點形式而非段落（Shift + Enter 換行）

  • 為每個章節使用標題（# H1、## H2）. 例如：

    # 背景
    # 角色與溝通風格
    # 頂層流程
    ## 次級流程
    # 範圍限制

• 保持語言清晰且可用：

  • 以清晰、對話式的英文撰寫（若保留標準術語，其他語言亦可）

  • 使用符號（=、<、:）來表示比較或條件

  • 保持語法/拼字正確

  • 謹慎使用表情符號（以保持親切但專業）

• 明確說明能力範圍：

  • 說明 Agent 可以與 不可以 做的事

  • 不要用過多細節塞滿指示 → 使用 Actions 來執行（例如 指派、關閉、更新欄位）

• 以流程與情境組織：

  • 從 頂層流程 開始（例如 Greet → Ask → Decide → Assign）

  • 將其拆成常見情境的 scenarios

    • 範例：在上述銷售代理提示中，「潛在客戶資格審核」為一個獨立情境

  • 這讓提示更易閱讀、更新與維護

撰寫操作提示

當 AI 代理在回覆前需要執行某些操作時使用操作提示 — 如指派聊天或關閉對話.

這些應該 簡短、明確，並 專注於執行.

如何撰寫

對於每個操作，請描述：

• 何時應發生（條件）

• Agent 應該做什麼

操作小技巧

可以在兩個地方告訴 AI 代理要做什麼：

• 指示欄

  • 此處通常撰寫逐步流程，例如 「Greet → Ask → Assign → Close」.

  • 這些為順序性指示，表示它們會像腳本一樣按順序執行.

• Actions 設定

  • 在此可設定非順序性規則，例如 「If user asks for a human → Assign to @Support Team」.

  • 這些不依賴流程，會在任何時候觸發.

為達到最佳準確性，建議在兩個地方都涵蓋操作（指示與Actions 設定）. 這樣 AI 代理就能隨時知道該做什麼.

如果你只在 指示欄 添加它們，請同時確保相對應的操作已啟用 — 否則即使指示中提及，AI 代理也無法執行.

撰寫追蹤提示

當聯絡人在特定時間內未回覆時，AI 代理可以自動發送追蹤訊息 — 幫助你維持對話並提高參與度.

要啟用此功能，請在 AI 代理設定頁的 Instructions 區段加入清晰的追蹤指示.

以下為示例，說明 AI 代理如何處理追蹤、回覆與對話結束：

如果客戶在 2 分鐘內未回覆，發送輕柔的追蹤訊息，例如："嘿，你還在嗎？ 沒關係，只是確認一下." 如果仍然沒有回覆，關閉對話，將生命週期更新為 Cold Lead，並說 "I'll close the conversation. 隨時想繼續都可以通知我！"

運作方式：

• 若在 2 分鐘內未收到回覆，AI 代理會自動發送追蹤訊息。

• 如果聯絡人仍未回覆，AI 代理會執行提示中定義的下一步操作 — 關閉對話、更新生命週期狀態，並發送最終訊息。

• 若聯絡人在提示最後一個動作前回覆，所有剩餘的追蹤動作將被取消，對話照常進行.

此範例示範如何在提示中將多個步驟串成單一追蹤流程.

追蹤基礎

• AI 代理會檢查聯絡人是否在您於提示中指定的時間後仍未回覆。

• 若在該時間內未收到回覆，AI 代理會發送您定義的追蹤訊息。

• 當發生以下情況時，追蹤序列會自動停止：

  • 聯絡人在預定時間前回覆

  • 對話被取消指派或關閉

  • AI 代理判定聯絡人為 不再感興趣、已說再見，或 目標已達成

你可以在提示中包含一或多個追蹤，以應對不同情境或升級步驟.

若你在追蹤功能上線 之前 已撰寫追蹤指示，需 重新儲存範本 使變更生效.

追蹤限制

• 每則追蹤必須在前一則訊息的 24 小時（1 天）內 排程.

• 每個提示最多可包含 5 則追蹤，每則可設定自己的時間、訊息與動作（例如發送提醒、指派使用者或關閉對話）.

• AI 代理會遵循您在提示中定義的時程，但在 WhatsApp 的 24 小時時限之外發送的訊息可能無法送達。

• 在最後一次追蹤之後，AI 代理會繼續執行提示中定義的其餘動作（例如指派或發送訊息）。

使用提示優化器

在編輯 指示或操作提示 時，你可以使用提示優化器工具來提升清晰度與措辭，同時保留原始意圖.

以下情況可使用：

• 你想要更精緻或有結構的提示版本

• 你不確定如何清楚表達

• 你從頭開始並想要指導

只需點擊 Optimize，檢視建議的重寫內容，並在必要時調整.

這適用於一般指示以及像指派對話或關閉聊天等具體操作.

使用變數

變數能讓回覆更具個人化與準確性.

變數可同時用於指示與操作 — 特別是在收集或引用聯絡人資訊時.

使用 @ 變數

在指示或操作提示中，@ 變數 允許 AI 代理將對話指派給特定的 團隊、人工代理 或 其他 AI 代理.

它支援模擬收件箱中人工指派的路由功能 — 在範本化操作中特別有用.

變數使用小技巧

• 在你的 action prompts 中使用清晰的邏輯（例如 「If the Contact asks about pricing, assign to @Sales.」）.

• 如可能，將你的 Workspace team structure 與希望用於 AI 代理路由的方式對齊.

在提示中使用聯絡人欄位變數

你可以使用 $contact.fieldName 動態參考聯絡人的現有資訊. 在以下情況特別有用：

• 你希望 AI 代理個人化問候或回覆

• 你需要驗證或確認聯絡人先前提供的細節

• 你想避免向對方詢問已存在的資訊

聯絡人欄位變數使用技巧

聯絡人欄位變數能個人化你的代理回覆，並幫助自動儲存或更新客戶資料.

• 幕後發生的事：當 AI 代理產生回覆時，變數會被聯絡人檔案中的實際值取代.

  • 範例：$contact.name → 在對話中會變為 “Wilson”。

• AI 實際看到的是：AI 代理只會看到值（“Wilson”），而不是變數標籤（$contact.name）。

為何重要

• 如果你只寫 「你之前給的電子郵件」，AI 代理不會知道你指的是 $contact.email — 它只會看到值（例如 wilson@email.com），若提到多個電子郵件可能會混淆.

• 透過同時參照 欄位名稱與其值（例如 Email: $contact.email, Phone number: $contact.phone），你可以明確指出你在談論哪筆資訊.

• 若你希望 AI 代理儲存或更新欄位，請在提示中明確指出並使用欄位的 field ID：

  • 範例：「若使用者提供新電郵，請儲存並更新 email 欄位。」

提示範例

既然你已學會如何構建提示、使用變數並撰寫清楚的指示，現在來看一些完整範例. 這些比較了 良好提示與不良提示，讓你看見最佳實務在實際情境中的應用.

範例 1

良好提示

# 背景
* 引導定價頁的訪客選擇適合的方案.

# 角色與溝通風格
* 親切、簡潔；一次只問一個問題.

# 頂層流程
1) 使用 $contact.firstname 向客戶致意
2) 詢問並儲存 **Name field**、**Email field**、**Phone field**
3) 詢問預算

## 情境
* 若預算 ≥ 100000 → 推薦方案；詢問示範
  - 若同意 → **Assign to @Sales Team**；**Update Lifecycle stages** → **Hot Lead**
* 否則 → 回答問題；保持聊天有幫助

# 範圍限制
* 可以：Recommend、**Assign to**、**Update Contact fields**、**Update Lifecycle stages**
* 不可以：提供折扣或收款

為何可行：

• 清晰的標題、頂層流程與情境.

• 易讀且易於維護.

不良提示

嘿，歡迎！ 收集他們的資訊和預算，推薦一些東西，若規模大就交給銷售. 
如果他們不確定，就繼續聊天，不要說他們是否合格或類似的話. 我們之後再想辦法，然後關掉它.

為何這樣不可行：

• 沒有標題、沒有章節、沒有順序.

• 讀者必須猜測順序與操作.

範例 2

良好提示

# 背景
* 分流產品問題並正確路由.

# 角色與溝通風格
* 冷靜、專業、友善 🙂

# 頂層流程
1) 使用 $contact.firstname 向客戶致意
2) 詢問簡要摘要與已嘗試的步驟

## 情境
* 緊急（無法登入 | 資料遺失 | 服務中斷）→ **Assign to @Support Team**；設定預期
* 非緊急 → 提供操作步驟/說明文件；若已解決 **Close conversation**；否則 **Assign to @Support Team**

# 範圍限制
* 可以：分享指南.
* 不可：存取帳務、重設密碼、變更所有權.

為何可行：

• 用詞精確、乾淨且專業的英文.

• 以字面方式使用標準操作／團隊／欄位名稱.

不良提示

嗨，請幫助使用者處理問題
- 若緊急就通知技術團隊. 
- 如果可以就抓取姓名/電子郵件/電話. 
- 若他們是 VIP 就送交銷售團隊. 完成後關閉並標記為 hot lead

為何這樣不可行：

• 俚語／打字錯誤（“pls”、“suppot teem”）、模糊的操作、不一致的大小寫.

• 沒有使用標準的團隊名稱或動作動詞.

範例 3

良好提示

# 背景
* 處理企業功能需求與交接.

# 角色與溝通風格
* 透明、不強迫.

# 頂層流程
1) 詢問並更新：**Name field**、**Email field**、**Phone field**
2) 確認需求與預算

## 操作步驟（正確順序）
* 若要求示範且預算 ≥ 100000：
  1) 推薦方案；確認示範
  2) **Assign to @Sales Team**
  3) **Update Lifecycle stages** → **Hot Lead**
  4) 彙整後續步驟；確認
  5) **Close conversation**
* 只是資訊／尚未準備：
  - 分享概覽；保持問答
  - 僅在他們確認完成後 **Close conversation**

# 範圍限制
* 可以：推薦方案. 
* 不可：提供折扣、修改合約.

為何可行：

• 每個操作都有前提條件和明確順序.

• 分開的步驟清單消除歧義.

不良提示

若有人要求企業功能：
- 關閉聊天以保持整潔
- 然後標記為 Hot Lead，若他們再回覆則再分配給銷售.
- 如有需要，取得電子郵件.

為何這樣不可行：

• 在確認前就指派；隨意更新生命週期；過早關閉.

• 每個操作沒有明確的觸發條件.