Cách tránh vòng lặp quy trình làm việc

Vòng lặp quy trình làm việc—trong đó các quy trình lặp lại không cần thiết hoặc yêu cầu nhiều bước qua lại—có thể tác động đến cả nhóm của bạn và khách hàng theo nhiều cách khác nhau. Từ sự chậm trễ trong hỗ trợ đến vấn đề thanh toán và hành trình mua hàng khó hiểu, những tình trạng kém hiệu quả này có thể dẫn đến sự thất vọng, lãng phí thời gian và giải quyết chậm hơn.

Hướng dẫn này trình bày cách ngăn ngừa vòng lặp quy trình làm việc, nguyên nhân phổ biến và giải pháp khắc phục sự cố.

Vòng lặp quy trình làm việc là gì?

Vòng lặp quy trình công việc xảy ra khi một bước trong quy trình vô tình kích hoạt chính nó hoặc một bước khác nhiều lần, tạo thành một chu kỳ vô tận. Điều này có thể dẫn đến tình trạng quá tải hệ thống, lãng phí tài nguyên và sự chậm trễ không cần thiết, gây khó chịu cho cả nhóm và khách hàng của bạn.

Nguyên nhân phổ biến của vòng lặp quy trình làm việc

Nguyên nhân phổ biến nhất là sử dụng Bước Kích hoạt quy trình làm việc khác (TAW) không đúng cách.

Ví dụ:

Quy trình làm việc A gán một thẻ kích hoạt Quy trình làm việc B.
Quy trình làm việc B chứa Bước TAW kích hoạt lại Quy trình làm việc A, tạo ra một vòng lặp vô tận.

Làm thế nào để tránh nó

Đảm bảo quy trình công việc được kích hoạt bởi các bước TAW không tham chiếu hoặc kích hoạt lại quy trình công việc ban đầu.
Duy trì quy trình làm việc độc lập để tránh các vòng lặp không mong muốn.

Tìm hiểu thêm về Bước kích hoạt quy trình làm việc khác tại đây.

Thực hành tốt nhất để tránh vòng lặp quy trình làm việc

Sau đây là một số cách bạn có thể tránh vòng lặp trong quy trình làm việc của mình:

Đơn giản hóa thiết kế quy trình làm việc

Các quy trình làm việc lớn, phức tạp có nguy cơ xảy ra lỗi lặp cao hơn do có nhiều kết nối.

Thay vì:

Chia nhỏ các quy trình công việc phức tạp thành các quy trình độc lập nhỏ hơn.
Giảm sự phụ thuộc giữa các quy trình công việc.

Lên kế hoạch và kiểm tra quy trình làm việc của bạn

Trước khi xuất bản quy trình công việc:

Vẽ sơ đồ trực quan. Bạn có thể sử dụng bản phác thảo hoặc Trình xây dựng quy trình làm việc để thực hiện việc này.
Hãy thử trước nhé. Thực hiện việc này với tính năng Kiểm tra để kiểm tra các vòng lặp tiềm ẩn.

Tránh logic tuần hoàn

Nếu sử dụng Bước TAW , hãy đảm bảo Bước đó không kích hoạt quy trình công việc liên kết ngược lại với chính nó.

Kết hợp các hành động liên quan thành một quy trình công việc duy nhất để giảm sự phụ thuộc lẫn nhau không cần thiết.

Sử dụng Kích hoạt Mở & Đóng cuộc trò chuyện

Các kích hoạt này ngăn chặn luồng công việc chạy mãi mãi:

Mở cuộc trò chuyện đảm bảo quy trình công việc chỉ bắt đầu khi cần thiết.
Đóng cuộc hội thoại dừng quy trình công việc không được kích hoạt lại thông qua Bước TAW.

Các mẫu quy trình làm việc như Menu trò chuyện nhiều cấp: Menu chính và Menu phụ sử dụng khái niệm này để ngăn ngừa vòng lặp. Tìm hiểu thêm về các mẫu này tại đây.