วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของตัวแทนในโมดูลกล่องจดหมาย

ในบทความนี้ คุณจะพบวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของตัวแทนในการจัดการบทสนทนาบนแพลตฟอร์ม Respond.io

ตัวแทนอาจไม่ได้ใช้ความสามารถของโมดูลกล่องจดหมายอย่างเต็มประสิทธิภาพเสมอไป ซึ่งมักส่งผลให้เวลาตอบสนองช้าลงเมื่อเทียบกัน ค้นพบว่าตัวแทนจะเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานคุณลักษณะของโมดูลกล่องจดหมายเพื่อจัดการบทสนทนาได้อย่างราบรื่นและเพิ่มผลผลิตได้อย่างไร

ประโยชน์ของการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของตัวแทนในโมดูลกล่องจดหมาย

การปรับปรุงการจัดการบทสนทนา
ให้การสนับสนุนลูกค้าที่ดีขึ้นผ่านความเข้าใจบริบทที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น
ยกระดับประสิทธิผลการสื่อสารโดยรวม

วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของตัวแทนในโมดูลกล่องจดหมาย

ต่อไปนี้เป็นวิธีการที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในโมดูลกล่องจดหมาย:

เร่งความเร็วการค้นหาบทสนทนาและกระบวนการกรอง

คุณลักษณะการเรียงลำดับตามช่วยให้ตัวแทนมีตัวเลือกต่างๆ มากมายในการกรองรายการการสนทนาและค้นหาการสนทนาที่เกี่ยวข้อง

ตัวแทนที่ทำงานอย่างแข็งขันในการแก้ไขปัญหาที่เปิดอยู่สามารถกรองรายการสนทนาตาม เปิด และเรียงลำดับตาม ใหม่ล่าสุดได้ ตัวแทนสามารถเปลี่ยนการเรียงลำดับได้อย่างง่ายดายเป็น เปิดนานที่สุด เพื่อตรวจสอบปัญหาที่เปิดมานานที่สุด วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาของตัวแทนจากการต้องเลื่อนดูอย่างไม่มีที่สิ้นสุดเพื่อค้นหาบทสนทนา

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการค้นหา การกรอง และการเรียงลำดับการติดต่อที่นี่.

รวมระเบียนที่ซ้ำกันเพื่อรับบริบทที่อัปเดตสำหรับผู้ติดต่อแต่ละราย

บันทึกการติดต่อซ้ำอาจเกิดขึ้นบนแพลตฟอร์มเนื่องจากข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลหรือลูกค้าติดต่อธุรกิจโดยใช้ช่องทางการส่งข้อความที่แตกต่างกัน เมื่อเหตุการณ์นี้เกิดขึ้น ประวัติการสนทนาของผู้ติดต่อจะกระจายไปยังช่องทางการส่งข้อความหลายช่องทาง

ก่อนที่จะเริ่มบทสนทนากับผู้ติดต่อ ขอแนะนำให้ตรวจสอบและรวมระเบียนผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน การดำเนินการนี้จะรวบรวมประวัติการสนทนาของผู้ติดต่อ และให้ตัวแทนมองเห็นมุมมองแบบครบถ้วนเกี่ยวกับการโต้ตอบที่ผ่านมาของผู้ติดต่อ

ตรวจสอบคำแนะนำในการรวมข้อมูลติดต่อ

เมื่อแพลตฟอร์มตรวจพบว่าหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อถูกใช้โดยผู้ติดต่อหนึ่งรายหรือมากกว่านั้น จะมีตัวบ่งชี้อยู่บนแท็บ ข้อเสนอแนะในการผสาน ที่แถบด้านข้างแนวตั้งของโมดูลกล่องจดหมายเข้า

ดำเนินการผสานการติดต่อ

เมื่อมีข้อบ่งชี้สำหรับคำแนะนำในการผสาน ให้ตรวจสอบความเกี่ยวข้องแล้วดำเนินการผสานผู้ติดต่อเพื่อรวมระเบียนผู้ติดต่อหลายรายการให้เป็นระเบียนเดียวที่สมบูรณ์ เรียนรู้วิธีการ รวมรายชื่อติดต่อของคุณที่นี่.

เริ่มการสนทนาบนช่องอื่น ๆ ด้วยคุณสมบัติ Channel Switcher

ตัวแทนสามารถใช้ฟีเจอร์ตัวสลับช่อง เพื่อเริ่มบทสนทนาในช่องต่างๆ กับผู้ติดต่อที่ไม่ได้ตอบกลับข้อความก่อนหน้า หากต้องการคำแนะนำอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึง Channel Switcher คลิก ที่นี่.

การพักการสนทนาเพื่อการจัดการกล่องจดหมายและการติดตามผล

การพักการสนทนาถือเป็นอีกทางเลือกหนึ่งนอกเหนือจากการยุติการสนทนา ตัวแทนสามารถใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อวางการสนทนาที่ไม่ได้ใช้งานไว้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เพื่อให้กล่องจดหมายของพวกเขาไม่รก และสามารถมุ่งเน้นไปที่การสนทนาที่ใช้งานอยู่ได้

ตัวแทนยังสามารถใช้คุณลักษณะนี้เพื่อเตือนโดยอัตโนมัติให้ติดตามการสนทนาที่สำคัญได้ ตัวอย่างเช่น ตัวแทนสามารถพักการสนทนากับผู้ติดต่อ VIP และติดตามผู้ติดต่ออย่างใกล้ชิดหลังจากระยะเวลาที่กำหนด เพื่อตรวจสอบว่าผู้ติดต่อพึงพอใจกับการแก้ไขปัญหาหรือไม่ หรือว่าปัญหายังคงเกิดขึ้นอยู่หรือไม่

เรียนรู้วิธีการ เลื่อนเวลาการพูดคุยและยกเลิกการเลื่อนเวลาการสนทนาได้ที่นี่.

ส่งมอบการตอบกลับสำเร็จรูปด้วย Snippets

ตัวแทนสามารถใช้เทมเพลตการตอบกลับที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งเรียกอีกอย่างว่าข้อความสั้นๆ หรือการตอบกลับสำเร็จรูป เพื่อตอบคำถามทั่วไปได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะช่วยให้แน่ใจว่าตัวแทนของคุณตอบกลับผู้ติดต่ออย่างสม่ำเสมอ ในขณะที่ยังอนุญาตให้ปรับแต่งการตอบกลับตามต้องการได้