Cách tối ưu hóa năng suất của các đại lý trong mô-đun Hộp thư đến.

Trong bài viết này, bạn sẽ khám phá cách tối ưu hóa năng suất của các đại lý khi xử lý các cuộc hội thoại trên nền tảng respond.io.

Các tác nhân không phải lúc nào cũng sử dụng hết khả năng của mô-đun Hộp thư đến, điều này thường dẫn đến thời gian phản hồi chậm hơn. Khám phá cách các tác nhân có thể tối đa hóa việc sử dụng các tính năng của mô-đun Hộp thư đến để xử lý các cuộc trò chuyện một cách liền mạch và tăng năng suất.

Lợi ích của việc tối ưu hóa năng suất của các đại lý trong mô-đun Hộp thư đến.

Đơn giản hóa việc xử lý các cuộc hội thoại.
Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt hơn thông qua hiểu biết sâu sắc hơn về bối cảnh.
Nâng cao hiệu quả truyền thông tổng thể.

Phương pháp tối ưu hóa năng suất của các đại lý trong mô-đun Hộp thư đến.

Sau đây là các phương pháp bạn có thể sử dụng để tối ưu hóa năng suất trong mô-đun Hộp thư đến:

Tăng tốc quá trình tìm kiếm và lọc cuộc trò chuyện

Tính năng Sắp xếp theo cung cấp cho các tác nhân nhiều tùy chọn để lọc danh sách Cuộc trò chuyện và tìm cuộc trò chuyện có liên quan.

Một tác nhân đang tích cực giải quyết các vấn đề chưa giải quyết có thể lọc danh sách Cuộc trò chuyện theo Mở cuộc trò chuyện và sắp xếp theo Mới nhất. Tác nhân có thể dễ dàng chuyển đổi cách sắp xếp thành Mở lâu nhất để xem xét các vấn đề đã được mở lâu nhất. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian khỏi việc phải cuộn vô tận để tìm các cuộc trò chuyện.

Tìm hiểu thêm vềTìm kiếm, lọc và sắp xếp liên hệ tại đây.

Hợp nhất các bản ghi trùng lặp để có được ngữ cảnh cập nhật cho mỗi Liên hệ

Có thể xảy ra tình trạng trùng lặp hồ sơ liên hệ trên nền tảng do lỗi nhập dữ liệu hoặc khách hàng liên hệ với doanh nghiệp bằng các kênh nhắn tin khác nhau. Khi điều này xảy ra, lịch sử trò chuyện của Liên hệ sẽ bị phân phối qua nhiều kênh nhắn tin.

Trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện với một Liên hệ, bạn nên kiểm tra và hợp nhất các bản ghi Liên hệ trùng lặp. Tính năng này củng cố lịch sử trò chuyện của Liên hệ và cung cấp cho tác nhân cái nhìn toàn diện về các tương tác trước đây của Liên hệ.

Kiểm tra các đề xuất hợp nhất Liên hệ

Khi nền tảng phát hiện số điện thoại hoặc địa chỉ email của một Liên hệ được một hoặc nhiều Liên hệ sử dụng, sẽ có một chỉ báo trên tab Gợi ý hợp nhất ở thanh bên dọc của mô-đun Hộp thư đến.

Thực hiện hợp nhất liên hệ

Khi có chỉ dẫn đề xuất hợp nhất, hãy kiểm tra tính liên quan rồi thực hiện hợp nhất Liên hệ để hợp nhất nhiều bản ghi Liên hệ thành một bản ghi hoàn chỉnh duy nhất. Tìm hiểu cách hợp nhất Danh bạ của bạn tại đây.

Bắt đầu cuộc trò chuyện trên các Kênh khác bằng tính năng Chuyển kênh

Các tác nhân có thể sử dụng tính năng Bộ chuyển kênh để bắt đầu cuộc trò chuyện trên các Kênh khác nhau với những Liên hệ không phản hồi tin nhắn trước đó. Để biết hướng dẫn nhanh về cách truy cập Channel Switcher, hãy nhấp vào tại đây.

Tạm dừng các cuộc trò chuyện để quản lý hộp thư đến và theo dõi

Việc tạm dừng cuộc trò chuyện là một giải pháp thay thế cho việc kết thúc cuộc trò chuyện. Các tác nhân có thể sử dụng tính năng này để gác lại các cuộc trò chuyện nhàn rỗi trong một khoảng thời gian nhất định để hộp thư đến của họ không bị lộn xộn và họ có thể tập trung vào các cuộc trò chuyện đang diễn ra.

Các đại lý cũng có thể sử dụng tính năng này để tự động nhắc nhở họ theo dõi các cuộc trò chuyện quan trọng. Ví dụ, một nhân viên có thể tạm dừng cuộc trò chuyện với Liên hệ VIP và theo dõi chặt chẽ Liên hệ đó sau một khoảng thời gian cụ thể để kiểm tra xem Liên hệ đó có hài lòng với giải pháp hay vấn đề vẫn tiếp diễn.

Tìm hiểu cách tạm dừng và bỏ tạm dừng cuộc trò chuyện tại đây.

Gửi phản hồi đã soạn sẵn với Snippets

Các tác nhân có thể sử dụng các mẫu trả lời được xác định trước, còn gọi là đoạn trích hoặc phản hồi có sẵn, để nhanh chóng trả lời các câu hỏi thường gặp. Điều này giúp đảm bảo rằng các đại lý của bạn cung cấp phản hồi nhất quán cho các Liên hệ, đồng thời vẫn cho phép cá nhân hóa trong phản hồi của họ khi cần.