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En este artículo, descubrirás cómo optimizar la productividad de los agentes en la gestión de conversaciones en la plataforma respond.io.
Es posible que los agentes no siempre utilicen todas las capacidades del módulo de Bandeja de entrada, lo que a menudo resulta en un tiempo de respuesta relativamente más lento. Descubra cómo los agentes pueden maximizar el uso de las características del módulo Inbox para manejar conversaciones sin problemas e impulsar la productividad.
Optimizar el manejo de las conversaciones.
Proporcionar un mayor apoyo al cliente a través de un entendimiento contextual más profundo.
Mejorando la efectividad general de la comunicación.
Aquí están los métodos que puede utilizar para optimizar la productividad en el módulo de buzón de entrada:
Acelera el proceso de búsqueda y filtrado de conversaciones.
Fusionar registros duplicados para obtener el contexto actualizado para cada contacto.
Inicie la conversación en otros Canales con la función Cambiador de Canales.
Posponer conversaciones para la administración de bandeja de entrada y seguimientos.
La función de Ordenar por ofrece a los agentes numerosas opciones para filtrar la lista de conversaciones y localizar las más relevantes.
Un agente que trabaja activamente para resolver problemas abiertos puede filtrar la lista de conversaciones por conversaciones abiertas y ordenarla por más nuevas. El agente puede cambiar fácilmente la clasificación a más largo abierto para revisar los problemas que se han abierto durante más tiempo. Esto le ahorra tiempo al agente de tener que desplazarse sin cesar para localizar conversaciones.
Obtén más información sobre búsqueda, filtrado y clasificación de contactos aquí.
Los registros de contacto duplicados pueden ocurrir en la plataforma debido a errores de entrada de datos o clientes contactando con el negocio utilizando diferentes canales de mensajería. Cuando esto ocurre, el historial de conversaciones del Contacto se extiende a través de múltiples canales de mensajería.
Antes de iniciar una conversación con un Contacto, se recomienda comprobar y combinar los registros de contacto duplicados. Esto consolida el historial de conversación del Contacto y da al agente una visión completa de las interacciones pasadas del Contacto.
Cuando la plataforma detecta que el número de teléfono o dirección de correo electrónico de un contacto es utilizado por un contacto o más habrá un indicador en la pestaña Sugerencias en la barra lateral vertical del módulo Bandeja de entrada.
Cuando hay una indicación para la sugerencia de fusión, compruebe la relevancia y luego realice una fusión de contactos para consolidar múltiples registros de contacto en un registro único y completo. Aprende cómo fusionar tus contactos aquí.
Los agentes pueden usar la función Channel Switcher para iniciar conversaciones en diferentes canales con contactos que no respondan a mensajes anteriores. Para una guía rápida sobre cómo acceder al Interruptor del Canal, haz clic aquí.
Posponer una conversación proporciona una alternativa al cierre de una conversación. Los agentes pueden utilizar esta función para dejar conversaciones inactivas de lado durante un período determinado, de modo que sus bandejas de entrada estén libres de desorden y se puedan enfocar en las conversaciones activas.
Los agentes también pueden utilizar esta función para recordarles automáticamente que hagan un seguimiento de conversaciones importantes. Por ejemplo, un agente puede posponer una conversación con un Contacto VIP y seguir de cerca con el Contacto después de un período de tiempo específico para comprobar si el Contacto está satisfecho con la resolución o si el problema sigue siendo recurrente.
Aprende a posponer y deshacer conversaciones aquí.
Los agentes pueden utilizar plantillas de respuesta predefinidas, también conocidas como fragmentos o respuestas enlatadas, para responder rápidamente preguntas comunes. Esto ayuda a asegurar que sus agentes proporcionen una respuesta consistente a los Contactos, permitiendo al mismo tiempo la personalización en sus respuestas según sea necesario.
Aprende cómo usar fragmentos aquí.
AI Assist ayuda a los agentes a aprovechar el poder de Respond AI para llevar a cabo conversaciones con tus contactos. Usando AI Assist, puedes redactar las respuestas a las consultas de los Contactos y modificar las respuestas si es necesario.
Aprende cómo redactar respuestas usando AI Assist aquí.
Los agentes pueden escribir mensajes a Contactos más rápidamente con el uso de atajos de teclado. Vea los atajos de teclado disponibles aquí.
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