En este artículo, descubrirás cómo optimizar la productividad de los agentes al manejar conversaciones en la plataforma respond.io.
Es posible que los agentes no siempre utilicen todas las capacidades del módulo Bandeja de entrada, lo que a menudo genera un tiempo de respuesta comparativamente más lento. Descubra cómo los agentes pueden maximizar el uso de las funciones del módulo Bandeja de entrada para gestionar conversaciones sin problemas y aumentar la productividad.
Beneficios de optimizar la productividad de los agentes en el módulo de bandeja de entrada
Agilizar el manejo de las conversaciones.
Proporcionar un mejor soporte al cliente a través de una comprensión contextual más profunda.
Elevar la eficacia general de la comunicación.
Métodos para optimizar la productividad de los agentes en el módulo de bandeja de entrada
A continuación se muestran métodos que puede utilizar para optimizar la productividad en el módulo Bandeja de entrada:
Acelera el proceso de búsqueda y filtrado de conversaciones.
Fusionar registros duplicados para obtener un contexto actualizado para cada contacto.
Inicie una conversación en otros canales con la función Cambio de canales.
Posponer conversaciones para gestión de la bandeja de entrada y seguimientos.
Acelerar el proceso de búsqueda y filtrado de conversaciones
La función Ordenar por proporciona a los agentes numerosas opciones para filtrar la lista de conversaciones y encontrar conversaciones relevantes.
Un agente que trabaja activamente para resolver problemas abiertos puede filtrar la lista de conversaciones por conversaciones abiertas y ordenarla por más nuevas. El agente puede cambiar fácilmente la clasificación a Más tiempo abierto para revisar los problemas que han estado abiertos durante más tiempo. Esto ahorra tiempo al agente al no tener que desplazarse interminablemente para localizar conversaciones.
Obtenga más información sobre la búsqueda, filtrado y clasificación de contactos deaquí.
Fusionar registros duplicados para obtener un contexto actualizado para cada contacto
Pueden producirse registros de contactos duplicados en la plataforma debido a errores de ingreso de datos o clientes que se comunican con la empresa utilizando diferentes canales de mensajería. Cuando esto ocurre, el historial de conversaciones del contacto se distribuye en múltiples canales de mensajería.
Antes de iniciar una conversación con un contacto, se recomienda verificar y fusionar registros de contactos duplicados. Esto consolida el historial de conversaciones del contacto y le brinda al agente una vista completa de las interacciones pasadas del contacto.
Consultar sugerencias de fusión de contactos
Cuando la plataforma detecta que el número de teléfono o la dirección de correo electrónico de un contacto es utilizado por uno o más contactos, habrá un indicador en la pestaña Sugerencias de combinación en la barra lateral vertical del módulo Bandeja de entrada.
Realizar fusión de contactos
Cuando haya una indicación para una sugerencia de fusión, verifique la relevancia y luego realice una fusión de contactos para consolidar varios registros de contactos en un solo registro completo. Aprenda cómo fusionar sus contactos aquí.
Inicie una conversación en otros canales con la función Cambiar de canal
Los agentes pueden usar la función Selector de canales para iniciar conversaciones en diferentes canales con contactos que no responden a mensajes anteriores. Para obtener una guía rápida sobre cómo acceder al Selector de canales, haga clic aquí.
Posponer conversaciones para la gestión de la bandeja de entrada y el seguimiento
Posponer una conversación ofrece una alternativa para cerrarla. Los agentes pueden usar esta función para dejar de lado conversaciones inactivas durante un período de tiempo determinado para que sus bandejas de entrada estén libres de desorden y puedan concentrarse en las conversaciones activas.
Los agentes también pueden usar esta función para recordarles automáticamente que deben realizar un seguimiento de conversaciones importantes. Por ejemplo, un agente puede posponer una conversación con un contacto VIP y realizar un seguimiento cercano del contacto después de un período de tiempo específico para verificar si el contacto está satisfecho con la resolución o si el problema aún persiste.
Aprende cómo posponer y reactivar conversaciones aquí.
Entregue respuestas predefinidas con fragmentos
Los agentes pueden utilizar plantillas de respuesta predefinidas, también conocidas como fragmentos o respuestas predefinidas, para responder rápidamente preguntas comunes. Esto ayuda a garantizar que sus agentes brinden una respuesta consistente a los contactos, al mismo tiempo que permiten la personalización de sus respuestas según sea necesario.
Aprende cómo usar fragmentos aquí.
Responda de forma inteligente con la función AI Assist
AI Assist ayuda a los agentes a redactar respuestas a las consultas de los contactos y a modificar los mensajes si es necesario.
Aprende cómo redactar respuestas usando AI Assist aquí.
Utilice atajos de teclado para mayor comodidad y velocidad
Los agentes pueden redactar mensajes para los contactos más rápidamente mediante el uso de atajos de teclado. Vea los atajos de teclado disponibles aquí.
