In questo articolo, scoprirai come ottimizzare la produttività degli agenti nella gestione delle conversazioni sulla piattaforma respond.io.
Gli agenti potrebbero non sfruttare sempre appieno le funzionalità del modulo Posta in arrivo, il che spesso si traduce in tempi di risposta relativamente più lenti. Scopri come gli agenti possono sfruttare al massimo le funzionalità del modulo Posta in arrivo per gestire le conversazioni senza problemi e aumentare la produttività.
Vantaggi dell'ottimizzazione della produttività degli agenti nel modulo Posta in arrivo.
Semplificare la gestione delle conversazioni.
Fornire un supporto clienti migliore attraverso una comprensione contestuale più approfondita.
Aumentare l'efficacia complessiva della comunicazione.
Metodi per ottimizzare la produttività degli agenti nel modulo Posta in arrivo.
Ecco alcuni metodi che puoi utilizzare per ottimizzare la produttività nel modulo Posta in arrivo:
Velocizza il processo di ricerca e filtraggio delle conversazioni.
Unisci i record duplicati per ottenere il contesto aggiornato per ogni contatto.
Avvia una conversazione su altri canali con la funzione Channel Switcher.
Sospensione delle conversazioni per la gestione della posta in arrivo e per i follow-up.
Usa le scorciatoie da tastiera per maggiore comodità e velocità.
Velocizza il processo di ricerca e filtraggio delle conversazioni
La funzione Ordina per offre agli agenti numerose opzioni per filtrare l'elenco delle conversazioni e trovare conversazioni pertinenti.
Un agente che lavora attivamente per risolvere problemi aperti può filtrare l'elenco delle conversazioni per conversazioni aperte e ordinarlo per più recenti. L'agente può facilmente cambiare l'ordinamento in Aperto da più tempo per esaminare i problemi aperti da più tempo. In questo modo l'agente risparmia tempo evitando di dover scorrere all'infinito la pagina per trovare le conversazioni.
Scopri di più sulla ricerca, il filtraggio e l'ordinamento dei contattiqui.
Unisci i record duplicati per ottenere il contesto aggiornato per ogni contatto
Sulla piattaforma possono verificarsi record di contatti duplicati a causa di errori di immissione dei dati o perché i clienti contattano l'azienda utilizzando canali di messaggistica diversi. Quando ciò accade, la cronologia delle conversazioni del contatto viene distribuita su più canali di messaggistica.
Prima di iniziare una conversazione con un contatto, si consiglia di controllare e unire i record dei contatti duplicati. In questo modo viene consolidata la cronologia delle conversazioni del contatto e l'agente ha una visione completa delle interazioni passate del contatto.
Controlla i suggerimenti per l'unione dei contatti
Quando la piattaforma rileva che il numero di telefono o l'indirizzo email di un contatto viene utilizzato da uno o più contatti, verrà visualizzato un indicatore nella scheda Unisci suggerimenti nella barra laterale verticale del modulo Posta in arrivo.
Esegui unione contatti
Quando c'è un'indicazione per un suggerimento di unione, controlla la pertinenza e poi esegui un'unione di contatti per consolidare più record di contatti in un singolo record completo. Scopri come unire i tuoi contatti qui.
Avvia una conversazione su altri canali con la funzione Channel Switcher
Gli agenti possono utilizzare la funzionalità Channel Switcher per avviare conversazioni su canali diversi con i contatti che non rispondono ai messaggi precedenti. Per una guida rapida su come accedere al Channel Switcher, fare clic su qui.
Posticipare le conversazioni per la gestione della posta in arrivo e i follow-up
Posticipare una conversazione rappresenta un'alternativa alla sua chiusura. Gli agenti possono utilizzare questa funzionalità per mettere da parte le conversazioni inattive per un determinato periodo di tempo, in modo che le loro caselle di posta siano libere da messaggi e possano concentrarsi sulle conversazioni attive.
Gli agenti possono utilizzare questa funzionalità anche per ricevere automaticamente promemoria per dare seguito alle conversazioni importanti. Ad esempio, un agente può sospendere una conversazione con un contatto VIP e contattare il contatto attentamente dopo un periodo di tempo specifico per verificare se è soddisfatto della risoluzione o se il problema persiste.
Scopri come posticipare e riattivare le conversazioni qui.
Fornisci risposte predefinite con gli snippet
Gli agenti possono utilizzare modelli di risposta predefiniti, noti anche come frammenti o risposte predefinite, per rispondere rapidamente alle domande più comuni. Ciò aiuta a garantire che i tuoi agenti forniscano una risposta coerente ai Contatti, consentendo comunque la personalizzazione delle loro risposte in base alle esigenze.
Scopri come usare gli snippet qui.
Rispondi in modo intelligente con la funzione AI Assist
AI Assist aiuta gli agenti a elaborare le risposte alle domande dei Contatti e, se necessario, a modificare i messaggi.
Scopri come scrivere bozze di risposte utilizzando l'assistenza AI qui.
Utilizza le scorciatoie da tastiera per comodità e velocità
Gli agenti possono scrivere messaggi ai contatti più rapidamente utilizzando le scorciatoie da tastiera. Vedi le scorciatoie da tastiera disponibili qui.
