في هذه المقالة، ستكتشف كيفية تحسين إنتاجية الوكلاء في التعامل مع المحادثات على منصة Respond.io.
قد لا يستخدم الوكلاء دائمًا القدرات الكاملة لوحدة صندوق الوارد، مما يؤدي غالبًا إلى وقت استجابة أبطأ نسبيًا. اكتشف كيف يمكن للوكلاء تعظيم استخدام ميزات وحدة البريد الوارد للتعامل مع المحادثات بسلاسة وتعزيز الإنتاجية.
فوائد تحسين إنتاجية الوكلاء في وحدة البريد الوارد.
تبسيط عملية التعامل مع المحادثات.
توفير دعم معزز للعملاء من خلال فهم سياقي أعمق.
رفع فعالية التواصل بشكل عام.
طرق تحسين إنتاجية الوكلاء في وحدة البريد الوارد.
إليك بعض الطرق التي يمكنك استخدامها لتحسين الإنتاجية في وحدة البريد الوارد:
تسريع عملية البحث عن المحادثة وتصفيتها.
توفر ميزة "الفرز حسب" خيارات متعددة للوكلاء لتصفية قائمة المحادثة والعثور على المحادثة ذات الصلة.
يمكن للوكيل الذي يعمل بنشاط على حل المشكلات المفتوحة تصفية قائمة المحادثة حسب المحادثات المفتوحة وفرزها حسب الأحدث. يمكن للوكيل بسهولة تبديل الفرز إلى أطول فترة مفتوحة لمراجعة المشكلات التي تم فتحها لأطول فترة. يؤدي هذا إلى توفير الوقت للوكيل من الاضطرار إلى التمرير بلا نهاية لتحديد المحادثات.
تعرف على المزيد حولالبحث عن جهات الاتصال وتصفيةها وفرزها هنا.
دمج السجلات المكررة للحصول على سياق محدث لكل جهة اتصال.
يمكن أن تحدث سجلات اتصال مكررة على المنصة بسبب أخطاء إدخال البيانات أو قيام العملاء بالاتصال بالشركة باستخدام قنوات مراسلة مختلفة. عندما يحدث هذا، يتم نشر سجل محادثة جهة الاتصال عبر قنوات المراسلة المتعددة.
قبل البدء في محادثة مع جهة اتصال، يوصى بالتحقق من سجلات جهات الاتصال المكررة ودمجها. يعمل هذا على توحيد سجل محادثات جهة الاتصال ويمنح الوكيل رؤية كاملة للتفاعلات السابقة لجهة الاتصال.
التحقق من اقتراحات دمج جهات الاتصال.
عندما تكتشف المنصة أن رقم الهاتف أو عنوان البريد الإلكتروني لجهات الاتصال مستخدم من قبل جهة اتصال واحدة أو أكثر، سيكون هناك مؤشر على علامة التبويب اقتراحات الدمج في الشريط الجانبي الرأسي لوحدة البريد الوارد.
تنفيذ دمج جهات الاتصال
عندما يكون هناك مؤشر لاقتراح الدمج، تحقق من الصلة ثم قم بإجراء دمج جهات الاتصال لدمج سجلات جهات الاتصال المتعددة في سجل واحد كامل. تعرف على كيفية دمج جهات الاتصال الخاصة بك هنا.
ابدأ محادثة على قنوات أخرى باستخدام ميزة تبديل القنوات.
يمكن للوكلاء استخدام ميزة Channel Switcher لبدء محادثات على قنوات مختلفة مع جهات اتصال لا تستجيب للرسائل السابقة. للحصول على دليل سريع حول كيفية الوصول إلى Channel Switcher، انقر فوق هنا.
تأجيل المحادثات لإدارة البريد الوارد والمتابعة.
يؤدي تأجيل المحادثة إلى توفير بديل لإغلاقها. يمكن للوكلاء استخدام هذه الميزة لوضع المحادثات الخاملة جانبًا لفترة زمنية معينة حتى تصبح صناديق الوارد الخاصة بهم خالية من الفوضى ويمكنهم التركيز على المحادثات النشطة.
يمكن للوكلاء أيضًا استخدام هذه الميزة لتذكيرهم تلقائيًا بمتابعة المحادثات المهمة. على سبيل المثال، يمكن للوكيل تأجيل محادثة مع جهة اتصال VIP ومتابعة جهة الاتصال عن كثب بعد فترة زمنية محددة للتحقق مما إذا كانت جهة الاتصال راضية عن الحل أو ما إذا كانت المشكلة لا تزال تتكرر.
تعرف على كيفية تأجيل المحادثات وإلغاء تأجيلها هنا.
تقديم الردود الجاهزة باستخدام المقتطفات
يمكن للوكلاء استخدام قوالب الردود المحددة مسبقًا، والمعروفة أيضًا باسم المقاطع أو الردود المعلبة، للإجابة بسرعة على الأسئلة الشائعة. يساعد هذا في ضمان قيام الوكلاء لديك بتوفير استجابة متسقة لجهات الاتصال، مع السماح بالتخصيص في ردودهم حسب الحاجة.
تعلم كيفية استخدام المقتطفات هنا.
الاستجابة بذكاء مع ميزة AI Assist
تساعد ميزة AI Assist الوكلاء على صياغة الردود على استفسارات جهات الاتصال وتعديل الرسائل إذا لزم الأمر.
تعرف على كيفية صياغة الردود باستخدام AI Assist هنا.
استخدم اختصارات لوحة المفاتيح لتحقيق الراحة والسرعة
يمكن للوكلاء إنشاء رسائل إلى جهات الاتصال بشكل أسرع باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح. انظر اختصارات لوحة المفاتيح المتوفرة هنا.
