وحدة البريد الوارد هي المكان الذي يمكنك من خلاله عرض جميع المحادثات مع جهات الاتصال الخاصة بك والتفاعل معها عند الضرورة. يمكنك الوصول إلى هذه الوحدة من قائمة التنقل اليسرى.
ستظهر الرسائل الجديدة في قائمة جهات الاتصال الخاصة بوحدة البريد الوارد. سيتم إلغاء تعيين جهات الاتصال الجديدة بشكل افتراضي.
عندما تتلقى المنصة رسائل من جهة اتصال جديدة، سيكون لدى جهة الاتصال محادثة مفتوحة ولم يتم تعيينها بعد. هناك طريقتان يمكن للمستخدمين أن يستجيبوا بهما لجهات الاتصال:
يمكن للمستخدم إنشاء وإرسال رسائل جديدة من مربع النص الموجود أسفل نافذة سجل المحادثة. ببساطة انقر فوق منطقة وحدة التحكم في المراسلة وابدأ في الكتابة.
الخطوة 1: انقر على الميكروفون
يمكن للمستخدم النقر على أيقونة الميكروفون في وحدة التحكم في المراسلة لبدء تسجيل الملاحظة الصوتية.
الخطوة 2: بدء التسجيل
بمجرد بدء التسجيل، يمكن للمستخدم تسجيل رسالة لمدة تصل إلى 5 دقائق.
الخطوة 3: انقر على إيقاف
عند الانتهاء، يمكن للمستخدم النقر على زر التوقف لإنهاء التسجيل.
الخطوة 4: إرسال الرسالة
يمكن للمستخدم إعادة تشغيل التسجيل قبل إرساله إلى جهة الاتصال. إذا كان التسجيل غير مناسب، يمكن للمستخدم حذف التسجيل وتكرار العملية مرة أخرى.
بالنسبة للقنوات التي تدعم الرسائل الصوتية، سيتم إرسال التسجيل كملاحظات صوتية. إذا كانت القناة لا تدعم الرسائل الصوتية، سيتم إرسال التسجيل كمرفق.
إليك بعض النصائح المفيدة عند الرد على جهات الاتصال الخاصة بك:
استخدم نصائح Respond AI لتحسين رسائلك.
يمكنك استخدام اختصارات لوحة المفاتيح التالية في مؤلف الرسائل:
إجراء | اختصار لوحة المفاتيح |
|---|---|
فتح منتقي الرموز التعبيرية | : |
إضافة مقتطفات | / |
استخدام المتغيرات | $ |
المقتطفات هي قوالب رسالة أو ردود مسبقة يمكن استخدامها للرد على جهات الاتصال.
يمكنك إرفاق ملفات مثل الفواتير، أدلة التعليمات أو أكثر عند الضرورة.
عندما تكون على استعداد لإرسال الرسالة، اضغط على زر الإرسال أو اضغط على Enter على لوحة المفاتيح لإرسالها.
عند الرد على جهة اتصال غير مسندة، سيتم تعيين جهة الاتصال لك تلقائياً.
يمكن تعيين جهة اتصال إلى مستخدم عبر طريقتين: التعيين التلقائي عبر سير العمل والتعيين اليدوي.
نصيحة: يعد تعيين جهة اتصال لمستخدم أمرًا مهمًا حتى يكون زملاؤك في الفريق على دراية بمن يستجيب لجهة الاتصال.
إذا كان عملك لا يرغب في تعيين جهات الاتصال تلقائياً، فيمكن القيام بهذا الواجب يدوياً عبر وحدة صندوق الوارد. إليك كيفية تعيين جهة اتصال لمستخدم آخر.
يمكن إعداد المهام التلقائية باستخدام وحدة سير العمل. يساعد سير العمل على تقليل العمل اليدوي من خلال التشغيل الآلي. تعرف على المزيد حول سير العمل هنا.
يمكن إلغاء تعيين جهة اتصال من مستخدم عبر طريقتين:
إلغاء التعيين يدوياً
إلغاء التعيين التلقائي عبر سير العمل
يمكن للمستخدمين إلغاء تعيين المحادثات يدوياً في وحدة صندوق الوارد. إليك كيفية إلغاء تعيين جهة اتصال.
يمكنك إلغاء تعيين المستخدمين تلقائياً من جهات الاتصال عبر سير العمل، خاصة بعد إغلاق المحادثة. تعرف على المزيد حول سير العمل هنا.
في سياق المنصة، يشار إلى التفاعل بين جهة الاتصال والمنصة على أنه محادثة. تستخدم المحادثات لتنظيم الاتصال في سياقه. يمكن لجهة الاتصال أن تجري محادثات متعددة مع المنصة ولكن محادثة مفتوحة واحدة فقط في كل مرة.
وبالإشارة إلى المثال الوارد أعلاه، اتصلت سوزان بالمنصة في أوقات مختلفة لغرض مختلف. أجرت سوزان ثلاث محادثات مع المنصة حضرها مستخدمون مختلفون. لكل محادثة سياق مختلف ومشكلة محددة يتعين حلها من قبل فريق دعم العملاء.
يمكن فتح المحادثات للشروع في التفاعل ويمكن القيام بذلك بالطرق التالية:
1. رسالة واردة جديدة من جهة الاتصال
عندما يقوم جهة اتصال بدون أي محادثة مفتوحة بإرسال رسالة إلى المنصة، سيتم فتح محادثة لهذا الاتصال. وينطبق الشيء نفسه على الرسائل الجديدة الواردة من جهات الاتصال الجديدة.
2. المستخدم
يمكن للمستخدم فتح محادثة يدوياً من وحدة البريد الوارد.
3. أتمتة
يمكن إنشاء أتمتة مع المحادثة المفتوحة التي ستؤدي إلى فتح محادثة جديدة لجهة الاتصال المشغلة.
4. حدث الترحيب
لقنوات مثل فيس بوك وفيبر، يمكن للحدث الترحيبي فتح محادثة جديدة للاتصال إذا لم تكن هناك محادثة مفتوحة موجودة.
بمجرد حل المشكلة المتعلقة بالاتصال، أغلق المحادثة حتى لا تبقى جهة الاتصال في قائمة انتظار المحادثة المفتوحة. هذا يقلل من الضوضاء في صندوق الوارد الخاص بك.
عند إغلاق محادثة، سيبقى الاتصال ومحادثاتهم المقبلة مسندة إلى نفس المستخدم. إذا كنت بحاجة إلى الرجوع إلى جهة الاتصال أو محادثتهم، ابحث عنهم في وحدة جهات الاتصال.
وفيما يلي بعض الطرق الأخرى التي يمكن إغلاق المحادثات:
1. أتمتة
يمكن إنشاء أتمتة مع إغلاق المحادثة التي ستؤدي إلى إغلاق المحادثة المفتوحة لجهة الاتصال المشغلة.
2. تدفق الحوار
باستخدام معلمة RB_MARKDONE ، يمكن إغلاق محادثة من أجل جهة الاتصال المشغّلة.
3. دمج جهة اتصال
إذا كان هناك محادثة مفتوحة من جهة الاتصال الثانوية، سيتم إغلاق المحادثة تلقائياً.
يمكن للمستخدمين استخدام الملاحظات الختامية لتقديم ملخص لمحادثتهم مع جهة اتصال. اقرأ المزيد عن الملاحظات الختامية.
البحث عن مقاييس ورؤى تحليلية مثل وقت القرار والعد المغلق على المحادثات في كل من التقارير ولوحة المعلومات لتتبع أداء الفريق.
اعرف المزيد على مقاييس المحادثة في الوحدات التالية:
المقالات ذات الصلة 👩💻
