Cara Mengoptimalkan Produktivitas Agen di Modul Kotak Masuk

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan cara mengoptimalkan produktivitas agen dalam menangani percakapan di platform respond.io.

Agen mungkin tidak selalu memanfaatkan kemampuan penuh modul Kotak Masuk, yang sering kali mengakibatkan waktu respons yang relatif lebih lambat. Temukan bagaimana agen dapat memaksimalkan penggunaan fitur modul Kotak Masuk untuk menangani percakapan dengan lancar dan meningkatkan produktivitas.

Manfaat Mengoptimalkan Produktivitas Agen di Modul Kotak Masuk

Merampingkan penanganan percakapan.
Memberikan dukungan pelanggan yang lebih baik melalui pemahaman kontekstual yang lebih mendalam.
Meningkatkan efektivitas komunikasi secara keseluruhan.

Metode untuk Mengoptimalkan Produktivitas Agen di modul Kotak Masuk

Berikut adalah metode yang dapat Anda gunakan untuk mengoptimalkan produktivitas dalam modul Kotak Masuk:

Mempercepat proses pencarian dan penyaringan percakapan

Fitur Urutkan berdasarkan memberi agen berbagai pilihan untuk memfilter daftar Percakapan dan menemukan percakapan yang relevan.

Agen yang aktif bekerja untuk menyelesaikan masalah yang terbuka dapat memfilter daftar Percakapan berdasarkan percakapan Terbuka dan mengurutkannya berdasarkan Terbaru. Agen dapat dengan mudah mengubah penyortiran menjadi Pembukaan Terlama untuk meninjau masalah yang telah dibuka dalam waktu paling lama. Ini menghemat waktu agen karena tidak perlu menggulir tanpa henti untuk menemukan percakapan.

Pelajari lebih lanjut tentang pencarian, penyaringan, dan penyortiran kontak di sini.

Gabungkan rekaman duplikat untuk mendapatkan konteks terbaru untuk setiap Kontak

Catatan Kontak Duplikat dapat terjadi pada platform karena kesalahan entri data atau pelanggan menghubungi bisnis menggunakan saluran pesan yang berbeda. Ketika ini terjadi, riwayat percakapan Kontak tersebar di beberapa saluran pesan.

Sebelum memulai percakapan dengan Kontak, disarankan untuk memeriksa dan menggabungkan rekaman Kontak duplikat. Ini menggabungkan riwayat percakapan Kontak dan memberi agen tampilan lengkap mengenai interaksi Kontak di masa lalu.

Periksa saran penggabungan kontak

Saat platform mendeteksi bahwa nomor telepon atau alamat email Kontak digunakan oleh satu Kontak atau lebih, akan ada indikator pada tab Saran Penggabungan di bilah sisi vertikal modul Kotak Masuk.

Lakukan penggabungan kontak

Bila ada indikasi untuk saran penggabungan, periksa relevansi, lalu lakukan penggabungan Kontak untuk menggabungkan beberapa rekaman Kontak menjadi satu rekaman lengkap. Pelajari cara menggabungkan Kontak Anda di sini.

Memulai percakapan di Saluran lain dengan fitur Pengalih Saluran

Agen dapat menggunakan fitur Channel Switcher untuk memulai percakapan di Channel yang berbeda dengan Kontak yang tidak menanggapi pesan sebelumnya. Untuk panduan cepat tentang cara mengakses Channel Switcher, klik di sini.

Menunda percakapan untuk manajemen kotak masuk dan tindak lanjut

Menunda percakapan memberikan alternatif untuk menutup percakapan. Agen dapat menggunakan fitur ini untuk mengesampingkan percakapan yang tidak aktif selama jangka waktu tertentu sehingga kotak masuk mereka bebas dari kekacauan dan mereka dapat fokus pada percakapan yang aktif.

Agen juga dapat menggunakan fitur ini untuk secara otomatis mengingatkan mereka untuk menindaklanjuti percakapan penting. Misalnya, agen dapat menunda percakapan dengan Kontak VIP dan menindaklanjutinya secara dekat dengan Kontak tersebut setelah jangka waktu tertentu untuk memeriksa apakah Kontak merasa puas dengan resolusinya atau apakah masalah tersebut masih berulang.

Pelajari cara menunda dan membatalkan penundaan percakapan di sini.

Kirimkan respons kalengan dengan Cuplikan

Agen dapat menggunakan templat balasan yang telah ditentukan sebelumnya, juga dikenal sebagai cuplikan atau respons siap pakai, untuk menjawab pertanyaan umum dengan cepat. Ini membantu memastikan bahwa agen Anda memberikan respons yang konsisten pada Kontak, sembari tetap memungkinkan personalisasi dalam respons mereka sesuai kebutuhan.