เมื่อผู้ติดต่อส่งข้อความถึงธุรกิจ การตอบกลับอย่างทันท่วงทีจะช่วยสร้างความคาดหวังที่เหมาะสม. สำหรับผู้ใช้แผน Growth ขึ้นไป เราแนะนำให้ใช้เอเจนต์ AI — มันจัดการการโต้ตอบครั้งแรกเหมือนเป็นการสนทนาจริง เข้าใจเจตนาของผู้ติดต่อ และสามารถส่งต่อให้ทีมที่เหมาะสมได้. เวิร์กโฟลว์เป็นทางเลือกเมื่อข้อความตอบกลับแบบคงที่และเรียบง่ายเพียงพอ.
ก่อนเริ่มต้น
ต้องเชื่อมต่อช่องทางการส่งข้อความกับเวิร์กสเปซ.
เอเจนต์ AI ต้องใช้แผน Growth ขึ้นไป.
เวิร์กโฟลว์สามารถใช้ได้กับแผน Growth ขึ้นไป.
วิธีที่ 1: ใช้เอเจนต์ AI (แนะนำ)
ข้อกำหนดของแผน: แผน Growth ขึ้นไป. ดูแผนที่นี่.
เอเจนต์ AI ทำได้มากกว่าการส่งข้อความต้อนรับ — มันจัดการการโต้ตอบครั้งแรกเหมือนเป็นการสนทนาจริง. เมื่อถูกกำหนดให้สนทนา เทมเพลต Receptionist จะทักทายผู้ติดต่อ เข้าใจเจตนาของพวกเขา ถามคำถามติดตามผล และส่งต่อไปยังทีมที่เหมาะสมตามบริบท. ต่างจากเวิร์กโฟลว์ เอเจนต์จะไม่ปิดการทำงานโดยอัตโนมัตินอกเวลาทำการ — มันจะยังคงตอบกลับตามคำสั่งที่กำหนดไว้.
ตั้งค่าเอเจนต์ AI ก่อน
สร้างเอเจนต์ AI แบบ Receptionist แล้วปรับคำสั่งด้านล่างก่อนเผยแพร่. ดู คู่มือเริ่มต้นใช้งานเอเจนต์ AI สำหรับคำแนะนำการตั้งค่าแบบสมบูรณ์.
เมื่อเผยแพร่แล้ว คุณสามารถตั้งค่าเอเจนต์ AI เป็นผู้รับมอบหมายเริ่มต้นสำหรับการสนทนาขาเข้าได้ในการตั้งค่าเวิร์กสเปซของคุณ.
ตั้งค่าข้อความต้อนรับ
เทมเพลต Receptionist มีคำสั่งต้อนรับที่กรอกไว้เรียบร้อยแล้ว. เปิดฟิลด์ Instructions และตรวจสอบค่าเริ่มต้น — คำทักทาย โทนเสียง และคำถามเปิดถูกกำหนดไว้แล้ว. อัปเดตช่องว่าง (placeholders) ให้เป็นชื่อทีมจริง บทบาทผู้ใช้ หรือบุคลิกของเอเจนต์ และปรับสไตล์ให้เข้ากับธุรกิจของคุณ.
ตั้งค่าการตอบกลับนอกเวลาทำการ
เอเจนต์ AI จะไม่ปิดในช่วงนอกเวลาทำการ — มันจะยังคงตอบกลับและปรับคำตอบตามคำสั่งที่ได้รับ. มันไม่มีการรับรู้เวลาทำการหรือเขตเวลาโดยอัตโนมัติ ดังนั้นจึงต้องระบุสิ่งเหล่านี้อย่างชัดเจนในฟิลด์ Instructions:
ระบุเวลาทำการและเขตเวลาของธุรกิจ (เช่น จันทร์–ศุกร์ 9:00–18:00 SGT)
บอกผู้ติดต่อว่าเจ้าหน้าที่จะพร้อมให้บริการอีกครั้งเมื่อใด
แจ้งว่าทีมจะติดต่อกลับเมื่อเวลาทำการเริ่มต้นอีกครั้ง
การดำเนินการที่ควรเปิดใช้งานสำหรับการจัดการนอกเวลาทำการ:
มอบหมายให้เอเจนต์หรือทีม — จะส่งต่อการสนทนาไปยังทีมหรือเอเจนต์ที่เหมาะสมตามคำสั่งของเอเจนต์ AI (หมายเหตุ: การมอบหมายเกิดขึ้นทันที, ไม่ได้ตั้งเวลาในอนาคต)
ปิดและสรุปการสนทนา — ปิดแชทเมื่อเอเจนต์ AI แก้ปัญหาได้ครบถ้วนแล้ว. ใช้เฉพาะเมื่อไม่ต้องการการติดตามจากมนุษย์; หากผู้ติดต่อยังต้องการเจ้าหน้าที่ ให้ใช้ มอบหมายให้เอเจนต์หรือทีม แทน
สำหรับพรอมต์ที่พร้อมใช้ ดูตัวอย่าง Office hours and SLA awareness ในส่วน Receptionist template ของคู่มือเริ่มต้นใช้งานเอเจนต์ AI.
วิธีที่ 2: ใช้เวิร์กโฟลว์
ข้อกำหนดของแผน: แผน Growth ขึ้นไป. ดูแผนที่นี่.
เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ ข้อความต้อนรับ และ ข้อความไม่อยู่ จะส่งข้อความแบบคงที่เมื่อมีการเปิดการสนทนา. จะไม่มีการสนทนาต่อ — ข้อความจะถูกส่งเพียงครั้งเดียวและผู้ติดต่อจะรอให้มนุษย์ตอบกลับ. ใช้วิธีนี้เมื่อการตอบกลับแบบคงที่และเรียบง่ายเพียงพอ.
ตัวเลือก A: ข้อความต้อนรับหรือข้อความไม่อยู่พื้นฐาน
ใช้ตัวเลือกนี้เพื่อส่งคำทักทายทันทีเมื่อการสนทนาเริ่มต้น หรือแจ้งผู้ติดต่อว่าไม่มีเอเจนต์พร้อมให้บริการ.
ข้อความต้อนรับ
ไปที่ เวิร์กโฟลว์ > + เพิ่มเวิร์กโฟลว์.
เลือก ข้อความต้อนรับ > ใช้เทมเพลต.
คลิกขั้นตอน ข้อความต้อนรับ เพื่อแก้ไขเนื้อหาข้อความ.
ตั้งค่าประเภทข้อความเป็น Text.
คลิก บันทึก และ เผยแพร่ เพื่อเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์.
ข้อความไม่อยู่
ไปที่ เวิร์กโฟลว์ > + เพิ่มเวิร์กโฟลว์.
เลือก ข้อความไม่อยู่ > ใช้เทมเพลต.
คลิกขั้นตอน ข้อความไม่อยู่ เพื่อแก้ไขเนื้อหาข้อความ.
ตั้งค่าประเภทข้อความเป็น Text.
คลิก บันทึก และ เผยแพร่.
เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ข้อความไม่อยู่เมื่อเอเจนต์ไม่พร้อมใช้งาน และปิดเมื่อพวกเขากลับมา.
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ และ ขั้นตอนส่งข้อความ.
ตัวเลือก B: ข้อความต้อนรับและข้อความไม่อยู่ตามเวลาทำการ
ใช้ตัวเลือกนี้เพื่อส่งข้อความต้อนรับในเวลาทำการและข้อความไม่อยู่นอกเวลาทำการ — โดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องสลับด้วยตนเอง.
ไปที่ เวิร์กโฟลว์ > + เพิ่มเวิร์กโฟลว์.
เลือก ข้อความไม่อยู่พร้อมเวลาทำการ > ใช้เทมเพลต.
คลิกขั้นตอน Date & Time เพื่อกำหนดเวลาทำการ.
คลิกขั้นตอน ข้อความต้อนรับ หรือ ข้อความไม่อยู่ เพื่อแก้ไขเนื้อหาข้อความ.
ตั้งค่าประเภทข้อความเป็น Text.
คลิก บันทึก และ เผยแพร่ เพื่อเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์.
เวิร์กโฟลว์จะแยกเส้นทางโดยอัตโนมัติ: ผู้ติดต่อจะได้รับข้อความต้อนรับในช่วงเวลาทำการ และได้รับข้อความไม่อยู่ในช่วงนอกเวลาทำการ
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ ขั้นตอน Date & Time.
คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา
ความแตกต่างระหว่างเอเจนต์ AI กับเวิร์กโฟลว์ในการตอบครั้งแรกคืออะไร?
เวิร์กโฟลว์จะส่งข้อความคงที่เพียงครั้งเดียวเมื่อการสนทนาเปิดขึ้นแล้วหยุด. เอเจนต์ AI จะสานต่อการสนทนา — มันสามารถถามคำถาม ส่งต่อผู้ติดต่อ และจัดการกรณีนอกเวลาทำการได้อย่างยืดหยุ่น. เอเจนต์ AI ต้องใช้แผน Growth ขึ้นไป.
เอเจนต์ AI จะปิดตัวเองในช่วงนอกเวลาทำการหรือไม่?
ไม่ เอเจนต์ AI จะไม่ปิดการทำงานโดยอัตโนมัตินอกเวลาทำการ. หากเอเจนต์ AI ถูกมอบหมายให้กับการสนทนา มันจะยังคงตอบกลับตามคำสั่งที่ได้รับ. สำหรับการจัดการนอกเวลาทำการ ให้ระบุเวลาทำการและเขตเวลาในฟิลด์ Instructions เพื่อให้เอเจนต์สามารถสื่อสารสถานะการพร้อมให้บริการได้อย่างถูกต้อง.
จะแก้ไขข้อความต้อนรับหรือข้อความไม่อยู่ที่มีอยู่แล้วได้อย่างไร?
สำหรับเวิร์กโฟลว์: เปิดเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องในโมดูล Workflows, คลิกขั้นตอนข้อความ, อัปเดตเนื้อหา, แล้วคลิก บันทึก และ เผยแพร่.
สำหรับเอเจนต์ AI: เปิดเอเจนต์ในโมดูล AI Agents, อัปเดตฟิลด์ Instructions แล้วคลิก บันทึก.
ต่อไปคืออะไร?
ต่อไปมาดูวิธีทำให้ผู้ติดต่อส่งข้อความหาธุรกิจ.
