Saat Kontak mengirim pesan ke bisnis, merespons segera menetapkan ekspektasi yang tepat. Untuk pengguna paket Growth ke atas, Agen AI adalah pendekatan yang direkomendasikan — ia menangani interaksi pertama sebagai percakapan nyata, memahami niat Kontak dan dapat mengarahkan mereka ke tim yang tepat. Alur Kerja adalah alternatif saat balasan tetap yang lebih sederhana sudah memadai.
Sebelum Anda mulai
Saluran pesan harus terhubung ke Ruang Kerja.
Agen AI memerlukan paket Growth atau yang lebih tinggi.
Alur Kerja tersedia pada paket Growth atau yang lebih tinggi.
Metode 1: Gunakan Agen AI (Direkomendasikan)
Persyaratan paket: Growth atau yang lebih tinggi. Lihat paket di sini.
Agen AI melakukan lebih dari sekadar mengirim pesan selamat datang — ia menangani interaksi pertama sebagai percakapan nyata. Ketika ditugaskan ke percakapan, template Resepsionis menyapa Kontak, memahami niat mereka, mengajukan pertanyaan lanjutan, dan mengarahkan mereka ke tim yang tepat berdasarkan konteks. Berbeda dengan Alur Kerja, agen tidak otomatis nonaktif di luar jam kerja — ia terus merespons berdasarkan instruksi yang diberikan.
Siapkan Agen AI terlebih dahulu
Buat Agen AI Resepsionis, lalu konfigurasikan instruksi di bawah sebelum mempublikasikannya. Panduan Memulai Agen AI untuk panduan pengaturan lengkap.
Setelah dipublikasikan, Anda dapat mengatur Agen AI sebagai penanggung jawab default untuk percakapan masuk di pengaturan Ruang Kerja Anda.
Konfigurasikan respons selamat datang
Template Resepsionis menyertakan instruksi selamat datang yang telah terisi. Buka kolom Instruksi dan tinjau pengaturan default — sapaan, nada dan pertanyaan pembuka sudah dikonfigurasi. Perbarui placeholder dengan nama tim nyata Anda, peran pengguna atau persona agen, dan sesuaikan gaya agar sesuai dengan bisnis Anda.
Konfigurasikan respons di luar jam kerja
Agen AI tidak dimatikan selama jam di luar kerja — ia terus merespons dan menyesuaikan diri berdasarkan instruksi yang diberikan. Ia tidak memiliki kesadaran otomatis tentang jam kerja atau zona waktu Anda, jadi hal-hal ini harus dinyatakan secara eksplisit di kolom Instruksi:
Sebutkan jam kerja dan zona waktu bisnis (mis. Senin sampai Jumat, 9am to 6pm SGT)
Beri tahu Kontak kapan agen manusia berikutnya akan tersedia
Beri tahu mereka bahwa tim akan menindaklanjuti ketika jam kerja dimulai kembali
Tindakan yang perlu diaktifkan untuk penanganan di luar jam kerja:
Tugaskan ke agen atau tim — mengarahkan percakapan ke tim atau agen yang tepat berdasarkan instruksi Agen AI (catatan: penugasan terjadi segera, bukan pada waktu yang dijadwalkan)
Tutup dan ringkas percakapan — menutup obrolan setelah Agen AI benar-benar menyelesaikan interaksi. Gunakan hanya jika tidak diperlukan tindak lanjut manusia; jika Kontak masih memerlukan intervensi manusia, gunakan Tugaskan ke agen atau tim sebagai gantinya
Untuk prompt siap pakai, lihat contoh Kesadaran jam kerja dan SLA di bagian template Resepsionis dari Panduan Memulai Agen AI.
Metode 2: Gunakan Alur Kerja
Persyaratan paket: Growth atau yang lebih tinggi. Lihat paket di sini.
Template Alur Kerja Pesan Selamat Datang dan Pesan Tidak Aktif mengirim pesan teks tetap saat percakapan dibuka. Tidak ada percakapan lanjutan — pesan dikirim sekali dan Kontak menunggu tindakan lanjutan dari manusia. Gunakan metode ini ketika balasan statis dan sederhana sudah memadai.
Opsi A: Pesan selamat datang atau pesan tidak aktif dasar
Gunakan opsi ini untuk mengirim sapaan segera saat percakapan dibuka, atau untuk memberi tahu Kontak bahwa tidak ada agen tersedia.
Pesan Selamat Datang
Navigasi ke Alur Kerja > + Tambah Alur Kerja.
Pilih Pesan Selamat Datang > Gunakan Template.
Klik langkah Pesan Selamat Datang dan edit Konten Pesan.
Pertahankan Tipe Pesan sebagai Teks.
Klik Simpan dan Publikasikan untuk mengaktifkan Alur Kerja.
Pesan Tidak Aktif
Navigasi ke Alur Kerja > + Tambah Alur Kerja.
Pilih Pesan Tidak Aktif > Gunakan Template.
Klik langkah Pesan Tidak Aktif dan edit Konten Pesan.
Pertahankan Tipe Pesan sebagai Teks.
Klik Simpan dan Publikasikan.
Nyalakan Alur Kerja Pesan Tidak Aktif saat agen tidak tersedia dan matikan saat mereka kembali.
Pelajari lebih lanjut tentang Template Alur Kerja dan Langkah Kirim Pesan.
Opsi B: Pesan selamat datang dan pesan tidak aktif berdasarkan jam kerja
Gunakan opsi ini untuk mengirim pesan selamat datang selama jam kerja dan pesan tidak aktif di luar jam kerja — secara otomatis, tanpa perlu mengalihkan secara manual.
Navigasi ke Alur Kerja > + Tambah Alur Kerja.
Pilih Pesan Tidak Aktif dengan Jam Kerja > Gunakan Template.
Klik langkah Tanggal & Waktu untuk mengonfigurasi jam kerja.
Klik langkah Pesan Selamat Datang atau Pesan Tidak Aktif untuk mengedit konten pesan.
Pertahankan Tipe Pesan sebagai Teks.
Klik Simpan dan Publikasikan untuk mengaktifkan Alur Kerja.
Alur Kerja bercabang secara otomatis: Kontak menerima pesan selamat datang selama jam kerja dan pesan tidak aktif di luar jam kerja.
Pelajari lebih lanjut tentang Langkah Tanggal & Waktu.
FAQ dan pemecahan masalah
Apa perbedaan antara Agen AI dan Alur Kerja untuk respons pertama?
Alur Kerja mengirim satu pesan tetap saat percakapan dibuka, lalu berhenti. Agen AI melanjutkan percakapan — ia dapat mengajukan pertanyaan, mengarahkan Kontak dan menangani skenario di luar jam kerja secara dinamis. Agen AI memerlukan paket Growth atau yang lebih tinggi.
Apakah Agen AI nonaktif di luar jam kerja?
Tidak. Agen AI tidak otomatis nonaktif di luar jam kerja. Jika Agen AI ditugaskan pada percakapan, ia terus merespons berdasarkan instruksinya. Untuk penanganan di luar jam kerja, sertakan jam kerja dan zona waktu Anda di kolom Instruksi agar agen dapat menyampaikan ketersediaan dengan akurat.
Bagaimana cara mengedit pesan selamat datang atau pesan di luar kantor yang sudah ada?
Untuk Alur Kerja: buka Alur Kerja terkait di modul Alur Kerja, klik langkah pesan, perbarui konten, lalu klik Simpan dan Publikasikan.
Untuk Agen AI: buka agen di modul Agen AI, perbarui kolom Instruksi dan klik Simpan.
Apa selanjutnya?
Mari lanjutkan ke cara membuat kontak mengirim pesan ke bisnis.
