أتمتة ردك الأول

عندما تراسل جهة اتصال النشاط التجاري، يضع الرد الفوري التوقعات الصحيحة. لمستخدمي خطة Growth وما فوق، يُنصح باستخدام وكيل الذكاء الاصطناعي — فهو يتولى التفاعل الأول كمحادثة حقيقية، ويفهم نية جهة الاتصال ويمكنه توجيهها إلى الفريق المناسب. يُعد سير العمل خيارًا بديلًا عندما تكون إجابة ثابتة وبسيطة كافية.

قبل أن تبدأ

• يجب ربط قناة مراسلة بمساحه عمل.

• تتوفر ميزة وكلاء الذكاء الاصطناعي في خطة Growth أو أعلى.

• يتوفر سير العمل في خطة Growth أو أعلى.

الطريقة 1: استخدم وكيل الذكاء الاصطناعي (موصى به)

متطلبات الخطة: خطة Growth أو أعلى. اطّلع على الخطط هنا.

يقوم وكيل الذكاء الاصطناعي بما هو أكثر من إرسال رسالة ترحيب — فهو يتعامل مع التفاعل الأول كمحادثة حقيقية. عند تعيينه لمحادثة، يقوم قالب Receptionist بتحية جهة الاتصال، وفهم نيتها، وطرح أسئلة متابعة، وتوجيهها إلى الفريق المناسب بناءً على السياق. على عكس سير العمل، لا يتوقف الوكيل تلقائيًا خارج ساعات العمل — بل يستمر في الرد بناءً على التعليمات الممنوحة له.

قم بإعداد وكيل الذكاء الاصطناعي أولًا

أنشئ وكيل ذكاء اصطناعي من قالب Receptionist، ثم قم بتكوين التعليمات أدناه قبل النشر. راجع الدليل التعريفي لوكلاء الذكاء الاصطناعي للحصول على دليل الإعداد الكامل.

بعد النشر، يمكنك تعيين وكيل الذكاء الاصطناعي كمُكلَّف افتراضي للمحادثات الواردة في إعدادات مساحة العمل الخاصة بك.

قم بتكوين رد ترحيبي

يتضمن قالب Receptionist تعليمات ترحيبية مملوءة مسبقًا. افتح حقل Instructions وراجع الإعدادات الافتراضية — التحية والنبرة وسؤال الافتتاح مُعدّة بالفعل. حدّث أي عناصر نائبة بأسماء فرقك الفعلية أو أدوار المستخدمين أو شخصية الوكيل، واضبط الأسلوب ليتوافق مع نشاطك التجاري.

قم بتكوين رد خارج أوقات العمل

لا يتوقف وكيل الذكاء الاصطناعي خلال ساعات عدم التواجد — بل يستمر في الرد ويتكيف بناءً على التعليمات. ليس لديه وعي تلقائي بساعات عملك أو المنطقة الزمنية، لذا يجب توضيح هذه المعلومات صراحة في حقل Instructions:

• أذكر ساعات عمل المكتب والمنطقة الزمنية (مثال: من الإثنين إلى الجمعة، 9 صباحًا حتى 6 مساءً بتوقيت SGT)

• أخبر جهة الاتصال بموعد توافر وكيل بشري لاحقًا

• أخبرهم أن الفريق سيتابع عندما تستأنف ساعات العمل

إجراءات التمكين لمعالجة خارج أوقات العمل:

• تعيين إلى وكيل أو فريق — يوجّه المحادثة إلى الفريق أو الوكيل المناسب بناءً على تعليمات وكيل الذكاء الاصطناعي (ملاحظة: تتم التعيينات فورًا، وليست مجدولة لوقت لاحق)

• إغلاق وتلخيص المحادثة — يغلق الدردشة بمجرد أن يحل وكيل الذكاء الاصطناعي التفاعل بالكامل. استخدم فقط عندما لا يتطلب الأمر متابعة بشرية؛ إذا كانت جهة الاتصال ما تزال تحتاج إلى تدخل بشري، فاستخدم تعيين إلى وكيل أو فريق بدلاً من ذلك

للحصول على مطالبة جاهزة للاستخدام، راجع المثال الوعي بساعات العمل وSLA في قسم قالب Receptionist من دليل البدء مع وكلاء الذكاء الاصطناعي.

الطريقة 2: استخدم سير العمل

متطلبات الخطة: خطة Growth أو أعلى. اطّلع على الخطط هنا.

قوالب سير العمل رسالة الترحيب ورسالة غياب ترسلان رسالة نصية ثابتة عند فتح المحادثة. لا تجري محادثة — تُرسل الرسالة مرة واحدة وينتظر جهة الاتصال متابعة من قِبل إنسان. استخدم هذه الطريقة عندما تكون إجابة ثابتة وبسيطة كافية.

الخيار A: رسالة ترحيب أساسية أو رسالة غياب

استخدم هذا الخيار لإرسال تحية فور فتح المحادثة، أو لإخطار جهات الاتصال بعدم توفر أي وكيل.

رسالة ترحيب

1. انتقل إلى سير العمل > + إضافة سير عمل.

2. حدد رسالة الترحيب > استخدم القالب.

3. انقر فوق خطوة رسالة الترحيب لتحرير محتوى الرسالة.

4. احتفظ بنوع الرسالة كـ نص.

5. انقر فوق حفظ و نشر لتنشيط سير العمل.

رسالة غياب

1. انتقل إلى سير العمل > + إضافة سير عمل.

2. حدد رسالة غياب > استخدم القالب.

3. انقر فوق خطوة رسالة غياب لتحرير محتوى الرسالة.

4. احتفظ بنوع الرسالة كـ نص.

5. انقر فوق حفظ و نشر.

فعّل سير عمل رسالة الغياب عندما يكون الوكلاء غير متاحين وأوقفه عند عودتهم.

تعرف على المزيد حول قوالب سير العمل وخطوة إرسال رسالة.

الخيار B: رسائل الترحيب والغياب بناءً على ساعات العمل

استخدم هذا الخيار لإرسال رسالة ترحيب خلال ساعات العمل ورسالة غياب خارجها — تلقائيًا، دون تبديل يدوي.

1. انتقل إلى سير العمل > + إضافة سير عمل.

2. حدد رسالة غياب مع ساعات العمل > استخدم القالب.

3. انقر على خطوة التاريخ والوقت لتكوين ساعات العمل.

4. انقر على خطوة رسالة الترحيب أو رسالة غياب لتحرير محتوى الرسالة.

5. احتفظ بنوع الرسالة كـ نص.

6. انقر فوق حفظ و نشر لتنشيط سير العمل.

يتفرع سير العمل تلقائيًا: تتلقى جهات الاتصال رسالة الترحيب خلال ساعات العمل ورسالة الغياب خارجها.

تعرف على المزيد حول خطوة التاريخ والوقت.

ما هو التالي؟

لننتقل إلى كيفية جعل جهات الاتصال تراسل النشاط التجاري.

• اجعل جهات الاتصال تراسلك