當聯絡人向企業發送訊息時，立即回覆可建立正確的期望。 對於使用 Growth 方案或以上的用戶，建議使用 AI 代理人 — 它會以真實對話處理首次互動、理解聯絡人的意圖，並能將他們導向合適的團隊。 當較簡單、固定的回覆即可時，可選擇使用工作流程。
開始前
必須將一個通訊頻道連接至工作區。
AI 代理人需要 Growth 方案或以上。
工作流程在 Growth 方案或以上可用。
方法一：使用 AI 代理人（推薦）
方案需求：Growth 方案或以上。 查看方案.
AI 代理人不僅僅是發送歡迎訊息 — 它會以真實對話處理首次互動。 當被指派至會話時，接待員範本會向聯絡人致意、理解其意圖、提出延伸問題，並依情境將他們導向合適的團隊。 與工作流程不同，代理人在營業時間外不會自動關閉 — 它會依據所設定的指示繼續回應。
先設定 AI 代理人
建立一個接待員 AI 代理人，然後在發布前依下方說明設定指示。 請參閱 AI 代理人入門 以取得完整設定指南。
發布後，您可以在工作區設定中將 AI 代理人設為新會話的預設受理者。
設定歡迎回覆
接待員範本包含預設的歡迎指示。 打開 指示 欄位並檢視預設值 — 問候語、語氣和開場問題已預先設定。 將任何佔位符更新為實際的團隊名稱、使用者角色或代理人角色，並調整風格以符合您的企業。
設定離開訊息
AI 代理人在離開辦公時間不會停止運作 — 它會持續回應並依據指示做出調整。 它不會自動偵測您的營業時間或時區，因此必須在 指示 欄位中明確說明：
說明企業的辦公時間和時區（例如：週一至週五，上午9點至下午6點 SGT）
告知聯絡人何時會有人工可用
告知他們團隊會在營業時間恢復後跟進
離開辦公時要啟用的操作：
指派給代理人或團隊 — 根據 AI 代理人的指示，將對話導向正確的團隊或代理人（注意：指派會立即生效，而非排程於未來時間）
關閉並總結對話 — 當 AI 代理人完全解決互動後，關閉對話。 僅在不需要人類跟進時使用；如果聯絡人仍需人類處理，請改用 指派給代理人或團隊
有現成可用的提示，請參閱 AI 代理人入門指南中 接待員範本章節 的 營業時間與 SLA 意識 範例。
方法二：使用工作流程
方案需求： Growth 方案或以上。 查看方案.
歡迎訊息和離開訊息工作流程範本會在會話打開時發送固定文字訊息。 不會進行對話 — 訊息只會發送一次，聯絡人需等待人類跟進。 當簡單、靜態的回覆足夠時，使用此方法。
選項 A：基本歡迎或離開訊息
使用此選項在會話開啟時立即發送問候，或通知聯絡人目前無代理人可用。
歡迎訊息
導覽至 工作流程 > + 新增工作流程.
選擇 歡迎訊息 > 使用範本.
點選 歡迎訊息 步驟並編輯訊息內容。
將訊息類型保持為 文字.
點選 儲存 和 發布 以啟用工作流程。
離開訊息
導覽至 工作流程 > + 新增工作流程.
選擇 離開訊息 > 使用範本.
點選 離開訊息 步驟並編輯訊息內容。
將訊息類型保持為 文字.
點選 儲存 和 發布.
當代理人不可用時，啟用離開訊息工作流程；當他們返回時則關閉。
選項 B：依據營業時間的歡迎與離開訊息
使用此選項可於營業時間內自動發送歡迎訊息，營業時間外發送離開訊息 — 無需手動切換。
導覽至 工作流程 > + 新增工作流程.
選擇 含營業時間的離開訊息 > 使用範本.
點選 日期 & 時間 步驟以設定營業時間。
點選 歡迎訊息 或 離開訊息 步驟來編輯訊息內容。
將訊息類型保持為 文字.
點選 儲存 和 發布 以啟用工作流程。
工作流程會自動分支：聯絡人於營業時間內會收到歡迎訊息，營業時間外則收到離開訊息。
了解更多關於 日期 & 時間步驟.
常見問題與故障排除
AI 代理人與工作流程在首次回覆上有何不同？
工作流程在會話開啟時發送一則固定訊息，然後結束。 AI 代理人會持續對話 — 它能提出問題、引導聯絡人並動態處理離線情況。 AI 代理人需要 Growth 方案或以上。
AI 代理人在離開辦公時間會關閉嗎？
不。 AI 代理人在營業時間外不會自動關閉。 若 AI 代理人被指派至會話，則會依其指示持續回應。 處理不在辦公時間的情況時，請在 指示 欄位中填入您的營業時間與時區，以便代理人能準確說明可用性。
如何編輯現有的歡迎訊息或離開訊息？
針對工作流程：在 工作流程 模組中開啟相關工作流程，點選訊息步驟並更新內容，然後點選 儲存 及 發布。
針對 AI 代理人：在 AI 代理人 模組中開啟該代理人，更新 指示 欄位，然後點選 儲存。
接下來是什麼？
接下來說明如何讓聯絡人向企業傳送訊息。
