Cara Mentransfer Kontak ke Shift Berikutnya Secara Otomatis

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan cara mentransfer percakapan terbuka ke shift berikutnya dengan satu klik tombol.

Bisnis yang mengandalkan operasi berbasis shift sering kali menghadapi tantangan dalam memastikan transisi dan serah terima yang lancar saat shift satu agen'berakhir dan shift'lainnya dimulai. Jika bisnis Anda memiliki beberapa shift kerja, gunakan Alur Kerja ini untuk memungkinkan agen Anda mentransfer percakapan terbuka menggunakan tombol pintasan ke shift berikutnya dengan ringkasan percakapan.

Manfaat Mentransfer Kontak ke Shift Berikutnya Secara Otomatis

Mengurangi waktu henti selama pergantian shift dengan memberikan agen shift berikutnya beberapa konteks tentang percakapan terbuka.
Memudahkan proses serah terima dari satu agen ke agen berikutnya dengan mengotomatiskan sistem saat dipicu.
Tingkatkan komunikasi antar tim dengan memastikan informasi penting ditransfer dengan lancar antar shift.

Pengaturan Alur Kerja

Pelajari cara menggunakan Template Alur Kerja untuk menyiapkan serah terima percakapan otomatis:

Pilih Templat Alur Kerja Pemindahan Shift dan atur konfigurasi pintasan untuk memicu alur kerja.
Mengidentifikasi periode Transfer Shift.
Tetapkan Kontak dengan percakapan terbuka kepada agen di shift mendatang, beserta catatan ringkasan.
Kegagalan Transfer Shift: Ditransfer ke Catatan Segera.

Pilih Template Alur Kerja Transfer Shift dan atur konfigurasi pintasan untuk memicu alur kerja

Pada modulAlur Kerja, klik+ Tambahkan Alur Kerja> Klik Pemindahan Shift>Klik Gunakan Templat.

Pemicu: Alur Kerja dimulai saat agen memilih tombol Pintasan .

Pada Konfigurasi Pintasan, berikan informasi berikut:

Ikon dan Nama Pintasan: Pilih ikon dan berikan nama untuk mengidentifikasi Pintasan Transfer Shift Anda.
Deskripsi: Menjelaskan tujuan pintasan.

Pada Formulir Pintasan, berikan informasi berikut:

Kolom Formulir: Ringkasan percakapan ada di sini.
Jenis Bidang: Pilih Teks sehingga agen dapat memberikan ringkasan percakapan terbuka kepada agen berikutnya.
Variabel Keluaran: Berikan nama untuk variabel yang berisi ringkasan.

Mengidentifikasi Periode Transfer Shift

Periode Transfer Shift ke-1 / ke-2 / ke-3: Tentukan hari operasional, jam kerja, dan zona waktu setiap shift. Kemudian, sediakan jendela transfer shift di mana agen dapat mentransfer percakapan ke shift berikutnya.

Tetapkan Kontak dengan percakapan terbuka kepada agen di shift mendatang, beserta catatan ringkasan

Tetapkan ke Tim Shift ke-2 / ke-3 / ke-1: Konfigurasikan langkahTetapkan Keini dengan tim berdasarkan kebutuhan bisnis Anda. Anda juga dapat mengatur penugasan otomatis berdasarkan preferensi strategi Anda.

Catatan Ringkasan Transfer 1 / 2 / 3: Ini adalah langkah Tambahkan Komentar di mana catatan ringkasan transfer dikirimkan ke agen yang akan ditugaskan ke Kontak.

Kegagalan Transfer Shift: Ditransfer ke Catatan Segera

Jika agen mentransfer percakapan sebelum waktu yang ditentukan, maka Catatan Ditransfer Terlalu Cepat akan dikirimkan ke agen dan transfer pun dicegah.

Dalam Templat Alur Kerja ini, kondisi tanggal dan waktu telah ditetapkan untuk memungkinkan agen mentransfer Kontak ke agen pada shift berikutnya dalam 30 menit terakhir shift agen dan tidak sebelumnya.

Setelah Anda menyelesaikan konfigurasi, klik Simpan dan Publikasikan untuk mengaktifkan alur kerja.

Cara Kerja: Alur Kerja Transfer Shift

Dari Modul Kotak Masuk, agen mengklik ikon menu 3 titik > Pintasan > Transfer ke Shift Berikutnya pintasan untuk mentransfer percakapan ke agen di shift berikutnya.
Agen menyediakan ringkasan percakapan pada dialog Transfer ke Shift Berikutnya dan mengeklik Mulai.
Kontak secara otomatis dialihkan ke agen yang tersedia pada shift berikutnya atau jika terlalu pagi, agen akan diberitahu.