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In questo articolo, scoprirete come trasferire le conversazioni aperte al prossimo turno con un clic di un pulsante.
Le imprese che si affidano a operazioni a turni spesso affrontano la sfida di garantire transizioni e handover fluidi quando un agente's shift termina e un altro's inizia . Se la tua attività ha più turni di lavoro, utilizzare questo Workflow per consentire ai propri agenti di trasferire le conversazioni aperte utilizzando un pulsante di scelta rapida al prossimo turno con un riepilogo della conversazione.
Riduce i tempi di inattività durante le transizioni dei turni fornendo agli agenti a turni successivi un contesto sulla conversazione aperta.
Semplifica il processo di trasferimento da un agente all'altro automatizzando il sistema quando attivato.
Migliorare la comunicazione tra le squadre garantendo che le informazioni importanti siano trasferite senza soluzione di continuità tra i turni di lavoro.
Scopri come utilizzare il Modello Workflow per configurare un handover automatizzato di conversazione:
Selezionare Shift Transfer Workflow Template e impostare la configurazione di scorciatoia per attivare il flusso di lavoro.
Identificazione del periodo di trasferimento del movimento.
Assegna contatti con conversazioni aperte agli agenti nel prossimo turno, insieme a una nota di riepilogo.
Shift Transfer Failure: Trasferito a Presto Nota.
Nel moduloWorkflow, fare clic su+ Add Workflow> Fare clic su Shift Transfer>Fare clic su Utilizzare il modello.
Trigger: Il flusso di lavoro inizia quando un agente seleziona il pulsante Shortcut.
In Configurazione scorciatoia, fornire le seguenti informazioni:
Icona di scorciatoia e nome: Selezionare un'icona e fornire un nome per identificare la scorciatoia di trasferimento del movimento.
Description: Descrivere lo scopo della scorciatoia.
In Shortcut Form, fornire le seguenti informazioni:
Form Field: Il riepilogo delle conversazioni va qui.
Field Type: Select Text so that the agent can provide a summary of the open conversation to the next agent.
Variabile: Fornire un nome per la variabile che contiene il riepilogo.
Periodo di trasferimento 1° / 2° / 3° turno: Specificare i giorni operativi, l'orario di lavoro e il fuso orario di ciascun turno. Quindi, fornire la finestra di trasferimento turno all'interno della quale un agente può trasferire la conversazione al turno successivo.
Assegna al 2° / 3° / 1° Shift Team: Configura questaAssegna adpasso con un team in base alle tue esigenze aziendali. Puoi anche impostare l'assegnazione automatica in base alle tue preferenze di strategia .
Transfer Summary Note 1 / 2 / 3: Questo è un passo Aggiungi commento in cui le note di riepilogo del trasferimento vengono inviate all'agente che verrà assegnato al contatto.
Quando un agente trasferisce la conversazione prima del tempo stabilito, la Transferred Too Soon Note viene inviata all'agente e il trasferimento è evitato.
In questo modello di workflow, la data e l'ora sono state stabilite per consentire agli agenti di trasferire i contatti all'agente nel turno successivo negli ultimi 30 minuti dello spostamento dell'agente e non prima di questo.
Una volta completata la configurazione, fare clic su Salva e Pubblica per attivare il flusso di lavoro.
Dal modulo Posta in arrivo, un agente fa clic sull'icona del menu a 3 punti > Scorciatoie > Trasferisci alla scorciatoia successiva per trasferire la conversazione ad un agente nel turno successivo.
L'agente fornisce un riassunto della conversazione nella finestra di dialogo Transfer to Next Shift e clic Start.
Il contatto viene indirizzato automaticamente all'agente disponibile nel turno successivo o se è troppo presto, l'agente viene informato.
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