Trong bài viết này, bạn sẽ khám phá cách chuyển cuộc trò chuyện đang diễn ra sang ca làm việc tiếp theo chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Các doanh nghiệp dựa vào hoạt động theo ca thường phải đối mặt với thách thức đảm bảo sự chuyển giao và bàn giao diễn ra trơn tru khi một ca của nhân viên kết thúc và ca của nhân viên khác bắt đầu. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều ca làm việc, hãy sử dụng quy trình làm việc này để cho phép các nhân viên chuyển các cuộc trò chuyện đang mở bằng nút tắt sang ca làm việc tiếp theo kèm theo bản tóm tắt về cuộc trò chuyện.
Lợi ích của việc chuyển danh bạ sang ca làm việc tiếp theo một cách tự động
Giảm thời gian chết trong quá trình chuyển ca bằng cách cung cấp cho các nhân viên ca tiếp theo một số thông tin về cuộc trò chuyện đang diễn ra.
Đơn giản hóa quá trình chuyển giao từ tác nhân này sang tác nhân khác bằng cách tự động hóa hệ thống khi được kích hoạt.
Cải thiện giao tiếp giữa các nhóm bằng cách đảm bảo thông tin quan trọng được truyền tải liền mạch giữa các ca làm việc.
Thiết lập quy trình làm việc
Tìm hiểu cách sử dụng Mẫu quy trình làm việc để thiết lập chuyển giao cuộc trò chuyện tự động:
Chọn Mẫu quy trình làm việc chuyển ca và thiết lập cấu hình phím tắt để kích hoạt quy trình làm việc.
Xác định thời gian chuyển ca.
Chỉ định những người liên hệ có cuộc trò chuyện mở cho các nhân viên trong ca làm việc sắp tới, cùng với ghi chú tóm tắt.
Chuyển ca thất bại: Đã chuyển sang thông báo quá sớm.
Chọn Mẫu quy trình làm việc chuyển ca và thiết lập cấu hình phím tắt để kích hoạt quy trình làm việc
Trong mô-đunQuy trình công việc, nhấp vào+ Thêm quy trình công việc> Nhấp vào Chuyển ca>Nhấp vào Sử dụng mẫu.
Kích hoạt: Quy trình công việc bắt đầu khi một tác nhân chọn nút Phím tắt .
Trong Cấu hình phím tắt, hãy cung cấp thông tin sau:
Biểu tượng và Tên phím tắt: Chọn một biểu tượng và cung cấp tên để xác định Phím tắt Chuyển đổi Shift của bạn.
Mô tả: Mô tả mục đích của phím tắt.
Trong Biểu mẫu phím tắt , hãy cung cấp các thông tin sau:
Trường biểu mẫu: Tóm tắt cuộc trò chuyện sẽ nằm ở đây.
Kiểu trường: Chọn Văn bản để tác nhân có thể cung cấp bản tóm tắt về cuộc trò chuyện đang mở cho tác nhân tiếp theo.
Biến đầu ra: Cung cấp tên cho biến chứa tóm tắt.
Xác định thời kỳ chuyển đổi ca
Thời gian chuyển ca 1/2/3: Chỉ định ngày hoạt động, giờ làm việc và múi giờ của mỗi ca. Sau đó, cung cấp cửa sổ chuyển ca trong đó nhân viên có thể chuyển cuộc trò chuyện sang ca tiếp theo.
Chỉ định các Liên hệ có cuộc trò chuyện mở cho các đại lý trong ca làm việc sắp tới, cùng với ghi chú tóm tắt
Phân công cho Nhóm ca 2/3/1: Cấu hình bướcPhân công chonày với một nhóm dựa trên nhu cầu kinh doanh của bạn. Bạn cũng có thể thiết lập việc chỉ định tự động dựa trên sở thích chiến lược của bạn.
Ghi chú tóm tắt chuyển giao 1 / 2 / 3: Đây là bước Thêm bình luận trong đó ghi chú tóm tắt chuyển giao được gửi đến tác nhân sẽ được chỉ định cho Liên hệ.
Lỗi chuyển ca: Đã chuyển sang Ghi chú Sớm
Khi một tác nhân chuyển cuộc trò chuyện trước thời gian quy định, Lưu ý Chuyển quá sớm sẽ được gửi đến tác nhân và việc chuyển cuộc trò chuyện sẽ bị ngăn chặn.
Trong Mẫu quy trình làm việc này, các điều kiện về ngày và giờ đã được thiết lập để cho phép các tác nhân chuyển Danh bạ cho tác nhân trong ca làm việc tiếp theo trong 30 phút cuối cùng của ca làm việc của tác nhân đó chứ không phải trước đó.
Sau khi hoàn tất cấu hình, hãy nhấp vào Lưu và Xuất bản để kích hoạt quy trình làm việc.
Cách thức hoạt động: Quy trình chuyển ca
Từ Mô-đun Hộp thư đến, nhân viên nhấp vào biểu tượng menu 3 chấm > Phím tắt > Chuyển sang ca tiếp theo phím tắt để chuyển cuộc trò chuyện cho nhân viên trong ca tiếp theo.
Đặc vụ cung cấp bản tóm tắt cuộc trò chuyện trên hộp thoại Chuyển sang ca tiếp theo và nhấp vào Bắt đầu.
Liên hệ sẽ được tự động chuyển đến nhân viên có mặt trong ca làm việc tiếp theo hoặc nếu còn quá sớm, nhân viên sẽ được thông báo.
