إدارة جهات الاتصال في صندوق الوارد

تساعدك إدارة جهات الاتصال في صندوق الوارد على الحفاظ على معلومات العملاء دقيقة ومنظمة مع البقاء مركّزًا على محادثاتك. يوضح هذا المقال كيفية إنشاء جهات اتصال جديدة، والبحث عن جهات الاتصال والرسائل والتعليقات، وتنفيذ إجراءات جهة الاتصال، وعرض التفاصيل الرئيسية في الشريط الجانبي العمودي.

إنشاء جهة اتصال جديدة

يمكن للوكلاء إنشاء جهات اتصال فردية من وحدة صندوق الوارد.

لإنشاء جهة اتصال جديدة:

1. انقر على زر إنشاء جهة اتصال جديدة بجانب شريط البحث والتصفية.

2. ملء المعلومات الأساسية مثل الاسم، رقم الهاتف، والبريد الإلكتروني.

3. حدد إنشاء.

التعيين أثناء إنشاء جهة الاتصال

اختياريًا، أثناء إنشاء جهة الاتصال، يمكنك تعيينها لزميل في الفريق أو لوكيل ذكاء اصطناعي.

البحث في صندوق الوارد

يتضمن صندوق الوارد ميزة بحث مصممة لمساعدتك على العثور على المعلومات بسرعة والعمل بكفاءة أكبر.

البحث عن جهات الاتصال

ابحث عن جهات اتصال محددة مباشرة في صندوق الوارد.

للبحث عن جهة اتصال:

1. انقر على أيقونة البحث بجانب زر إنشاء جهة اتصال جديدة.

2. انقر على زر جهات الاتصال أسفل شريط البحث.

3. اكتب كلمة البحث في شريط البحث.

يمكنك البحث فقط عن الاسم الأول، اسم العائلة، رقم الهاتف والبريد الإلكتروني لجهة الاتصال.

سلوك البحث عن جهات الاتصال

يعتمد سلوك البحث عن جهات الاتصال على الحقل الذي تبحث فيه.

بحث جزئي

يعيد البحث الجزئي جهات الاتصال التي تكون حقولها القابلة للبحث تبدأ بـ مصطلح البحث الخاص بك.

على سبيل المثال، البحث عن "car" يعيد "Carlos" و"Carter"، ولكن ليس "Scarlet" أو "Oscar".

الحقول التالية لجهة الاتصال مدرجة في البحث الجزئي:

• الاسم الأول

• اسم العائلة

• رقم التليفون

• عنوان البريد الإلكتروني

بحث المطابقة الدقيقة

ينطبق بحث المطابقة الدقيقة على الحقول المخصصة ولا يعيد نتائج إلا عندما يطابق مصطلح البحث قيمة الحقل بالضبط.

يتم استبعاد حقول خانة الاختيار والتاريخ والوقت من بحث المطابقة الدقيقة.

قيود البحث عن جهات الاتصال

الحقول التالية لجهة الاتصال لا يمكن البحث فيها:

1. دولة

2. لغة

3. الجنس

4. المُحَال إليه

5. حالة المحادثة

6. نوع خانة الاختيار (حقل مخصص)

7. نوع التاريخ (حقل مخصص)

8. نوع الوقت (حقل مخصص)

9. الوسوم

للعثور على جهات الاتصال باستخدام هذه الحقول، استخدم عوامل التصفية بدلاً من ذلك.

البحث عن رسائل أو تعليقات عبر جميع المحادثات

يمكنك أيضاً العثور بسهولة على رسائل أو تعليقات محددة مباشرة في صندوق الوارد.

للبحث عن رسالة أو تعليق:

1. انقر على زر البحث بجانب زر إنشاء جهة اتصال جديدة.

2. ضمن شريط البحث، اختر زر الرسالة للبحث عن رسالة محددة أو زر التعليق للبحث عن تعليق محدد.

3. اكتب كلمة البحث في شريط البحث.

يبدأ البحث تلقائيًا بعد إدخال 3 أحرف، مع عرض أحدث الرسائل أو التعليقات أولاً.

الرسائل في تنسيق النص التي يمكن بحثها، تتضمن قوالب WhatsApp، الردود السريعة، والردود على القصص.

سلوك البحث عن الرسائل والتعليقات عبر جميع المحادثات

يمكنك البحث في الرسائل والتعليقات في المحادثات بالطرق التالية:

• مطابقة كلمة مفتاحية: البحث عن كلمة مفتاحية واحدة. على سبيل المثال، البحث عن "fox" يعيد المحادثات التي تحتوي على كلمة "fox".

• مطابقة عبارة: البحث عن عبارة دقيقة. على سبيل المثال، البحث عن "quick brown" يعيد المحادثات التي تحتوي على تلك العبارة بالضبط.

• رمز تعبيري: البحث باستخدام رمز تعبيري واحد يليه فاصلة. يبدأ البحث فقط بعد إدخال الفاصلة.

• عنوان البريد الإلكتروني: البحث بعنوان بريد إلكتروني كامل أو جزء منه أو حسب النطاق. على سبيل المثال، البحث عن "@gmail" يعيد جميع عناوين Gmail.

• أرقام: البحث عن أرقام دقيقة أو متعددة. على سبيل المثال، البحث عن "016 014" يعيد المحادثات التي تحتوي على أي من الرقمين.

لا يتم تصفية بحث الرسائل والتعليقات بناءً على صندوق الوارد أو الفرز أو حالة المحادثة.

البحث عن رسائل أو تعليقات من محادثة

يمكنك البحث عن رسالة أو تعليق محدد داخل محادثة جهة الاتصال.

للبحث عن رسالة أو تعليق في محادثة:

1. حدد جهة الاتصال.

2. انقر على زر البحث في أعلى اليمين.

3. أدخل كلمة البحث في شريط البحث.

استخدم الأسهم أو القائمة المنسدلة لنتائج البحث للتنقل عبر النتائج في المحادثة.

سلوك البحث عن الرسائل أو التعليقات داخل المحادثة

إليك ما يجب معرفته عن سلوك البحث في محادثة جهة الاتصال:

• تظهر عمليات البحث الأخيرة في نفس القائمة المنسدلة.

• لا يمكنك البحث عن الرسائل الجماعية.

• يعيد البحث نتائج فقط عندما يطابق الكلمة المفتاحية كلمة أو عبارة كاملة في المحادثة.

• البحث غير حساس لحالة الأحرف. على سبيل المثال، البحث عن "cat" يعيد أيضًا "CAT".

إجراءات جهة الاتصال

تساعدك إجراءات جهة الاتصال على البقاء منظمًا من خلال السماح لك بإدارة المحادثات مع جهات الاتصال بشكل أكثر كفاءة.

تعيين جهة اتصال

يمكن تعيين جهة اتصال إلى وكيل لتحديد من المسؤول عن معالجة المحادثة. هذا يساعد في إبقاء صندوق الوارد منظّمًا ويضمن التعامل مع المحادثات بسرعة.

تعرف على المزيد حول كيفية تعيين وكيل إلى جهة اتصال.

إلغاء تعيين جهة اتصال

يمكن إلغاء تعيين جهة الاتصال من وكيل إذا كانت المحادثة بحاجة إلى أن يتولاها شخص آخر. ينقل ذلك جهة الاتصال مرة أخرى إلى صندوق الوارد 'غير معين' ليقوم وكيل آخر بالتعامل معها.

تعرف على المزيد حول كيفية إلغاء تعيين وكيل من جهة اتصال.

تأجيل جهة اتصال

يمكن تأجيل جهة الاتصال لاستبعادها مؤقتًا من قائمة جهات الاتصال حتى وقت محدد، وعند هذه النقطة ستظهر تلقائيًا. هذا يساعدك على تعيين تذكيرات سريعة للمتابعة.

لتأجيل جهة اتصال:

1. حدد جهة الاتصال في قائمة المحادثات.

2. انقر على زر التأجيل أو اختر تأجيل من قائمة الإجراءات السريعة.

3. اختر مدة التأجيل من القائمة المنسدلة.

بمجرد انتهاء وقت الغفوة المحدد، ستظهر جهة الاتصال مرة أخرى في قائمة محادثاتك مع تغيير الحالة إلى حالتها السابقة.

ما إذا كانت جهة الاتصال المؤجلة مخفية أم تظل مرئية في قائمة المحادثات يعتمد على الفلتر الذي تستخدمه:

• مفتوحة أو مغلقة: ستظل جهات الاتصال المؤجلة مخفية مؤقتًا حتى انتهاء مدة التأجيل.

• الكل أو المؤجلة: ستظل جهات الاتصال المؤجلة ظاهرة.

عند تأجيل جهة اتصال، فلن تظهر في قائمة خاصتي حتى الوقت المحدد.

لا يمكنك تأجيل جهات الاتصال التي تم حظرها. أيقونة التأجيل لن تكون متاحة لجهات الاتصال المحظورة.

إلغاء غفوة جهة اتصال

يمكن إلغاء غفوة جهة الاتصال قبل انتهاء مدة التأجيل.

لإلغاء غفوة جهة اتصال:

1. حدد جهة الاتصال المؤجلة في قائمة المحادثات.

2. انقر على زر إلغاء الغفوة أو اختر إلغاء الغفوة من الإجراءات السريعة.

يظهر الاتصال فورًا في صندوق الوارد خاصتي أو في صندوق الوارد المناسب بناءً على عوامل التصفية الخاصة بك. تعود حالة محادثتهم إلى ما كانت عليه قبل التأجيل.

سترى مؤشرات عند تأجيل جهة الاتصال:

• النص الفرعي لتذكير التأجيل: عند تأجيل جهة الاتصال، يظهر نص فرعي يوضح متى ينتهي التأجيل تحت اسم جهة الاتصال. يختفي هذا النص الفرعي بمجرد إلغاء غفوة جهة الاتصال.

• تلميح عند التمرير: مرّر المؤشر فوق أيقونة التأجيل لرؤية الطابع الزمني الدقيق لإلغاء التأجيل.

سيتم إعلامك أيضًا عند إلغاء غفوة جهة الاتصال. إليك كيف:

• إشعار دفع:

  عند انتهاء التأجيل، يُرسل إشعار دفع إلى الوكلاء المعيَّنين وفقًا لإعدادات إشعارات مساحه العمل.

• مركز الإشعارات: يظهر إشعار يحمل أيقونة التأجيل في مركز الإشعارات، مما يحثك على فتح المحادثة.

حظر جهة اتصال

إذا كانت جهة الاتصال ترسل رسائل مزعجة، يمكنك حظر جهة الاتصال.

إليك كيفية حظر جهة الاتصال:

1. انقر على زر المزيد من الإجراءات في الأعلى.

2. حدد حظر جهة الاتصال.

بعد حظر جهة الاتصال، لن تتمكن من إرسال أو استقبال الرسائل منها.

تعرف على المزيد حول كيفية حظر جهات الاتصال وتبعات حظرها.

إلغاء حظر جهة اتصال

يمكنك إلغاء حظر جهة الاتصال عبر نفس زر المزيد من الإجراءات.

عند إلغاء حظر جهة اتصال محظورة:

• يتم نقل المحادثة مرة أخرى إلى الكل أو صناديق وارد أخرى اعتمادًا على فلاتر المحادثة المطبقة.

• ستظل المحادثة مغلقة.

• سيتم تفعيل محرر الرسائل، حتى تتمكن من إرسال الرسائل.

• سيتم تفعيل نافذة المحادثة، حتى تتمكن من استقبال الرسائل من جهة الاتصال.

• تُنقل جهة الاتصال إلى الكل أو إلى شرائح أخرى اعتمادًا على عوامل التصفية.

اختصارات

استخدم زر الاختصار لتشغيل سير العمل لجهة الاتصال.

لاستخدام الاختصار:

1. انقر على زر المزيد من الإجراءات في الأعلى.

2. حدد الاختصارات.

3. ابحث في الاختصارات المتاحة لجهة الاتصال.

4. حدد الاختصار لبدء سير العمل لجهة الاتصال.

سير العمل الجاري

اعرض وحدد سير العمل من خلال اختيار زر المزيد من الإجراءات > سير العمل الجاري.

• عرض والبحث في سير العمل الجاري لجهة الاتصال

• اختر وأوقف سير العمل لجهة الاتصال

• إيقاف جميع سير العمل لجهة الاتصال

تفاصيل جهة الاتصال في الشريط الجانبي العمودي

يمكنك الوصول بسهولة إلى المعلومات الرئيسية لجهة الاتصال دون مغادرة صندوق الوارد، مثل رقم الهاتف والبريد الإلكتروني والبلد واللغة الخاصة بهم.

لتحديث المعلومات، انقر على الحقل الذي تريد تحريره.

تعرف على المزيد حول تفاصيل جهة الاتصال.

اقتراحات الدمج

تظهر بطاقة اقتراحات الدمج في تفاصيل جهة الاتصال عند اكتشاف جهات اتصال مكررة محتملة. ستدرج جميع جهات الاتصال التي لها نفس رقم الهاتف أو عنوان البريد الإلكتروني لجهة الاتصال المحددة.

إذا كانت جهات اتصال مكررة، يمكنك اختيار دمجها.

تعرف على المزيد حول اقتراحات الدمج.

القنوات

سترى القنوات المرتبطة بجهة الاتصال هذه، مع مؤشرات تُظهر حالتها.

هناك 3 أنواع من القنوات التي يمكنك العثور عليها:

• نشط

• غير نشط

• غير متوفر

تعرف على المزيد حول قنوات جهة الاتصال.

الخطوات التالية

لقد تعلمت الآن كيفية إدارة جهات الاتصال من صندوق الوارد، بدءًا من إنشاء والبحث عن جهات الاتصال إلى تحديث تفاصيلها واتخاذ الإجراءات الرئيسية. مع توفر هذه الأساسيات، يمكنك الانتقال إلى المقال التالي لتتعلم كيفية التعاون مع فريقك في صندوق الوارد.