Quản lý Liên hệ trong Mô-đun Inbox

Quản lý Liên hệ trong Mô-đun Inbox giúp bạn giữ thông tin khách hàng chính xác và có tổ chức trong khi vẫn tập trung vào các cuộc trò chuyện. Bài viết này giải thích cách tạo Liên hệ mới, tìm kiếm Liên hệ, tin nhắn và bình luận, thực hiện các hành động với Liên hệ, và xem các thông tin chính trong thanh bên dọc.

Tạo liên hệ mới

Các đại lý có thể tạo từng Liên hệ từ Mô-đun Inbox.

Để tạo một Liên hệ mới:

1. Nhấp vào nút Tạo liên hệ mới bên cạnh thanh tìm kiếm và bộ lọc.

2. Điền các thông tin cơ bản như tên, số điện thoại và email.

3. Chọn Tạo.

Chỉ định khi tạo Liên hệ

Ngoài ra, khi tạo Liên hệ, bạn có thể gán Liên hệ cho đồng nghiệp hoặc AI Agent.

Tìm kiếm trong Mô-đun Inbox

Mô-đun Inbox có tính năng tìm kiếm giúp bạn tìm thông tin nhanh chóng và làm việc hiệu quả hơn.

Tìm kiếm Liên hệ

Tìm kiếm các Liên hệ cụ thể trực tiếp trong Mô-đun Inbox.

Để tìm một Liên hệ:

1. Nhấp vào biểu tượng tìm kiếm bên cạnh nút Tạo liên hệ mới .

2. Nhấp vào nút Liên hệ bên dưới thanh tìm kiếm.

3. Nhập từ khóa của bạn vào thanh tìm kiếm.

Bạn chỉ có thể tìm kiếm tên, họ, số điện thoại và email của Liên hệ.

Hành vi tìm kiếm cho Liên hệ

Hành vi tìm kiếm Liên hệ phụ thuộc vào trường bạn tìm kiếm.

Tìm kiếm một phần

Tìm kiếm một phần trả về các Liên hệ có trường có thể tìm kiếm bắt đầu với từ khóa tìm kiếm của bạn.

Ví dụ, tìm kiếm "car" trả về "Carlos" và "Carter", nhưng không trả về "Scarlet" hoặc "Oscar".

Các trường Liên hệ sau được bao gồm trong tìm kiếm một phần:

• Tên

• Họ

• Số điện thoại

• Địa chỉ email

Tìm kiếm chính xác

Tìm kiếm chính xác áp dụng cho các trường tùy chỉnh và chỉ trả kết quả khi từ khóa tìm kiếm khớp chính xác với giá trị trường.

Các trường kiểu hộp kiểm, ngày và thời gian bị loại khỏi tìm kiếm chính xác.

Hạn chế cho tìm kiếm Liên hệ

Các trường Liên hệ sau không thể tìm kiếm:

1. Quốc gia

2. Ngôn ngữ

3. Giới tính

4. Người phụ trách

5. Trạng thái cuộc trò chuyện

6. Kiểu hộp kiểm (trường tùy chỉnh)

7. Kiểu ngày tháng (trường tùy chỉnh)

8. Kiểu thời gian (trường tùy chỉnh)

9. Thẻ

Để tìm Liên hệ bằng các trường này, hãy dùng bộ lọc.

Tìm kiếm tin nhắn hoặc bình luận trên tất cả các cuộc trò chuyện

Bạn cũng có thể dễ dàng tìm tin nhắn hoặc bình luận cụ thể trực tiếp trong Mô-đun Inbox.

Để tìm tin nhắn hoặc bình luận:

1. Nhấp vào nút tìm kiếm bên cạnh nút Tạo liên hệ mới .

2. Dưới thanh tìm kiếm, chọn nút Tin nhắn để tìm một tin nhắn cụ thể hoặc nút Bình luận để tìm một bình luận cụ thể.

3. Nhập từ khóa của bạn vào thanh tìm kiếm.

Tìm kiếm bắt đầu tự động sau khi bạn nhập 3 ký tự, với các tin nhắn hoặc bình luận gần đây nhất được hiển thị trước.

Các tin nhắn ở định dạng văn bản có thể tìm kiếm bao gồm WhatsApp Templates, trả lời nhanh và trả lời câu chuyện.

Hành vi tìm kiếm cho tin nhắn và bình luận trên tất cả các cuộc trò chuyện

Bạn có thể tìm tin nhắn và bình luận trong các cuộc trò chuyện theo các cách sau:

• Khớp từ khóa: Tìm kiếm một từ khóa. Ví dụ, tìm kiếm "fox" trả về các cuộc trò chuyện chứa từ "fox".

• Khớp cụm từ: Tìm kiếm một cụm từ chính xác. Ví dụ, tìm kiếm "quick brown" chỉ trả về các cuộc trò chuyện có đúng cụm từ đó.

• Emoji: Tìm bằng một emoji duy nhất, theo sau là dấu phẩy. Tìm kiếm chỉ bắt đầu sau khi nhập dấu phẩy.

• Địa chỉ email: Tìm theo địa chỉ email đầy đủ, địa chỉ một phần hoặc tên miền. Ví dụ, tìm kiếm "@gmail" trả về tất cả địa chỉ Gmail.

• Số: Tìm theo số chính xác hoặc nhiều số. Ví dụ, tìm kiếm "016 014" trả về các cuộc trò chuyện chứa một trong hai số đó.

Tìm kiếm tin nhắn và bình luận không được lọc dựa trên hộp thư đến, sắp xếp hoặc trạng thái cuộc trò chuyện.

Tìm kiếm tin nhắn hoặc bình luận từ một cuộc trò chuyện

Bạn có thể tìm tin nhắn hoặc bình luận cụ thể trong cuộc trò chuyện của một Liên hệ.

Để tìm tin nhắn hoặc bình luận trong một cuộc trò chuyện:

1. Chọn Liên hệ.

2. Nhấp vào nút tìm kiếm ở góc trên bên phải.

3. Nhập từ khóa của bạn vào thanh tìm kiếm.

Dùng các mũi tên hoặc menu thả xuống kết quả tìm kiếm để điều hướng qua các kết quả trong cuộc trò chuyện.

Hành vi tìm kiếm cho tin nhắn hoặc bình luận từ một cuộc trò chuyện

Đây là những điều cần biết về hành vi tìm kiếm trong cuộc trò chuyện của Liên hệ:

• Các tìm kiếm gần đây của bạn xuất hiện trong cùng menu thả xuống.

• Bạn không thể tìm kiếm các tin nhắn phát sóng.

• Tìm kiếm chỉ trả kết quả khi từ khóa khớp một từ hoặc cụm từ hoàn chỉnh trong cuộc trò chuyện.

• Tìm kiếm không phân biệt chữ hoa chữ thường. Ví dụ, tìm kiếm "cat" cũng trả về "CAT".

Hành động với Liên hệ

Các hành động với Liên hệ giúp bạn tổ chức công việc bằng cách quản lý cuộc trò chuyện với Liên hệ hiệu quả hơn.

Chỉ định một Liên hệ

Một Liên hệ có thể được gán cho một đại lý để xác định rõ người chịu trách nhiệm xử lý cuộc trò chuyện. Điều này giúp giữ Inbox của bạn có tổ chức và đảm bảo các cuộc trò chuyện được xử lý kịp thời.

Tìm hiểu thêm về cách gán đại lý cho Liên hệ.

Bỏ gán một Liên hệ

Một Liên hệ có thể bị bỏ gán khỏi đại lý nếu cuộc trò chuyện cần được người khác xử lý. Điều này chuyển Liên hệ trở lại Hộp thư Chưa gán để đại lý khác tiếp nhận.

Tìm hiểu thêm về cách bỏ gán đại lý khỏi Liên hệ.

Tạm ẩn một Liên hệ

Một Liên hệ có thể được tạm ẩn để tạm thời loại họ khỏi Danh sách Liên hệ cho đến thời gian đã chỉ định; khi đó họ sẽ tự động xuất hiện lại. Điều này giúp bạn đặt lời nhắc nhanh cho việc theo dõi.

Để tạm ẩn một Liên hệ:

1. Chọn Liên hệ trong danh sách cuộc trò chuyện.

2. Nhấp vào nút tạm ẩn hoặc chọn Tạm ẩn từ menu hành động nhanh.

3. Chọn thời lượng tạm ẩn từ danh sách thả xuống.

Khi thời gian tạm ẩn đã chọn kết thúc, Liên hệ sẽ xuất hiện lại trong danh sách cuộc trò chuyện của bạn và trạng thái được khôi phục về trạng thái trước đó.

Liên hệ bị tạm ẩn có bị ẩn hay vẫn hiển thị trong danh sách cuộc trò chuyện phụ thuộc vào bộ lọc bạn đang dùng:

• Mở hoặc Đã đóng: Các Liên hệ tạm ẩn sẽ tạm thời ẩn cho đến khi thời gian tạm ẩn kết thúc.

• Tất cả hoặc Tạm ẩn: Các Liên hệ tạm ẩn vẫn sẽ xuất hiện.

Khi bạn tạm ẩn một Liên hệ, họ sẽ không xuất hiện trong danh sách Mine cho đến thời gian đã chỉ định.

Bạn không thể tạm ẩn các Liên hệ đã bị chặn. Biểu tượng tạm ẩn sẽ không khả dụng cho các Liên hệ đã bị chặn.

Hủy tạm ẩn một Liên hệ

Một Liên hệ có thể được hủy tạm ẩn trước khi hết thời gian tạm ẩn.

Để hủy tạm ẩn một Liên hệ:

1. Chọn Liên hệ đang tạm ẩn trong danh sách cuộc trò chuyện.

2. Nhấp vào nút bỏ tạm ẩn hoặc chọn Bỏ tạm ẩn từ hành động nhanh.

Liên hệ sẽ ngay lập tức xuất hiện lại trong Hộp thư Mine của bạn hoặc hộp thư tương ứng dựa trên bộ lọc của bạn. Trạng thái cuộc trò chuyện của họ trở về như trước khi tạm ẩn.

Bạn sẽ thấy các chỉ báo khi một Liên hệ bị tạm ẩn:

• Văn bản phụ nhắc tạm ẩn: Khi một Liên hệ bị tạm ẩn, một dòng phụ hiển thị khi kết thúc thời gian tạm ẩn xuất hiện dưới tên Liên hệ. Dòng phụ này biến mất khi Liên hệ được bỏ tạm ẩn.

• Gợi chú khi di chuột: Di chuột lên biểu tượng tạm ẩn để xem dấu thời gian bỏ tạm ẩn chính xác.

Bạn cũng sẽ được thông báo khi Liên hệ được bỏ tạm ẩn. Cách thức như sau:

• Thông báo đẩy:

  Khi tạm ẩn kết thúc, một thông báo đẩy được gửi tới đại lý được phân công theo cài đặt thông báo của không gian làm việc.

• Trung tâm thông báo: Một thông báo với biểu tượng tạm ẩn xuất hiện trong trung tâm thông báo, nhắc bạn mở cuộc trò chuyện.

Chặn một Liên hệ

Nếu Liên hệ của bạn gửi tin nhắn spam, bạn có thể chặn Liên hệ đó.

Cách chặn Liên hệ như sau:

1. Nhấp vào nút More actions ở trên cùng.

2. Chọn Chặn liên hệ.

Sau khi bạn chặn một Liên hệ, bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận tin nhắn từ họ.

Tìm hiểu thêm về cách chặn Liên hệ và tác động của việc chặn họ.

Bỏ chặn một Liên hệ

Bạn có thể bỏ chặn Liên hệ thông qua cùng nút More actions.

Khi một Liên hệ bị chặn được bỏ chặn:

• Cuộc trò chuyện được chuyển lại vào All hoặc các hộp thư khác tùy theo bộ lọc cuộc trò chuyện đã áp dụng.

• Cuộc trò chuyện sẽ vẫn ở trạng thái đóng.

• Trình soạn tin nhắn sẽ được bật, vì vậy bạn có thể gửi tin nhắn.

• Cửa sổ cuộc trò chuyện sẽ được kích hoạt, vì vậy bạn có thể nhận tin nhắn từ Liên hệ.

• Liên hệ được chuyển tới All hoặc các phân đoạn khác tùy theo bộ lọc.

Phím tắt

Dùng nút Phím tắt để kích hoạt Workflow cho Liên hệ.

Để sử dụng Phím tắt:

1. Nhấp vào nút More actions ở trên cùng.

2. Chọn Phím tắt.

3. Tìm kiếm các Phím tắt có sẵn cho Liên hệ.

4. Chọn Phím tắt để bắt đầu Workflow cho Liên hệ.

Workflows đang chạy

Xem và chọn Workflow bằng cách chọn nút More actions > Workflows đang chạy.

• Xem và tìm kiếm các Workflow đang chạy cho Liên hệ

• Chọn và dừng một Workflow cho Liên hệ

• Dừng tất cả Workflow cho Liên hệ

Chi tiết Liên hệ trong thanh bên dọc

Bạn có thể truy cập nhanh thông tin chính của Liên hệ mà không cần rời khỏi Inbox, như số điện thoại, email, quốc gia và ngôn ngữ.

Để cập nhật thông tin, nhấp vào trường bạn muốn chỉnh sửa.

Tìm hiểu thêm về Chi tiết liên hệ.

Gợi ý gộp

Thẻ gợi ý gộp hiển thị trong Chi tiết Liên hệ khi phát hiện các Liên hệ trùng lặp tiềm năng. Nó sẽ liệt kê tất cả Liên hệ có cùng số điện thoại hoặc địa chỉ email với Liên hệ được chọn.

Nếu chúng là các Liên hệ trùng lặp, bạn có thể chọn gộp chúng.

Tìm hiểu thêm về gợi ý gộp.

Các kênh

Bạn sẽ thấy các kênh liên kết với Liên hệ này, kèm các chỉ báo cho biết trạng thái của chúng.

Có 3 loại kênh bạn có thể thấy:

• Tích cực

• Không hoạt động

• Không có sẵn

Tìm hiểu thêm về các Kênh liên hệ.

Các bước tiếp theo

Bạn đã học cách quản lý Liên hệ từ Inbox, từ việc tạo và tìm kiếm Liên hệ đến cập nhật thông tin chi tiết và thực hiện các hành động chính. Với những điều cơ bản này đã được thiết lập, bạn đã sẵn sàng chuyển sang bài viết tiếp theo để tìm hiểu cách cộng tác với nhóm trong Inbox.