Mengelola Kontak di Kotak Masuk

Mengelola Kontak di Kotak Masuk membantu Anda menjaga informasi pelanggan tetap akurat dan teratur sambil tetap fokus pada percakapan Anda. Artikel ini menjelaskan cara membuat Kontak baru, mencari Kontak, pesan dan komentar, melakukan tindakan pada Kontak, serta melihat detail kunci di bilah samping vertikal.

Buat Kontak Baru

Agen dapat membuat Kontak individu dari modul Kotak Masuk.

Untuk membuat Kontak baru:

1. Klik Buat Kontak Baru tombol di samping bilah pencarian dan filter.

2. Isi informasi dasar seperti nama, nomor telepon, dan email.

3. Pilih Buat.

Menetapkan saat membuat Kontak

Opsional, saat membuat Kontak, Anda dapat menetapkan Kontak tersebut kepada rekan tim atau Agen AI.

Cari di Kotak Masuk

Kotak Masuk memiliki fitur pencarian yang dirancang untuk membantu Anda menemukan informasi dengan cepat dan bekerja lebih efisien.

Cari Kontak

Cari Kontak tertentu langsung di Kotak Masuk.

Untuk mencari Kontak:

1. Klik ikon pencarian di samping Buat Kontak Baru tombol.

2. Klik tombol Kontak di bawah bilah pencarian.

3. Ketik kata kunci Anda di bilah pencarian.

Anda hanya dapat mencari nama depan, nama belakang, nomor telepon, dan email Kontak.

Perilaku pencarian untuk Kontak

Perilaku pencarian Kontak bergantung pada bidang yang Anda cari.

Pencarian sebagian

Pencarian sebagian mengembalikan Kontak yang bidang yang dapat dicari dimulai dengan istilah pencarian Anda.

Misalnya, mencari "car" mengembalikan "Carlos" dan "Carter", tetapi bukan "Scarlet" atau "Oscar".

Bidang Kontak berikut disertakan dalam pencarian sebagian:

• Nama depan

• Nama belakang

• Nomor telepon

• Alamat email

Pencarian kecocokan tepat

Pencarian kecocokan tepat berlaku untuk bidang kustom dan hanya mengembalikan hasil ketika istilah pencarian Anda tepat sama dengan nilai bidang.

Bidang checkbox, tanggal, dan waktu dikecualikan dari pencarian kecocokan tepat.

Keterbatasan pencarian Kontak

Bidang Kontak berikut tidak dapat dicari:

1. Negara

2. Bahasa

3. Jenis kelamin

4. Penanggung jawab

5. Status Percakapan

6. Tipe checkbox (kolom kustom)

7. Tipe tanggal (kolom kustom)

8. Tipe waktu (bidang kustom)

9. Tag

Untuk menemukan Kontak menggunakan bidang-bidang ini, gunakan filter sebagai gantinya.

Cari pesan atau komentar di seluruh percakapan

Anda juga dapat dengan mudah menemukan pesan atau komentar tertentu langsung di Kotak Masuk.

Untuk mencari pesan atau komentar:

1. Klik tombol pencarian di samping tombol Buat Kontak Baru .

2. Di bawah bilah pencarian, pilih tombol Pesan untuk mencari pesan tertentu atau tombol Komentar untuk mencari komentar tertentu.

3. Ketik kata kunci Anda di bilah pencarian.

Pencarian dimulai otomatis setelah Anda memasukkan 3 karakter, dengan pesan atau komentar terbaru ditampilkan terlebih dahulu.

Pesan dalam format teks yang dapat dicari meliputi Template WhatsApp, balasan cepat, dan balasan story.

Perilaku pencarian untuk pesan dan komentar di seluruh percakapan

Anda dapat mencari pesan dan komentar dalam percakapan dengan cara berikut:

• Kecocokan kata kunci: Cari 1 kata kunci. Misalnya, mencari "fox" mengembalikan percakapan yang berisi kata "fox".

• Kecocokan frasa: Cari frasa yang tepat. Misalnya, mencari "quick brown" hanya mengembalikan percakapan yang memiliki frasa tersebut secara tepat.

• Emoji: Cari menggunakan satu emoji diikuti oleh koma. Pencarian dimulai hanya setelah koma dimasukkan.

• Alamat email: Cari berdasarkan alamat email lengkap, alamat sebagian, atau domain. Misalnya, mencari "@gmail" mengembalikan semua alamat Gmail.

• Angka: Cari angka tunggal atau beberapa angka. Misalnya, mencari "016 014" mengembalikan percakapan yang berisi salah satu angka tersebut.

Pencarian pesan dan komentar tidak difilter berdasarkan kotak masuk, pengurutan, atau status percakapan.

Cari pesan atau komentar dari sebuah percakapan

Anda dapat mencari pesan atau komentar tertentu di dalam percakapan Kontak.

Untuk mencari pesan atau komentar dalam percakapan:

1. Pilih Kontak.

2. Klik tombol pencarian di kanan atas.

3. Masukkan kata kunci Anda di bilah pencarian.

Gunakan panah atau dropdown hasil pencarian untuk menavigasi hasil dalam percakapan.

Perilaku pencarian untuk pesan atau komentar dari sebuah percakapan

Berikut yang perlu diketahui tentang perilaku pencarian dalam percakapan Kontak:

• Pencarian terbaru Anda muncul di dropdown yang sama.

• Anda tidak dapat mencari pesan siaran.

• Pencarian hanya mengembalikan hasil ketika kata kunci cocok dengan kata atau frasa lengkap dalam percakapan.

• Pencarian tidak peka huruf besar/kecil. Misalnya, mencari "cat" juga mengembalikan "CAT".

Tindakan Kontak

Tindakan Kontak membantu Anda tetap teratur dengan memungkinkan Anda mengelola percakapan dengan Kontak lebih efisien.

Menetapkan Kontak

Kontak dapat ditetapkan kepada Agen untuk memperjelas siapa yang bertanggung jawab menangani percakapan. Ini membantu menjaga Kotak Masuk tetap teratur dan memastikan percakapan ditangani dengan cepat.

Pelajari lebih lanjut tentang cara menetapkan Agen kepada Kontak.

Membatalkan Penetapan Kontak

Kontak dapat dibatalkan penugasannya dari Agen jika percakapan perlu ditangani oleh orang lain. Ini memindahkan Kontak kembali ke Kotak Masuk Belum Ditugaskan agar Agen lain dapat mengambilnya.

Pelajari lebih lanjut tentang cara membatalkan penugasan Agen dari Kontak.

Menunda Kontak

Kontak dapat ditunda untuk sementara mengecualikannya dari Daftar Kontak sampai waktu yang ditentukan, setelah itu mereka otomatis muncul kembali. Ini membantu Anda mengatur pengingat cepat untuk tindak lanjut.

Untuk menunda Kontak:

1. Pilih Kontak di daftar percakapan.

2. Klik tombol tunda atau pilih Tunda dari menu tindakan cepat.

3. Pilih durasi tunda dari menu tarik-turun.

Setelah waktu tunda yang dipilih berakhir, Kontak akan muncul kembali di daftar percakapan Anda dengan status kembali ke keadaan sebelumnya.

Apakah Kontak yang ditunda disembunyikan atau tetap terlihat di daftar percakapan tergantung filter yang Anda gunakan:

• Terbuka atau Tertutup: Kontak yang ditunda akan disembunyikan sementara hingga waktu penundaan berakhir.

• Semua atau Ditunda: Kontak yang ditunda akan tetap muncul.

Saat Anda menunda Kontak, mereka tidak akan muncul di daftar Milik Saya sampai waktu yang ditentukan.

Anda tidak dapat menunda Kontak yang telah diblokir. Ikon tunda tidak akan tersedia untuk Kontak yang diblokir.

Batalkan Penundaan Kontak

Kontak dapat dibatalkan penundaannya sebelum durasi tunda berakhir.

Untuk membatalkan penundaan Kontak:

1. Pilih Kontak yang sedang ditunda di daftar percakapan.

2. Klik tombol batalkan penundaan atau pilih Batalkan Penundaan dari tindakan cepat.

Kontak langsung muncul kembali di Kotak Masuk Milik Saya atau kotak masuk yang relevan berdasarkan filter Anda. Status percakapan mereka kembali ke kondisi sebelum ditunda.

Anda akan melihat indikator saat Kontak ditunda:

• Subteks pengingat tunda: Saat Kontak ditunda, subteks yang menunjukkan kapan penundaan berakhir muncul di bawah nama Kontak. Subteks ini hilang setelah penundaan Kontak dihapus.

• Keterangan saat kursor diarahkan: Arahkan kursor ke ikon tunda untuk melihat cap waktu pembatalan penundaan yang tepat.

Anda juga akan diberitahu saat Kontak tidak lagi ditunda. Berikut caranya:

• Pemberitahuan Push:

  Ketika penundaan berakhir, pemberitahuan push dikirim ke agen yang ditugaskan sesuai pengaturan pemberitahuan ruang kerja.

• Pusat Pemberitahuan: Sebuah pemberitahuan dengan ikon tunda muncul di pusat pemberitahuan, meminta Anda membuka percakapan.

Memblokir Kontak

Jika Kontak Anda mengirim pesan spam, Anda dapat memblokir Kontak tersebut.

Berikut cara memblokir Kontak:

1. Klik tombol Tindakan lainnya di bagian atas.

2. Pilih Blokir Kontak.

Setelah Anda memblokir Kontak, Anda tidak akan dapat mengirim atau menerima pesan dari mereka.

Pelajari lebih lanjut tentang cara memblokir Kontak dan implikasi pemblokiran.

Membuka Blokir Kontak

Anda dapat membuka blokir Kontak melalui tombol Tindakan lainnya yang sama.

Setelah blokir pada Kontak dibuka:

• Percakapan dipindahkan kembali ke Semua atau kotak masuk lain tergantung filter percakapan yang diterapkan.

• Percakapan akan tetap ditutup.

• Penyusun pesan akan diaktifkan, sehingga Anda dapat mengirim pesan.

• Jendela percakapan akan diaktifkan, sehingga Anda dapat menerima pesan dari Kontak.

• Kontak dipindahkan ke Semua atau Segmen lain tergantung filter.

Pintasan

Gunakan tombol Pintasan untuk memicu Alur Kerja bagi Kontak.

Untuk menggunakan Pintasan:

1. Klik tombol Tindakan lainnya di bagian atas.

2. Pilih Pintasan.

3. Cari Pintasan yang tersedia untuk Kontak.

4. Pilih Pintasan untuk memulai Alur Kerja bagi Kontak.

Alur Kerja yang Sedang Berlangsung

Lihat dan pilih Alur Kerja dengan memilih tombol Tindakan lainnya > Alur Kerja yang Sedang Berlangsung.

• Lihat dan cari Alur Kerja yang sedang berjalan untuk Kontak

• Pilih dan hentikan Alur Kerja untuk Kontak

• Hentikan semua Alur Kerja untuk Kontak

Detail Kontak di bilah samping vertikal

Anda dapat mengakses informasi kunci Kontak tanpa meninggalkan Kotak Masuk, seperti nomor telepon, email, negara, dan bahasa mereka.

Untuk memperbarui informasi, klik bidang yang ingin Anda edit.

Pelajari lebih lanjut tentang Detail Kontak.

Saran Penggabungan

Kartu saran penggabungan ditampilkan di Detail Kontak saat terdeteksi Kontak yang berpotensi duplikat. Kartu tersebut akan mencantumkan semua Kontak yang memiliki nomor telepon atau alamat email yang sama dengan Kontak yang dipilih.

Jika mereka adalah Kontak duplikat, Anda dapat memilih untuk menggabungkannya.

Pelajari lebih lanjut tentang saran penggabungan.

Saluran

Anda akan melihat Saluran yang terkait dengan Kontak ini, dengan indikator yang menunjukkan statusnya.

Ada 3 tipe Saluran yang dapat Anda temukan:

• Aktif

• Tidak aktif

• Tidak tersedia

Pelajari lebih lanjut tentang Saluran Kontak.

Langkah Berikutnya

Anda sekarang telah mempelajari cara mengelola Kontak dari Kotak Masuk, mulai dari membuat dan mencari Kontak hingga memperbarui detail mereka dan melakukan tindakan kunci. Dengan semua elemen penting ini terpenuhi, Anda siap melanjutkan ke artikel berikutnya, di mana Anda akan mempelajari cara berkolaborasi dengan tim Anda di Inbox.