Manajemen Spam: Bersihkan Kekacauan Kotak Masuk Anda [Agustus 2023]

Apakah pesan spam membuang waktu agen Anda dan mengalihkan perhatian mereka dari pelanggan Anda? Manajemen spam dapat membantu Anda membersihkan kekacauan sehingga Anda bisa fokus pada pelanggan. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari apa itu spam, bagaimana pengaruhnya terhadap bisnis, dan strategi untuk mengelola spam melalui pesan instan.

Apa itu Spam?

Spam mengacu pada pesan yang tidak diinginkan yang dikirim melalui berbagai saluran komunikasi. Ini adalah gangguan yang umum dan dapat ditemukan dalam berbagai bentuk di beberapa platform, termasuk pengirim pesan instan seperti WhatsApp, Viber dan Telegramemail, media sosial, blog, dan forum.

Pesan-pesan ini berisi semua jenis konten. Mereka bisa datang dalam bentuk promosi produk, layanan atau penipuan. Meskipun spam memang mengganggu, spam juga menimbulkan masalah serius bagi bisnis yang menerimanya. Jadi, apa yang terjadi jika bisnis tidak menerapkan strategi manajemen spam?

Apa Dampak Spam pada Bisnis?

Spam mempengaruhi semua orang. Faktanya, sekitar setengah dari lalu lintas email adalah spam. Tingginya volume pesan saja sudah mengkhawatirkan, tetapi kurangnya manajemen spam akan memiliki efek lain yang berdampak pada bisnis.

Spam dapat memberikan dampak buruk pada bisnis — Mengelola spam: Konsekuensi dari tidak menerapkan strategi manajemen spam

Hal ini dapat menghambat produktivitas, menyebabkan hilangnya peluang, mengganggu operasi dan membahayakan keamanan data. Mari kita telusuri masalah ini secara lebih rinci.

Spam melalui Pesan Instan: Hilangnya Produktivitas

Salah satu masalah utama dengan pesan spam adalah bahwa pesan tersebut membuang waktu dan sumber daya yang berharga. Agen harus menyaring pesan yang tidak diinginkan untuk mengidentifikasi dan menangani pesan yang sah. Hal ini memakan waktu dan mengalihkan fokus mereka dari kebutuhan pelanggan.

Selain itu, agen mungkin juga harus mendedikasikan waktu ekstra untuk melaporkan pesan spam ke tim TI atau keamanan mereka. Meskipun melaporkan spam sangat penting untuk meningkatkan sistem penyaringan, namun hal ini menambah beban kerja, sehingga mengurangi produktivitas secara keseluruhan.

Spam Melalui Pesan Instan: Kerugian Finansial

Pesan spam dapat menyebabkan pesan yang sah dari klien, mitra, atau pemangku kepentingan lainnya dengan mudah tersesat atau terlewatkan. Hal ini dapat menyebabkan risiko tinggi kehilangan peluang bisnis atau informasi penting yang tidak segera ditangani, sehingga berpotensi menyebabkan hilangnya penjualan, proyek tertunda, atau tenggat waktu yang terlewat.

Misalnya, pertanyaan klien potensial atau proposal yang sensitif terhadap waktu dari mitra dapat secara keliru dikategorikan sebagai spam, sehingga menyebabkan bisnis kehilangan potensi kesepakatan.

Selain itu, spam dapat berdampak buruk pada keterlibatan dan retensi pelanggan. Jika pesan yang sah dari pelanggan hilang atau terlewatkan, mungkin akan ada tanggapan yang tertunda atau bahkan tidak ada tanggapan sama sekali. Hal ini dapat menyebabkan hilangnya potensi bisnis.

Spam melalui Pesan Instan: Kerugian Operasional

Bisnis berisiko mengalami perlambatan operasional jika menerima terlalu banyak spam. Pesan dengan lampiran atau gambar yang besar dapat menghabiskan banyak bandwidth. Ketika volume pesan yang masuk meningkat, hal ini akan membebani jaringan, mengurangi bandwidth yang tersedia untuk komunikasi bisnis yang sah.

Selain itu, volume spam yang besar yang memenuhi penyimpanan server dapat mengurangi ruang penyimpanan yang tersedia untuk pesan pelanggan, sehingga membutuhkan investasi tambahan dalam infrastruktur penyimpanan.

Spam melalui Pesan Instan: Pelanggaran Keamanan

Pesan spam yang berisi tautan berbahaya dapat menimbulkan risiko keamanan yang signifikan bagi bisnis. Tautan-tautan ini dapat menyebabkan berbagai pelanggaran keamanan. Dua contoh umum adalah phishing dan distribusi perangkat lunak berbahaya.

Spam melalui pesan instan dapat menyebabkan pelanggaran keamanan — Pelanggaran keamanan dapat terjadi jika Anda tidak mengelola spam melalui pesan instan

Phishing adalah teknik di mana spammer mengirim pesan palsu yang tampaknya berasal dari sumber yang dapat dipercaya, seperti perusahaan terkenal. Jika karyawan tertipu oleh upaya phishing ini dan tanpa sadar membagikan informasi sensitif, hal ini dapat menyebabkan pelanggaran data dan akses tidak sah ke sistem penting.

Spam juga dapat menyertakan tautan yang mengarah pada pengunduhan file berbahaya, seperti virus, spyware, ransomware, atau Trojan. Setelah terinstal di komputer, file-file tersebut dapat menimbulkan malapetaka dengan mencuri data sensitif, mengganggu operasi, atau meminta pembayaran tebusan.

Jelas, menangani spam sangatlah penting. Ini menghemat waktu agen Anda yang berharga dengan mengurangi kebutuhan untuk berinteraksi dengan pesan spam. Hal ini memungkinkan mereka untuk meningkatkan tingkat respons secara keseluruhan karena mereka memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada pertanyaan yang sah. Pelajari bagaimana Anda dapat menerapkan strategi manajemen spam di bagian selanjutnya.

Mengelola Spam: 5 Strategi untuk Mencegah Pesan yang Tidak Diinginkan

Strategi manajemen spam yang baik membantu agen mengidentifikasi dan menangani spam, sehingga mengurangi dampaknya pada alur kerja mereka. Namun untuk menerapkannya, Anda memerlukan alat yang tepat untuk membantu Anda, seperti respond.io.

Mencegah spam melalui pesan instan dengan mengelola spam — Mengelola spam: Bagaimana cara menghentikan teks dan pesan spam?

Respond.io adalah perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan yang dirancang untuk menangani percakapan pelanggan dalam jumlah besar. Perangkat lunak ini menggabungkan saluran komunikasi seperti email, WhatsApp, dan lainnya ke dalam satu kotak masuk omnichannel.

Hal ini membantu agen Anda menangani spam di semua saluran di satu tempat. Sekarang, mari kita lihat strategi manajemen spam terbaik dengan respond.io.

Manajemen Spam: Tandai Spam secara manual

Jika seorang spammer mengirimi Anda pesan untuk pertama kalinya, Anda bisa menandai mereka secara manual hanya dengan beberapa klik di respond.io. Pengaturan ini mudah dilakukan dengan templat Tandai Kontak sebagai Spam di modul otomatisasi Alur Kerja.

Berikut ini adalah panduan untuk membuat pintasan penanda spam.

1. Pilih modul Alur Kerja.

Tandai pelanggan sebagai spam di respond.io: Langkah 1 — Mengelola spam melalui pesan instan: Di dasbor respond.io , klik *Alur Kerja*

2. Klik + Tambah Alur Kerja.

Tandai pelanggan sebagai spam di respond.io: Mengelola spam melalui pesan instan — Mengelola spam melalui pesan instan: Pilih *+ Tambahkan Alur Kerja*

3. Pilih Tandai Kontak sebagai Templat Spam.

Mengelola spam melalui pesan instan di respond.io: Langkah 3 — Mengelola spam melalui pesan instan: Klik Tandai Kontak sebagai Spam

4. Klik Gunakan Template.

Tandai pelanggan sebagai spam di respond.io: Langkah 4 — Mengelola spam melalui pesan instan: Pilih *Gunakan Template*

5. Pilih Terbitkan.

Tandai pelanggan sebagai spam di respond.io: Langkah 5 — Mengelola spam: Klik *Publikasikan*

Anda sudah selesai. Setelah Anda menandai kontak sebagai spam, kontak tersebut akan menutup percakapan.

Manajemen Spam: Menyaring Spam secara otomatis

Anda tidak harus selalu menandai kontak spam yang kembali secara manual. Setelah kontak diidentifikasi sebagai spammer, Anda dapat menyertakan filter spam dalam otomatisasi obrolan Alur Kerja apa pun, sehingga agen dapat membebaskan waktu untuk berinteraksi dengan pelanggan yang sebenarnya.

Filter spam untuk mengelola spam secara otomatis

Anda dapat mengatur filter spam otomatis dengan menambahkan langkah cabang ke Alur Kerja percakapan masuk yang sudah ada atau yang baru.

Manajemen Spam: Mengedukasi Agen tentang Taktik Spam

Membantu agen untuk tetap terinformasi tentang taktik spam yang umum untuk mengenali dan menghindari potensi pesan spam. Dengan memberikan pengetahuan dan kesadaran yang diperlukan kepada agen, perusahaan dapat meminimalkan risiko menjadi korban ancaman keamanan terkait spam.

Beberapa contoh pesan spam atau pesan yang mencurigakan termasuk ejaan dan tata bahasa yang buruk, janji-janji yang tidak realistis, dan lampiran yang tidak diminta.

Manajemen Spam: Hindari Mengklik Tautan yang Mencurigakan

Baik dalam email, pesan instan, atau saluran komunikasi lainnya, agen harus berhati-hati dalam mengeklik tautan dari pengirim yang tidak dikenal atau mencurigakan. Hal ini untuk melindungi informasi sensitif dan menjaga integritas perangkat dan jaringan Anda. Tautan ini dapat mengarah ke situs web atau unduhan yang membahayakan keamanan.

Selalu waspada dan verifikasi keabsahan tautan sebelum berinteraksi dengannya. Agen harus berhati-hati dan proaktif dalam memberi tahu pemimpin tim atau pihak berwenang terkait tentang pesan yang mencurigakan.

Manajemen Spam: Laporkan Spam untuk Penyelidikan Lebih Lanjut

Melaporkan spam untuk penyelidikan lebih lanjut sangat penting untuk mendeteksi dan menangani sejumlah besar percakapan spam secara efektif. Agen harus didorong untuk melaporkan spam dengan menandai pesan spam dan memberikan ringkasan percakapan dengan Catatan Penutup, sehingga manajer dapat dengan mudah mengidentifikasi dan melacak masalah terkait spam.

Mereka memberikan wawasan yang berharga tentang sifat pesan spam dan pola yang mungkin menghindari penyaringan awal. Informasi ini dapat digunakan untuk melakukan investigasi lebih lanjut untuk memahami taktik yang digunakan oleh pengirim spam.

Dengan pengetahuan dan alat untuk mengelola spam yang Anda miliki, Anda bisa membantu membebaskan waktu agen Anda untuk membantu pelanggan, menghindari kerugian, dan mencegah potensi pelanggaran keamanan. Siap untuk meningkatkan cara Anda menangani percakapan dengan pelanggan Anda? Daftar untuk uji coba respond.io gratis hari ini.