Apakah WhatsApp Aman? 4 Cara Mudah untuk Melindungi Data Pelanggan

Jika Anda berbisnis melalui WhatsApp, Anda mungkin bertanya-tanya, "Apakah WhatsApp aman?" Membocorkan informasi pribadi dari prospek dan pelanggan bisa menyebabkan kerusakan yang tidak dapat diperbaiki pada reputasi bisnis Anda, jadi sangat penting untuk menjaga keamanan data pelanggan WhatsApp. Meskipun WhatsApp sendiri relatif aman untuk mengirimkan informasi pribadi berkat enkripsi end-to-end, bisnis harus waspada dalam mengedukasi agen dan membatasi data yang dapat mereka akses. Kami akan menunjukkan kepada Anda empat cara untuk melakukan hal ini.

Jaga Keamanan Data Prospek WhatsApp Anda: 4 Langkah yang Harus Dilakukan

Siapa yang memiliki akses ke data prospek Anda? Ketika Anda melakukan penjualan melalui obrolan, bisa jadi merupakan sebuah tantangan untuk menjaga keamanan data ini di WhatsApp.

Meskipun obrolan dienkripsi untuk pihak luar, agen penjualan sering kali memiliki akses penuh ke nama dan nomor telepon prospek. Ada risiko mereka dapat menggunakan informasi tersebut secara tidak tepat.

Undang-undang perlindungan informasi identitas pribadi (PII) berbeda-beda di setiap negara, jadi Anda tidak ingin mengambil risiko. Prospek dan pelanggan membutuhkan keyakinan bahwa detail apa pun yang dibagikan dengan bisnis Anda tidak akan diteruskan ke pihak lain.

Jika Anda menggunakan WhatsApp, bisnis hanya bisa mengirim pesan ke pelanggan yang menyetujui untuk menerima pesan dari mereka. Ketika pelanggan menyetujui, mereka mempercayai detail kontak mereka untuk tetap berada di perusahaan Anda.

Bagaimana Anda bisa memastikan data WhatsApp mereka tetap aman? Ikuti empat praktik terbaik berikut ini.

1. Jangan Izinkan Agen Penjualan Menggunakan Akun WhatsApp Pribadi

Apakah WhatsApp aman? Ya, percakapan WhatsApp dienkripsi dari ujung ke ujung, jadi Anda tidak perlu khawatir tentang seseorang yang meretas obrolan dengan pelanggan. Namun, informasi dapat bocor dengan cara lain. Banyak bisnis yang mengizinkan tenaga penjual menggunakan akun WhatsApp pribadi untuk melakukan bisnis.

Tenaga penjualan mendapatkan prospek ke ponsel pribadi mereka, sehingga perusahaan tidak dapat mengontrol apa yang mereka lakukan dengan data prospek tersebut. Mereka mungkin mengirim spam ke orang lain atau mengejar kepentingan mereka sendiri yang bersaing, dan jika mereka meninggalkan perusahaan, mereka akan membawa data prospek tersebut.

Manajer Kesuksesan Pelanggan Asher Phillips mencatat risiko dari hal ini: "Masalah privasi dan keamanan data juga akan muncul dari hal ini, karena hampir tidak ada kontrol atas penyebaran data pelanggan - hal ini akan menyebabkan calon pelanggan kehilangan kepercayaan pada bisnis dan beralih ke kompetitor."

2. Menyimpan Data di Platform WhatsApp yang Aman

Jadi, bagaimana cara menjaga keamanan WhatsApp dalam satu akun daripada menggunakan akun WhatsApp pribadi? Kami merekomendasikan penggunaan WhatsApp API dengan platform manajemen percakapan yang juga merupakan WhatsApp BSP. Hal ini memastikan bahwa data prospek tetap berada di dalam perusahaan karena semua kontak masuk melalui satu platform.

Namun, bila Anda menggunakan platform pihak ketiga, Anda juga harus memastikan platform tersebut aman dari peretas. Ketika Anda memilih platform, periksa penyedia penyimpanan awan apa yang digunakannya dan sertifikasi keamanan apa yang dimilikinya, jika ada.

Menyimpan data di awan menawarkan perlindungan data yang cukup baik. Perlu diperhatikan bahwa tingkat keamanan sepenuhnya tergantung pada penyedia layanan. Sebagai contoh, Microsoft Azure, Google Cloud Platform (GCP) dan Amazon Web Services (AWS) adalah beberapa penyedia yang paling bereputasi dan paling aman.

gif sertifikasi ISO yang menunjukkan cara untuk menjawab pertanyaan apakah WhatsApp aman — Respond.io memiliki sertifikasi ISO 27001:2022 untuk menjaga keamanan data WhatsApp Anda

Sertifikasi ISO menunjukkan komitmen platform terhadap keamanan. Sertifikasi ISO 27001:2022, yang diberikan oleh Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO), adalah standar yang diakui secara global yang berfokus pada penetapan, pemeliharaan, dan peningkatan berkelanjutan sistem manajemen risiko keamanan data yang sistematis.

3. Gunakan Autentikasi 2-Faktor atau Single Sign-On

Meskipun memiliki kotak masuk bersama lebih aman daripada menggunakan beberapa akun WhatsApp, namun kesalahan manusia juga membuka data kontak WhatsApp Anda terhadap risiko.

Pembobolan data biasanya terjadi karena kata sandi yang mudah ditebak atau berbagi kata sandi. Dengan autentikasi 2 faktor, agen memverifikasi identitas mereka dengan nomor telepon atau email sehingga Anda bisa yakin bahwa hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses data prospek Anda.

Menambahkan sistem masuk tunggal adalah cara yang lebih nyaman dan aman untuk mengautentikasi agen Anda. Dengan metode ini, mereka dapat masuk sekali dengan informasi pribadi seperti kata sandi sekali pakai, lalu perangkat mereka akan dikenali sehingga mereka dapat masuk hanya dengan sekali klik.

Dengan begitu, staf penjualan tidak perlu khawatir akan lupa kata sandi. Saat mereka ingin mengobrol dengan pelanggan, yang perlu mereka lakukan untuk masuk hanyalah mengklik, sehingga Anda bisa yakin bahwa WhatsApp bisnis Anda aman.

4. Lindungi Informasi Identifikasi Pribadi dengan Penyembunyian

Namun, tidak peduli seberapa aman platform WhatsApp Anda dan seberapa kuat autentikasi log-in Anda, jika banyak staf penjualan memiliki akses ke informasi pelanggan, masih ada risiko kebocoran. Dengan platform manajemen percakapan, semua agen memiliki akses ke percakapan.

Meskipun hal ini bermanfaat untuk visibilitas manajer dan agar agen yang tersedia dapat dengan cepat merespons setiap prospek yang masuk, hal ini juga membuka masalah privasi. Ketika semua agen dapat melihat email dan nomor telepon kontak, mereka berpotensi melanggar privasi dan persetujuan.

Ikon yang menunjukkan risiko apakah WhatsApp aman. Ada biaya finansial dan dampak hukum jika orang yang salah mengakses data — Batasi akses agen ke informasi pelanggan untuk menghindari kerugian finansial atau kerusakan reputasi Anda

Penyalahgunaan data dan masalah hukum dapat muncul, terutama ketika agen bekerja dari jarak jauh, sehingga Anda akan ragu apakah WhatsApp aman. Mungkin ada masalah yang serupa dengan menggunakan WhatsApp pribadi karena agen penjualan dapat mencuri data prospek saat mereka meninggalkan perusahaan atau menggunakannya untuk keuntungan pribadi di luar jam kerja.

Solusi untuk hal ini? Gunakan penyembunyian email dan nomor telepon sehingga hanya orang-orang tertentu yang dapat melihat email dan nomor telepon prospek. Semua agen dapat melihat pesan di kotak masuk dan meresponsnya, tetapi mereka tidak akan memiliki akses ke informasi sensitif ini.

Dengan respond.io, perusahaan memiliki akses ke fitur ini, dan sangat ideal untuk bisnis dengan peraturan privasi yang ketat.

Pastikan Kepercayaan Pelanggan dengan Mengamankan Data Penjualan WhatsApp Anda

Jadi, apakah WhatsApp Anda aman? Pikirkan berapa banyak orang di perusahaan Anda yang memiliki akses ke informasi kontak WhatsApp. Apakah Anda menjanjikan kepada pelanggan bahwa data mereka akan aman? Bagaimana Anda menjamin hal ini?

Lindungi data penjualan dengan menggunakan platform yang aman seperti respond.io untuk mengelola percakapan dan data dari prospek dan membatasi informasi yang dapat diakses oleh tenaga penjualan. Meskipun Anda mungkin mempercayai agen Anda, semakin sedikit orang yang memiliki akses ke informasi sensitif, semakin aman informasi tersebut.