Integrasi CRM WhatsApp dalam 3 Langkah: Panduan Utama Anda

Apakah Anda memerlukan CRM yang terhubung dengan WhatsApp? Atau apakah Anda ingin menambahkan WhatsApp ke CRM Anda yang sudah ada? Kami telah menguji beberapa solusi CRM WhatsApp untuk membantu Anda membuat keputusan terbaik.

Panduan ini membahas apa itu CRM WhatsApp, mengapa bisnis Anda membutuhkannya dan cara mengintegrasikan WhatsApp dengan CRM dalam tiga langkah sederhana. Kami juga akan menguraikan fitur utama, pertimbangan utama, praktik terbaik, dan menyoroti beberapa contoh dunia nyata.

Apa itu CRM WhatsApp?

CRM WhatsApp adalah integrasi antara API WhatsApp, juga dikenal sebagai WhatsApp Business Platform, dan sebuah CRM. Bisnis umumnya menggunakannya untuk salah satu dari dua tujuan utama:

• Untuk mengintegrasikan WhatsApp dengan CRM yang ada.

• Untuk mengintegrasikan WhatsApp dengan perangkat lunak pengiriman pesan yang sepenuhnya mendukung fitur API WhatsApp dan memungkinkan integrasi CRM.

Pendekatan mana pun yang Anda ambil, pengelolaan kontak WhatsApp sangat penting bagi bisnis yang mengandalkan WhatsApp untuk berkomunikasi dengan prospek dan pelanggan.

Mengapa Bisnis Membutuhkan CRM WhatsApp?

Dengan miliaran orang menggunakan WhatsApp, di sanalah pelanggan Anda berada. CRM WhatsApp membantu Anda mengelola percakapan ini secara lebih efisien dengan menjaga semuanya tetap teratur, mengotomatiskan tugas, dan menyederhanakan komunikasi.

Berikut ini cara meningkatkan operasi Anda:

• Reengage prospek yang dingin dengan pesan massal WhatsApp, termasuk katalog produk, untuk promosi yang lebih terarah.

• Otomatisasi kualifikasi prospekdengan AI—ajukan pertanyaan kualifikasi dan prioritaskan prospek berkualitas tinggi dengan mudah.

• Segera alihkan dan tugaskan percakapan menggunakan alur kerja otomatis untuk menghubungkan pelanggan dengan agen yang tepat pada waktu yang tepat.

• Konversi prospek lebih cepat dengan balasan yang dibantu AI, Integrasi VoIP-CRM (termasuk panggilan WhatsApp) dan bahkan Agen AI.

Tetapi untuk mewujudkan manfaat ini dan lebih banyak lagi, Anda harus memilih integrasi WhatsApp CRM yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, seperti respond.io.

Jenis Integrasi CRM WhatsApp Mana yang Terbaik untuk Anda?

Sekarang setelah kita memahami apa yang akan Anda peroleh, pertanyaan berikutnya adalah: Bagaimana Anda harus mengintegrasikan WhatsApp dengan CRM Anda?

Ada dua pendekatan utama:

1. Integrasi API WhatsApp dengan CRM yang Ada

Bisnis yang mengintegrasikan WhatsApp dengan CRM mereka ingin mengirim dan menerima pesan dalam sistem yang ada. Sementara beberapa CRM, seperti Salesforce, HubSpot, dan Zendesk, menawarkan integrasi WhatsApp asli, mereka sering kali kekurangan fitur perpesanan utama karena awalnya dirancang untuk email.

Misalnya, HubSpot dan Salesforce memiliki batasan pada kemampuan otomatisasi, menjadikannya lebih sulit untuk kualifikasi prospek dan mengelola percakapan dengan efisien. Demikian pula, integrasi WhatsApp asli Zendesk tidak mendukung pratinjau video atau pemutaran catatan suara dalam kotak masuk—agen harus mengunduh file untuk melihatnya, sehingga mengganggu alur kerja.

Selain itu, tidak satu pun integrasi ini mendukung panggilan WhatsApp secara asli, sehingga agen harus berpindah platform.

Selain itu, mereka juga membatasi penggunaan API WhatsApp ke satu CRM, sehingga mencegah bisnis membagikan data WhatsApp di berbagai platform atau menggunakannya bersama alat lain. Untungnya, sebagian besar CRM mendukung integrasi pihak ketiga, yang memungkinkan bisnis terhubung dengan perangkat lunak yang sepenuhnya mendukung WhatsApp, membuka kemampuan pengiriman pesan tingkat lanjut, otomatisasi, dan omnichannel.

2. Integrasi API WhatsApp dengan Perangkat Lunak Perpesanan

Tidak seperti CRM tradisional, platform manajemen percakapan pelanggan dibuat khusus untuk pesan instan, menawarkan dukungan penuh untuk fitur-fitur WhatsApp. Sementara Salesforce, HubSpot, dan Zendesk menyediakan integrasi WhatsApp asli, mereka kekurangan fungsionalitas pengiriman pesan utama seperti panggilan WhatsApp dan otomatisasi tingkat lanjut.

Platform seperti respond.io dapat berfungsi sebagai CRM WhatsApp, menyediakan fitur-fitur penting seperti pengelolaan kontak, kualifikasi prospek, dan otomatisasi—sementara juga terintegrasi dengan CRM yang ada seperti Pipedrive, ActiveCampaign, dan lainnya. Hal ini memastikan bisnis dapat mengelola percakapan WhatsApp tanpa batasan API atau pembatasan pengiriman pesan.

Di luar WhatsApp, solusi seperti respond.io mendukung pengiriman pesan multisaluran, memungkinkan bisnis untuk melibatkan pelanggan melalui Messenger, Instagram, TikTok, Telegram, dan lebih banyak lagi, semua dari kotak masuk omnichannel yang terpadu.

Sekarang kita telah membahas dua pendekatan utama, mari kita jelajahi fitur-fitur kunci yang membuat WhatsApp CRM atau platform seperti respond.io efektif.

Apa Saja 6 Fitur yang Wajib Ada di WhatsApp CRM?

Tidak semua solusi dibuat sama. Apakah Anda memilih integrasi dengan CRM atau platform perpesanan, pastikan platform tersebut menawarkan fitur-fitur berikut.

1. Akses API WhatsApp

CRM harus menyediakan akses API WhatsApp yang mulus agar Anda dapat menghubungkan ke WhatsApp tanpa repot. Menggunakan Penyedia Solusi Bisnis WhatsApp resmi (BSP) memastikan pengaturan yang lebih cepat dan aman.

Misalnya, Salesforce dan respond.io adalah BSP resmi yang menyediakan akses API WhatsApp langsung kepada pengguna. Sebaliknya, HubSpot menyediakan integrasi WhatsApp asli tetapi mengharuskan pengguna menghubungkan akun WhatsApp Business mereka yang sudah ada, bukan bertindak sebagai BSP itu sendiri.

2. Integrasi dan Manajemen Prospek

Solusi ideal harus terintegrasi dengan platform e-dagang, alat bisnis, dan saluran perpesanan lainnya untuk memusatkan data pelanggan. Selain menyinkronkan kontak dan percakapan, aplikasi ini juga akan melacak perkembangan pelanggan dan membantu bisnis mengelola prospek secara efisien.

Sebagai contoh, fitur Lifecycle dari respond.io memungkinkan tim untuk mengorganisir kontak dalam berbagai tahap proses penjualan, memudahkan penyesuaian komunikasi dan mengubah prospek menjadi pelanggan. Ini menjadi jauh lebih mudah setelah Anda mengonfigurasi agen AI Anda untuk memperbarui status Lifecycle dan bidang kontak secara otomatis. Lebih lanjut tentang AI akan dibahas nanti.

3. Dukungan Panggilan WhatsApp

Untuk interaksi bernilai tinggi, pertanyaan rumit, dan dukungan mendesak, komunikasi suara adalah kuncinya. Respond.io mendukung Panggilan Bisnis WhatsApp sehingga tim dapat menangani panggilan langsung dari platform, menawarkan pelanggan cara lain untuk terhubung tanpa perlu beralih aplikasi.

4. Komunikasi & Otomatisasi

Sebuah CRM WhatsApp harus mendukung panggilan (termasuk transfer panggilan, panggilan agen AI, dan transkrip panggilan), otomatisasi, pesan multimedia, dan analitik. Fitur seperti auto-replies dan pesan terjadwal memastikan respons yang cepat dan keterlibatan yang lebih baik.

Jika beberapa agen membutuhkan akses, CRM harus mendukung akses multi-user untuk WhatsApp Business. Hal ini memungkinkan tim untuk menyinkronkan kontak, mengakses percakapan dari perangkat yang berbeda, dan berkolaborasi secara efisien.

Lebih baik lagi, ini memberikan dukungan AI yang terasa manusiawi, tanpa penambahan tenaga kerja. Agen AI dilatih berdasarkan sumber pengetahuan Anda. Mereka dapat membujuk pelanggan yang tidak merespons, mengumpulkan rincian, memenuhi syarat pelanggan potensial, dan bahkan mengalihkan obrolan ke manusia dengan lancar. CRM WhatsApp harus mencakup alat pelaporan untuk melacak metrik penting.

5. Keamanan Data dan Kepatuhan

WhatsApp secara inheren aman dengan enkripsi end-to-end. Namun, karena menangani percakapan pelanggan, solusi yang Anda pilih juga harus mematuhi peraturan perlindungan data dan melindungi data pelanggan.

6. Analisis dan Pelacakan Kinerja

CRM WhatsApp harus mencakup alat pelaporan untuk melacak metrik penting. Bisnis dapat menganalisis sumber akuisisi pelanggan, waktu respons, dan tingkat keterlibatan untuk mengoptimalkan strategi pengiriman pesan dan meningkatkan konversi.

Karena tidak semua solusi menawarkan fitur-fitur ini, bisnis harus mencari solusi yang menawarkannya. Disinilah respond.io hadir, menggabungkan semuanya dan memberikan cara yang andal untuk mengintegrasikan WhatsApp dengan CRM Anda.

Cara Mengintegrasikan API WhatsApp dengan CRM Anda Menggunakan Respond.io dalam 3 Langkah

Mari kita ke bagian yang menyenangkan. Mengintegrasikan WhatsApp dengan CRM Anda mungkin terdengar teknis, tetapi dapat dipecah menjadi beberapa langkah yang jelas. Berikut peta jalan yang sederhana.

Langkah 1: Buat akun API Bisnis WhatsApp Respond.io

Sebelum melakukan hal lainnya, Anda memerlukan akses ke API Bisnis WhatsApp. Ini karena Anda tidak dapat mengintegrasikan aplikasi WhatsApp Business biasa dengan CRM.

Sebagai Penyedia Solusi Bisnis WhatsApp resmi, respond.io memungkinkan bisnis untuk menyiapkan API mereka dengan cepat dan aman. Pelajari cara membuat akun API Bisnis WhatsApp dengan respond.io.

Langkah 2: Hubungkan WhatsApp ke CRM Anda

Dengan kemampuan integrasi bawaan dari respond.io, bisnis dapat menghubungkan WhatsApp ke CRM mereka menggunakan berbagai metode:

• Integrasi Native: Integrasikan CRM seperti HubSpot dan Salesforce dengan respond.io untuk menyinkronkan kontak, pesan, dan alur kerja.

• Automasi Pihak Ketiga: Gunakan Zapier atau Make untuk menghubungkan respond.io dengan platform CRM lainnya.

• Integrasi API Kustom: Buat Workflow baru dan tambahkan Langkah Permintaan HTTP untuk mengintegrasikan CRM mana pun dengan respond.io.

Langkah 3: Siapkan Informasi untuk Disinkronkan

Setelah terhubung, pastikan sinkronisasi data berfungsi dengan baik antara WhatsApp dan CRM Anda. Respond.io memungkinkan bisnis untuk menyinkronkan kontak, riwayat percakapan, dan tahap siklus hidup sambil mengotomatiskan penugasan prospek, pengalihan chat, dan tindak lanjut.

Ini memastikan percakapan WhatsApp dikelola secara efisien tanpa berpindah antar platform.

Praktik Terbaik untuk Mendapatkan Hasil Maksimal dari WhatsApp CRM

Menyiapkan integrasi hanyalah permulaan. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari WhatsApp CRM Anda, Anda harus selalu mengingat praktik terbaik ini.

1. Kumpulkan Email dan Nomor Telepon

Untuk sebagian besar CRM, setiap prospek atau pelanggan harus memiliki pengenal unik, seperti alamat email atau nomor telepon mereka. Untungnya, saat prospek menghubungi Anda di WhatsApp, Anda akan mendapatkan nomor telepon mereka secara otomatis.

Jika Anda juga memerlukan alamat email, atur otomatisasi untuk memintanya. Kemudian, sinkronkan detail penting ini di daftar kontak respond.io dan CRM Anda.

2. Gabungkan Kontak untuk Menghindari Duplikat

Sering kali, prospek mungkin menghubungi Anda melalui saluran lain selain WhatsApp, seperti Messenger atau email, dan Anda ingin segera mengidentifikasinya.

Misalnya, respond.io secara otomatis mengenali duplikat jika Anda mendapatkan kontak dengan email atau nomor telepon yang sama dan Anda akan dapat diminta untuk menggabungkan. Bila Anda berintegrasi dengan CRM, Anda juga dapat mencerminkan pembaruan ini di CRM Anda.

3. Segmentasikan Pelanggan untuk Siaran WhatsApp

Mengirim informasi dari CRM Anda ke WhatsApp membantu Anda mengidentifikasi audiens target untuk pesan massal WhatsApp.

CRM sering digunakan untuk mengelompokkan audiens untuk email, tetapi dengan mengintegrasikan dengan WhatsApp, Anda bisa mendapatkan detail segmentasi yang berharga untuk mengelompokkan kontak untuk siaran.

Tantangan dan Solusi dalam Penggunaan WhatsApp CRM

Bahkan dengan manfaat WhatsApp CRM dan pemahaman yang mendalam tentang praktik terbaik, masih ada jebakan yang perlu diwaspadai. Lagi pula, mengetahui cara kerja sesuatu tidak secara otomatis berarti menguasainya.

Berikut adalah beberapa tantangan yang mungkin Anda hadapi.

1. Privasi dan Keamanan Data

Mengintegrasikan WhatsApp dengan CRM berarti memindahkan data pelanggan antar sistem, yang dapat menimbulkan risiko keamanan.

Karena ini, memilih platform yang memenuhi standar keamanan yang ketat sangat penting. Bisnis juga harus meminimalkan kesalahan manusia dengan mengaktifkan 2FA atau SSO dan menggunakan fitur seperti pemblokiran email dan nomor telepon untuk perlindungan informasi pelanggan.

2. Mengikuti Kebijakan dan Fitur WhatsApp

WhatsApp sering memperbarui kebijakan, harga, dan fiturnya, yang dapat memengaruhi cara Anda menggunakan platform. Gagal untuk tetap mendapatkan informasi terbaru dapat mengakibatkan pembatasan atau gangguan yang tidak diharapkan dalam komunikasi.

Anda seharusnya secara teratur memeriksa pengumuman resmi WhatsApp untuk menghindari masalah kepatuhan atau gangguan layanan, atau bekerja dengan Penyedia Solusi Bisnis WhatsApp tepercaya seperti respond.io untuk tetap sejalan dengan persyaratan terbaru.

3. Batasan Template Pesan dan Proses Persetujuan

Bisnis yang menggunakan API WhatsApp harus mengirim pesan keluar menggunakan template yang telah disetujui sebelumnya. WhatsApp memiliki pedoman ketat tentang apa yang dapat disertakan, sering kali menolak templat yang terlalu promosi atau tidak jelas. Secara umum, mereka harus:

• Non-promosi

• Telah disetujui terlebih dahulu oleh WhatsApp

• Jelas dan informatif

Selain itu, proses persetujuan dapat memakan waktu, sehingga menunda kampanye. Untuk menghindari gangguan, Anda harus membuat templat yang jelas dan mematuhi kebijakan, serta mengirimkannya terlebih dahulu.

4. Pembatasan Pemasaran dan Penyiaran

Beberapa bisnis ingin mengintegrasikan WhatsApp dengan CRM agar mereka dapat mengimpor semua kontak CRM mereka ke WhatsApp dan mengirim pesan promosi kepada mereka.

Namun, melakukan ini kemungkinan besar akan menghasilkan larangan WhatsApp karena WhatsApp melarang pesan yang tidak diminta. Kami merekomendasikan mendapatkan lebih banyak kontak ke WhatsApp dengan menggunakan tautan WhatsApp, kode QR, dan iklan klik untuk obrolan, dan memastikan mereka mendaftar.

5. Ketergantungan Saluran

Mengandalkan WhatsApp saja untuk komunikasi pelanggan adalah berisiko. Jika WhatsApp tidak berfungsi atau sebagian pelanggan tidak menggunakannya, bisnis Anda mungkin terhenti.

Strategi multisaluran memastikan bisnis dapat terlibat dengan pelanggan di berbagai platform. Menggunakan CRM atau perangkat lunak pesan dengan kemampuan multikanal memungkinkan bisnis untuk mengelola percakapan dari WhatsApp, Messenger, email, dan lainnya di satu tempat.

Mengintegrasikan WhatsApp dengan CRM Anda: Mengapa Respond.io Pilihan Terbaik?

Respond.io adalah platform manajemen percakapan pelanggan yang didukung AI dan merupakan Penyedia Solusi Bisnis WhatsApp resmi serta Mitra Bisnis Meta yang menghubungkan WhatsApp dengan banyak CRM. Memudahkan sinkronisasi percakapan, mengotomatisasi alur kerja, dan mengelola interaksi pelanggan dari satu tempat. Dengan keandalan platform yang solid dan dukungan pelanggan yang didedikasikan, bisnis dapat memastikan operasi yang lancar dan pengiriman pesan tanpa gangguan.

Mari kita eksplorasi bagaimana bisnis menggunakan respond.io untuk pemasaran, penjualan, layanan pelanggan, kolaborasi tim, dan pelacakan kinerja untuk melihat mengapa ini adalah solusi terbaik.

Pemasaran: Menangkap dan Melibatkan Prospek

Bisnis dapat menarik prospek WhatsApp menggunakan kode QR pada materi fisik, tautan obrolan dalam konten digital atau widget obrolan di situs web. Untuk generasi prospek yang proaktif, iklan klik-ke-WhatsApp di Facebook dan Instagram membantu bisnis menjangkau audiens yang ditargetkan dan mendorong mereka menuju konversi.

Setelah prospek menghubungi, respond.io secara otomatis mengumpulkan dan menyinkronkan detail kontak ke dalam CRM, memungkinkan bisnis untuk mengelompokkan pelanggan, mengirim siaran, dan mempersonalisasi tindak lanjut dengan alat seperti katalog WhatsApp, pesan interaktif, dan pemberitahuan dorong.

Penjualan: Mengotomatiskan Kualifikasi Prospek dan Tugas Penjualan

Respond.io terintegrasi secara native dengan CRM seperti HubSpot dan Salesforce, yang memungkinkan tim penjualan untuk mengkualifikasi prospek, melacak percakapan, dan menutup transaksi—semuanya dari satu platform. Dengan otomatisasi bertenaga AI, bisnis dapat menyaring prospek prioritas rendah dengan mengotomatisasi pertanyaan kualifikasi dan penilaian prospek.

Banyak tim juga memperkuat pengaturan ini dengan Agen AI dari respond.io, yang dapat secara otomatis menangani pertanyaan tahap awal, merekomendasikan produk, dan mengirim tautan pembayaran atau pemesanan.

Setelah prospek diverifikasi, respond.io dapat mengalihkan percakapan kepada agen penjualan yang tepat berdasarkan prioritas, ukuran kesepakatan, atau wilayah. Balasan yang dibantu AI, pesan multimedia kaya, dan Dukungan Panggilan WhatsApp memungkinkan keterlibatan dan konversi yang lebih cepat.

Retensi: Meningkatkan Kualitas dan Efisiensi Dukungan Pelanggan

Bisnis dapat mengotomatisasi FAQ dan membimbing pelanggan melalui opsi mandiri menggunakan pertanyaan pilihan ganda. Untuk pertanyaan yang kompleks, platform dapat secara otomatis mengalihkan pelanggan ke tim yang tepat.

AI Assist memberi agen akses cepat ke basis pengetahuan, meningkatkan waktu respons dan akurasi. Ketika diperlukan, agen dapat dengan mudah mengeskalasi ke percakapan suara menggunakan API Panggilan Bisnis WhatsApp, memungkinkan komunikasi langsung di dalam platform yang sama. Bisnis juga dapat mengirim survei CSAT setelah percakapan untuk mengukur kepuasan pelanggan.

Kolaborasi Tim: Meningkatkan Komunikasi Internal

Respond.io memudahkan anggota tim untuk berkolaborasi di kotak masuk tim. Melalui komentar internal, agen dapat memberikan informasi latar belakang tentang kontak untuk tindak lanjut yang lebih baik.

Agen juga dapat menandai rekan mereka untuk membahas cara terbaik untuk membantu pelanggan atau mengeskalasi kasus yang kompleks kapan pun diperlukan. Yang terbaik, agen dapat dengan mudah berkolaborasi, mengobrol dengan pelanggan, dan mengelola tugas mereka di mana saja dengan aplikasi seluler respond.io.

Pelacakan Kinerja: Memperoleh Wawasan untuk Peningkatan

Manajer dapat melacak metrik waktu nyata menggunakan dasbor analitik respond.io untuk mengukur kinerja agen, keterlibatan pelanggan, dan waktu respons.

Percakapan bernilai tinggi dapat disaring dan ditinjau menggunakan kotak masuk kustom untuk mengoptimalkan interaksi pelanggan dan meningkatkan kualitas layanan secara keseluruhan.

CRM WhatsApp: Kunci Penting

Cara terbaik untuk menghubungkan WhatsApp dengan CRM adalah dengan menggunakan API WhatsApp dengan platform messaging-first seperti respond.io yang terintegrasi dengan CRM yang ada. Ini memungkinkan bisnis untuk mengelola percakapan WhatsApp secara efektif sambil menjaga data pelanggan tetap teratur.

Perusahaan di F&B, perhotelan, kesehatan, pendidikan, real estat, dan ritel telah melihat hasil nyata dengan pendekatan ini. Cek cerita pelanggan kami untuk melihat bagaimana bisnis meningkatkan waktu respons, mengotomatiskan alur kerja, dan menangani lebih banyak percakapan tanpa usaha tambahan.

Sekarang saatnya untuk mempraktikkannya. Daftar untuk API Bisnis WhatsApp respond.io dan mulai mengelola percakapan WhatsApp lebih efektif hari ini!

Bacaan Lebih Lanjut

Butuh artikel yang lebih mendalam untuk memulai perjalanan pemasaran, penjualan, dan dukungan Anda dengan respond.io? Berikut adalah beberapa blog yang mungkin membantu Anda.

• Pemasaran WhatsApp: Panduan untuk Kampanye yang Sukses

• Cara Menggunakan WhatsApp untuk Penjualan

• Layanan Pelanggan WhatsApp: Menggunakan WhatsApp untuk Dukungan