あなたのビジネスのためのLINE 自動返信をセットアップする方法を学ぶことに興味がありますか?この記事では、LINE の自動返信とは何か、LINE チャットの自動返信を使用する利点、そして最後に、あなたのビジネスのためにそれを設定する方法について説明します。
LINE Auto Replyとは何ですか？
LINE auto reply は、お客様がLINE にメッセージを送ったときに、自動返信を送ることができる機能です。この機能を使えば、たとえ自分がその瞬間に不在でも、24時間365日、お客様に返答することができます。
自動返信機能は、通常のLINE のアカウントでは利用できません。代わりに、自動返信メッセージを送信するアプリが必要です。 LINE Official Accountアプリが必要です。
自動返信メッセージには、一般的に2つのタイプがあります。
- グリーティングメッセージ顧客からの最初のメッセージに対して送信される自動メッセージ
- アウェイメッセージ。お客様にすぐに対応できないときに送る自動応答メッセージ
次の章では、自動返信をビジネスに活用するメリットをご紹介します。
自動返信を使用する理由LINE
LINE のようなインスタントメッセージングアプリを使用して顧客とコミュニケーションをとる場合、顧客は即座に返信することを期待します。残念ながら、ほとんどの企業は人手不足で営業時間が限られているため、24時間体制で営業しているわけではありません。
この問題を解決するために、LINE は、企業が顧客の期待値を管理できるように自動返信機能を展開しました。これにより、企業はメッセージに営業時間や予想される応答時間を含めることで、顧客に自社の可用性を知らせることができるようになりました。
お客様は迅速な対応をする企業に価値を見出すので、レスポンスタイムの短縮はお客様の満足度にプラスの影響を与える可能性があります。メッセージが届いたという安心感を与えることができるのです。
ウェルカムメッセージを自動化することで、強い第一印象を与えることができます。初めてコンタクトを取るお客様には、タイムリーでフレンドリーな対応でお迎えすることができます。
ウェルカムメッセージやアウェイメッセージの直後にプレチャットアンケートを追加して、顧客の情報を収集し、回答する前にエージェントが問い合わせに関するコンテキストを提供することができます。
自動返信とは何かを理解した上で、LINE 自動返信の設定方法について見ていきましょう。
LINE チャット自動返信の設定方法
企業がメッセージを送った顧客に対して自動返信を設定するには、LINE の3つの方法があります。
- LINE Official Account アプリ
- LINE Official Account マネージャー
- Respond.ioオムニチャネル・メッセージング・インボックス
以下、さまざまな方法について見ていきましょう。
LINE Official Account アプリで自動返信を設定する方法
とは異なり WhatsAppLINE では、テキストベースの自動返信メッセージしか送信できませんが、他のタイプのメッセージ媒体を選択することができます。テキスト、ステッカー、写真、クーポン、リッチメッセージ、リッチビデオメッセージ、ビデオ、ボイスメッセージ、アンケート、カードベースのメッセージなどです。
お客様を歓迎するために、ビデオなど他のメッセージ媒体を自由に選択することができます。LINE Official Account アプリの自動返信機能を使うもう一つの利点は、1つの自動返信内に最大5つのメッセージを追加できることです。
つまり、動画に加えて、ステッカー、クーポン、ウェルカムテキスト、アンケートを自動返信で追加することで、動画を補完することができるのです。ここでは、その設定方法をステップバイステップでご紹介します。
LINE Official Account アプリのトップページで、「自動応答メッセージ」をタップします。次に、「＋追加」ボタンをタップし、「自動応答メッセージ」ページで作成したいメッセージの種類を選択します。
メッセージの作成、写真やビデオのアップロード、ボイスメッセージの送信、アンケートの作成、クーポンの作成などが可能です。可能性は無限大です。別のメッセージを追加するには、「+追加」ボタンをもう一度タップします。完了したら、「次へ」をタップします。
次に、自動返信メッセージにタイトルをつけます。タイトルはあくまで参考なので、自分の好きなように名前をつけてください。例えば、挨拶メッセージであれば、単純に「Welcome Message」と命名すればよいでしょう。
Schedulingのトグルボタンをオンにします。タイムゾーンを選択します。次に、「日付」または「時間」のいずれかを選択して、メッセージのスケジュールを設定します。ただし、「日付」を選択した場合、自動返信メッセージの時刻をスケジュールすることはできません。
LINE Official Account の自動返信機能では、自動返信メッセージにキーワードを追加するオプションも用意されています。キーワードを有効にすると、お客様が100％一致するメッセージを送信したときに、お客様のメッセージが自動的に送信されます。
例えば、自動返信のキーワードにmenuを設定し、お客様のメッセージにmenuという単語が含まれていた場合
キーワードは30文字以内で、自動返信に関連するキーワードであればいくつでも追加することができます。入力が終わったら、「保存」をタップして、自動返信を公開します。
次に、LINE Official Account Manager で自動返信を設定する方法について説明します。
LINE 自動返信の設定方法LINE Official Account マネージャー
LINE Official Account アプリと同様に、LINE Official Account Managerで自動応答メッセージを作成する際に、異なる種類の媒体を組み合わせて使用することができ、メッセージも最大5つまで作成することが可能です。以下の手順に従ってください。
1.LINE Official Account Manager ホームページの左パネルにあるAutomatic-response messagesをクリックします。
2.New message（新規メッセージ）」をクリックして、LINE チャット自動返信を作成します。
3.自動返信メッセージにタイトルをつける。
4.スケジューリングに チェックを入れて 、日付か時間のどちらかを設定します。正しいタイムゾーンを選択することを忘れないでください。
5.キーワードを使用するをチェックし、下のボックスにキーワードを入力してください。
6.メッセージの種類を選択し、メッセージを作成する。
最後に、「変更を保存」をクリックすれば完了です。
LINE Official Account マネージャーでは、自動返信メッセージのオンとオフを切り替えることができます。自動返信をオフにしたい場合は、自動返信メッセージのページで、ステータス欄を見つけて、トグルをオフにしてください。
次のセクションでは、LINE 自動返信メッセージを設定する手順を紹介します。respond.io.
LINE 、自動返信を設定する方法respond.io
LINE Official Account Managerもアプリも、希望するフォーマットの種類を自由に選ぶことができますが、挨拶文と留守番電話の自動化に限定されています。
より高度な自動化を目指すなら、respond.io のようなメッセージングプラットフォームが必要です。ここでは、顧客からの問い合わせに基づいて応答をカスタマイズおよび自動化し、顧客を適切なチームまたはエージェントにルーティングおよび割り当て、HTTPリクエストを使用してCRMと連絡先情報を交換することができます。
LINE Official Account とrespond.io を接続したら、以下の手順に従って、ワークフローを使用してビジネス用のウェルカムメッセージとアウェイメッセージの両方を設定してください。
1.サイドナビゲーションメニューの「ワークフロー」をクリックし、「ワークフローを追加」をクリックします。
2.ワークフロートリガーを「Conversation Opened」に設定します。
3.Date & TimeStepを追加して、営業時間を設定します。
営業時間内に送信されたメッセージは「Success Branch」に、営業時間外に送信されたメッセージは「Failure Branch」に分類されます。
4.Success Branches と Failure Branches の下にある + ボタンをクリックして、Send A Message Step を追加します。チャンネルとして、LINE を選択していることを確認してください。
5.Success Branchのテキストフィールドに挨拶メッセージを、Failure Branchに退席メッセージを下書きしてください。
6.質問ステップを追加して、お客様の情報を取得し、オンラインに戻ったときに連絡できるようにします。
回答は変数、コンタクトフィールド、タグとして保存でき、ワークフローの他の部分で使用することができます。完了したら、保存して公開します。
以上が、LINE 自動返信を設定する手順です。次のセクションでは、企業がさまざまなシナリオで使用できる自動返信メッセージの例をいくつか見ていきます。
LINE チャット自動返信メッセージのサンプル
LINE 自動返信は、一般的な歓迎メッセージ、不在時のメッセージ、休日の挨拶メッセージ、ビジネスアップデートメッセージ、リードキャプチャメッセージなど、さまざまな場面で利用できます。それぞれ、顧客と関わり、顧客の望む行動を促進する方法があります。
LINE 自動返信メッセージのサンプルをいくつかご紹介しますので、お客様への返信にご利用ください。
一般歓迎
お客様に強い第一印象を与えたいですか？ウェルカムメッセージは、見込み客と信頼関係を築き、ブランドになじんでもらい、信頼を勝ち取るために役立ちます。ここでは、効果的にメッセージを作成するためのウェルカムメッセージのテンプレートをご紹介します。
1."【事業所名】よりご挨拶申し上げます。本日はどのようなご用件でしょうか？"
2."こんにちは！メッセージありがとうございます。お問い合わせの処理をさせていただきますので、お待ちください。すぐにご連絡を差し上げます。"
3."こんにちは!ビジネス名]の一員になっていただき、ありがとうございます!私たちはあなたがここにいることをとても嬉しく思っています。"
アウェイメッセージ
営業時間外にお客様からのメッセージに返信するのに便利なのが留守電です。ここでは、不在であることをお客様に伝えるための留守番電話メッセージの一覧をご紹介します。
1."こんにちは👋メッセージありがとうございます。現在不在ですが、24時間以内にご返信いたします。"
2."お客様へ、弊社の営業時間は[時]から[時]までです。その時間内にご返信をお願いします。"
3."［企業名］にご連絡いただきありがとうございます。［日付］から［日付］まで社員旅行で不在です。日付]に戻りましたら、折り返しご連絡いたします。"
ホリデーのご挨拶
年末年始はお休みですか？自動返信メッセージを設定して、お客様にあなたの不在を知らせるとともに、あなたが戻ってきたらメッセージに返信することを保証するのを忘れないでください。以下、参考までにLINE 休日の挨拶メッセージをいくつかご紹介します。
1."Wishing you a holly, jolly Christmas🎄 メッセージをありがとうございましたが、【date】から【date】まで休暇で不在です。日付]に戻りましたら、またご連絡いたします。乾杯！"
2."【企業名】より新年のご挨拶🎊 本日はどのようなご用件でしょうか？"
3."ハッピー・バレンタインデー "です。今、花束の梱包で忙しいのですが、○○時間以内にお返事します。よろしくお願いします、[企業名]。"
ビジネスアップデート
また、LINE 自動返信メッセージを使用して、ピーク時のサービス中断や応答の遅れなど、異常事態や進展についてお客様にお知らせすることもできます。以下はメッセージの例です。
1."メッセージありがとうございました。サービス停止により、お客様にご不便をおかけしたことをお詫び申し上げます。私たちのチームは早急に問題を解決するために努力しています。お待たせして申し訳ありません🙏"
2."こんにちは。メッセージが大量に発生しており、できるだけ早く返信できるよう最善を尽くしています。24時間以内にご連絡を差し上げます。"
3."こんにちは！お書き込みありがとうございます。現在、弊社のサービスが停止しています。この問題を迅速に解決するために取り組んでいます。その間、私たちのステータスページで最新の更新情報を確認してください。[リンク]"
リードキャプチャー
顧客の連絡先情報を要求することで、自動返信メッセージを高度化することができます。これは、見込み客をLINE コンタクトに変える絶好の機会です。ここでは、あなたのビジネスに使える例をいくつかご紹介します。
1."こんにちは!メッセージをありがとうございます。しかし、現在、私たちは利用できません。お名前とメールアドレスを残していただければ、できるだけ早くご連絡いたします。"
2."こんにちは！私たちは現在オフィスを出ています。以下にあなたのフルネームとメールアドレスを教えてください。すぐにお返事いたします。"
3."ご連絡ありがとうございます。お手続きの前にお名前とメールアドレスを教えていただけませんか？"
LINE 自動返信を利用してビジネスコミュニケーションを向上させるメリットと設定手順がわかったところで、いよいよ LINE アカウントをrespond.io に接続して開始します。
参考文献
LINE があなたのビジネスにどのように役立つのか、もっと知りたいですか？こちらで記事をまとめていますので、ぜひご覧ください。
