Templat respons layanan pelanggan dapat membantu merampingkan operasi layanan pelanggan dengan memberikan respons standar. Templat layanan pelanggan ini dapat digunakan untuk berbagai tujuan dan skenario, termasuk menyambut pelanggan, menanggapi pertanyaan, menutup percakapan, meminta ulasan, dan lainnya. Baca terus untuk mengetahui bagaimana templat untuk layanan pelanggan dapat meningkatkan cara bisnis Anda berkomunikasi dengan pelanggan.
Apa yang dimaksud dengan Templat Respons Layanan Pelanggan
Templat tanggapan layanan pelanggan adalah pesan yang telah ditulis sebelumnya yang dapat digunakan untuk menanggapi pertanyaan pelanggan secara cepat dan efisien.
Mengetik jawaban yang sama berulang kali akan membuang waktu, sementara menyalin dan menempel bisa membosankan karena Anda harus membuka banyak jendela atau referensi, yang bahkan lebih merepotkan di ponsel.
Templat memungkinkan agen menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menyapa pelanggan dan menjawab pertanyaan umum atau FAQ. Mereka kemudian dapat menggunakan waktu yang dihemat untuk menangani masalah yang lebih sulit atau menangani beberapa pelanggan secara bersamaan.
Templat respons layanan pelanggan memastikan informasi dan suara merek yang konsisten karena pesan dapat diperiksa sebelumnya. Hal ini memberikan pengalaman yang seragam kepada pelanggan dengan bisnis Anda, terlepas dari agen mana yang ditugaskan kepada mereka atau platform apa yang mereka gunakan untuk menghubungi Anda.
Tergantung pada tujuannya, templat layanan pelanggan dapat digunakan dalam berbagai cara. Misalnya, mengirim pesan selamat datang kepada pelanggan yang menghubungi bisnis Anda melalui iklan dan menggunakan pesan tandang untuk memberi tahu pelanggan saat agen tidak tersedia.
Anda juga bisa menggunakan templat untuk menutup percakapan, meminta ulasan, menyediakan FAQ, dan banyak lagi. Setelah mengetahui apa saja templat layanan pelanggan yang bisa digunakan, aplikasi perpesanan mana yang terbaik untuk mengirimkannya?
Aplikasi Perpesanan Terbaik untuk Mengirimkan Template Tanggapan Layanan Pelanggan
Meskipun ada banyak pengirim pesan instan yang tersedia di seluruh dunia, cukup mudah untuk memilih yang terbaik untuk digunakan oleh bisnis Anda. Pilihan Anda dipersempit menjadi saluran yang populer di antara target demografis Anda dan di mana bisnis Anda beroperasi.
Baik itu WhatsApp atau Facebook Messengeraplikasi perpesanan terbaik untuk mengirim templat layanan pelanggan adalah yang paling sering digunakan pelanggan Anda. Tujuannya adalah untuk berkomunikasi dengan pelanggan Anda, dan Anda tidak akan bisa melakukannya kecuali jika Anda berada di saluran yang sama.
Jika pelanggan Anda menggunakan berbagai aplikasi untuk berkomunikasi, pertimbangkan untuk mengirimkan templat Anda dari perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan yang mendukung berbagai saluran, seperti respond.io.
Setiap saluran mendukung kemampuan pengiriman pesan yang berbeda, seperti menyematkan video, tautan, tombol, dan lainnya. Tetapi karena sebagian besar pesan templat terdiri dari teks, yang merupakan sesuatu yang didukung oleh semua saluran, blog ini akan berfokus pada pesan templat.
Mari kita bahas beberapa praktik terbaik untuk menulis templat tanggapan layanan pelanggan.
Praktik Terbaik untuk Membuat Templat Tanggapan Layanan Pelanggan
Tidak ada aturan yang baku untuk menyiapkan templat respons layanan pelanggan, tetapi berikut ini beberapa hal yang perlu dipertimbangkan.
Karena pelanggan akan menerima pesan-pesan ini di aplikasi pesan instan, manfaatkan hal tersebut dan gunakan nada percakapan. Jangan menulis pesan instan seperti layaknya email. Jaga agar pesan Anda tetap sopan, singkat, dan langsung pada intinya.
Buat template yang mudah disesuaikan karena akan dikirim ke orang yang berbeda. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah memasukkan nama pelanggan atau detail lain yang relevan untuk membuat pesan terasa lebih personal.
Hindari menggunakan jargon yang mungkin tidak diketahui oleh pelanggan Anda. Jika pesan Anda jelas dan mudah dimengerti, Anda tidak perlu menghabiskan waktu ekstra untuk menjelaskannya kepada pelanggan.
Uji dan sempurnakan pesan Anda untuk mendapatkan hasil terbaik. Jika Anda menemukan bahwa pesan tertentu tidak menjawab pertanyaan atau menyampaikan maksudnya, ubahlah pesan tersebut hingga berhasil.
Pastikan untuk menyertakan ajakan bertindak (CTA) jika diperlukan. Jika Anda ingin pelanggan mengambil tindakan setelah membaca pesan Anda, jelaskan dengan jelas.
Di bagian berikutnya, kami akan membagikan beberapa contoh templat tanggapan layanan pelanggan.
20 Contoh Templat Tanggapan Layanan Pelanggan
Berikut ini adalah beberapa contoh templat layanan pelanggan yang bisa Anda tiru atau gunakan sebagai inspirasi untuk pesan Anda sendiri. Jangan ragu untuk mengubah atau memodifikasinya agar sesuai dengan bisnis Anda.
Templat Tanggapan Layanan Pelanggan: Menyapa Pelanggan Anda
Templat untuk layanan pelanggan mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk menyapa dan mengucapkan selamat tinggal kepada pelanggan, sehingga Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk percakapan yang sebenarnya.
Berikut ini beberapa salam yang dapat Anda gunakan:
1. "👋 Hai! Terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Saya [nama agen], ada yang bisa saya bantu?"
2. "👋 Selamat [pagi/siang/sore], ada yang bisa saya bantu hari ini?"
Pesan Tanggapan Tertunda
Gunakan pesan ini jika Anda tidak dapat membalas pelanggan dengan segera.
1. "Hai, [nama pelanggan], terima kasih atas pesan Anda. Saat ini kami sedang pergi untuk liburan hingga [tanggal]. Kami akan menghubungi Anda setelah kami kembali."
2. "👋 Terima kasih atas pesan Anda. Saat ini kami sedang pergi untuk akhir pekan yang panjang. Kami akan menghubungi Anda segera setelah kami kembali pada hari Senin."
Menginformasikan Pelanggan tentang Jam Kerja Anda
Templat ini berguna untuk memberi tahu pelanggan Anda dengan cepat tentang jam kerja Anda atau saluran komunikasi alternatif untuk hal-hal yang mendesak.
1. "📆 Kami buka dari Senin hingga Sabtu (termasuk hari libur nasional), pukul 09.00 hingga 21.00."
2. "Terima kasih atas pesan Anda. Sayangnya, kami tutup hari ini. Kantor kami buka dari hari Minggu hingga Kamis, pukul 10.00 hingga 22.00. Jika Anda memiliki pertanyaan yang mendesak, silakan hubungi hotline darurat 🚨 kami di: [nomor]"
Templat Layanan Pelanggan: Menjawab Pertanyaan yang Sering Diajukan
Templat respons layanan pelanggan sangat cocok untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan. Agen Anda akan dapat menggunakan pesan kaleng ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan cepat.
Anda dapat memberikan jawaban lengkap untuk Pertanyaan Umum dalam balasan cepat itu sendiri atau menautkan pelanggan ke sumber eksternal untuk detail tambahan.
1. "📍 Kantor pusat kami berlokasi di [alamat]"
2. "Respond.io mendukung beberapa saluran seperti WhatsApp, Telegram dan Facebook Messenger. Lihat daftar lengkap saluran yang didukung di sini: [link]"
Jadwalkan Janji Temu
Templat tanggapan layanan pelanggan juga dapat digunakan untuk menjadwalkan janji temu dengan pelanggan Anda.
1. "🗓️ Kami dengan senang hati akan membuat janji temu dengan Anda! Silakan balas dengan tanggal dan waktu yang Anda inginkan atau pilih dari kalender kami: [link]"
2. "Hai, [nama kontak], terima kasih telah menghubungi kami. Kami ingin berbicara dengan Anda melalui telepon untuk mendiskusikan masalah ini lebih lanjut. Mohon balas dengan tanggal dan waktu yang Anda inginkan dan agen kami akan menghubungi Anda."
Kirim Pesan Pelacakan Pesanan
Pesan templat di mana Anda dapat dengan cepat memasukkan tautan pelacakan pesanan juga berguna bagi pelanggan yang ingin mengetahui di mana pesanan mereka berada.
1. "Pesanan Anda dapat dilacak di sini: [link]. Jika Anda memiliki masalah terkait pengiriman, silakan hubungi hotline 24 jam kami di: [nomor]"
2. "Pesanan Anda sedang dalam perjalanan! Jika Anda ingin melacak lokasinya secara real time, silakan kunjungi: [link]"
Kebijakan Pengembalian dan Pengembalian Dana
Pastikan semua pelanggan Anda mendapatkan pesan yang sama tentang kebijakan pengembalian barang untuk menghindari potensi sakit kepala akibat miskomunikasi.
1. "✅ Anda dapat membatalkan paket Anda kapan saja, tanpa biaya tambahan. Cukup hubungi kami dan beri tahu kami bahwa Anda ingin melakukannya."
2. "Kami memiliki kebijakan pengembalian dana penuh tanpa pertanyaan ✅ Kirimkan kembali kepada kami dalam kemasan asli dalam waktu 14 hari setelah pengiriman dan Anda akan mendapatkan uang Anda kembali. Untuk informasi lebih lanjut, lihat kebijakan pengembalian kami di sini: [link]"
Templat untuk Layanan Pelanggan: Mengatasi Masalah Teknis
Tidak ada yang suka dibiarkan dalam kegelapan terkait hal-hal yang mendesak atau tidak nyaman. Gunakan templat tanggapan layanan pelanggan untuk memberi informasi terbaru kepada pelanggan tentang masalah teknis yang mungkin Anda hadapi.
Berikut adalah beberapa contoh pesan balasan cepat untuk pembaruan masalah teknis:
1. "⚠️ Platform kami saat ini sedang menjalani pemeliharaan terjadwal dan akan beroperasi pada pukul 8:00 pagi pada hari Selasa, 07/02/2023. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan 🙇"
2. "💥 Ups! Server kami saat ini sedang mengalami masalah teknis. Kami sedang mengatasi masalah ini dan berharap dapat beroperasi dalam 12 jam ke depan. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan!"
Pembaruan Stok Produk
Templat respons layanan pelanggan juga bagus untuk memperbarui pelanggan tentang stok produk.
1. "Terima kasih telah menghubungi kami. [Nama produk] akan kembali tersedia minggu depan. Untuk memesan unit, kunjungi toko online kami: [link]."
2. "Hai [nama pelanggan], [nama produk] saat ini tersedia. Apakah Anda ingin melakukan pemesanan?"
Minta Ulasan dari Pelanggan yang Puas
Salah satu cara untuk mengetahui apakah pelanggan Anda puas dengan layanan Anda adalah dengan mengingatkan mereka untuk memberikan ulasan bisnis Anda setelah Anda menangani pertanyaan mereka.
1. "🙏 Kami harap semua masalah Anda telah terselesaikan! Jika Anda memiliki komentar tentang pengalaman pelanggan Anda, silakan tinggalkan ulasan di [link]. Kami berharap dapat melayani Anda lagi."
2. "Terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Jika Anda memiliki waktu sebentar, silakan tinggalkan ulasan tentang pengalaman Anda bersama kami di [link]. Kami menghargai dan membaca semua umpan balik yang disampaikan 🙂"
Templat respons layanan pelanggan meningkatkan dan mempercepat proses menjawab pelanggan Anda, tetapi jika bisnis Anda mengalami kesulitan untuk mengikuti volume pesan yang masuk, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan seperti respond.io
Repond.io memungkinkan Anda untuk menyimpan lusinan tanggapan cepat layanan pelanggan atau bahkan mengotomatiskan tanggapan dalam modul Alur Kerja yang kuat. Ini membebaskan waktu agen Anda, memungkinkan mereka untuk fokus pada pertanyaan yang tidak biasa atau kompleks.
Respond.io juga mendukung beberapa saluran, sehingga Anda dapat mengirim pesan kepada semua pelanggan di aplikasi yang berbeda tanpa harus berpindah platform perpesanan. Gunakan kembali templat yang sama di semua saluran tanpa menulis ulang.
Tertarik? Daftarkan diri Anda untuk uji coba gratis hari ini!
Bacaan Lebih Lanjut
Jika Anda merasa artikel ini informatif, berikut adalah beberapa artikel lain yang mungkin berguna bagi Anda:
- Cara Mengirim Pesan Tandang untuk Bisnis
- Apa yang dimaksud dengan CSAT? Panduan Proses Kepuasan Pelanggan
- Otomatisasi Obrolan: Cara Memulai
