Bagi pelanggan, tidak ada yang lebih membuat frustasi daripada pesan mereka diabaikan. Anda bahkan bisa kehilangan pelanggan jika Anda membiarkan mereka menunggu. Meskipun tidak selalu memungkinkan untuk memberikan respons cepat kepada pelanggan, Anda selalu dapat mengirimi mereka Pesan Luar Biasa. Di sini, Anda akan mempelajari dasar-dasar Pesan Luar Biasa untuk bisnis dan cara mengatur Pesan Luar Biasa menggunakan respond.io.
Pesan Tandang untuk Bisnis: Dasar-dasarnya
Pelanggan yang mengirim pesan kepada bisnis Anda berharap untuk segera mendapatkan balasan dari Anda. Namun, tidak peduli seberapa besar komitmen Anda terhadap pelanggan, Anda tidak akan tersedia 24 jam sehari untuk menjawab pesan. Di sinilah Pesan Jauh masuk.
Apa Itu Pesan Tandang untuk Bisnis
Pesan Luar Biasa untuk bisnis adalah respons otomatis yang telah ditentukan sebelumnya yang dikirimkan kepada pelanggan ketika Anda tidak dapat langsung menjawabnya. Pesan ini berfungsi sebagai tanda terima kasih bahwa Anda telah menerima pesan pelanggan.
Isi dari Pesan Tunda untuk bisnis bervariasi tergantung pada situasinya, namun biasanya berisi dua informasi - mengapa Anda tidak dapat menjawab pertanyaan sekarang dan kapan pelanggan dapat mengharapkan tanggapan.
Mengapa Menggunakan Pesan Tandang untuk Bisnis
Ada banyak alasan mengapa Anda harus menyiapkan Pesan Luar Negeri untuk bisnis. Sebagai permulaan, Pesan Luar Biasa memberikan kepastian bahwa Anda pada akhirnya akan merespons. Tanpa Pesan Tidak Terjawab, pelanggan akan bertanya-tanya apakah Anda sengaja mengabaikan mereka.
Selain itu, Pesan Tidak Terjawab menawarkan transparansi dengan memberikan alasan mengapa Anda tidak dapat merespons dengan cepat. Bersikap transparan dengan klien penting untuk membangun kepercayaan.
Pesan Otomatis juga menetapkan ekspektasi yang benar dengan memberikan perkiraan waktu respons kepada pelanggan. Hal ini membantu menghindari situasi di mana pelanggan berharap masalah mereka diselesaikan dalam satu hari, tetapi malah menunggu seminggu untuk mendapatkan tanggapan.
Terakhir, Pesan Luar Negeri membangun pengalaman merek yang positif. Mengirimkan Pesan Luar Biasa menunjukkan bahwa Anda peduli, yang membantu menumbuhkan citra positif merek Anda. Setelah Anda mengetahui pentingnya Away Message, mari pelajari praktik terbaik untuk menulisnya.
Praktik Terbaik untuk Menulis Pesan Tandang untuk Bisnis
Ketika menulis Pesan Luar Biasa untuk bisnis, sebaiknya berikan beberapa indikasi bahwa pesan tersebut dibuat secara otomatis. Kalimat sederhana seperti "Ini adalah balasan otomatis" sudah cukup. Atau Anda dapat menyertakan emoji robot seperti 🤖 di awal pesan.
Selain itu, Anda harus menawarkan permintaan maaf karena tidak merespons dengan segera. Permintaan maaf sangat berarti - jika dilakukan dengan benar, permintaan maaf dapat mengurangi rasa frustrasi dan kemarahan klien. Permintaan maaf terbaik adalah permintaan maaf yang berempati dan spesifik. Hindari frasa yang terlalu sering digunakan seperti "Maaf atas ketidaknyamanannya".
Terakhir, Anda harus mendorong pelanggan untuk memberikan detail yang relevan sebagai tanggapan atas Pesan Tidak Terjawab. Ini bisa berupa nomor rekening, nomor pesanan, atau informasi lain yang akan membantu Anda menyelesaikan masalah dengan lebih cepat.
Aturan ini berlaku untuk semua jenis Pesan Luar Biasa, baik Pesan Luar Biasa WhatsApp maupun Pesan Luar Biasa Facebook. Setelah Anda mempelajari cara menulis Pesan Luar Biasa yang efektif, kami akan memandu Anda tentang cara mengirim Pesan Luar Biasa di respond.io.
4 Cara Menyiapkan Pesan Tandang untuk Bisnis
Anda selalu dapat mengatur Pesan Luar Negeri secara bawaan di aplikasi perpesanan apa pun yang Anda gunakan. Misalnya, Anda dapat membuat Pesan Luar Biasa di WhatsApp Business. Namun, pengguna aplikasi perpesanan yang berat mungkin akan lebih baik jika mengelola saluran dan pesan mereka dari respond.io.
Respond.ioAlur Kerja menawarkan banyak kemungkinan untuk mengirim Pesan Luar Biasa. Alur Kerja adalah otomatisasi lanjutan yang dipicu ketika Kontak memulai Percakapan baru dengan Anda. Di bawah ini, kami akan memandu Anda tentang cara mengirim Pesan Di Luar Kantor melalui Alur Kerja yang berbeda.
Kirim Pesan On/Off Sederhana untuk Bisnis
Perusahaan mikro yang dijalankan oleh solopreneur dapat mengirim Pesan Luar Negeri melalui Alur Kerja Aktif/Mati. Dengan tidak adanya waktu yang pasti untuk menjawab pesan, solopreneur membutuhkan fleksibilitas untuk mengaktifkan atau menonaktifkan Pesan Tidak Terjawab tergantung pada bagaimana hari itu berjalan.
Ketika Alur Kerja ini diaktifkan, setiap Kontak yang memulai Percakapan akan menerima Pesan Luar Biasa. Setelah Anda siap untuk membalas, matikan Alur Kerja untuk berhenti mengirim Pesan Jauh.
Alur Kerja Aktif/Mati cepat dan mudah dibuat - yang perlu Anda lakukan hanyalah memilih pemicu Percakapan Terbuka dan membuat Pesan Jauh. Anda dapat mengaktifkan dan menonaktifkan Pesan Tidak Terjawab sesuai permintaan. Ini adalah opsi yang paling fleksibel jika Anda tidak memiliki jadwal.
Perlu diingat, Anda perlu mengaktifkan dan menonaktifkan Alur Kerja secara manual beberapa kali dalam sehari, yang bisa sangat merepotkan. Baca terus untuk mengetahui cara mengatur Alur Kerja Pesan Tidak Terjawab yang selalu aktif.
Kirim Pesan Saat Agen Sedang Offline
Di respond.io, Anda dapat membuat Alur Kerja untuk mengirimkan Pesan Saat Tidak Ada Agen yang online. Pendekatan ini ideal untuk perusahaan dengan banyak agen, atau bisnis yang agennya memiliki jam kerja yang fleksibel.
Dengan Alur Kerja ini, hanya agen online yang akan ditugaskan ke Kontak. Ini tidak termasuk agen yang tidak bertugas yang telah keluar atau mengatur diri mereka sendiri ke Sibuk. Jika tidak ada agen yang online setelah jangka waktu tertentu, sebuah Pesan Tidak Aktif akan dikirim.
Alur Kerja membuat Anda tidak perlu repot mengaktifkan dan menonaktifkan Pesan Tandang secara manual. Hal hebat lainnya tentang Alur Kerja adalah alur ini akan bekerja dengan andal bahkan ketika agen tidak memiliki waktu tetap untuk tampil online.
Namun tanpa jadwal yang tetap, sulit untuk memberikan perkiraan waktu respons yang akurat. Jika Anda ingin mengirim Pesan Jauh pada waktu yang dijadwalkan, pertimbangkan Alur Kerja di bawah ini.
Kirim Pesan Tandang di Luar Jam Kerja
Respond.io memungkinkan Anda membuat Alur Kerja yang mengirimkan Pesan di luar jam kerja. Pendekatan ini bekerja dengan baik jika perusahaan Anda memiliki tim agen dengan jam kerja tetap, atau ketika pelanggan mengirim pesan kepada bisnis Anda di luar jam operasional.
Kontak akan menerima Pesan Tandang ketika mereka mengirim pesan kepada Anda di luar jam kerja. Anda perlu memperbarui jam kerja jika Anda memutuskan untuk mengubahnya, atau jika ada hari libur nasional yang akan datang.
Tidak semua orang mengetahui jam kerja Anda. Mengirimkan Pesan Luar Biasa di luar jam kerja akan membantu mengingatkan Kontak tentang jam operasional Anda. Pada saat yang sama, hal ini menetapkan ekspektasi yang jelas mengenai waktu respons bagi pelanggan.
Namun ada dua kelemahan dari pendekatan ini. Pertama, Kontak akan menerima Pesan Luar Biasa bahkan ketika agen flextime terus bekerja setelah jam kerja.
Kedua, jika seorang agen mengambil cuti secara tidak terduga, sebuah Pesan Tidak Aktif tidak akan terkirim dan kontak akan menunggu jawaban. Manajer dapat menghapus agen untuk sementara waktu sehingga dia tidak akan ditugaskan untuk Percakapan baru.
Kirim Pesan Saat Agen Khusus Tidak Tersedia
Anda dapat mengirim Pesan Tandang ke Kontak ketika agen khusus mereka tidak tersedia. Metode ini dirancang untuk perusahaan yang menawarkan dukungan khusus untuk klien tertentu, seperti pelanggan bernilai tinggi pada paket langganan tingkat atas melalui Perutean Obrolan.
Ketika pelanggan mengirim pesan kepada agen khusus mereka di luar jam kerja, mereka akan menerima Pesan Luar Kantor. Kemudian, pelanggan akan dapat memilih antara berbicara dengan agen dukungan yang sedang bertugas atau meninggalkan pesan untuk agen khusus mereka.
Alur Kerja ini memungkinkan Anda untuk merespons dengan cepat kepada pelanggan yang bernilai tinggi, bahkan ketika agen khusus tidak tersedia. Alur kerja ini juga menetapkan ekspektasi yang tepat bagi pelanggan dengan memberi tahu mereka kapan agen akan tersedia kembali.
Namun, membangun Alur Kerja memakan waktu karena Anda perlu membuat Cabang yang berbeda untuk setiap agen.
Respond.io menawarkan banyak kemungkinan untuk menyiapkan Pesan Luar Kantor untuk bisnis. Selain contoh di atas, Anda juga dapat membuat Alur Kerja khusus yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Bacaan Lebih Lanjut
Dan itulah semua yang perlu Anda ketahui tentang Pesan Luar Kantor untuk bisnis. Jika Anda menikmati artikel ini dan ingin mempelajari lebih lanjut tentang Alur Kerja, lihat artikel kami di:
