وبالنسبة للعملاء، ليس هناك ما هو أكثر إحباطا من تجاهل رسائلهم. قد تفقد حتى الزبائن إذا تركتهم معلقين. بينما ليس من الممكن دائمًا تقديم رد سريع للعملاء، يمكنك دائمًا إرسال رسالة غياب لهم. هنا، ستتعلم أساسيات رسالة الغياب للأعمال وكيفية إعداد رسائل الغياب باستخدام Respond.io.
رسالة بعيدة للأعمال التجارية: الأساسيات
العملاء الذين يرسلون رسالة إلى عملك يتوقعون أن يسمعوا ردك بسرعة. ولكن بغض النظر عن مدى إلتزامك تجاه زبائنك، لن تكون متاحًا 24 ساعة في اليوم للإجابة على الرسائل. هنا تأتي رسائل الغياب.
ما هي رسالة بعيدة للأعمال التجارية
رسالة الغياب للأعمال هي الرد الآلي المحدد مسبقًا الذي يتم إرساله للعملاء عندما لا تستطيع atenderهم فورًا. إنها بمثابة اعتراف بأنك تلقيت رسالة عميلك.
يختلف محتوى رسالة الغياب الخاصة بالأعمال وفقًا للوضع، ولكنه يتضمن عادةً جزئين من المعلومات - لماذا لا يمكنك atender الاستفسار الآن، ومتى يتوقع العملاء الحصول على رد.
لماذا تستخدم رسائل الغياب للأعمال.
هناك العديد من الأسباب التي تجعل عليك إعداد رسالة بعيدة للعمل. بادئ ذي بدء، الرسائل البعيدة توفر طمأنة بأنك'ستستجيب في نهاية المطاف. بدون رسالة بعيدة ، سيتم ترك العملاء يتساءلون إذا كنت قد تجاهلتهم عمدا.
وبالإضافة إلى ذلك، توفر رسالة بعيدة الشفافية من خلال توفير سبب لعدم القدرة على الاستجابة بسرعة. إن الشفافية مع العملاء أمر مهم لبناء الثقة.
كما أن رسالة تلقائية بعيدة تحدد التوقعات الصحيحة من خلال إعطاء العملاء وقتا تقديريا للاستجابة. إنه يساعد على تجنب حالات يتطلع فيها الزبائن لحل مشكلتهم في يوم واحد، وينتظرون أسبوعاً للرد.
أخيرا، الرسائل البعيدة عن الطريق تبني تجربة إيجابية في العلامة التجارية. إرسال رسالة بعيدة يظهر أنك تهتم، مما يساعد على غرس صورة إيجابية لعلامتك التجارية. الآن بعد أن كنت تعرف أهمية الرسائل البعيدة، دعونا نتعلم أفضل الممارسات لكتابة هذه الرسائل.
أفضل الممارسات لكتابة رسالة للغائب للأعمال.
عند كتابة رسالة للغائب للأعمال، من الممارسات الجيدة الإشارة إلى أن الرسالة تم إنشاؤها تلقائيًا. وتكفي الجملة البسيطة مثل "هذا رد تلقائي". أو يمكنك فقط تضمين رمز تعبيري روبوت مثل 🤖 في بداية الرسالة.
علاوة على ذلك، يجب أن تعتذر عن عدم الرد بشكل سريع. الاعتذار يقطع شوطا طويلا - عندما يتم ذلك، فإنه يمكن أن يخفف من إحباط العميل وغضبه. وأفضل الاعتذار هو التعاطف والتحديد. تجنب العبارات المفرطة الاستخدام مثل "آسفة على الإزعاج".
أخيرا وليس آخرا، يجب عليك تشجيع العميل على ترك التفاصيل ذات الصلة استجابة للرسائل البعيدة. هذا يمكن أن يكون رقم حساب، رقم طلبية أو أي معلومات أخرى تؤدي إلى سرعة التسوية.
تنطبق القواعد على جميع أنواع الرسائل البعيدة، سواء كانت رسالة واتسآب أو رسالة على طريق الفيسبوك. الآن بعد أن تعلمت كيفية كتابة رسالة فعالة للأعمال، سنساعدك في معرفة كيفية إرسال رسالة غياب على Respond.io.
تحويل محادثة العملاء إلى نمو الأعمال التجارية مع respon.io. ✨
إدارة المكالمات، الدردشات والبريد الإلكتروني في مكان واحد!
احجز عرضاً تجريبياً.
أربع طرق لتعيين رسالة غياب للأعمال.
يمكنك دائمًا إعداد رسالة بعيدة محليًا على أي تطبيق رسائل تستخدمه. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء رسالة بعيدة على WhatsApp Business. ومع ذلك، قد يستفيد مستخدمو تطبيقات المراسلة الثقيلة من إدارة قنواتهم ورسائلهم من respon.io.
تقدم سير العمل لـ Respond.io العديد من الإمكانيات لإرسال رسالة غياب. يتم تشغيل سير العمل تلقائيًا متقدمًا عندما يبدأ جهة الاتصال محادثة جديدة معك. في الأسفل، سأوجهك حول كيفية إرسال رسائل غياب عبر سير العمل المختلفة.
إرسال رسالة بسيطة عن تشغيل/إيقاف عن العمل للأعمال التجارية.
الشركات الصغرى التي يديرها المتشددون يمكن أن ترسل رسالة بعيدة من خلال تدفق العمل/إيقاف العمل. مع عدم وجود وقت ثابت للإجابة على الرسائل، يحتاج أصحاب الأعمال الحرة إلى المرونة لتشغيل أو إيقاف رسالة الغياب وفقًا لكيفية سير اليوم.
عندما يتم تشغيل سير العمل هذا، فإن أي جهة اتصال تبدأ محادثة سوف تتلقى الرسالة البعيدة. بمجرد أن تكون على استعداد للرد، قم بإيقاف تشغيل سير العمل لإيقاف إرسال الرسائل البعيدة.
يعد تدفق عمل تشغيل/إيقاف سريعًا وسهل البناء - كل ما عليك فعله هو تحديد مشغل فتح المحادثة وإعداد رسالة الغياب. يمكنك تفعيل أو تعطيل رسالة الغياب حسب الحاجة. إنه الخيار الأكثر مرونة إذا لم يكن لديك جدول محدد.
تذكر أنك بحاجة إلى تشغيل وإيقاف سير العمل يدويًا عدة مرات يوميًا، وهو ما قد يكون أمرًا مزعجًا. اقرأ لتعرف كيف تقيم دائمًا تدفق العمل الخاص برسالة الغياب.
إرسال رسائل الغياب عندما يكون الوكلاء غير متصلين.
على respon.io، يمكنك بناء سير العمل لإرسال رسائل بعيدة عندما لا يكون وكلاء متصلين بالإنترنت. وهذا النهج مثالي بالنسبة للشركات ذات الوكلاء المتعددين، أو الأعمال التجارية التي يكون فيها للوكلاء ساعات عمل مرنة.
مع سير العمل هذا، فقط الوكلاء عبر الإنترنت سيتم تعيينهم إلى جهة اتصال. هذا لا يشمل الوكلاء الذين غير متوفرين والذين سجلوا خروجهم أو وضعوا أنفسهم في حالة انشغال. إذا لم يكن هناك وكيل متصل بعد فترة زمنية معينة، سيتم إرسال رسالة غياب.
يساعد سير العمل هذا في تجنب الاضطرار إلى تشغيل وإيقاف رسالة الغياب يدويًا. ميزة رائعة أخرى عن سير العمل هو أنه سيعمل بشكل موثوق حتى عندما لا يكون لدى الوكلاء أوقات ثابتة للظهور على الإنترنت.
ولكن بدون جدول زمني ثابت، من الصعب إعطاء تقدير دقيق لزمن الاستجابة. إذا كنت تبحث عن إرسال رسائل بعيدة في الأوقات المقررة، فكر في سير العمل أدناه.
إرسال رسالة بعيدة خارج ساعات العمل
Respond.io يتيح لك بناء سير العمل الذي يرسل رسائل بعيدة خارج ساعات العمل. يعمل هذا النهج بشكل رائع إذا كان لدى شركتك فريق من الوكلاء الذين لديهم ساعات عمل ثابتة، أو عندما يرسل الزبائن لك رسائل خارج ساعات العمل.
ستتلقى جهات الاتصال رسالة الغياب عندما ترسلك بعد ساعات العمل. سوف تحتاج إلى تحديث ساعات العمل إذا قررت تغييرها أو إذا كان هناك عطلة عامة قادمة.
ليس الجميع على دراية بساعات عملك. إرسال رسالة بعيدة خارج ساعات العمل يساعد على تذكير جهات الاتصال بساعات العمل الخاصة بك. في الوقت نفسه، يحدد هذا توقعات واضحة حول وقت الاستجابة للعملاء.
ولكن هناك وجهين سلبيين في هذا النهج. أولاً، ستتلقى جهات الاتصال رسائل بعيدة حتى عندما يستمر وكلاء الوقت المرن في العمل بعد ساعات.
وثانياً، إذا غادر وكيل غير المتوقع، فلن يتم إرسال رسالة الغياب وستتوقع جهات الاتصال الحصول على رد. يمكن للمديرين إزالة الوكيل مؤقتًا حتى لا يُعين لمحادثات جديدة.
إرسال رسائل بعيدة عندما يكون وكيل مخصص غير متوفر
يمكنك إرسال رسالة بعيدة إلى جهات الاتصال عندما يكون وكيلها المكرس غير متوفر. تم تصميم هذه الطريقة للشركات التي تقدم دعمًا مخصصًا لعملاء محددين، مثل العملاء ذوي القيمة العالية على خطط الاشتراك الأهم من خلال توجيه الدردشة.
عندما يرسل العملاء وكيلهم المخصص خارج ساعات العمل، فإنهم سيتلقون رسالة بعيدة عن العمل. وبعد ذلك، سيكون بمقدور العملاء الاختيار بين التحدث إلى وكيل دعم يقوم بالمناوبة أو ترك رسالة لوكلائهم المتفانيين.
يسمح لك سير العمل هذا بالاستجابة الفورية للعملاء ذوي القيمة العالية، حتى عندما يكون الوكلاء المتفانون غير متوفر. كما أنه يحدد التوقعات الصحيحة للعملاء عن طريق إخبارهم متى سيكون الوكيل متاحا مرة أخرى.
ومع ذلك، فإن بناء سير العمل يستغرق وقتاً طويلاً حيث تحتاج إلى إنشاء فروع مختلفة لكل وكيل.
يوفر Respond.io العديد من الإمكانيات لإعداد رسالة الغياب للأعمال. بالإضافة إلى الأمثلة المذكورة أعلاه، يمكنك أيضا إنشاء سير عمل مخصص يناسب احتياجات الأعمال التجارية الخاصة بك.
تحويل محادثة العملاء إلى نمو الأعمال التجارية مع respon.io. ✨
إدارة المكالمات، الدردشات والبريد الإلكتروني في مكان واحد!
المزيد من القراءة
وهذا كل ما تحتاجه لمعرفته حول الرسالة الغياب لأعمال. إذا كنت تستمتع بهذه المقالة وترغب في معرفة المزيد عن سير العمل، راجع مقالاتنا على:
نظرة عامة
إلكتروني
الأزياء والملابس
الأثاث
المجوهرات
أنشطة ما بعد المدرسة
الرياضة ولياقة البدنية
مركز الجمال
عيادة الأسنان
عيادة طبية
خدمات تنظيف المنازل والخدم
التصوير الفوتوغرافي والفيديو
تجزئة قطع السيارات
معرض سيارات
وكالة سفر ومشغل جولات
