بالنسبة للعملاء ، ليس هناك ما هو أكثر إحباطا من تجاهل رسائلهم. قد تفقد العملاء حتى إذا تركتهم معلقين. على الرغم من أنه ليس من الممكن دائما منح العملاء استجابة سريعة ، إلا أنه يمكنك دائما إرسال رسالة "بالخارج" إليهم. هنا ، ستتعلم أساسيات Away Message للأعمال وكيفية إعداد Away Messages باستخدام respond.io.
رسالة بعيدة للأعمال: الأساسيات
يتوقع العملاء الذين يقومون برسائل إلى نشاطك التجاري أن يسمعوا منك بسرعة. ولكن بغض النظر عن مدى التزامك بعملائك، فلن تكون متاحا على مدار 24 ساعة يوميا للرد على الرسائل. هذا هو المكان الذي تأتي فيه الرسائل البعيدة.
ما هي رسالة بعيدة للأعمال التجارية
رسالة "بالخارج" للأعمال هي الاستجابة التلقائية المحددة مسبقا التي يتم إرسالها إلى العملاء عندما لا تتمكن من حضورهم على الفور. إنه بمثابة إقرار بأنك تلقيت رسالة عميلك.
يختلف محتوى رسالة Away للأعمال وفقا للموقف ، ولكنه يحتوي عادة على معلومتين - لماذا لا يمكنك حضور الاستفسار الآن ومتى يمكن للعملاء توقع رد.
لماذا استخدام الرسائل بعيدا للأعمال
هناك العديد من الأسباب التي تجعلك تقوم بإعداد رسالة بعيدا عن العمل. بادئ ذي بدء ، توفر الرسائل البعيدة الطمأنينة بأنك سترد في نهاية المطاف. بدون رسالة بعيدة ، سيترك العملاء يتساءلون عما إذا كنت تجاهلتهم عمدا.
بالإضافة إلى ذلك، توفر رسالة "بعيدا" الشفافية من خلال توفير سبب لعدم القدرة على الاستجابة بسرعة. إن الشفافية مع العملاء أمر مهم لبناء الثقة.
كما تحدد رسالة "الابتعاد التلقائي" التوقعات الصحيحة من خلال منح العملاء وقتا تقديريا للاستجابة. فهو يساعد على تجنب الحالات التي يتطلع فيها العملاء إلى حل مشكلتهم في يوم واحد ، ولكن بدلا من ذلك الانتظار لمدة أسبوع للحصول على استجابة.
وأخيرا، تبني "الرسائل البعيدة" تجربة علامة تجارية إيجابية. إرسال رسالة بعيدا يظهر أن يهمك، مما يساعد على زراعة صورة إيجابية من العلامة التجارية الخاصة بك. الآن بعد أن كنت تعرف أهمية رسائل بعيدا، دعونا نتعلم أفضل الممارسات لكتابة واحدة.
أفضل الممارسات لكتابة رسالة بعيدة للأعمال
عند كتابة رسالة بعيدا عن العمل، من الجيد إعطاء بعض المؤشرات التي يتم إنشاؤها تلقائيا الرسالة. جملة بسيطة مثل "هذا هو الرد التلقائي" يكفي. أو يمكنك فقط تضمين رمز تعبيري روبوت مثل 🤖 في بداية الرسالة.
وعلاوة على ذلك، يجب أن تقدم اعتذارا لعدم الرد على الفور. الاعتذار يقطع شوطا طويلا -- عندما يتم الحق ، فإنه يمكن التخفيف من الإحباط والغضب العميل. أفضل الاعتذارات متعاطفة ومحددة. تجنب العبارات المفرطة مثل "آسف للإزعاج".
أخيرا وليس آخرا، يجب أن تشجع العميل على ترك التفاصيل ذات الصلة ردا على رسائل Away. قد يكون هذا رقم حساب أو رقم طلب أو أي معلومات أخرى من شأنها أن تؤدي إلى دقة أسرع.
تنطبق القواعد على جميع أنواع الرسائل بالخارج، سواء كانت WhatsApp رسالة بالخارج أو أ Facebook رسالة بعيدا. الآن بعد أن تعلمت كيفية كتابة رسالة فعالة للأعمال بعيدا ، سنرشدك إلى كيفية إرسال رسالة بعيدا على respond.io.
4 طرق لإعداد رسالة بعيدة للأعمال
يمكنك دائما إعداد رسالة بالخارج أصلا على أي تطبيق مراسلة تستخدمه. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء رسالة بالخارج على WhatsApp Business. ومع ذلك ، قد يستفيد مستخدمو تطبيقات المراسلة الثقيلة من إدارة قنواتهم ورسائلهم من respond.io.
Respond.ioتوفر مهام سير العمل العديد من الاحتمالات لإرسال رسالة بعيدة. مهام سير العمل هي أتمتة متقدمة يتم تشغيلها عندما تبدأ جهة اتصال محادثة جديدة معك. أدناه ، سنرشدك إلى كيفية إرسال رسائل Away من خلال مهام سير عمل مختلفة.
إرسال رسالة بسيطة عن/ إيقاف العمل عن العمل
يمكن للشركات الصغيرة التي تديرها solopreneurs إرسال رسالة بعيدا من خلال سير العمل على / إيقاف. مع عدم وجود وقت محدد للرد على الرسائل، يحتاج solopreneurs إلى المرونة لتشغيل أو إيقاف تشغيل الرسالة البعيدة اعتمادا على كيفية سير اليوم.
عند تشغيل سير العمل هذا، ستتلقى أي جهة اتصال تبدأ محادثة رسالة بعيدا. بمجرد أن تكون مستعدا للرد، ما عليك سوى إيقاف تشغيل سير العمل لإيقاف إرسال الرسائل بعيدا.
سير عمل التشغيل / الإيقاف سريع وسهل الإنشاء - كل ما عليك فعله هو تحديد مشغل فتح المحادثة وإنشاء رسالة بالخارج. يمكنك تمكين وتعطيل رسالة "بالخارج" عند الطلب. إنه الخيار الأكثر مرونة إذا لم يكن لديك جدول زمني.
ضع في اعتبارك أنك تحتاج إلى تشغيل سير العمل وإيقاف تشغيله يدويا عدة مرات في اليوم ، مما قد يكون أمرا صعبا للغاية. تابع القراءة لمعرفة كيفية إعداد سير عمل الرسائل بالخارج الذي يعمل دائما.
إرسال رسائل بعيدة عندما يكون الوكلاء غير متصلين
على respond.io، يمكنك إنشاء سير عمل لإرسال رسائل Away عندما لا يكون هناك وكلاء متصلون بالإنترنت. هذا النهج مثالي للشركات التي لديها وكلاء متعددون ، أو الشركات التي يكون فيها الوكلاء لديهم ساعات عمل مرنة.
باستخدام سير العمل هذا، سيتم تعيين الوكلاء عبر الإنترنت فقط إلى جهة اتصال. وهذا يستبعد وكلاء خارج الخدمة الذين قاموا بتسجيل الخروج أو تعيين أنفسهم إلى مشغول. إذا لم يكن هناك وكيل عبر الإنترنت بعد فترة زمنية معينة، سيتم إرسال رسالة بعيدا.
يوفر لك سير العمل متاعب تشغيل الرسالة البعيدة وإيقافها يدويا. شيء عظيم آخر حول سير العمل هو أنه سيعمل بشكل موثوق حتى عندما لا يكون لدى الوكلاء أوقات ثابتة للظهور عبر الإنترنت.
ولكن بدون جدول زمني محدد ، من الصعب إعطاء تقدير دقيق لوقت الاستجابة. إذا كنت تبحث عن إرسال رسائل بعيدا في الأوقات المجدولة، ففكر في سير العمل أدناه.
إرسال رسالة خارج ساعات العمل
Respond.io يتيح لك إنشاء سير عمل يرسل رسائل بالخارج خارج ساعات العمل. يعمل هذا النهج بشكل رائع إذا كان لدى شركتك فريق من الوكلاء بساعات عمل ثابتة ، أو عندما يرسل العملاء رسالة إلى عملك خارج ساعات العمل.
ستتلقى جهات الاتصال رسالة "بعيدا" عندما يقومون برسالتك بعد ساعات. ستحتاج إلى تحديث ساعات العمل إذا قررت تغييرها، أو عندما يكون هناك عطلة رسمية قادمة.
ليس الجميع على دراية بساعات عملك. يساعد إرسال رسالة خارج ساعات العمل على تذكير جهات الاتصال بساعات التشغيل. وفي الوقت نفسه، فإنه يحدد توقعا واضحا لوقت استجابة للعملاء.
ولكن هناك جانبان سلبيان لهذا النهج. أولا ، ستتلقى جهات الاتصال رسائل Away حتى عندما يستمر وكلاء الوقت المرن في العمل بعد ساعات العمل.
ثانيا ، إذا ذهب الوكيل في إجازة بشكل غير متوقع ، فلن يتم إرسال رسالة Away وستتوقع جهات الاتصال ردا. يمكن للمديرين إزالة الوكيل مؤقتا حتى لا يتم تعيين محادثات جديدة له.
إرسال رسائل عند عدم توفر وكيل مخصص
يمكنك إرسال رسالة بعيدا إلى جهات الاتصال عندما يكون وكيلهم المخصص غير متوفر. تم تصميم هذا الأسلوب للشركات التي تقدم دعما مخصصا لعملاء محددين، مثل العملاء ذوي القيمة العالية في خطة الاشتراك من المستوى الأعلى من خلال توجيه المحادثة.
عندما يقوم العملاء برسالة إلى وكيلهم المخصص خارج ساعات العمل، سيتلقون رسالة بعيدا. بعد ذلك ، سيتمكن العملاء من الاختيار بين التحدث إلى وكيل دعم في نوبة عمل أو ترك رسالة لوكيلهم المخصص.
يسمح لك سير العمل هذا بالرد الفوري على العملاء ذوي القيمة العالية، حتى عندما لا يتوفر وكلاء مخصصون. كما أنه يحدد التوقعات الصحيحة للعملاء من خلال إخبارهم بموعد توفر الوكيل مرة أخرى.
ومع ذلك، بناء سير العمل تستغرق وقتا طويلا كما تحتاج إلى إنشاء فروع مختلفة لكل وكيل.
Respond.io يوفر العديد من الاحتمالات لإعداد رسالة بالخارج للأعمال. بصرف النظر عن الأمثلة المذكورة أعلاه ، يمكنك أيضا إنشاء سير عمل مخصص يناسب احتياجات عملك.
مواصلة القراءة
وهذا كل ما تحتاج إلى معرفته عن رسالة بعيدا لرجال الأعمال. إذا كنت تتمتع هذه المادة ، ونود أن نعرف المزيد عن سير العمل ، راجع مقالاتنا على :
