How To Article

كيفية إرسال رسالة بعيدة للأعمال التجارية

كريس لاي
كريس لاي
· 25 Jul 2023
4 min read
رسالة بعيدة للأعمال التجارية: دليل كيفية للرسائل البعيدة

وبالنسبة للعملاء، ليس هناك ما هو أكثر إحباطا من تجاهل رسائلهم. قد تفقد حتى الزبائن إذا تركتهم معلقين. في حين أنه's ليس من الممكن دائما إعطاء العملاء استجابة سريعة، يمكنك دائما إرسال رسالة بعيدة لهم. هنا، أنت'سوف تتعلم أساسيات رسالة بعيدة للأعمال التجارية وكيفية إعداد رسائل بعيدة باستخدام respon.io.

رسالة بعيدة للأعمال التجارية: الأساسيات

العملاء الذين يرسلون رسالة عملك يتوقعون أن يسمعوا منك بسرعة. ولكن بغض النظر عن مدى إلتزامك تجاه زبائنك، لن تكون متاحًا 24 ساعة في اليوم للإجابة على الرسائل. هذا هو المكان الذي تأتي فيه الرسائل البعيدة.

ما هي رسالة بعيدة للأعمال التجارية

رسالة بعيدة عن العمل هي الرد الآلي المحدد مسبقاً المرسلة إلى العملاء عندما لا تستطيع الاعتناء بهم فوراً. إنها بمثابة اعتراف بأنك تلقيت رسالة عميلك.

هذه صورة تظهر كيف تبدو رسالة بعيدة للأعمال التجارية. رسالة بعيدة عن العمل هي الرد الآلي المحدد مسبقاً المرسلة إلى العملاء عندما لا تستطيع الاعتناء بهم فوراً. الرسائل البعيدة هي بمثابة إقرار بأنك تلقيت رسالة عميلك.

ويختلف محتوى رسالة بعيداً عن العمل تبعاً للحالة، ولكنه يحتوي عادة على جزأين من المعلومات - لماذا يمكنك'و أنت ترعى الاستفسار الآن و عندما يمكن للعملاء أن يتوقعوا إجابة.

لماذا استخدم الرسائل البعيدة للأعمال التجارية

هناك العديد من الأسباب التي تجعل عليك إعداد رسالة بعيدة للعمل. بادئ ذي بدء، الرسائل البعيدة توفر طمأنة بأنك'ستستجيب في نهاية المطاف. بدون رسالة بعيدة ، سيتم ترك العملاء يتساءلون إذا كنت قد تجاهلتهم عمدا.

وبالإضافة إلى ذلك، توفر رسالة بعيدة الشفافية من خلال توفير سبب لعدم القدرة على الاستجابة بسرعة. إن الشفافية مع العملاء أمر مهم لبناء الثقة.

هذه صورة تظهر أسباب استخدام رسائل Away من أجل الأعمال التجارية.  الرسائل البعيدة تعطي طمأنة بأنك ستستجيب في نهاية المطاف. وبالإضافة إلى ذلك، توفر رسالة بعيدة الشفافية من خلال توفير سبب لعدم الاستجابة بسرعة. رسالة بعيدة أيضا تحدد التوقعات الصحيحة من خلال إعطاء العملاء وقتا تقديريا للاستجابة. أخيرا، الرسائل البعيدة عن الطريق تبني تجربة إيجابية في العلامة التجارية.

كما أن رسالة تلقائية بعيدة تحدد التوقعات الصحيحة من خلال إعطاء العملاء وقتا تقديريا للاستجابة. إنه يساعد على تجنب الحالات التي يتطلع فيها الزبائن إلى حل مشكلتهم في يوم واحد، ولكنه بدلاً من ذلك ينتظر أسبوعاً للحصول على استجابة.

أخيرا، الرسائل البعيدة عن الطريق تبني تجربة إيجابية في العلامة التجارية. إرسال رسالة بعيدة يظهر أنك تهتم، مما يساعد على غرس صورة إيجابية لعلامتك التجارية. الآن بعد أن كنت تعرف أهمية الرسائل البعيدة، دعونا نتعلم أفضل الممارسات لكتابة هذه الرسائل.

أفضل الممارسات لكتابة رسالة من أجل الأعمال التجارية

عند كتابة رسالة بعيدة للعمل، يقوم'بالممارسة الجيدة لإعطاء بعض الإشارات إلى أن الرسالة يتم إنشاؤها تلقائيا. وتكفي الجملة البسيطة مثل "هذا رد تلقائي". أو يمكنك فقط تضمين رمز تعبيري روبوت مثل 🤖 في بداية الرسالة.

علاوة على ذلك، يجب أن تعتذر عن عدم الرد بسرعة. الاعتذار يقطع شوطا طويلا - عندما يتم ذلك، فإنه يمكن أن يخفف من إحباط العميل وغضبه. وأفضل الاعتذار هو التعاطف والتحديد. تجنب العبارات المفرطة الاستخدام مثل "آسفة على الإزعاج".

هذه صورة تظهر أفضل الممارسات لكتابة رسالة من أجل الأعمال التجارية. أعط بعض المؤشرات على أن الرسالة يتم إنشاؤها تلقائيا. أعتذر عن عدم الرد فورا. شجع العميل على ترك التفاصيل عن طريق الرد على الرسالة البعيدة.

أخيرا وليس آخرا، يجب عليك تشجيع العميل على ترك التفاصيل ذات الصلة استجابة للرسائل البعيدة. هذا يمكن أن يكون رقم حساب، رقم طلبية أو أي معلومات أخرى تؤدي إلى سرعة التسوية.

تنطبق القواعد على جميع أنواع الرسائل البعيدة، سواء كانت رسالة واتسآب أو رسالة على طريق الفيسبوك. الآن بعد أن تعلمت كيفية كتابة رسالة عمل فعالة في الطريق، سنمشي معك من خلال كيفية إرسال رسالة بعيدة على الرد.

حوّل محادثات العملاء إلى نمو الأعمال باستخدام respond.io. ✨

إدارة المكالمات والدردشات والبريد الإلكتروني في مكان واحد!

4 طرق لتعيين رسالة بعيدة للأعمال التجارية

يمكنك دائمًا إعداد رسالة بعيدة محليًا على أي تطبيق رسائل تستخدمه. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء رسالة بعيدة على WhatsApp Business. ومع ذلك، قد يستفيد مستخدمو تطبيقات المراسلة الثقيلة من إدارة قنواتهم ورسائلهم من respon.io.

هذه صورة تظهر طرق إعداد رسالة بعيدة للعمل. يمكن للأعمال التجارية أن ترسل رسالة بسيطة عند تشغيل/إيقاف تشغيلها، وإرسال رسالة بعيدة عندما يكون الوكلاء غير متصلين بالإنترنت، إرسال رسالة بعيدة خارج ساعات العمل، وإرسال رسائل بعيدة عندما يكون وكيل مخصص غير متوفر.

يوفر سير العمل لـ Respond.io العديد من الإمكانيات لإرسال رسالة عالية. يتم تشغيل سير العمل تلقائيًا متقدمًا عندما يبدأ جهة الاتصال محادثة جديدة معك. أسفلنا، نحن'سنسير في طريقك لإرسال رسائل بعيدة من خلال مختلف سير العمل.

إرسال رسالة بسيطة عن تشغيل/إيقاف عن العمل للأعمال التجارية

الشركات الصغرى التي يديرها المتشددون يمكن أن ترسل رسالة بعيدة من خلال تدفق العمل/إيقاف العمل. مع عدم وجود وقت ثابت للإجابة على الرسائل، يحتاج المتشددون إلى المرونة لتشغيل أو إيقاف رسالة بعيدًا تبعاً لكيفية سير اليوم.

عندما يتم تشغيل سير العمل هذا، فإن أي جهة اتصال تبدأ محادثة سوف تتلقى الرسالة البعيدة. بمجرد أن تكون على استعداد للرد، قم بإيقاف تشغيل سير العمل لإيقاف إرسال الرسائل البعيدة.

هذه صورة تظهر تدفق عمل بسيط على واجهة الرسائل. تحقق من مدونتنا للحصول على مزيد من التفاصيل حول كيفية تعيين رسالة على WhatsApp، وكيفية إنشاء أفضل الرسائل البعيدة للأعمال التجارية في WhatsApp.

سير عمل تشغيل/إيقاف هو سريع وسهل الإنشاء - كل ما عليك القيام به هو تحديد مشغل فتح المحادثة و إنشاء رسالة بعيدة المنال. يمكنك تمكين وتعطيل رسالة الطريق عند الطلب. إنه الخيار الأكثر مرونة إذا لم يكن لديك جدول زمني.

ضع في اعتبارك أنك بحاجة إلى تشغيل سير العمل وإيقاف تشغيله يدويًا عدة مرات في اليوم، مما قد يكون أمرًا مزعجًا للغاية. اقرأ لمعرفة كيفية إعداد مسار عمل الرسائل دائمًا.

إرسال رسائل بعيد عندما يكون الوكلاء غير متصل

على respon.io، يمكنك بناء سير العمل لإرسال رسائل بعيدة عندما لا يكون وكلاء متصلين بالإنترنت. وهذا النهج مثالي بالنسبة للشركات ذات الوكلاء المتعددين، أو الأعمال التجارية التي يكون فيها للوكلاء ساعات عمل مرنة.

مع سير العمل هذا، فقط الوكلاء عبر الإنترنت سيتم تعيينهم إلى جهة اتصال. لا يشمل هذا الوكلاء خارج العمل الذين قاموا بتسجيل الخروج أو اضطلعوا بأنفسهم إلى Busy. إذا كان هناك'لا يوجد وكيل على الإنترنت بعد فترة معينة من الوقت، سيتم إرسال رسالة عادية.

هذه صورة تظهر كيفية استخدام سير العمل لإرسال رد آلي عندما لا يكون وكيل على الإنترنت. مع سير العمل هذا، سيتم تعيين جهات الاتصال التي تبدأ محادثة فقط إلى الوكلاء عبر الإنترنت. إذا لم يكن هناك وكيل على الإنترنت بعد فترة زمنية معينة، سيتم إرسال رد تلقائي.

سير العمل يحفظك حاجز لتشغيل وإيقاف رسالة بعيدة يدويًا. شيء عظيم آخر حول سير العمل هو أنه سيعمل بشكل موثوق حتى عندما يكون الوكلاء don'و t لديهم أوقات ثابتة للظهور عبر الإنترنت.

لكن بدون جدول زمني ثابت، من الصعب إعطاء تقدير دقيق لوقت الرد. إذا كنت تبحث عن إرسال رسائل بعيدة في الأوقات المقررة، فكر في سير العمل أدناه.  

إرسال رسالة بعيدة خارج ساعات العمل

Respond.io يتيح لك بناء سير العمل الذي يرسل رسائل بعيدة خارج ساعات العمل. يعمل هذا النهج بشكل رائع إذا كان لدى شركتك فريق من الوكلاء الذين لديهم ساعات عمل ثابتة. أو عندما يرسل الزبائن شركتك خارج ساعات العمل.

ستتلقى جهات الاتصال رسالة بعيدة عندما ترسلك بعد ساعات. سوف تحتاج إلى تحديث ساعات العمل إذا قررت تغييرها، أو عندما يكون هناك'يوم عطلة عامة قادم.

هذه صورة عن كيفية إرسال رسالة خارج المكتب مع الرد io. يمكنك إرسال رسالة مراسلة الفيسبوك بعيداً أو رسالة عمل أي تطبيق بعيداً عندما تقوم جهات الاتصال برسائلك بعد ساعات. تحقق من مدونتنا للحصول على عينات رسائل الرد الآلية أكثر.

ليس الجميع على دراية بساعات عملك. إرسال رسالة بعيدة خارج ساعات العمل يساعد على تذكير جهات الاتصال بساعات العمل الخاصة بك. وفي الوقت نفسه، يحدد هذا التقرير توقعا واضحا بأن يكون هناك وقت لاستجابة العملاء.

ولكن هناك وجهين سلبيين في هذا النهج. أولاً، ستتلقى جهات الاتصال رسائل بعيدة حتى عندما يستمر وكلاء الوقت المرن في العمل بعد ساعات.

وثانياً، إذا ذهب وكيل في ترك العمل بشكل غير متوقع، فازت رسالة Away'سيتم إرسالها وستتوقع جهات الاتصال استجابة. يمكن للمديرين إزالة الوكيل مؤقتاً حتى لا يتم تعيينه محادثات جديدة.

إرسال رسائل بعيدة عندما يكون وكيل مخصص غير متوفر

يمكنك إرسال رسالة بعيدة إلى جهات الاتصال عندما يكون وكيلها المكرس غير متوفر. وقد صممت هذه الطريقة للشركات التي تقدم دعما مخصصا لعملاء معينين، مثل العملاء ذوي القيمة العالية على خطة الاشتراك الأعلى من خلال Rat Routing.

عندما يرسل العملاء وكيلهم المخصص خارج ساعات العمل، فإنهم سيتلقون رسالة بعيدة عن العمل. وبعد ذلك، سيكون بمقدور العملاء الاختيار بين التحدث إلى وكيل دعم يقوم بالمناوبة أو ترك رسالة لوكلائهم المتفانيين.

هذه صورة تبين كيفية إرسال الرد التلقائي عندما يكون وكيل مخصص غير متوفر. عندما يتصل العملاء بوكلائهم المخصص خارج ساعات العمل، فإنهم سيتلقون رداً تلقائياً.

يسمح لك سير العمل هذا بالاستجابة الفورية للعملاء ذوي القيمة العالية، حتى عندما يكون الوكلاء المتفانون غير متوفر. كما أنه يحدد التوقعات الصحيحة للعملاء عن طريق إخبارهم متى سيكون الوكيل متاحا مرة أخرى.

ومع ذلك، فإن بناء سير العمل يستغرق وقتاً طويلاً حيث تحتاج إلى إنشاء فروع مختلفة لكل وكيل.

ويوفر هذا التقرير العديد من الإمكانيات لإعداد رسالة مريحة للأعمال التجارية. بالإضافة إلى الأمثلة المذكورة أعلاه، يمكنك أيضا إنشاء سير عمل مخصص يناسب احتياجات الأعمال التجارية الخاصة بك.

حوّل محادثات العملاء إلى نمو الأعمال باستخدام respond.io. ✨

قم بإدارة المكالمات والدردشات والبريد الإلكتروني في مكان واحد!

القراءة الإضافية.

وهذا كل ما تحتاجه لمعرفته عن رسالة واي لأعمال. إذا كنت تستمتع بهذه المقالة وترغب في معرفة المزيد عن سير العمل، راجع مقالاتنا على:


شارك هذه المقالة
Telegram
Facebook
Linkedin
Twitter
كريس لاي
كريس لاي

كريس لاي، كاتب محتوى وأخصائي تحسين محركات البحث في respond.io، حاصل على بكاليوس في الصيدلة من جامعة موناش. وقبل الانضمام إلى الفريق في عام 2020، قام كريس بصقل خبرته ككاتب طبي وكخبير استراتيجي في المحتوى في العديد من وكالات التسويق. تغطي مقالاته تطبيقات الرسائل التجارية مثل WhatsApp Business، وتساعد الشركات في التكيف مع المشهد المتغير باستمرار لرسائل الأعمال.

المشاركات ذات الصلة 👩‍💻
تحويل وجهات النظر إلى عائد : كيفية استخدام تيك للتسويق بشكل أكثر فعالية

تحويل وجهات النظر إلى عائد : كيفية استخدام تيك للتسويق بشكل أكثر فعالية

هل ترغب في معرفة كيفية استخدام تيك للتسويق بشكل أكثر فعالية؟ تعلم كيفية تحسين حسابك للتسويق في تيك لتوليد وإدارة الرصاص.

واتسآب الأعمال التجارية API: دليل الأعمال في نهاية المطاف

ما هو WhatsApp Business Calling API: دليل الأعمال التجارية النهائي

اكتشف كيف يعمل واتسآب الأعمال دعوة API ، فوائده ، حالات الاستخدام الرئيسية وكيفية البدء في تعزيز الاتصال ، دعم التحويلات والمزيد.

WhatsApp Business Calling API اطلاق على Respond.io! 🎉

قل مرحبا للصوت: WhatsApp Business Calling API Debuts على Respond.io 🎉

دمج الدردشة والصوت في منصة واحدة وتحويل تفاعلات العملاء. وهي متاحة الآن في المكسيك والبرازيل وإندونيسيا والهند، مع التوسع في عمليات الدمج في الطريق.

زد نتائج أعمالك ثلاث مرات مع Respond.io 🚀