Como fazer um artigo

Como enviar uma mensagem de ausência para negócios [julho 2023]

Chris Lai
Escritor de Conteúdos, Respond.io
15 de Novembro de 2021

Para os clientes, nada é mais frustrante do que ter as suas mensagens ignoradas. Pode mesmo perder clientes, se os deixar pendurados. Embora nem sempre seja possível dar aos clientes uma resposta rápida, pode sempre enviar-lhes uma Mensagem de Longe. Aqui, aprenderá o básico de Mensagem Longe para negócios e como criar Mensagens Longe utilizando respond.io.

Mensagem de afastamento para empresas: O Fundamento

Os clientes que enviam mensagens ao seu negócio esperam receber uma resposta rápida da sua parte. Mas não importa quão empenhado esteja com os seus clientes, não estará disponível 24 horas por dia para responder a mensagens. É aqui que entram as Mensagens de Longe.

O que é uma mensagem de afastamento para as empresas

Uma mensagem de ausência para empresas é a resposta automática e predefinida enviada aos clientes quando não é possível atendê-los de imediato. Serve para confirmar que recebeu a mensagem do seu cliente.

Esta é uma imagem que mostra o aspecto de uma Mensagem de Divulgação para Empresas. Uma Mensagem Longe para Empresas é a resposta automática e predefinida enviada aos clientes quando não se pode atendê-los de imediato. As Mensagens Fora servem como um reconhecimento de que recebeu a mensagem do seu cliente.
Exemplo de mensagem de afastamento

O conteúdo de uma mensagem de ausência para empresas varia consoante a situação, mas normalmente contém duas informações: o motivo pelo qual não pode responder ao pedido agora e quando é que os clientes podem esperar uma resposta.

Porquê usar mensagens de afastamento para as empresas

Há muitas razões pelas quais se deve criar uma Mensagem de Longe para negócios. Para começar, as Mensagens Ausentes dão-lhe garantias de que acabará por responder. Sem uma Mensagem de Longe, os clientes ficarão a pensar se os ignorou deliberadamente.

Além disso, uma Mensagem Longe oferece transparência ao fornecer uma razão para não ser capaz de responder rapidamente. Ser transparente com os clientes é importante para construir confiança.

Esta é uma imagem que mostra as razões para utilizar as Mensagens de Distância para Negócios. Há muitas razões pelas quais se deve criar uma Mensagem de Longe para negócios. As Mensagens Fora de Serviço dão-lhe a certeza de que acabará por responder. Além disso, uma Mensagem Longe oferece transparência ao fornecer uma razão para não se responder rapidamente. Uma Mensagem Longe também define as expectativas correctas, dando aos clientes um tempo de resposta estimado. Finalmente, as Mensagens Ausentes constroem uma experiência de marca positiva.
Porquê usar a mensagem de afastamento para as empresas

Uma Mensagem Auto Away também define as expectativas correctas, dando aos clientes um tempo de resposta estimado. Ajuda a evitar situações em que os clientes esperam que o seu problema seja resolvido num dia, mas em vez disso esperam uma semana para obterem uma resposta.

Por último, as Mensagens Longe constroem uma experiência de marca positiva. O envio de uma Mensagem Longe mostra que se importa, o que ajuda a cultivar uma imagem positiva da sua marca. Agora que sabe a importância das Mensagens Longe, vamos aprender as melhores práticas para escrever uma.

Melhores Práticas para escrever uma Mensagem de Divulgação para Empresas

Ao escrever uma Mensagem de Longe para empresas, é boa prática dar algumas indicações de que a mensagem é gerada automaticamente. Uma frase simples como "Isto é uma resposta automática" seria suficiente. Ou poderia apenas incluir um robot emoji como 🤖 no início da mensagem.

Além disso, deve apresentar um pedido de desculpas por não responder prontamente. Um pedido de desculpas vai muito longe - quando feito correctamente, pode mitigar a frustração e a raiva de um cliente. As melhores desculpas são empáticas e específicas. Evite frases demasiado usadas como "Desculpe pelo incómodo".

Esta é uma imagem que mostra as melhores práticas para escrever uma Mensagem de Longe para os negócios. Como escrever as melhores mensagens fora de casa para whatsapp business e as melhores mensagens fora de casa para páginas facebook ? Ao escrever uma Mensagem Longe para empresas, é boa prática dar algumas indicações de que a mensagem é gerada automaticamente. Além disso, deve oferecer um pedido de desculpas por não responder prontamente. Por último, mas não menos importante, deve encorajar o cliente a deixar os seus dados respondendo à Mensagem Longe.
Melhores Práticas para escrever uma Mensagem de Divulgação para Empresas

Por último, mas não menos importante, deverá encorajar o cliente a deixar detalhes relevantes em resposta às Mensagens de Ausência. Isto poderia ser um número de conta, número de encomenda ou qualquer outra informação que levasse a uma resolução mais rápida.

As regras aplicam-se a todos os tipos de Mensagem Longe, quer se trate de uma WhatsApp Away Message ou de uma Facebook Away Message. Agora que já aprendeu a escrever uma Mensagem Longe eficaz para empresas, iremos guiá-lo através de como enviar uma Mensagem Longe em respond.io.

4 Maneiras de enviar uma mensagem de afastamento para as empresas

Pode sempre configurar uma Mensagem de Longe nativamente em qualquer aplicação de mensagens que esteja a utilizar. Por exemplo, pode criar uma Mensagem Longe em WhatsApp Business. Contudo, os utilizadores de aplicações de mensagens pesadas podem beneficiar da gestão dos seus canais e mensagens a partir de respond.io.

Esta é uma imagem que mostra as formas de criar uma Mensagem de Longe Para os negócios. As empresas podem enviar uma simples Mensagem Longa, enviar Mensagem Longa quando os agentes estão offline, enviar Mensagem Longa fora do horário comercial, e enviar Mensagens Longa quando um agente dedicado não está disponível. Consulte o nosso blogue para saber como compor uma mensagem de afastamento profissional.
Tipos de mensagens de afastamento em Respond.io

Respond.ioOs Fluxos de Trabalho do Grupo oferecem inúmeras possibilidades de enviar uma Mensagem de Longe. Os fluxos de trabalho são automatizados avançados desencadeados quando um Contacto inicia uma nova Conversa consigo. Abaixo, vamos guiá-lo através de como enviar Mensagens Ausentes através de diferentes Fluxos de Trabalho.

Enviar uma simples mensagem de afastamento para empresas

As microempresas geridas por empresários individuais podem enviar uma mensagem de afastamento através de um fluxo de trabalho On/Off. Sem tempo fixo para responder a mensagens, os solo-empresários precisam da flexibilidade para ligar ou desligar a Mensagem de Longe, dependendo de como o dia corre.

Quando este Fluxo de Trabalho estiver ligado, qualquer Contacto que inicie uma Conversa receberá a Mensagem de Ausência. Quando estiver pronto para responder, basta desligar o Fluxo de Trabalho para deixar de enviar Mensagens de Ausência.

Esta é uma imagem que mostra um fluxo de trabalho de mensagens simples On/Off Away. Consulte o nosso blogue para mais detalhes sobre como definir mensagens no WhatsApp, e como criar as melhores mensagens de afastamento para WhatsApp business.
Envio de uma simples mensagem de afastamento para empresas

Um Fluxo de Trabalho Ligado/Desligado é rápido e fácil de construir - tudo o que precisa de fazer é selecionar o acionador de Abertura de Conversa e compor uma Mensagem de Ausência. Pode ativar e desativar a mensagem de ausência a pedido. É a opção mais flexível se não tiver uma agenda.

Lembre-se de que terá de ativar e desativar o fluxo de trabalho manualmente várias vezes por dia, o que pode ser bastante incómodo. Continue a ler para saber como configurar um fluxo de trabalho de mensagens de ausência sempre ativo.

Enviar mensagens de afastamento quando os agentes estão desligados

Em respond.io, pode construir um fluxo de trabalho para enviar mensagens de afastamento quando não há agentes em linha. Esta abordagem é ideal para empresas com múltiplos agentes, ou empresas onde os agentes têm horários de trabalho flexíveis.

Com este Workflow, apenas os agentes em linha serão atribuídos a um Contacto. Isto exclui os agentes fora de serviço que se tenham desligado ou que se tenham colocado em contacto com o Busy. Se não houver nenhum agente em linha após um certo período de tempo, será enviada uma Mensagem de Ausência.

Esta é uma imagem que mostra como utilizar o Workflow para enviar respostas automáticas quando nenhum agente está online. Com este Workflow, os contactos que iniciam uma conversa só serão atribuídos a agentes em linha. Se não houver nenhum agente online após um certo período de tempo, será enviada uma resposta automática.
Envio de mensagens de afastamento quando os agentes estão offline

O Workflow poupa-lhe o incómodo de ligar e desligar manualmente a Mensagem de Ausência. Outra grande coisa sobre o Workflow é que ele funcionará de forma fiável mesmo quando os agentes não têm horários fixos para aparecerem online.

Mas sem um horário fixo, é difícil dar uma estimativa precisa do tempo de resposta. Se estiver à procura de enviar Mensagens de Ausência em horários programados, considere o Fluxo de Trabalho abaixo.

Enviar uma mensagem para fora do horário de expediente

Respond.io permite construir um Workflow que envia mensagens fora do horário de trabalho. Esta abordagem funciona bem se a sua empresa tiver uma equipa de agentes com horários de trabalho fixos, ou quando os clientes enviam mensagens ao seu negócio fora do horário de funcionamento.

Os contactos receberão a Mensagem de Longe quando lhe enviarem uma mensagem fora de horas. Precisará de actualizar o horário de expediente se decidir alterá-los, ou quando houver um feriado público a decorrer.

Esta é uma imagem de como enviar uma mensagem fora do escritório com respond.io. Pode enviar uma mensagem fora do escritório facebook messenger ou uma mensagem fora do escritório quando os Contactos lhe enviarem uma mensagem fora do escritório após o horário de expediente. Consulte o nosso blogue para uma amostra mais automatizada da mensagem de resposta.
Envio de uma mensagem fora de serviço

Nem todos estão familiarizados com o seu horário de trabalho. O envio de uma mensagem de afastamento fora do horário de expediente ajuda a lembrar os contactos do seu horário de funcionamento. Ao mesmo tempo, estabelece uma expectativa clara de um tempo de resposta para os clientes.

Mas há dois lados negativos nesta abordagem. Em primeiro lugar, os contactos receberão mensagens de afastamento, mesmo quando os agentes de horário flexível continuam a trabalhar fora do horário de trabalho.

Em segundo lugar, se um agente sair inesperadamente, não será enviada uma mensagem de afastamento e os contactos estarão à espera de uma resposta. Os gestores podem remover temporariamente o agente para que não lhe sejam atribuídas novas conversas.

Enviar mensagens de afastamento quando um agente dedicado não está disponível

Pode enviar uma mensagem de afastamento aos Contactos quando o seu agente dedicado não estiver disponível. Este método foi concebido para empresas que oferecem apoio dedicado a clientes específicos, tais como clientes de alto valor no plano de assinatura de alto nível através do Chat Routing.

Quando os clientes enviam uma mensagem ao seu agente dedicado fora do horário de expediente, recebem uma mensagem de afastamento. Então, os clientes poderão escolher entre falar com um agente de apoio que está em turno ou deixar uma mensagem para o seu agente dedicado.

Esta é uma fotografia que mostra como enviar resposta automática quando um agente dedicado não está disponível. Quando os clientes contactam o seu agente dedicado fora do horário de expediente, recebem uma resposta automática.
Enviar uma mensagem de afastamento quando um Agente Dedicado não está disponível

Este Workflow permite-lhe responder prontamente aos clientes de alto valor, mesmo quando não há agentes dedicados disponíveis. Também estabelece as expectativas certas para os clientes, dizendo-lhes quando o agente estará novamente disponível.

No entanto, a construção do Workflow é demorada, uma vez que é necessário criar Agências diferentes para cada agente.

Respond.io oferece inúmeras possibilidades para a criação de uma Mensagem de Divulgação para empresas. Para além dos exemplos acima, também pode criar um Workflow personalizado que melhor se adapte às necessidades do seu negócio.

Leitura adicional

E isso é tudo o que precisa de saber sobre a Mensagem de Longe para os negócios. Se gostou deste artigo e gostaria de saber mais sobre Fluxos de Trabalho, consulte os nossos artigos:


Etiquetas
Copiado para o Clipboard!

Pronto para começar? ✨

  • Desbloqueie o poder do respond.io para aumentar as vendas e encantar os clientes.
  • 14 dias de teste gratuito
  • Não é necessário cartão de crédito
  • Cancelar a qualquer momento
Inscreva-se Grátis
  • Experimente uma demonstração personalizada connosco
  • Descubra porque é que mais de 10.000 empresas nos escolhem
Reservar uma demonstração