Para os clientes, nada é mais frustrante do que ter as suas mensagens ignoradas. Pode mesmo perder clientes, se os deixar pendurados. Embora nem sempre seja possível dar aos clientes uma resposta rápida, pode sempre enviar-lhes uma Mensagem de Longe. Aqui, aprenderá o básico de Mensagem Longe para negócios e como criar Mensagens Longe utilizando respond.io.
Mensagem de afastamento para empresas: O Fundamento
Os clientes que enviam mensagens ao seu negócio esperam receber uma resposta rápida da sua parte. Mas não importa quão empenhado esteja com os seus clientes, não estará disponível 24 horas por dia para responder a mensagens. É aqui que entram as Mensagens de Longe.
O que é uma mensagem de afastamento para as empresas
Uma mensagem de ausência para empresas é a resposta automática e predefinida enviada aos clientes quando não é possível atendê-los de imediato. Serve para confirmar que recebeu a mensagem do seu cliente.
O conteúdo de uma mensagem de ausência para empresas varia consoante a situação, mas normalmente contém duas informações: o motivo pelo qual não pode responder ao pedido agora e quando é que os clientes podem esperar uma resposta.
Porquê usar mensagens de afastamento para as empresas
Há muitas razões pelas quais se deve criar uma Mensagem de Longe para negócios. Para começar, as Mensagens Ausentes dão-lhe garantias de que acabará por responder. Sem uma Mensagem de Longe, os clientes ficarão a pensar se os ignorou deliberadamente.
Além disso, uma Mensagem Longe oferece transparência ao fornecer uma razão para não ser capaz de responder rapidamente. Ser transparente com os clientes é importante para construir confiança.
Uma Mensagem Auto Away também define as expectativas correctas, dando aos clientes um tempo de resposta estimado. Ajuda a evitar situações em que os clientes esperam que o seu problema seja resolvido num dia, mas em vez disso esperam uma semana para obterem uma resposta.
Por último, as Mensagens Longe constroem uma experiência de marca positiva. O envio de uma Mensagem Longe mostra que se importa, o que ajuda a cultivar uma imagem positiva da sua marca. Agora que sabe a importância das Mensagens Longe, vamos aprender as melhores práticas para escrever uma.
Melhores Práticas para escrever uma Mensagem de Divulgação para Empresas
Ao escrever uma Mensagem de Longe para empresas, é boa prática dar algumas indicações de que a mensagem é gerada automaticamente. Uma frase simples como "Isto é uma resposta automática" seria suficiente. Ou poderia apenas incluir um robot emoji como 🤖 no início da mensagem.
Além disso, deve apresentar um pedido de desculpas por não responder prontamente. Um pedido de desculpas vai muito longe - quando feito correctamente, pode mitigar a frustração e a raiva de um cliente. As melhores desculpas são empáticas e específicas. Evite frases demasiado usadas como "Desculpe pelo incómodo".
Por último, mas não menos importante, deverá encorajar o cliente a deixar detalhes relevantes em resposta às Mensagens de Ausência. Isto poderia ser um número de conta, número de encomenda ou qualquer outra informação que levasse a uma resolução mais rápida.
As regras aplicam-se a todos os tipos de Mensagem Longe, quer se trate de uma WhatsApp Away Message ou de uma Facebook Away Message. Agora que já aprendeu a escrever uma Mensagem Longe eficaz para empresas, iremos guiá-lo através de como enviar uma Mensagem Longe em respond.io.
4 Maneiras de enviar uma mensagem de afastamento para as empresas
Pode sempre configurar uma Mensagem de Longe nativamente em qualquer aplicação de mensagens que esteja a utilizar. Por exemplo, pode criar uma Mensagem Longe em WhatsApp Business. Contudo, os utilizadores de aplicações de mensagens pesadas podem beneficiar da gestão dos seus canais e mensagens a partir de respond.io.
Respond.ioOs Fluxos de Trabalho do Grupo oferecem inúmeras possibilidades de enviar uma Mensagem de Longe. Os fluxos de trabalho são automatizados avançados desencadeados quando um Contacto inicia uma nova Conversa consigo. Abaixo, vamos guiá-lo através de como enviar Mensagens Ausentes através de diferentes Fluxos de Trabalho.
Enviar uma simples mensagem de afastamento para empresas
As microempresas geridas por empresários individuais podem enviar uma mensagem de afastamento através de um fluxo de trabalho On/Off. Sem tempo fixo para responder a mensagens, os solo-empresários precisam da flexibilidade para ligar ou desligar a Mensagem de Longe, dependendo de como o dia corre.
Quando este Fluxo de Trabalho estiver ligado, qualquer Contacto que inicie uma Conversa receberá a Mensagem de Ausência. Quando estiver pronto para responder, basta desligar o Fluxo de Trabalho para deixar de enviar Mensagens de Ausência.
Um Fluxo de Trabalho Ligado/Desligado é rápido e fácil de construir - tudo o que precisa de fazer é selecionar o acionador de Abertura de Conversa e compor uma Mensagem de Ausência. Pode ativar e desativar a mensagem de ausência a pedido. É a opção mais flexível se não tiver uma agenda.
Lembre-se de que terá de ativar e desativar o fluxo de trabalho manualmente várias vezes por dia, o que pode ser bastante incómodo. Continue a ler para saber como configurar um fluxo de trabalho de mensagens de ausência sempre ativo.
Enviar mensagens de afastamento quando os agentes estão desligados
Em respond.io, pode construir um fluxo de trabalho para enviar mensagens de afastamento quando não há agentes em linha. Esta abordagem é ideal para empresas com múltiplos agentes, ou empresas onde os agentes têm horários de trabalho flexíveis.
Com este Workflow, apenas os agentes em linha serão atribuídos a um Contacto. Isto exclui os agentes fora de serviço que se tenham desligado ou que se tenham colocado em contacto com o Busy. Se não houver nenhum agente em linha após um certo período de tempo, será enviada uma Mensagem de Ausência.
O Workflow poupa-lhe o incómodo de ligar e desligar manualmente a Mensagem de Ausência. Outra grande coisa sobre o Workflow é que ele funcionará de forma fiável mesmo quando os agentes não têm horários fixos para aparecerem online.
Mas sem um horário fixo, é difícil dar uma estimativa precisa do tempo de resposta. Se estiver à procura de enviar Mensagens de Ausência em horários programados, considere o Fluxo de Trabalho abaixo.
Enviar uma mensagem para fora do horário de expediente
Respond.io permite construir um Workflow que envia mensagens fora do horário de trabalho. Esta abordagem funciona bem se a sua empresa tiver uma equipa de agentes com horários de trabalho fixos, ou quando os clientes enviam mensagens ao seu negócio fora do horário de funcionamento.
Os contactos receberão a Mensagem de Longe quando lhe enviarem uma mensagem fora de horas. Precisará de actualizar o horário de expediente se decidir alterá-los, ou quando houver um feriado público a decorrer.
Nem todos estão familiarizados com o seu horário de trabalho. O envio de uma mensagem de afastamento fora do horário de expediente ajuda a lembrar os contactos do seu horário de funcionamento. Ao mesmo tempo, estabelece uma expectativa clara de um tempo de resposta para os clientes.
Mas há dois lados negativos nesta abordagem. Em primeiro lugar, os contactos receberão mensagens de afastamento, mesmo quando os agentes de horário flexível continuam a trabalhar fora do horário de trabalho.
Em segundo lugar, se um agente sair inesperadamente, não será enviada uma mensagem de afastamento e os contactos estarão à espera de uma resposta. Os gestores podem remover temporariamente o agente para que não lhe sejam atribuídas novas conversas.
Enviar mensagens de afastamento quando um agente dedicado não está disponível
Pode enviar uma mensagem de afastamento aos Contactos quando o seu agente dedicado não estiver disponível. Este método foi concebido para empresas que oferecem apoio dedicado a clientes específicos, tais como clientes de alto valor no plano de assinatura de alto nível através do Chat Routing.
Quando os clientes enviam uma mensagem ao seu agente dedicado fora do horário de expediente, recebem uma mensagem de afastamento. Então, os clientes poderão escolher entre falar com um agente de apoio que está em turno ou deixar uma mensagem para o seu agente dedicado.
Este Workflow permite-lhe responder prontamente aos clientes de alto valor, mesmo quando não há agentes dedicados disponíveis. Também estabelece as expectativas certas para os clientes, dizendo-lhes quando o agente estará novamente disponível.
No entanto, a construção do Workflow é demorada, uma vez que é necessário criar Agências diferentes para cada agente.
Respond.io oferece inúmeras possibilidades para a criação de uma Mensagem de Divulgação para empresas. Para além dos exemplos acima, também pode criar um Workflow personalizado que melhor se adapte às necessidades do seu negócio.
Leitura adicional
E isso é tudo o que precisa de saber sobre a Mensagem de Longe para os negócios. Se gostou deste artigo e gostaria de saber mais sobre Fluxos de Trabalho, consulte os nossos artigos:
