Integração do CRM do WhatsApp em 3 Passos: Seu Guia Definitivo

Você precisa de um CRM que se conecte ao WhatsApp? Ou você quer adicionar o WhatsApp ao seu CRM existente? Testamos várias soluções de CRM para WhatsApp para ajudá-lo a tomar a melhor decisão possível.

Este guia cobre o que é um CRM do WhatsApp, por que seu negócio precisa dele e como integrar o WhatsApp com um CRM em três etapas simples. Vamos também detalhar recursos chave, considerações principais, melhores práticas e destacar alguns exemplos do mundo real.

O que é um CRM do WhatsApp?

CRM do WhatsApp é a integração entre API do WhatsApp, também conhecido como WhatsApp Business Platform, e um CRM. As empresas geralmente o utilizam para um dos dois principais propósitos:

• Integrar o WhatsApp com um CRM existente.

• Integrar o WhatsApp com um software de mensagens que suporte totalmente os recursos da API do WhatsApp e permita a integração com o CRM.

Independentemente da abordagem, gerenciar contatos do WhatsApp é essencial para empresas que dependem do WhatsApp para se comunicar com leads e clientes.

Por que as empresas precisam do CRM do WhatsApp?

Com bilhões de pessoas usando o WhatsApp, é onde seus clientes já estão. Um CRM do WhatsApp ajuda você a gerenciar essas conversas de forma mais eficiente, mantendo tudo organizado, automatizando tarefas e agilizando as comunicações.

Aqui está como pode melhorar suas operações:

• Reengaje leads frios com mensagens em massa do WhatsApp, incluindo catálogos de produtos, para promoções direcionadas.

• Automatize a qualificação de leadscom IA — faça perguntas qualificadoras e priorize leads de alta qualidade com facilidade.

• Roteie e atribua conversas instantaneamente usando workflows automatizados para conectar clientes ao agente certo no momento certo.

• Converta leads mais rapidamente com respostas assistidas por IA, integrações VoIP-CRM (incluindo chamadas WhatsApp) e até mesmo Agentes IA.

Mas para realizar esses benefícios e muito mais, você precisará escolher a integração de CRM do WhatsApp que melhor atende às necessidades do seu negócio, como a respond.io.

Qual tipo de integração de CRM do WhatsApp é melhor para você?

Agora que entendemos o que você pode ganhar, a próxima pergunta é: Como você deve integrar o WhatsApp ao seu CRM?

Existem duas abordagens principais:

1. Integração da API do WhatsApp com um CRM existente

Empresas que integram o WhatsApp com seu CRM querem enviar e receber mensagens dentro de seu sistema existente. Enquanto alguns CRMs, como Salesforce, HubSpot e Zendesk, oferecem integração nativa com o WhatsApp, geralmente carecem de funcionalidades chave de mensagens desde que foram originalmente projetados para email.

Por exemplo, HubSpot e Salesforce têm integrações que limitam as capacidades de automação, dificultando a qualificação de leads e o gerenciamento de conversas de forma eficiente. Da mesma forma, a integração nativa do Zendesk com o WhatsApp não suporta visualização de vídeos ou playback de notas de voz dentro da caixa de entrada—os agentes devem baixar arquivos para visualizá-los, interrompendo os fluxos de trabalho.

Além disso, nenhuma dessas integrações suporta chamadas do WhatsApp nativamente, exigindo que os agentes mudem de plataforma.

Além disso, eles também restringem o uso da API do WhatsApp a um único CRM, impedindo as empresas de compartilhar dados do WhatsApp entre plataformas ou usá-los junto com outras ferramentas. Felizmente, a maioria dos CRMs suporta integrações de terceiros, permitindo que as empresas se conectem a softwares que suportam totalmente o WhatsApp, desbloqueando recursos avançados de mensagens, automação e omnichannel.

2. Integração da API do WhatsApp com um Software de Mensagens

Diferentemente dos CRMs tradicionais, as plataformas de gerenciamento de conversação do cliente são construídas especificamente para mensagens instantâneas, oferecendo suporte total aos recursos do WhatsApp. Embora Salesforce, HubSpot e Zendesk forneçam integrações nativas com o WhatsApp, eles carecem de funcionalidades chave de mensagens, como chamadas do WhatsApp e automação avançada.

Plataformas como respond.io podem funcionar como um CRM do WhatsApp, fornecendo recursos essenciais semelhantes ao CRM—como gerenciamento de contatos, qualificação de leads e automação—ao mesmo tempo em que se integra a CRMs existentes como Pipedrive, ActiveCampaign e mais. Isso garante que as empresas possam gerenciar conversas do WhatsApp sem limitações de API ou restrições de mensagens.

Além do WhatsApp, soluções como respond.io suportam mensagens multicanal, permitindo que as empresas se comuniquem com os clientes via Messenger, Instagram, TikTok, Telegram e muito mais, tudo de uma caixa de entrada omnicanal unificada.

Agora que abordamos as duas principais abordagens, vamos explorar os recursos chave que tornam um CRM do WhatsApp ou uma plataforma como a respond.io eficaz.

Quais são os 6 recursos essenciais em um CRM do WhatsApp?

Nem todas as soluções são criadas iguais. Seja você optar por uma integração com seu CRM ou uma plataforma de mensagens, certifique-se de que ela oferece os seguintes recursos.

1. Acesso à API do WhatsApp

O CRM deve fornecer acesso à API do WhatsApp sem complicações, para que você possa conectar ao WhatsApp sem dificuldades. Usar um Provedor de Solução de Negócios do WhatsApp (BSP) oficial garante uma configuração mais rápida e segura.

Por exemplo, Salesforce e respond.io são BSPs oficiais, fornecendo diretamente acesso à API do WhatsApp para os usuários. Por outro lado, o HubSpot fornece integração nativa com o WhatsApp, mas exige que os usuários conectem suas contas existentes do WhatsApp Business em vez de agir como um BSP.

2. Integração e Gerenciamento de Leads

A solução ideal deve se integrar com plataformas de e-commerce, ferramentas de negócios e outros canais de mensagens para centralizar os dados do cliente. Além de sincronizar contatos e conversas, deve acompanhar o progresso do cliente e ajudar as empresas a gerenciar leads de forma eficiente.

Por exemplo, o recurso de Ciclo de Vida da respond.io permite que equipes organizem contatos em diferentes estágios do processo de vendas, facilitando a personalização da comunicação e a conversão de leads em clientes. Isso se torna muito mais fácil assim que você configura seu agente IA para atualizar automaticamente o status do ciclo de vida e os campos de contato. Mais sobre a IA depois.

3. Suporte a Chamadas do WhatsApp

Para interações de alto valor, consultas complexas e suporte urgente, a comunicação por voz é essencial. A respond.io suporta Chamadas do WhatsApp Business para que as equipes possam lidar com as chamadas diretamente da plataforma, oferecendo aos clientes mais uma forma de se conectar sem trocar de aplicativos.

4. Comunicação & Automação

Um CRM do WhatsApp deve suportar chamadas (incluindo transferência de chamadas, chamados de agentes IA e transcrições de chamadas), automação, mensagens multimídia e análises. Recursos como respostas automáticas e mensagens programadas garantem respostas rápidas e melhor engajamento.

Se vários agentes precisarem de acesso, o CRM deve suportar acesso de múltiplos usuários para WhatsApp Business. Isso permite que as equipes sincronizem contatos, acessem conversas de diferentes dispositivos e colaborem de forma eficiente.

Além disso, na respond.io, a automação se estende além das regras e fluxos de trabalho. Agentes IA são treinados com suas fontes de conhecimento. Eles podem direcionar clientes não responsivos, coletar detalhes, qualificar leads e até mesmo transferir chats para humanos de forma suave. Isso dá à sua equipe assistência de IA que parece humana, sem a necessidade de aumentar a equipe.

5. Segurança de Dados e Conformidade

O WhatsApp é inerentemente seguro com criptografia de ponta a ponta. No entanto, como lida com conversas de clientes, a solução escolhida deve também cumprir com regulamentações de proteção de dados e proteger os dados do cliente.

6. Análise e Rastreamento de Desempenho

Um CRM do WhatsApp deve incluir ferramentas de relatórios para acompanhar métricas importantes. As empresas podem analisar fontes de aquisição de clientes, tempos de resposta e níveis de engajamento para otimizar estratégias de mensagens e melhorar conversões.

Como nem todas as soluções oferecem esses recursos, as empresas devem procurar uma que ofereça. É aí que a respond.io entra, reunindo tudo e oferecendo uma maneira confiável de integrar o WhatsApp com seu CRM.

Como Integrar a API do WhatsApp com seu CRM Usando a Respond.io em 3 Passos

Vamos chegar à parte divertida. Integrar o WhatsApp com seu CRM pode parecer técnico, mas pode ser dividido em alguns passos claros. Aqui está um roteiro simples.

Passo 1: Crie uma conta da API do WhatsApp Business na Respond.io

Antes de mais nada, você precisará de acesso à API do WhatsApp Business. Isso porque você não pode integrar o aplicativo regular do WhatsApp Business com um CRM.

Como um Provedor de Solução de Negócios do WhatsApp oficial, a respond.io permite que as empresas configurem sua API de forma rápida e segura. Saiba como criar uma conta da API do WhatsApp Business com a respond.io.

Passo 2: Conecte o WhatsApp ao seu CRM

Com as capacidades de integração incorporadas na respond.io, as empresas podem conectar o WhatsApp ao seu CRM usando diferentes métodos:

• Integração Nativa: Integre diretamente CRMs como HubSpot e Salesforce com a respond.io para sincronizar contatos, mensagens e fluxos de trabalho.

• Automação de Terceiros: Use Zapier ou Make para conectar a respond.io com outras plataformas de CRM.

• Integração por API Customizada: Crie um novo Workflow e adicione o Passo de Requisição HTTP para integrar qualquer CRM com a respond.io.

Passo 3: Configure as Informações para Sincronizar

Uma vez conectado, certifique-se de que a sincronização de dados funcione corretamente entre o WhatsApp e seu CRM. O Respond.io permite que as empresas sincronizem contatos, histórico de conversas e estágios do ciclo de vida enquanto automatizam atribuições de leads, roteamento de chats e acompanhamentos.

Isso garante que as conversas do WhatsApp sejam gerenciadas de maneira eficiente sem alternar entre plataformas.

Melhores Práticas para Aproveitar ao Máximo Seu WhatsApp CRM

Configurar a integração é apenas o começo. Para aproveitar ao máximo seu WhatsApp CRM, você deve sempre manter estas melhores práticas em mente.

1. Coletar Emails e Números de Telefone

Para a maioria dos CRMs, cada lead ou cliente deve ter um identificador único, como seu endereço de e-mail ou número de telefone. Felizmente, quando um lead entra em contato com você pelo WhatsApp, você obtém o número de telefone automaticamente.

Se você precisar de um endereço de e-mail também, configure uma automação para solicitar isso. Então, sincronize esses detalhes importantes em sua lista de contatos do respond.io e em seu CRM.

2. Mesclar Contatos para Evitar Duplicatas

Com frequência, um lead pode entrar em contato com você por um canal diferente do WhatsApp, como Messenger ou email, e você vai querer identificar isso rapidamente.

Por exemplo, a respond.io reconhece duplicatas automaticamente se você receber contatos com o mesmo e-mail ou número de telefone e você será convidado a mesclar. Quando você integra com um CRM, pode refletir essas atualizações em seu CRM também.

3. Segmentar Clientes para Transmissões pelo WhatsApp

Enviar informações do seu CRM para o WhatsApp ajuda você a identificar públicos-alvo para mensagens em massa do WhatsApp.

Os CRMs são frequentemente usados para segmentar públicos para emails, mas ao integrar-se ao WhatsApp, você pode obter detalhes valiosos de segmentação para agrupar contatos para transmissões.

Desafios e Soluções no Uso do WhatsApp CRM

Mesmo com os benefícios do WhatsApp CRM e uma sólida compreensão das melhores práticas, ainda existem armadilhas a serem observadas. Afinal, saber como algo funciona não significa automaticamente dominá-lo.

Aqui estão alguns desafios que você pode encontrar.

1. Privacidade e Segurança de Dados

Integrar o WhatsApp com um CRM significa mover dados de clientes entre sistemas, o que pode introduzir riscos de segurança.

Por causa disso, escolher uma plataforma que atenda a padrões de segurança rigorosos é fundamental. As empresas também devem minimizar erros humanos habilitando 2FA ou SSO e usando recursos como mascarar e-mails e números de telefone para proteger as informações dos clientes.

2. Manter-se Atualizado com as Políticas e Funcionalidades do WhatsApp

O WhatsApp atualiza frequentemente suas políticas, preços e funcionalidades, o que pode influenciar como você utiliza a plataforma. Deixar de se manter atualizado pode resultar em restrições inesperadas ou interrupções na comunicação.

Você deve verificar regularmente os anúncios oficiais do WhatsApp para evitar problemas de conformidade ou interrupções no serviço, ou colaborar com um fornecedor de soluções do WhatsApp Business confiável como o respond.io para estar alinhado com os requisitos mais recentes.

3. Limitações dos Modelos de Mensagem e Processo de Aprovação

As empresas que usam a API do WhatsApp devem enviar mensagens de saída usando modelos aprovados previamente. O WhatsApp possui diretrizes rigorosas sobre o que pode ser incluído, frequentemente rejeitando modelos que sejam muito promocionais ou pouco claros. Geralmente, devem ser:

• Não promocional

• Pré-aprovado pelo WhatsApp

• Claro e informativo

Além disso, o processo de aprovação pode demorar, atrasando campanhas. Para evitar interrupções, você deve criar modelos claros e em conformidade com as políticas e enviá-los com antecedência.

4. Restrições de Marketing e Transmissões

Algumas empresas querem integrar o WhatsApp com um CRM para que possam importar todos os contatos do seu CRM para o WhatsApp e enviá-los mensagens promocionais.

No entanto, fazer isso provavelmente resultará em um banimento do WhatsApp, uma vez que o WhatsApp proíbe mensagens não solicitadas. Recomendamos obter mais contatos no WhatsApp usando links do WhatsApp, códigos QR e anúncios de clique para conversar, e garantir que eles opt-in.

5. Dependência do Canal

Confiar exclusivamente no WhatsApp para comunicação com o cliente é arriscado. Se o WhatsApp falhar ou um segmento de clientes não o utilizar, sua empresa pode ficar estagnada.

Uma estratégia multicanal garante que as empresas possam interagir com os clientes em diferentes plataformas. Usar um CRM ou software de mensagens com capacidades multicanal permite que as empresas gerenciem conversas de WhatsApp, Messenger, e-mail e mais em um só lugar.

Integrando o WhatsApp com seu CRM: por que o Respond.io é a melhor escolha?

A respond.io é uma plataforma de gerenciamento de conversas com clientes impulsionada por IA e um Provedor de Solução de Negócios do WhatsApp oficial e um Meta Business Partner que conecta o WhatsApp com múltiplos CRMs. Facilita a sincronização de conversas, automação de fluxos de trabalho e gerenciamento de interações com clientes a partir de um só lugar. Com reliabilidade sólida da plataforma e suporte ao cliente dedicado, as empresas podem garantir operações suaves e mensagens ininterruptas.

Vamos explorar como as empresas usam respond.io para marketing, vendas, atendimento ao cliente, colaboração em equipe e monitoramento de desempenho para ver por que é a melhor solução.

Marketing: Capturando e Engajando Leads

As empresas podem atrair leads do WhatsApp usando códigos QR em materiais físicos, links de conversa em conteúdo digital ou widgets de conversa em websites. Para uma geração de leads proativa, anúncios de clique para WhatsApp no Facebook e Instagram ajudam as empresas a alcançar públicos-alvo e direcioná-los para a conversão.

Uma vez que um lead entra em contato, a respond.io coleta automaticamente e sincroniza detalhes de contato no CRM, permitindo que as empresas segmentem clientes, enviem transmissões e personalizem o seguimento com ferramentas como catálogos do WhatsApp, mensagens interativas e notificações push.

Vendas: Automatizando a Qualificação de Leads e Tarefas de Vendas

O respond.io se integra nativamente com CRMs como HubSpot e Salesforce, permitindo que as equipes de vendas qualifiquem leads, acompanhem conversas e fechem negócios – tudo a partir de uma única plataforma. Com automação impulsionada por IA, as empresas podem filtrar leads de baixa prioridade automatizando perguntas qualificadoras e a pontuação de leads.

Muitas equipes também aprimoram essa configuração com um Agente IA da respond.io, que pode lidar automaticamente com consultas em estágios iniciais, recomendar produtos e enviar links de pagamento ou reserva.

Uma vez que um lead é verificado, a respond.io pode rotear conversas para o agente de vendas certo com base na prioridade, tamanho do negócio ou região. Respostas assistidas por IA, mensagens ricas e suporte a chamadas do WhatsApp possibilitam um engajamento mais rápido e conversões.

Retenção: Melhorando a Qualidade e Eficiência do Suporte ao Cliente

As empresas podem automatizar FAQs e guiar os clientes através de opções de autoatendimento usando perguntas de múltipla escolha. Para perguntas complexas, a plataforma pode automaticamente rotear clientes para a equipe certa.

O AI Assist fornece aos agentes acesso rápido a bases de conhecimento, melhorando tempos de resposta e precisão. Quando necessário, os agentes podem facilmente escalar para conversas por voz usando a API de Chamadas do WhatsApp Business, possibilitando a comunicação direta dentro da mesma plataforma. As empresas também podem enviar pesquisas de CSAT pós-conversa para medir a satisfação do cliente.

Colaboração em Equipe: Melhorando a Comunicação Interna

O Respond.io facilita a colaboração entre os membros da equipe em uma caixa de entrada compartilhada. Através de comentários internos, os agentes podem fornecer informações sobre um contato para mais follow-ups.

Os agentes também podem marcar seus colegas para discutir a melhor forma de ajudar um cliente ou escalar casos complexos sempre que necessário. O melhor de tudo é que os agentes podem colaborar facilmente, conversar com os clientes e gerenciar suas tarefas de qualquer lugar com o aplicativo móvel do respond.io.

Rastreamento de Desempenho: Obtendo Insights para Melhoria

Os gerentes podem acompanhar métricas em tempo real usando o painel de análises da respond.io para medir o desempenho dos agentes, o engajamento dos clientes e os tempos de resposta.

Conversas de alto valor podem ser filtradas e revisadas usando uma caixa de entrada personalizada para otimizar as interações com os clientes e melhorar a qualidade do serviço como um todo.

CRM do WhatsApp: Principais Conclusões

A melhor maneira de conectar o WhatsApp com um CRM é usar a API do WhatsApp com uma plataforma focada em mensagens como o respond.io que integra com seu CRM existente. Isso permite que as empresas gerenciem conversas do WhatsApp de forma eficaz, mantendo dados dos clientes organizados.

Empresas em Alimentos e Bebidas, hospitalidade, saúde, educação, imóveis e varejo têm visto resultados reais com essa abordagem. Confira nossas histórias de clientes para ver como as empresas estão melhorando os tempos de resposta, automatizando fluxos de trabalho e lidando com mais conversas sem esforço extra.

Agora é hora de colocar isso em prática. Inscreva-se na API do WhatsApp Business da respond.io e comece a gerenciar conversas do WhatsApp de forma mais eficaz hoje!

Leitura Recomendada

Precisa de um artigo mais detalhado para iniciar sua jornada de marketing, vendas e suporte com o respond.io? Aqui estão alguns blogs que podem ajudá-lo.

• Marketing no WhatsApp: um guia para uma campanha de sucesso

• Como usar o WhatsApp para vendas

• Atendimento ao cliente do WhatsApp: usando o WhatsApp para suporte