Você precisa de um CRM que se conecte ao WhatsApp? Ou você quer adicionar o WhatsApp ao seu CRM existente? Testamos várias soluções de CRM do WhatsApp para ajudá-lo a tomar a melhor decisão possível.
Este guia cobre o que é um CRM do WhatsApp, por que seu negócio precisa dele e como integrar o WhatsApp com um CRM em três etapas simples. Vamos também detalhar recursos chave, considerações principais, melhores práticas e destacar alguns exemplos do mundo real.
O que é um CRM do WhatsApp?
O CRM do WhatsApp é a integração entre WhatsApp API, também conhecido como WhatsApp Business Platform, e um CRM. As empresas geralmente o utilizam para um dos dois principais propósitos:
Independentemente da abordagem, gerenciar contatos do WhatsApp é essencial para empresas que dependem do WhatsApp para se comunicar com leads e clientes.
Por que seu negócio precisa do CRM do WhatsApp
Com bilhões de pessoas usando o WhatsApp, é onde seus clientes já estão. Um CRM do WhatsApp ajuda você a gerenciar essas conversas de forma mais eficiente, mantendo tudo organizado, automatizando tarefas e agilizando as comunicações.
Aqui está como pode melhorar suas operações:
Mas para realizar esses benefícios e muito mais, você precisará escolher a integração de CRM do WhatsApp que melhor atende às necessidades do seu negócio, como a respond.io.
Qual tipo de integração de CRM do WhatsApp é melhor para você?
Agora que entendemos o que você pode ganhar, a próxima pergunta é: Como você deve integrar o WhatsApp ao seu CRM?
Existem duas abordagens principais:
1. Integração da API do WhatsApp com um CRM existente
Empresas que integram o WhatsApp com seu CRM querem enviar e receber mensagens dentro de seu sistema existente. Enquanto alguns CRMs, como Salesforce, HubSpot e Zendesk, oferecem integração nativa com o WhatsApp, geralmente carecem de recursos chave de mensagens, já que foram originalmente projetados para email.
Por exemplo, HubSpot e as integrações do Salesforce limitam as capacidades de automação, dificultando a qualificação de leads e o gerenciamento de conversas de forma eficiente. Da mesma forma, a integração nativa do Zendesk com o WhatsApp não suporta visualização de vídeos ou playback de notas de voz dentro da caixa de entrada—os agentes devem baixar arquivos para visualizá-los, interrompendo os fluxos de trabalho.
Além disso, nenhuma dessas integrações suporta chamadas do WhatsApp nativamente, exigindo que os agentes alternem plataformas.
Além disso, eles também restringem o uso da API do WhatsApp a um único CRM, impedindo as empresas de compartilhar dados do WhatsApp entre plataformas ou usá-los junto com outras ferramentas. Felizmente, a maioria dos CRMs suporta integrações de terceiros, permitindo que as empresas se conectem a softwares que suportam totalmente o WhatsApp, desbloqueando recursos avançados de mensagens, automação e omnichannel.
| API do WhatsApp + CRM Existente | API do WhatsApp + Software de Mensagens |
Integração Nativa com o WhatsApp | Disponível, mas limitada (Salesforce, HubSpot, Zendesk) | Construído especificamente para mensagens do WhatsApp |
Recursos de Mensagem | Sem chamadas do WhatsApp, visualização de vídeos ou playback de notas de voz | Suporta totalmente os recursos do WhatsApp |
Automação | Automação limitada | Automação avançada |
Tratamento de Arquivos de Mídia | Os arquivos de mídia devem ser baixados separadamente | Reprodução de mídia na caixa de entrada |
Flexibilidade do CRM | Restrito a um único CRM | Integra-se com vários CRMs |
Mensagens Omnicanal | Limitado | Suporta Messenger, Instagram, TikTok, Telegram e mais |
2. Integração da API do WhatsApp com um Software de Mensagens
Diferentemente dos CRMs tradicionais, as plataformas de gerenciamento de conversação do cliente são construídas especificamente para mensagens instantâneas, oferecendo suporte total aos recursos do WhatsApp. Embora Salesforce, HubSpot e Zendesk forneçam integrações nativas com o WhatsApp, eles carecem de funcionalidades chave de mensagens, como chamadas do WhatsApp e automação avançada.
Plataformas como respond.io podem funcionar como um CRM do WhatsApp, fornecendo recursos essenciais semelhantes a um CRM—como gerenciamento de contatos, qualificação de leads e automação—enquanto também se integram com CRMs existentes como Pipedrive, ActiveCampaign e mais. Isso garante que as empresas possam gerenciar conversas do WhatsApp sem limitações de API ou restrições de mensagens.
Além do WhatsApp, soluções como respond.io suportam mensagens omnicanal, permitindo que as empresas se conectem com os clientes através do Messenger, Instagram, TikTok, Telegram, e mais, tudo de uma caixa de entrada omnichannel unificada.
Agora que abordamos as duas principais abordagens, vamos explorar os recursos chave que tornam um CRM do WhatsApp ou uma plataforma como a respond.io eficaz.
6 Recursos Indispensáveis em um CRM do WhatsApp
Nem todas as soluções são criadas iguais. Seja você optar por uma integração com seu CRM ou uma plataforma de mensagens, certifique-se de que ela oferece os seguintes recursos.
1. Acesso à API do WhatsApp
O CRM deve fornecer acesso à API do WhatsApp de forma tranquila para que você possa conectar o WhatsApp sem complicações. Usar um Fornecedor de Solução do WhatsApp Business (BSP) oficial garante uma configuração mais rápida e segura.
Por exemplo, Salesforce e respond.io são BSPs oficiais, fornecendo diretamente acesso à API do WhatsApp para os usuários. Por outro lado, o HubSpot fornece integração nativa com o WhatsApp, mas exige que os usuários conectem suas contas existentes do WhatsApp Business em vez de agir como um BSP.
2. Integração e Gerenciamento de Leads
A solução ideal deve se integrar com plataformas de e-commerce, ferramentas de negócios e outros canais de mensagens para centralizar os dados do cliente. Além de sincronizar contatos e conversas, deve acompanhar o progresso do cliente e ajudar as empresas a gerenciar leads de forma eficiente.
Por exemplo, o recurso de ciclo de vida da respond.io permite que as equipes organizem contatos em diferentes estágios do processo de vendas, facilitando comunicação apropriada e conversão de leads em clientes.
3. Suporte a Chamadas do WhatsApp
Para interações de alto valor, consultas complexas e suporte urgente, a comunicação por voz é essencial. A respond.io suporta Chamadas do WhatsApp Business para que as equipes possam gerenciar chamadas diretamente da plataforma, oferecendo aos clientes outra maneira de se conectar sem trocar de aplicativos.
4. Comunicação & Automação
Um CRM do WhatsApp deve apoiar ligações, automação por IA, mensagens multimídia e análises. Recursos como respostas automáticas e mensagens agendadas garantem respostas rápidas e melhor engajamento.
Se vários agentes precisam de acesso, o CRM deve suportar acesso multiusuário para o WhatsApp Business. Isso permite que as equipes sincronizem contatos, acessem conversas de diferentes dispositivos e colaborem de forma eficiente.
5. Segurança de Dados e Conformidade
O WhatsApp é inerentemente seguro com criptografia de ponta a ponta. No entanto, como lida com conversas de clientes, a solução que você escolher também deve estar em conformidade com regulamentações de proteção de dados e proteger os dados dos clientes.
6. Análise e Rastreamento de Desempenho
Um CRM do WhatsApp deve incluir ferramentas de relatórios para seguir métricas importantes. As empresas podem analisar fontes de aquisição de clientes, tempos de resposta e níveis de engajamento para otimizar estratégias de mensagens e melhorar conversões.
Como nem todas as soluções oferecem esses recursos, as empresas devem procurar uma que ofereça. É aí que a respond.io entra, reunindo tudo e oferecendo uma maneira confiável de integrar o WhatsApp com seu CRM.
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Como Integrar a API do WhatsApp com seu CRM Usando a Respond.io em 3 Passos
Vamos chegar à parte divertida. Integrar o WhatsApp com seu CRM pode parecer técnico, mas pode ser dividido em alguns passos claros. Aqui está um roteiro simples.
Passo 1: Crie uma conta da API do WhatsApp Business na Respond.io
Antes de mais nada, você precisará de acesso à API do WhatsApp Business. Isso porque você não pode integrar o aplicativo regular do WhatsApp Business com um CRM.
Como um Fornecedor de Solução do WhatsApp Business oficial, a respond.io permite que as empresas configurem sua API de forma rápida e segura. Aprenda a criar uma conta da API do WhatsApp Business com a respond.io.
Passo 2: Conecte o WhatsApp ao seu CRM
Com as capacidades de integração incorporadas na respond.io, as empresas podem conectar o WhatsApp ao seu CRM usando diferentes métodos:
Passo 3: Configure as Informações para Sincronizar
Uma vez conectado, certifique-se de que a sincronização de dados funcione corretamente entre o WhatsApp e seu CRM. O Respond.io permite que as empresas sincronizem contatos, histórico de conversas e estágios do ciclo de vida enquanto automatizam atribuições de leads, roteamento de chats e acompanhamentos.
Isso garante que as conversas do WhatsApp sejam gerenciadas de maneira eficiente sem alternar entre plataformas.
Melhores Práticas para Aproveitar ao Máximo Seu WhatsApp CRM
Configurar a integração é apenas o começo. Para aproveitar ao máximo seu WhatsApp CRM, você deve sempre manter estas melhores práticas em mente.
1. Coletar Emails e Números de Telefone
Para a maioria dos CRMs, cada lead ou cliente deve ter um identificador único, como seu endereço de e-mail ou número de telefone. Felizmente, quando um lead entra em contato com você pelo WhatsApp, você obtém o número de telefone automaticamente.
Se você precisar de um endereço de email também, configure uma automação para solicitá-lo. Então, sincronize esses detalhes importantes em sua lista de contatos do respond.io e em seu CRM.
2. Mesclar Contatos para Evitar Duplicatas
Com frequência, um lead pode entrar em contato com você por um canal diferente do WhatsApp, como Messenger ou email, e você vai querer identificar isso rapidamente.
Por exemplo, o respond.io reconhece duplicatas automaticamente se você obtiver contatos com o mesmo email ou número de telefone e você será solicitado a mesclar. Quando você integra com um CRM, pode refletir essas atualizações em seu CRM também.
3. Segmentar Clientes para Transmissões pelo WhatsApp
Enviar informações do seu CRM para o WhatsApp ajuda você a identificar públicos-alvo para mensagens em massa do WhatsApp.
Os CRMs são frequentemente usados para segmentar públicos para emails, mas ao integrar-se ao WhatsApp, você pode obter detalhes valiosos de segmentação para agrupar contatos para transmissões.
Desafios e Soluções no Uso do WhatsApp CRM
Mesmo com os benefícios do WhatsApp CRM e uma sólida compreensão das melhores práticas, ainda existem armadilhas a serem observadas. Afinal, saber como algo funciona não significa automaticamente dominá-lo.
Aqui estão alguns desafios que você pode encontrar.
1. Privacidade e Segurança de Dados
Integrar o WhatsApp com um CRM significa mover dados de clientes entre sistemas, o que pode introduzir riscos de segurança.
Por causa disso, escolher uma plataforma que satisfaça padrões de segurança rigorosos é fundamental. As empresas também devem minimizar erros humanos habilitando 2FA ou SSO e usando recursos como mascarar emails e números de telefone para proteger as informações dos clientes.
2. Manter-se Atualizado com as Políticas e Funcionalidades do WhatsApp
O WhatsApp atualiza frequentemente suas políticas, preços e funcionalidades, o que pode influenciar como você utiliza a plataforma. Deixar de se manter atualizado pode resultar em restrições inesperadas ou interrupções na comunicação.
Você deve verificar regularmente os anúncios oficiais do WhatsApp para evitar problemas de conformidade ou interrupções no serviço, ou colaborar com um fornecedor de soluções do WhatsApp Business confiável como o respond.io para estar alinhado com os requisitos mais recentes.
3. Limitações dos Modelos de Mensagem e Processo de Aprovação
Empresas que usam a API do WhatsApp devem enviar mensagens de saída usando modelos pré-aprovados. O WhatsApp possui diretrizes rigorosas sobre o que pode ser incluído, frequentemente rejeitando modelos que sejam muito promocionais ou pouco claros.
Além disso, o processo de aprovação pode demorar, atrasando campanhas. Para evitar interrupções, você deve criar modelos claros e em conformidade com as políticas e enviá-los com antecedência.
4. Restrições de Marketing e Transmissões
Algumas empresas querem integrar o WhatsApp com um CRM para que possam importar todos os seus contatos de CRM para o WhatsApp e enviar mensagens promocionais.
No entanto, fazer isso provavelmente resultará em um banimento do WhatsApp, uma vez que o WhatsApp proíbe mensagens não solicitadas. Recomendamos obter mais contatos no WhatsApp usando links do WhatsApp, códigos QR e anúncios de clique para chat, e garantir que eles opt-in.
5. Dependência do Canal
Confiar exclusivamente no WhatsApp para comunicação com o cliente é arriscado. Se o WhatsApp falhar ou um segmento de clientes não o utilizar, sua empresa pode ficar estagnada.
Uma estratégia multicanal garante que as empresas possam interagir com os clientes em diferentes plataformas. Usar um CRM ou software de mensagem com capacidades multicanal permite que as empresas gerenciem conversas do WhatsApp, Messenger, email e mais em um único lugar.
Integrando o WhatsApp com seu CRM: Por que o Respond.io é a Melhor Escolha
O Respond.io é uma plataforma de gerenciamento de conversas com clientes impulsionada por IA e um Fornecedor de Solução de Negócios do WhatsApp oficial e um Parceiro de Negócios da Meta que conecta o WhatsApp com múltiplos CRMs. Facilita a sincronização de conversas, automação de fluxos de trabalho e gerenciamento de interações com clientes a partir de um só lugar. Com reliabilidade sólida da plataforma e suporte ao cliente dedicado, as empresas podem garantir operações suaves e mensagens ininterruptas.
Vamos explorar como as empresas usam o respond.io para marketing, vendas, atendimento ao cliente, colaboração em equipe e rastreamento de desempenho para ver por que é a melhor solução.
Marketing: Capturando e Engajando Leads
As empresas podem atrair leads do WhatsApp usando QR codes em materiais físicos, links de chat em conteúdo digital ou widgets de chat em websites. Para geração de leads proativa, anúncios de clique para WhatsApp no Facebook e Instagram ajudam as empresas a alcançar públicos-alvo e conduzi-los à conversão.
Uma vez que um lead entra em contato, o respond.io coleta e sincroniza automaticamente os detalhes de contato no CRM, permitindo que as empresas segmentem clientes, enviem transmissões e personalizem acompanhamentos com ferramentas como catálogos do WhatsApp, mensagens interativas e notificações push.
Vendas: Automatizando a Qualificação de Leads e Tarefas de Vendas
O respond.io se integra nativamente com CRMs como HubSpot e Salesforce, permitindo que as equipes de vendas qualifiquem leads, acompanhem conversas e fechem negócios – tudo a partir de uma única plataforma. Com automação impulsionada por IA, as empresas podem filtrar leads de baixa prioridade através da automação de perguntas qualificatórias e pontuação de leads.
Uma vez que um lead é verificado, o respond.io pode rotear conversas para o agente de vendas certo com base na prioridade, tamanho do negócio ou região. Respostas assistidas por IA, mensagens ricas em mídia e Suporte a Chamadas do WhatsApp permitem engajamento mais rápido e conversões.
Retenção: Melhorando a Qualidade e Eficiência do Suporte ao Cliente
As empresas podem automatizar FAQs e guiar clientes por opções de autoatendimento usando perguntas de múltipla escolha. Para solicitações complexas, a plataforma pode automaticamente rotear clientes para a equipe certa.
O AI Assist fornece aos agentes acesso rápido a bases de conhecimento, melhorando tempos de resposta e precisão. Quando necessário, os agentes podem facilmente escalar para conversas de voz usando a API de Chamadas do WhatsApp Business, permitindo comunicação direta dentro da mesma plataforma. As empresas também podem enviar pesquisas CSAT após a conversa para medir a satisfação do cliente.
Colaboração em Equipe: Melhorando a Comunicação Interna
O Respond.io facilita a colaboração entre os membros da equipe em uma caixa de entrada compartilhada. Através de comentários internos, os agentes podem fornecer informações de fundo sobre um contato para mais acompanhamentos.
Os agentes também podem marcar seus colegas para discutir a melhor forma de ajudar um cliente ou escalar casos complexos sempre que necessário. O melhor de tudo, os agentes podem facilmente colaborar, conversar com clientes e gerenciar suas tarefas a qualquer momento com o aplicativo móvel do respond.io.
Rastreamento de Desempenho: Obtendo Insights para Melhoria
Os gerentes podem rastrear métricas em tempo real usando o painel de análise do respond.io para medir o desempenho dos agentes, engajamento dos clientes e tempos de resposta.
Conversas de alto valor podem ser filtradas e revisadas usando uma caixa de entrada personalizada para otimizar interações com clientes e melhorar a qualidade do serviço geral.
WhatsApp CRM: Principais Conclusões
A melhor maneira de conectar o WhatsApp com um CRM é usar a API do WhatsApp com uma plataforma focada em mensagens como o respond.io que integra com seu CRM existente. Isso permite que as empresas gerenciem conversas do WhatsApp de forma eficaz, mantendo dados dos clientes organizados.
Empresas em Alimentos e Bebidas, hospitalidade, saúde, educação, imobiliário e varejo tiveram resultados reais com esta abordagem. Confira nossas histórias de clientes para ver como as empresas estão melhorando os tempos de resposta, automatizando fluxos de trabalho e lidando com mais conversas sem esforço extra.
Agora é hora de pôr isso em prática. Inscreva-se para a API do WhatsApp Business do respond.io e comece a gerenciar conversas no WhatsApp de forma mais eficaz hoje!
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Perguntas Frequentes (FAQs)
Eu preciso da API do WhatsApp Business para usar o WhatsApp CRM?
Sim, para usá-la, você precisa de uma conta da API do WhatsApp Business, pois ela habilita a funcionalidade necessária para enviar e receber mensagens quando conectada a um sistema CRM.
A API do WhatsApp Business é gratuita?
Não, não é. Esses são os custos que você pode esperar: Um número de telefone, uma caixa de entrada de mensagens para receber e enviar mensagens e custos com base em conversas do WhatsApp.
Qual é o melhor CRM com integração ao WhatsApp?
Isso depende do objetivo da integração do WhatsApp CRM. Se você quer uma solução que lhe permita usar o WhatsApp com seu CRM existente ou integrar o WhatsApp com um software de mensagens que possa servir como um WhatsApp CRM, então experimente o respond.io.
WhatsApp CRM vs sistemas tradicionais de CRM: qual é a diferença?
Tanto o WhatsApp CRM quanto os sistemas tradicionais de CRM permitem que você gerencie informações de contato, acompanhe a atividade do cliente e se comunique com os clientes. No entanto, os sistemas de CRM tradicionais são feitos para email, não para mensagens instantâneas.
O WhatsApp Business é o mesmo que a API do WhatsApp?
Não, o WhatsApp Business é um aplicativo independente para pequenas empresas gerenciarem interações com clientes com automação limitada e acesso de um único dispositivo. A API do WhatsApp é feita para empresas maiores que precisam de automação, integração com CRM e suporte a múltiplos usuários.
Quão seguro é o WhatsApp CRM?
Soluções de CRM do WhatsApp utilizam criptografia de ponta a ponta, mas a segurança depende do provedor. Certifique-se de que seu CRM siga padrões de segurança rigorosos como criptografia de dados, controle de acesso baseado em função e conformidade com o GDPR para proteger os dados dos clientes.
Leitura adicional
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