Para los clientes, nada es más frustrante que tener sus mensajes ignorados. Incluso puede perder clientes si los deja colgando. Aunque no siempre es posible dar una respuesta rápida a los clientes, siempre puedes enviarles un Mensaje de Ausencia. Aquí aprenderás lo básico sobre el Mensaje de Ausencia para negocios y cómo configurarlo usando respond.io.
Los clientes que envían mensajes a tu empresa esperan recibir una respuesta rápidamente. Pero no importa lo comprometido que esté con sus clientes, no estará disponible las 24 horas del día para responder a los mensajes. Aquí es donde entran los Mensajes Ausente.
Un mensaje ausente para las empresas es la respuesta automática y predefinida enviada a los clientes cuando no se puede atender a ellos de inmediato. Es un reconocimiento de que has recibido el mensaje de tu cliente.
El contenido de un mensaje ausente para las empresas varía según la situación, pero normalmente contiene dos piezas de información: por qué no puedes atender la consulta ahora y cuándo pueden esperar una respuesta los clientes.
Hay muchas razones por las que debería establecer un mensaje ausente para las empresas. Para empezar, los mensajes de ausencia brindan tranquilidad al saber que eventualmente responderás. Sin un mensaje ausente, los clientes se preguntarán si los has ignorado deliberadamente.
Además, un mensaje ausente ofrece transparencia al proporcionar una razón para no poder responder rápidamente. Ser transparente con los clientes es importante para generar confianza.
Un mensaje de ausencia automática también establece las expectativas adecuadas al dar a los clientes un tiempo estimado de respuesta. Ayuda a evitar situaciones en las que los clientes esperan que su problema se resuelva en un día, sino que esperan una semana para obtener una respuesta.
Por último, los mensajes de lejos crean una experiencia de marca positiva. Enviar un Mensaje Away muestra que te preocupa, lo que ayuda a cultivar una imagen positiva de tu marca. Ahora que conoces la importancia de los mensajes ausentes, aprendamos las mejores prácticas para escribir uno.
Al escribir un Mensaje de Ausencia para negocios, es buena práctica indicar que el mensaje es generado automáticamente. Una frase simple como “Esta es una respuesta automática” sería suficiente. O puedes incluir un robot emoji como 🤖 al principio del mensaje.
Además, deberías ofrecer una disculpa por no responder con prontitud. Una disculpa va muy lejos: cuando se hace bien, puede mitigar la frustración y la ira de un cliente. Las mejores disculpas son empáticas y específicas. Evite frases sobreutilizadas como “Disculpa las molestias”.
Por último, pero no por ello menos importante, debe animar al cliente a dejar los detalles relevantes en respuesta a los mensajes ausentes. Puede ser un número de cuenta, número de pedido o cualquier otra información que conduzca a una resolución más rápida.
Las reglas se aplican a todo tipo de Mensajes Ausentes, ya sea un Mensaje Ausente de WhatsApp o un Mensaje Ausente de Facebook. Ahora que has aprendido a escribir un mensaje comercial efectivo, te guiaremos a través de cómo enviar un mensaje ausente en respond.io.
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Siempre puedes configurar un Mensaje Ausente nativamente en cualquier aplicación de mensajería que estés usando. Por ejemplo, puedes crear un mensaje de ausencia en WhatsApp Business. Sin embargo, los usuarios de la aplicación de mensajería pesada podrían beneficiarse de administrar sus canales y mensajes de respond.io.
Los flujos de trabajo de Respond.io ofrecen numerosas posibilidades para enviar un mensaje de ausencia. Los flujos de trabajo son una automatización avanzada que se activa cuando un contacto inicia una nueva conversación contigo. A continuación, te mostraremos cómo enviar Mensajes de Ausencia a través de diferentes Flujos de Trabajo.
Las microempresas administradas por solopreneurs pueden enviar un Mensaje de Ausencia a través de un Flujo de Trabajo de encendido/apagado. Sin tiempo fijo para responder a los mensajes, los solistas necesitan la flexibilidad para encender o apagar el Mensaje Ausente dependiendo de cómo vaya el día.
Cuando este flujo de trabajo está activado, cualquier contacto que inicie una conversación recibirá el mensaje Ausente. Una vez que estés listo para responder, simplemente desactiva el flujo de trabajo para dejar de enviar Mensajes de Ausencia.
Un flujo de trabajo Encendido y Apagado es rápido y fácil de construir - todo lo que necesitas hacer es seleccionar el disparador Abierto de Conversación y componer un mensaje Ausente. Puedes activar y desactivar el mensaje ausente a petición. Es la opción más flexible si no tienes un horario.
Ten en cuenta que debes activar y desactivar el flujo de trabajo manualmente varias veces al día, lo cual puede ser un verdadero inconveniente. Sigue leyendo para aprender cómo configurar un flujo de trabajo de Mensajes de Ausencia siempre activos.
En respond.io, puedes construir un flujo de trabajo para enviar mensajes ausentes cuando no hay agentes en línea. Este enfoque es ideal para empresas con múltiples agentes, o negocios donde los agentes tienen horarios de trabajo flexibles.
Con este flujo de trabajo, solo los agentes en línea serán asignados a un Contacto. Esto excluye agentes fuera de servicio que se han desconectado o se pusieron a Ocuparse. Si no hay ningún agente en línea después de un cierto tiempo, se enviará un Mensaje de Ausencia.
El flujo de trabajo le ahorra el problema de encender y apagar el mensaje ausente manualmente. Otra cosa buena del flujo de trabajo es que funcionará de forma fiable incluso cuando los agentes no tengan horarios fijos para aparecer en línea.
Pero sin una programación fija,'s difícil de dar una estimación exacta del tiempo de respuesta. Si desea enviar Mensajes Ausentes a las horas programadas, considere el flujo de trabajo a continuación.
Respond.io te permite construir un flujo de trabajo que envía Mensajes Ausentes fuera del horario de trabajo. Este enfoque funciona muy bien si su empresa tiene un equipo de agentes con horarios de trabajo fijos, o cuando los clientes envían mensajes a su negocio fuera del horario de operación.
Los contactos recibirán el mensaje ausente cuando te envíen después de horas. Necesitarás actualizar las horas hábiles si decides cambiarlas, o cuando haya's un próximo día festivo público.
No todo el mundo está familiarizado con sus horas de trabajo. Enviar un mensaje fuera del horario de trabajo ayuda a recordar a los Contactos sus horas de funcionamiento. Al mismo tiempo, establece una clara expectativa de un tiempo de respuesta para los clientes.
Pero este enfoque tiene dos aspectos negativos. En primer lugar, los contactos recibirán Mensajes Ausentes incluso cuando los agentes flextime continúen trabajando después de horas.
En segundo lugar, si un agente continúa de forma inesperada, un mensaje ausente ganado'no será enviado y los contactos estarán esperando una respuesta. Los gerentes pueden eliminar temporalmente el agente para que no se le asignen nuevas conversaciones.
Puede enviar un mensaje de ausente a los contactos cuando su agente no está disponible. Este método está diseñado para empresas que ofrecen soporte dedicado a clientes específicos, como los clientes de mayor valor en el plan de suscripción más alto mediante Enrutamiento de contacto..
Cuando los clientes envíen un mensaje a su agente fuera de horario de oficina, recibirán un mensaje de ausencia. Después, los clientes podrán elegir entre hablar con un agente de soporte que esté en turno o dejar un mensaje para su agente dedicado.
Este flujo de trabajo le permite responder rápidamente a clientes de alto valor, incluso cuando agentes dedicados no están disponibles. También establece las expectativas adecuadas para los clientes al comunicarles cuándo el agente estará disponible de nuevo.
Sin embargo, construir el flujo de trabajo consume mucho tiempo ya que necesitas crear diferentes ramas para cada agente.
Respond.io ofrece numerosas posibilidades para establecer un mensaje ausente para las empresas. Aparte de los ejemplos anteriores, también puede crear un flujo de trabajo personalizado que se adapte mejor a las necesidades de su empresa.
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Y eso es todo lo que necesitas saber sobre el mensaje de ausencia para negocios. Si te ha gustado este artículo y te gustaría saber más sobre los flujos de trabajo, revisa nuestros artículos en:
Chris Lai, un escritor de contenido y especialista interno en SEO en respond.io, tiene un título de Farmacia de la Universidad de Monash. Antes de unirse al equipo en 2020, Chris perfeccionó su experiencia como escritor médico y estratega de contenido en varias agencias de marketing. Sus artículos abarcan aplicaciones de mensajería empresarial, como WhatsApp Business, ayudando a las empresas a navegar el paisaje siempre cambiante de la mensajería empresarial.
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