Para los clientes, no hay nada más frustrante que ver cómo se ignoran sus mensajes. Incluso puede perder clientes si los deja colgados. Aunque no siempre es posible dar a los clientes una respuesta rápida, siempre puedes enviarles un Mensaje de Ausencia. Aquí, usted aprenderá los fundamentos de los Mensajes de Ausencia para las empresas y cómo configurar los Mensajes de Ausencia utilizando respond.io.
Mensaje a distancia para empresas: Conceptos básicos
Los clientes que envían mensajes a su empresa esperan una respuesta rápida. Pero por muy comprometido que esté con sus clientes, no estará disponible las 24 horas del día para responder a los mensajes. Aquí es donde entran en juego los mensajes a distancia.
¿Qué es un mensaje de despedida para empresas?
Un mensaje de ausencia para empresas es la respuesta automatizada y predefinida que se envía a los clientes cuando no se les puede atender de inmediato. Sirve como acuse de recibo del mensaje del cliente.
El contenido de un mensaje de ausencia para empresas varía en función de la situación, pero suele contener dos datos: por qué no puede atender la consulta ahora y cuándo pueden esperar los clientes una respuesta.
Por qué utilizar los mensajes a distancia para las empresas
Hay muchas razones por las que deberías configurar un Mensaje de Ausencia para los negocios. Para empezar, los mensajes de respuesta proporcionan la seguridad de que acabarás respondiendo. Sin un mensaje de ausencia, los clientes se preguntarán si les has ignorado deliberadamente.
Además, un mensaje de ausencia ofrece transparencia al explicar por qué no se puede responder con rapidez. Ser transparente con los clientes es importante para generar confianza.
Un mensaje de respuesta automática también establece las expectativas correctas al dar a los clientes un tiempo de respuesta estimado. Ayuda a evitar situaciones en las que los clientes esperan que su problema se resuelva en un día, pero en cambio esperan una semana para obtener una respuesta.
Por último, los mensajes de respuesta crean una experiencia de marca positiva. Enviar un mensaje de respuesta demuestra que te importa, lo que ayuda a cultivar una imagen positiva de tu marca. Ahora que conoces la importancia de los Mensajes de Alejamiento, vamos a aprender las mejores prácticas para escribir uno.
Buenas prácticas para redactar un mensaje de despedida para empresas
Al escribir un mensaje de respuesta automática para empresas, es una buena práctica dar algunas indicaciones de que el mensaje se genera automáticamente. Una simple frase como "Esto es una respuesta automática" sería suficiente. También puedes incluir un emoji de robot como 🤖 al principio del mensaje.
Además, debe disculparse por no haber respondido con prontitud. Una disculpa es muy útil: si se hace bien, puede mitigar la frustración y el enfado del cliente. Las mejores disculpas son empáticas y específicas. Evite frases manidas como "Siento las molestias".
Por último, pero no por ello menos importante, debe animar al cliente a dejar detalles relevantes en respuesta a los mensajes de respuesta. Puede tratarse de un número de cuenta, un número de pedido o cualquier otra información que permita una resolución más rápida.
Las reglas se aplican a todos los tipos de mensaje de ausencia, ya sea un mensaje de ausencia de WhatsApp o un mensaje de ausencia de Facebook . Ahora que ha aprendido a escribir un mensaje de despedida de negocios eficaz, le explicaremos cómo enviar un mensaje de despedida en respond.io.
4 formas de configurar un mensaje de despedida para empresas
Siempre puedes configurar un mensaje de ausencia de forma nativa en cualquier aplicación de mensajería que estés utilizando. Por ejemplo, puedes crear un mensaje de ausencia en WhatsApp Business. Sin embargo, los usuarios habituales de aplicaciones de mensajería podrían beneficiarse de la gestión de sus canales y mensajes desde respond.io.
Respond.ioofrecen numerosas posibilidades para enviar un Mensaje de Alejamiento. Los flujos de trabajo son automatizaciones avanzadas que se activan cuando un contacto inicia una nueva conversación contigo. A continuación, te explicaremos cómo enviar mensajes de ausencia a través de diferentes flujos de trabajo.
Envíe un sencillo mensaje de encendido/apagado para empresas
Las microempresas dirigidas por autónomos pueden enviar un mensaje de ausencia a través de un flujo de trabajo de activación/desactivación. Al no tener una hora fija para responder a los mensajes, los empresarios autónomos necesitan flexibilidad para activar o desactivar el mensaje de ausencia en función de cómo vaya el día.
Cuando este Flujo de Trabajo está activado, cualquier Contacto que inicie una Conversación recibirá el Mensaje de Ausencia. Una vez que esté listo para responder, simplemente desactive el Flujo de Trabajo para dejar de enviar Mensajes de Ausencia.
Un Flujo de Trabajo de Activación/Desactivación es rápido y fácil de construir - todo lo que necesita hacer es seleccionar el disparador de Conversación Abierta y redactar un Mensaje de Ausencia. Puede activar y desactivar el Mensaje de Ausencia bajo demanda. Es la opción más flexible si no tienes un horario.
Ten en cuenta que tendrás que activar y desactivar el Flujo de Trabajo manualmente varias veces al día, lo que puede ser bastante molesto. Siga leyendo para saber cómo configurar un flujo de trabajo de mensajes de ausencia siempre activo.
Enviar mensajes de ausencia cuando los agentes están desconectados
En respond.io, puede crear un flujo de trabajo para enviar mensajes de ausencia cuando no haya agentes conectados. Este enfoque es ideal para empresas con múltiples agentes, o empresas donde los agentes tienen horarios de trabajo flexibles.
Con este Flujo de Trabajo, sólo los agentes en línea serán asignados a un Contacto. Esto excluye a los agentes fuera de servicio que hayan cerrado sesión o se hayan puesto en Ocupado. Si no hay ningún agente en línea después de un cierto tiempo, se enviará un Mensaje de Ausencia.
El flujo de trabajo le ahorra la molestia de activar y desactivar manualmente el mensaje de ausencia. Otra gran ventaja del flujo de trabajo es que funciona de forma fiable incluso cuando los agentes no tienen horarios fijos para aparecer en línea.
Pero sin un horario fijo, es difícil dar una estimación precisa del tiempo de respuesta. Si desea enviar mensajes de ausencia a horas programadas, considere el siguiente flujo de trabajo.
Enviar un mensaje fuera del horario comercial
Respond.io le permite crear un flujo de trabajo que envíe mensajes de ausencia fuera del horario comercial. Este enfoque funciona muy bien si su empresa cuenta con un equipo de agentes con un horario de trabajo fijo, o cuando los clientes envían mensajes a su empresa fuera del horario de atención.
Los contactos recibirán el Mensaje de Ausencia cuando te envíen un mensaje fuera del horario comercial. Tendrás que actualizar el horario comercial si decides cambiarlo, o cuando haya un próximo día festivo.
No todo el mundo está familiarizado con tu horario comercial. Enviar un mensaje de ausencia fuera del horario comercial ayuda a recordar a los contactos el horario de atención. Al mismo tiempo, establece una expectativa clara de tiempo de respuesta para los clientes.
Pero este enfoque tiene dos inconvenientes. En primer lugar, los contactos recibirán mensajes de ausencia aunque los agentes con horario flexible sigan trabajando fuera de horas.
En segundo lugar, si un agente se va de vacaciones inesperadamente, no se enviará un Mensaje de Ausencia y los contactos estarán esperando una respuesta. Los gestores pueden dar de baja temporalmente al agente para que no se le asignen nuevas Conversaciones.
Enviar mensajes de ausencia cuando un agente dedicado no está disponible
Puede enviar un mensaje de ausencia a los contactos cuando su agente dedicado no esté disponible. Este método está diseñado para empresas que ofrecen soporte dedicado a clientes específicos, como clientes de alto valor en el plan de suscripción de nivel superior a través de Chat Routing.
Cuando los clientes envíen un mensaje a su agente dedicado fuera del horario de oficina, recibirán un mensaje de ausencia. A continuación, los clientes podrán elegir entre hablar con un agente de asistencia que esté de turno o dejar un mensaje a su agente dedicado.
Este flujo de trabajo le permite responder rápidamente a los clientes de alto valor, incluso cuando los agentes dedicados no están disponibles. También crea las expectativas adecuadas para los clientes al indicarles cuándo volverá a estar disponible el agente.
Sin embargo, la creación del flujo de trabajo lleva mucho tiempo, ya que es necesario crear diferentes ramas para cada agente.
Respond.io ofrece numerosas posibilidades para configurar un Mensaje de ausencia para empresas. Aparte de los ejemplos anteriores, también puede crear un flujo de trabajo personalizado que se adapte mejor a las necesidades de su empresa.
Lecturas complementarias
Y eso es todo lo que necesitas saber sobre Away Message para empresas. Si te ha gustado este artículo y quieres aprender más sobre Workflows, echa un vistazo a nuestros artículos sobre:
