Aplicación WhatsApp Business: la guía definitiva [julio de 2023]

La aplicación WhatsApp Business es una de las aplicaciones de mensajería empresarial más buscadas en la actualidad. Para los países con muchos usuarios activos mensuales (MAU) de WhatsApp, la aplicación WhatsApp Business es una herramienta indispensable para muchas empresas locales cuando se trata de marketing de WhatsApp. En esta guía, te mostraremos cómo usar la aplicación para llegar a más clientes y conectarte con ellos.

¿Qué es la aplicación WhatsApp Business?

WhatsApp es la aplicación de mensajería más popular del mundo, con un uso especialmente alto en India, Brasil y Pakistán. Debido a la popularidad de la aplicación, las empresas usaban cuentas personales de WhatsApp para negocios antes de que se lanzara la aplicación WhatsApp Business en 2018.

La aplicación WhatsApp permite crear listas de difusión de hasta 256 contactos y etiquetarlas para una gestión más sencilla. En 2023, Meta hizo posible vincular hasta cuatro dispositivos bajo un solo número de teléfono. Aun así, no es una opción adecuada para la mensajería empresarial.

Por el contrario, WhatsApp Business App es una aplicación de mensajería empresarial para pequeñas empresas disponible en Android e iOS. Aunque comparte algunas similitudes con la aplicación WhatsApp, ofrece varias ventajas. Por ejemplo, incluye herramientas comerciales como mensajes de bienvenida y mensajes de ausencia, Catálogo de WhatsApp, WhatsApp Pay y respuestas rápidas.

Si eres una pequeña empresa que busca utilizar WhatsApp para comunicarse con sus clientes, sigue leyendo. En la siguiente sección, profundizaremos en la aplicación WhatsApp Business.

Lo que debes saber sobre la aplicación WhatsApp Business

Para configurar una cuenta de la aplicación WhatsApp Business, necesitará un teléfono y un número de teléfono. No puedes utilizar la misma tarjeta SIM o número de teléfono que utilizas para tu cuenta personal de WhatsApp. Para usar las cuentas de la aplicación WhatsApp y la aplicación WhatsApp Business en el mismo teléfono, necesitará un teléfono con doble SIM.

Es importante comprender que la aplicación WhatsApp Business está limitada a un usuario en un teléfono. Sin embargo, puedes conectar tu cuenta de WhatsApp Business a hasta otros cuatro dispositivos a través del navegador web o la aplicación de escritorio de WhatsApp.

Si prevé que necesitará usar WhatsApp con varios usuarios o incluso varios equipos, considere actualizar a WhatsApp Business Premium oWhatsApp Business API.

Un factor importante a tener en cuenta es que la aplicación WhatsApp Business te permite iniciar conversaciones con contactos de forma libre, mientras que la API de WhatsApp requiere el uso de mensajes de plantilla.

En la siguiente sección, repasaremos las características especiales que se encuentran en la aplicación WhatsApp Business.

Funciones especiales de la aplicación WhatsApp Business

La aplicación WhatsApp Business tiene algunas funciones que no se encuentran en la aplicación WhatsApp normal y que ayudan a las empresas a realizar actividades comerciales en el canal. Estos incluyen perfiles comerciales, catálogos, anuncios y más. Repasemos algunos de ellos.

Perfil de WhatsApp Business

Todas las cuentas de la aplicación WhatsApp Business tienen un perfil que muestra información sobre la empresa. El perfil de WhatsApp Business muestra una vista previa de su catálogo de productos o servicios, además de los detalles habituales como el nombre de la empresa, la descripción y la ubicación.

Al utilizar el Catálogo, los clientes pueden ver rápidamente lo que tienes en oferta sin tener que salir de la aplicación.

Aplicación WhatsApp Business: Catálogo

Muchas pequeñas empresas en Asia y Sudamérica usan WhatsApp como su escaparate digital. Para que esto sea aún más fácil, WhatsApp lanzó el Catálogo de WhatsApp Business para ayudar a las empresas a mostrar sus productos y servicios.

En comparación con la creación de un sitio web de comercio electrónico desde cero, el catálogo de aplicaciones de WhatsApp Business es gratuito y fácil de usar. Usarlo es tan sencillo como hacer clic en la función Catálogo en la aplicación y enumerar sus productos.

El catálogo de WhatsApp Business permite listados de productos de hasta 500 artículos. Puede nombrar los artículos, agregar una descripción de 5000 palabras a cada uno, adjuntar un enlace, organizarlos por código de artículo y agregar un precio. La moneda utilizada se basa en el código de país de su número de teléfono.

Una vez que tu Catálogo esté listo, ¡ difunde la noticia! Puede enviar el catálogo o el enlace de un artículo individual a sus clientes en WhatsApp o publicar los enlaces en otros sitios y redes sociales.

Colecciones del catálogo

Si tiene una gran cantidad de artículos disponibles en su catálogo, ordenarlos en colecciones facilita que los clientes encuentren lo que buscan.

Para agregar artículos a una colección, vaya a Herramientas comerciales > Catálogo > Agregar nueva colección. Ingrese un nombre para la colección y luego seleccione los elementos que desea incluir en la colección.

Al igual que los artículos individuales, las colecciones también se pueden compartir a través de enlaces cortos: haga clic en la colección y seleccione Compartir enlace.

Publicita tu catálogo en Facebook

Los usuarios de la aplicación WhatsApp Business pueden convertir fácil y rápidamente artículos de su catálogo en anuncios en Facebook. Si tienes un presupuesto, la publicidad en Facebook será una excelente forma de atraer la atención de muchos clientes.

En su Catálogo, toque el artículo que desea publicitar seguido de Anunciar. Haga clic en Siguiente e ingrese el texto de su anuncio. Seleccione su presupuesto, la duración del anuncio y el público objetivo.

Selecciona tu método de pago, o agrega uno si aún no lo has hecho, y toca Crear anuncio. En la parte superior de la página encontrarás una vista previa de cómo se verá tu anuncio de Facebook cuando se publique.

WhatsApp Pay

Los usuarios de WhatsApp en ciertas partes del mundo tienen acceso al sistema de pago digital de WhatsApp, WhatsApp Pay. Esta función permite a los usuarios de WhatsApp transferir dinero a otros usuarios o empresas sin salir de la aplicación.

Esta conveniente característica beneficia tanto a los usuarios como a las empresas, ya que no es necesario depender de servicios de terceros para procesar transacciones.

WhatsApp Business Premium

A principios de este año, WhatsApp lanzó una versión premium de la aplicación WhatsApp Business para regiones seleccionadas. Es una versión un poco más personalizable de WhatsApp Business para empresas que necesitan funcionalidad adicional de la aplicación.

Con WhatsApp Business Premium, obtienes una página web de WhatsApp más detallada en comparación con la página web estándar de WhatsApp Business y un enlace personalizable.

También obtienes soporte multiagente para hasta 10 dispositivos y asignación de chat, lo que hace que la aplicación sea más utilizable si tienes un equipo de 5 a 10 agentes manejando la comunicación.

Por el momento no hay tantas funciones, pero podemos esperar que WhatsApp lance más herramientas en el futuro.

Si deseas probar WhatsApp Business Premium antes de suscribirte, regístrate para la prueba gratuita de 30 días. Necesitará ingresar su información de pago, pero no se le cobrará hasta el final del período de prueba.

Ahora que ya sabes lo que ofrece la aplicación WhatsApp Business, hablemos sobre cómo crear una cuenta en la aplicación WhatsApp Business.

Cómo crear una cuenta en la aplicación WhatsApp Business

Para comenzar, descargue la aplicación WhatsApp Business desde Play Store o Apple Store y verifique su número. A continuación, complete el perfil comercial cargando una foto de perfil y agregando un nombre comercial, descripción, dirección, sitio web, horario de atención y más.

Haz que tu perfil sea más llamativo con el uso de una foto de portada. Tu foto de portada también puede incluir información adicional que no puedes poner en tu perfil, como un número de teléfono alternativo o un nombre de usuario de Twitter.

Cuando los visitantes hagan clic en su perfil comercial, verán una ventana emergente que indica que la cuenta no está verificada. Desafortunadamente, las verificaciones suelen estar reservadas para grandes marcas que utilizan la API de WhatsApp.

En el lado positivo, no necesitas verificación para aprovechar al máximo tu cuenta de WhatsApp Business. En la siguiente sección, repasaremos las mejores prácticas para conseguir clientes y enviarles mensajes en WhatsApp.

Aplicación WhatsApp Business: prácticas recomendadas

Antes de poder chatear con sus clientes, deberá conectarse con ellos. Afortunadamente, la aplicación WhatsApp Business tiene una serie de funciones útiles para este propósito. Desde enlaces cortos hasta botones de WhatsApp en tus páginas de redes sociales, repasemos estas herramientas.

Ayude a los clientes a encontrarlo: tráfico de redes sociales, enlaces cortos y códigos QR

En esta sección, le mostraremos algunas de las mejores prácticas para lograr que sus clientes actuales le envíen mensajes a través de WhatsApp y también cómo atraer nuevos.

Si tienes a mano los números de teléfono de tus clientes, quizás te preguntes si puedes importar tus contactos. Aunque no puedes importar directamente en la aplicación WhatsApp Business, cualquier contacto que tengas en tu teléfono (por ejemplo, de Contactos de Google) se puede enviar.

Una vez que haya importado sus clientes existentes, es posible que se pregunte cómo chatear con clientes potenciales. Aquí te dejamos algunos consejos rápidos sobre cómo vincular tu página de Facebook o tu cuenta de Instagram y usar enlaces en tu sitio web y códigos QR en la tienda.

Convierte el tráfico de Facebook e Instagram en contactos de WhatsApp

Como parte de la familia Meta, la aplicación WhatsApp Business se puede vincular a una página de Facebook o una cuenta de Instagram para canalizar el tráfico de estos sitios de redes sociales a WhatsApp.

Utiliza un botón de envío de mensajes de WhatsApp en tu página de Facebook y en tu perfil de Instagram, configura anuncios de WhatsApp y anuncios de Facebook, o simplemente muestra tu número de WhatsApp en la sección de información de tu página de Facebook o cuenta de Instagram.

Una vez agregado, el botón de WhatsApp aparecerá directamente debajo de la imagen de portada de tu página de Facebook. Estará al lado del botón Enviar mensaje de Facebook Messenger si tienes uno.

Si estás conectado a Instagram, habrá un botón de WhatsApp en tu perfil de Instagram que los usuarios pueden tocar para iniciar una conversación de WhatsApp contigo.

Tráfico directo a la aplicación WhatsApp Business con enlaces cortos y códigos QR

Los enlaces cortos o enlaces directos son útiles para empresas con mucho tráfico en su sitio web. Agregar un enlace de la aplicación WhatsApp Business a un sitio web crea una manera sencilla para que un visitante del sitio web acceda directamente a una conversación de WhatsApp con su empresa.

Desde la página Herramientas comerciales, toque Más opciones (3 puntos) seguido de Enlace corto y podrá crear enlaces cortos de WhatsApp. Además del enlace, puedes agregar un mensaje precargado para que los usuarios inicien una conversación con un clic.

Si tienes una tienda con mucho tráfico peatonal, colocar una impresión de tu código QR de la aplicación WhatsApp Business en tu tienda física es una excelente manera de que los clientes te agreguen en WhatsApp. Para encontrar el código QR de tu cuenta, toca Ver código QR en la página de enlace corto.

Todo lo que tus clientes tienen que hacer es escanear el código QR y serán dirigidos inmediatamente a tu cuenta de WhatsApp. Además, tu código QR único no caducará a menos que lo restablezcas o elimines tu cuenta de la aplicación WhatsApp Business.

Automatizar chats con mensajes de saludo y de ausencia

Como empresa, la velocidad de respuesta del servicio al cliente es clave. Con mensajes de saludo automatizados (por ejemplo, respuesta automática de WhatsApp) y mensajes de ausencia, sus clientes no se quedarán preguntándose si usted está disponible para responder sus preguntas.

Cuando está habilitado, los mensajes de saludo se envían automáticamente a sus visitantes y clientes que le envían mensajes por primera vez o después de 14 días de inactividad. Para configurar su mensaje de saludo, vaya a Herramientas comerciales, seleccione Mensaje de saludo, edite y guarde los cambios.

También existe la opción de elegir a quién enviar el mensaje de saludo, incluyendo o excluyendo ciertos grupos de personas. El único inconveniente es que no puedes personalizar los mensajes de saludo para cada grupo de destinatarios para hacerlos más personales.

Otro mensaje automatizado igualmente importante es el mensaje de ausencia. De manera similar, se puede habilitar o deshabilitar el mensaje de ausencia. Dicho esto, recomendamos dejarlo activado en caso de que alguien te envíe un mensaje cuando estés desconectado.

El mensaje de ausencia se puede configurar para que se envíe todo el tiempo, según un horario personalizado o fuera de su horario comercial. Enviar un mensaje de ausencia todo el tiempo es útil cuando necesitas tiempo para responder y las otras dos opciones son útiles si sabes exactamente cuándo no estás disponible. Puede obtener más información sobre el mensaje programado de WhatsApp aquí.

Aplicación WhatsApp Business: funciones de mensajería para mensajes individuales, de difusión y grupales

La mensajería en la aplicación WhatsApp Business es tan sencilla y directa como la mensajería en la aplicación WhatsApp. Sin embargo, la aplicación WhatsApp Business proporciona algunas herramientas adicionales para ayudar a las empresas con su productividad de mensajería.

Dado que la aplicación WhatsApp Business realmente solo está diseñada para ser utilizada por usuarios limitados, es importante aprovechar al máximo estas funciones. Aquí te explicamos cómo puedes hacerlo.

Domine la mensajería 1:1 con respuestas rápidas

Si envía mensajes a varios contactos de WhatsApp a la vez, manejar una bandeja de entrada llena puede ser abrumador. Para responder a las preguntas frecuentes más rápido, puedes personalizar hasta 50 respuestas rápidas y usarlas en chats individuales con tus clientes.

Desde Herramientas empresariales, haga clic enRespuestas rápidasy luego en el botón + para agregar nuevas respuestas rápidas.

Edita tu mensaje y agrega un acceso directo con hasta 3 palabras clave con un máximo de 15 caracteres cada una. Estas palabras clave son útiles para ayudarle a localizar y ordenar múltiples respuestas rápidas.

Una vez que estés en un chat, muestra tus respuestas rápidas escribiendo '/'. Verás una lista guardada de respuestas donde podrás seleccionar la mejor respuesta a la consulta. Estas respuestas son editables en caso de que necesites agregar o eliminar información antes de enviar.

Si bien las respuestas rápidas son útiles para acortar la ventana de respuesta, deben realizarse manualmente mientras el usuario está en línea.

Mensajes masivos a clientes con transmisiones

Pasando de la mensajería 1:1, las transmisiones de WhatsApp permiten a los usuarios enviar mensajes masivos y contenido multimedia enriquecido de forma gratuita. Las empresas pueden usarlos para anunciar nuevas actualizaciones de productos, cambios en el horario de atención o reubicación de tiendas y más.

Si bien esto suena útil, WhatsApp ha implementado ciertas limitaciones para evitar el envío de spam. Sólo los contactos que tengan su número guardado en su agenda telefónica pueden recibir su mensaje de difusión y hay un máximo de 256 destinatarios en cada lista de difusión.

Para transmitir a más de 256 contactos a la vez, debes crear otra lista de transmisión. Cada lista de transmisión se puede etiquetar y organizar en diferentes categorías, como nuevos clientes, nuevos pedidos, pagos pendientes, etc.

En términos de privacidad, cualquier mensaje difundido aparecerá en un chat privado con el receptor. De manera muy similar a cómo funciona la copia oculta (CCO) en los correos electrónicos, nadie más en su lista de difusión puede ver la respuesta ni los detalles de contacto de otra persona.

La única característica diferenciadora entre un mensaje 1:1 y un mensaje transmitido en un chat privado es el ícono del altavoz. Solo las cuentas comerciales pueden ver el ícono del altavoz junto a un mensaje transmitido, mientras que aparece como un mensaje normal para el contacto.

Colaborar con los clientes mediante la mensajería grupal

Al igual que la radiodifusión, las empresas también pueden utilizar los grupos de WhatsApp para conectarse con una gran audiencia. La diferencia clave es que la difusión se envía a chats privados a gran escala, mientras que la mensajería grupal reúne contactos en un chat.

Puedes invitar hasta 256 contactos a un grupo desde tu lista de contactos. Algunos casos de uso comunes para chats grupales empresariales incluyen grupos de clientes o de servicio al cliente, grupos de pruebas beta de productos/servicios para empresas ygrupos de campañas de marketing.

Si tienes varios grupos de WhatsApp relacionados con la misma empresa o causa, considera crear una Comunidad de WhatsApp para reunir estos grupos.

Aunque la aplicación WhatsApp Business aún no puede crear comunidades, los grupos de WhatsApp con cuentas de la aplicación WhatsApp Business se pueden agregar a una comunidad. Luego, las cuentas comerciales pueden designarse como administradores de la comunidad.

Ahora ya conoces todos los detalles de la aplicación WhatsApp Business. Si tienes una pequeña empresa que busca mejorar sus comunicaciones, comienza hoy mismo descargando la aplicación en Android o iOS o aprende más sobre WhatsApp CRM.

Si sus requisitos exceden lo que la aplicación WhatsApp Business puede proporcionar, actualice su cuenta a API de WhatsApp para conectar WhatsApp a respond.io en su lugar. ¡Tenemos una prueba gratuita esperándote!

Lecturas adicionales.

Si estás comenzando a usar la aplicación WhatsApp para empresas, te recomendamos que leas estos otros artículos:

• ¿Qué es WhatsApp Business?

• WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Una guía práctica

• Cómo las empresas utilizan WhatsApp para marketing y soporte