¿Desea configurar la respuesta automática de WhatsApp para su empresa o para sus necesidades de marketing de WhatsApp? Has llegado al lugar adecuado. En este artículo, te explicaremos qué es la respuesta automática de WhatsApp, cómo configurarla en la aplicación WhatsApp Business y en WhatsApp Business API, y te proporcionaremos ejemplos de mensajes de respuesta automática de WhatsApp.
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¿Qué es la respuesta automática de WhatsApp?
La respuesta automática en WhatsApp es una función que permite a las empresas enviar mensajes automáticos cuando no están disponibles para responder a los mensajes entrantes de WhatsApp.
Hay 2 tipos comunes de mensajes de respuesta automática para WhatsApp:
- Mensajes de bienvenida: Mensajes de bienvenida que las empresas envían cuando los clientes inician una conversación por primera vez o después de 14 días.
- Mensajes de ausencia: Mensajes que responden a los clientes fuera del horario comercial
Como empresario, los mensajes de respuesta automática son una función muy útil. En la siguiente sección, te explicaremos cómo ayuda a tu negocio.
5 ventajas de la respuesta automática de WhatsApp
La gente espera que la comunicación por mensajería instantánea sea inmediata, sin importar la hora del día. Sin embargo, esto no siempre es posible debido a las horas de funcionamiento limitadas, la escasez de personal, las largas colas de espera, etc.
WhatsApp ha puesto en marcha una solución en forma de respuestas automáticas. Las empresas pueden mejorar el servicio al cliente informando a los clientes de su disponibilidad y también mejorar los tiempos de respuesta para aumentar la satisfacción del cliente.
Utilizar respuestas automáticas para WhatsApp tiene muchas ventajas, pero vamos a destacar las 3 principales.
1. Gestionar las expectativas de los clientes
Establezca expectativas de tiempo de respuesta informando a los clientes sobre su disponibilidad.
2. Causar una primera impresión positiva
La primera impresión es importante. Una respuesta rápida y de calidad a una consulta de un cliente marca la pauta para el resto del recorrido del cliente con su empresa. Reduce las posibilidades de que el cliente abandone la empresa y, por tanto, de que pierda ventas.
3. Recopilar información sobre el cliente
Recopile información del cliente con una encuesta previa al chat para que los agentes puedan hacer un seguimiento de la conversación.
Pero eso no es todo. Tenemos dos beneficios adicionales que puede obtener al utilizar una respuesta automática de WhatsApp.
4. Aumentar las oportunidades de venta
Al automatizar las respuestas rutinarias, como las respuestas a preguntas frecuentes, las empresas pueden asegurarse de que nunca pierden una oportunidad de venta, incluso cuando su equipo no está disponible. Las respuestas automáticas pueden ayudar a hacer avanzar a un cliente potencial a lo largo de su recorrido con recursos mínimos.
5. Reducir el coste laboral
Mediante la automatización de las respuestas habituales, las empresas pueden reducir la necesidad de contar con un gran equipo de asistencia, ahorrando en costes de mano de obra a la vez que mantienen un servicio de atención al cliente eficiente. Además, las respuestas automáticas pueden gestionar sin problemas el aumento de consultas durante las promociones o los picos estacionales sin necesidad de recursos adicionales, lo que garantiza un compromiso constante incluso durante los periodos de mayor demanda.
Cómo configurar la respuesta automática de WhatsApp en la aplicación WhatsApp Business
Las empresas crean respuestas automáticas para garantizar a los clientes que no se les descuida la gestión de las expectativas de tiempo de respuesta y mejorar la experiencia del cliente. Sin embargo, solo está disponible para las soluciones de WhatsApp Business.
Las empresas pueden configurar respuestas automáticas para los mensajes entrantes en WhatsApp a través de:
Empecemos por la aplicación WhatsApp Business. En la aplicación WhatsApp Business, hay 2 tipos de mensajes de respuesta automática de WhatsApp que puede crear: Mensajes de saludo y mensajes de ausencia. Abre la aplicación WhatsApp Business y sigue estos pasos.
Configurar un mensaje de bienvenida
Paso 1: Ir a Herramientas empresariales
Paso 2: Activar Mensaje de bienvenida
Paso 3: Elabore su mensaje
Paso 4: Elegir destinatarios
Configurar un mensaje de despedida
Paso 1: Vaya a Herramientas de empresa > Seleccionar mensaje de ausencia
Paso 2: Personalice su mensaje
Paso 3: Establezca su horario
Puedes seleccionar la hora de envío de tus mensajes de tres maneras.
- Enviar siempre: Utilízalo si estás disponible durante un periodo prolongado.
- En un horario personalizado: Esto es para respuestas automáticas que deben enviarse a una hora determinada del día.
- Fuera de su horario comercial: Fíjalo cuando tu negocio no esté en funcionamiento.
Paso 4: Elegir destinatarios
Esto es suficiente si dirige una pequeña empresa. Sin embargo, existen limitaciones si quieres escalar o necesitas funciones de automatización más potentes.
4 Limitaciones de la respuesta automática de WhatsApp con la aplicación WhatsApp Business
Aunque las respuestas automáticas de WhatsApp tienen mucho que ofrecer a las empresas, también deben ser conscientes de sus defectos. Vamos a comprobarlo a continuación.
Opciones de personalización limitadas para escenarios complejos
Las opciones de personalización son limitadas. Aunque se pueden personalizar los mensajes, las posibilidades son limitadas. Las opciones de personalización se limitan a elementos como el nombre del cliente.
Al fin y al cabo, WhatsApp Business App tiene sus limitaciones. Su función de respuesta automática solo puede dar la bienvenida a un nuevo cliente y anunciar que tu negocio está cerrado y cuándo esperar una respuesta.
Sin mensajes de seguimiento ni funciones avanzadas
Las respuestas automáticas sólo funcionan como respuesta inicial. No pueden hacer un seguimiento de las consultas de los clientes. Asegúrese de que sus clientes sepan que un agente se pondrá en contacto con ellos en el mensaje de respuesta automática.
Riesgo de falta de comunicación
Aunque las respuestas automáticas están diseñadas para garantizar respuestas rápidas, el envío de respuestas genéricas puede no abordar la consulta del cliente con precisión, lo que lleva a la frustración o confusión. Las respuestas automáticas de WhatsApp Business App no pueden adaptarse a contextos cambiantes ni aclarar mensajes ambiguos de los clientes, por lo que a menudo requieren intervención manual.
Análisis e información limitados
No hay forma de hacer un seguimiento del rendimiento de las respuestas automáticas en la aplicación WhatsApp Business. Métricas como el número de mensajes enviados o las tasas de interacción no están disponibles en la aplicación.
Entonces, ¿cómo pueden las empresas superar estas limitaciones en la App WhatsApp Business?
¿La solución? Utilice WhatsApp API para respuestas automáticas
Integrar WhatsApp API con un chatbot como respond.io's AI Agent es la mejor opción para medianas y grandes empresas. He aquí algunas razones.
Opciones avanzadas de personalización
WhatsApp API permite opciones avanzadas de personalización, lo que significa que puede adaptar las respuestas a las necesidades y preferencias específicas de los clientes, mejorando la experiencia del usuario. Además, puede incluso configurar los mensajes programados de WhatsApp y los mensajes masivos de WhatsApp en función de sus necesidades.
Tiempo de respuesta reducido
Los chatbots pueden proporcionar respuestas instantáneas a las consultas de los clientes, lo que mejora la experiencia general del cliente y evita la frustración por los largos tiempos de espera.
Mejora de la fidelización y el compromiso de los clientes potenciales
WhatsApp API admite funciones de automatización avanzadas que permiten a las empresas nutrir a los clientes potenciales de forma eficaz y atraerlos a lo largo de su recorrido. Envíe mensajes oportunos para guiar a los clientes potenciales a través del embudo de ventas o proporcionar información adicional.
Integración con otras herramientas para flujos de trabajo fluidos
WhatsApp API se integra perfectamente con varias herramientas empresariales, lo que permite flujos de trabajo eficientes y una experiencia de cliente unificada. Integre software como CRM y plataformas de comercio electrónico e incluso otros programas de automatización como Zapier y Make, ¡pero no olvide asegurarse de que sean un WhatsApp CRM!
A continuación, te mostraremos cómo configurar un chatbot de respuesta automática de WhatsApp.
Cómo configurar la respuesta automática de WhatsApp con WhatsApp API en 4 pasos
En esta sección, le mostraremos cómo configurar respuestas automáticas en WhatsApp API en respond.io, un software de gestión de conversaciones con clientes impulsado por IA.
Paso 1: Conecte su cuenta de WhatsApp a la API
Tendrás que conectar una cuenta de WhatsApp API a respond.io. ¿Aún no tienes una cuenta de WhatsApp API ? Aquí te explicamos cómo conseguir una en cuestión de minutos.
Paso 2: Crear plantillas de respuesta automática
Una vez hecho esto, abra respond.io y vaya a Flujos de trabajo > Todas las plantillas.
Aunque puede crear un flujo de trabajo desde cero, esta plantilla de flujo de trabajo le permitirá empezar fácilmente con un chatbot de respuesta automática de WhatsApp.
Paso 3: Añadir respuestas automáticas a las automatizaciones del flujo de trabajo
Aquí podrá leer la descripción de la plantilla y ver el borrador del flujo de trabajo. Como puede ver, esta plantilla incluye un mensaje de bienvenida y otro de salida que se activarán en función de su horario comercial.
Puede personalizar prácticamente todo en su flujo de trabajo. Empiece por especificar su horario comercial en el pasoFecha y hora . A continuación, edite los mensajes de bienvenida y despedida.
Paso 4: Pruebe y optimice sus respuestas automáticas
Por último, debe revisar el rendimiento de sus respuestas automáticas. Si los clientes no reaccionan bien a las respuestas automáticas, debe modificar el texto. Repita este proceso hasta obtener el resultado deseado.
<call-out> You can also use respond.io’s AI Agent to automatically reply to customer inquiries and route to the appropriate teams. <call-out>
Con esto, habrás creado un sencillo flujo de trabajo de respuesta automática de WhatsApp para gestionar los mensajes entrantes. Ahora que sabe cómo configurar la respuesta automática en WhatsApp, está listo para empezar, ¿verdad? No hasta que veas las mejores prácticas a la hora de crear una.
5 mejores prácticas para la respuesta automática de WhatsApp
Es fundamental que todos los mensajes sean correctos, incluso las respuestas automáticas. Evite los mensajes impersonales o genéricos, ya que los clientes esperan una interacción que suene humana. Aquí tienes 5 prácticas que puedes seguir para elaborar un mensaje de respuesta automática sencillo pero eficaz:
1. Acuse de recibo del mensaje del cliente
Utilice mensajes de respuesta automática para acusar recibo del mensaje de un cliente, asegurándole que lo ha recibido y que será atendido.
2. Establezca un calendario claro para el seguimiento
Indique a los usuarios si pueden esperar una respuesta durante el horario laboral o si hay algún retraso. Especifique este retraso y evite frases como "Nos pondremos en contacto con usted lo antes posible".
3. Mensajes claros y concisos
Las respuestas deben ser breves y concisas. Incluye solo la información esencial presentada de forma clara y fácil de entender.
4. Personalice cada mensaje
Haga que cada mensaje parezca personal. Utilice el nombre de su cliente y otros detalles relevantes para enviar mensajes personalizados. En respond.io, puede utilizar marcadores de posición denominados variables dinámicas para incluir nombres de clientes, fechas, números de pedido, etc.
5. Mantenga el tono y la voz de su marca
Asegúrese de que sus mensajes de respuesta automática de WhatsApp reflejan la voz única de su marca. Adapte el tono, el lenguaje y el contenido a la personalidad y los valores de su marca para mejorar el reconocimiento de los clientes.
Teniendo en cuenta estas buenas prácticas, le ofrecemos ejemplos de mensajes que puede utilizar en distintas situaciones.
18 Ejemplos de mensajes para la respuesta automática de WhatsApp:
Una respuesta automática de WhatsApp debe adaptarse a diferentes situaciones o resultados deseados. Aquí tienes 18 ejemplos de mensajes de respuesta automática de WhatsApp que deberías utilizar.
Mensajes de bienvenida
- "¡Hola 👋! Gracias por ponerte en contacto con [nombre de la empresa]. ¿En qué podemos ayudarle hoy?"
- "¡Hola! Bienvenido a [nombre de la empresa]. Tenemos todas sus necesidades en IT bajo un mismo techo. Vamos a empezar. 😃"
- "¡Saludos de [nombre de la empresa]! Estamos aquí para ayudarle. Cuéntenos más sobre lo que está buscando".
Mensajes fuera de horario
- "¡Hola [nombre]! Gracias por ponerte en contacto con nosotros. En estos momentos no estamos en la oficina. Nos pondremos en contacto contigo lo antes posible".
- "Nos has localizado mientras estábamos fuera. 😟 Estamos disponibles todos los días de 9:00 a 18:00. Estaremos encantados de atenderte cuando volvamos".
- "Hola, gracias por el mensaje. Estamos fuera el fin de semana. Para cualquier asunto urgente, ponte en contacto con [insertar datos de contacto de emergencia]."
Saludos navideños
- "¡Feliz Navidad!🎅🎄Estamos fuera los próximos días y volveremos el [fecha]. Esperamos poder atenderte cuando estemos de vuelta 🙂 ".
- "¡Felicidades de parte de todos los que trabajamos en [Nombre de su empresa]! Le deseamos alegría, salud y felicidad en estas fiestas. ¿En qué podemos ayudarle hoy?"
- ¡Felices fiestas [nombre]! Introduce [código] al pasar por caja para conseguir tu [descuento] hoy mismo".
Mensajes de captación de clientes potenciales
- "¿Quiere saber más sobre [Su producto/servicio]? Déjanos tus datos y te enviaremos todo lo que necesitas saber".
- "¡Hola! 👋 Nos encantaría compartir contigo ofertas y novedades exclusivas. 🛍️ ¡Solo tienes que indicarnos el producto que te interesa para estar al tanto! 🔄"
- "¿Quieres más ofertas? ¿Tienes preguntas o necesitas más información? 🤓 Deja tus datos aquí, ¡y nos pondremos en contacto contigo enseguida! ⏳"
Solicitudes de información
- "Valoramos su opinión 🗣️ ¿Cómo fue su experiencia con nosotros? Háganoslo saber para que podamos servirle mejor. 👍"
- "¿Cómo lo hemos hecho hoy? Háganoslo saber: sólo le llevará un momento y nos ayudará a mejorar sus futuras experiencias".
- "Esperamos que le haya gustado [producto/servicio específico]. Díganos lo que piensa: siempre buscamos mejorar".
Actualizaciones de productos o servicios
- "¡Hola! Gracias por ponerte en contacto con nosotros. Eche un vistazo a nuestro nuevo producto [inserte el nombre del producto y el enlace]. Pídalo ahora y reciba un 10% de descuento en su primera compra".
- "¡Noticias emocionantes! 🎉 Acabamos de lanzar [Nuevo producto/servicio]. Compruébalo y dinos qué te parece!".
- "¡Grandes noticias! 🗞️ Tenemos algo especial para usted: [Actualización de producto/servicio]. Listo para experimentarlo? 🌟"
¿No son suficientes? No se preocupe. Tenemos un artículo que incluye aún más ejemplos de mensajes de respuesta automática de WhatsApp que puedes utilizar como inspiración.
Como puedes ver, configurar las respuestas automáticas en WhatsApp es algo más que una simple comodidad. Es un movimiento estratégico para mejorar la interacción con el cliente. Con nuestros ejemplos y directrices, estarás bien equipado para crear respuestas automáticas que resuenen con tus clientes y reflejen la voz única de tu marca.
¿A qué estás esperando? Empieza a enviar mensajes de respuesta automática de WhatsApp en la plataforma líder de IA conversacional y socio comercial acreditado de Meta . Regístrese para obtener una cuenta gratuita de respond.io y conecte su cuenta de WhatsApp API para empezar hoy mismo.
Preguntas frecuentes sobre la respuesta automática de WhatsApp
1. ¿Puedo personalizar los mensajes de respuesta automática de WhatsApp para diferentes clientes?
Sí, puedes, pero sólo en WhatsApp API. En respond.io, puedes configurar un flujo de trabajo para segmentar los mensajes a diferentes audiencias.
2. ¿Puedo programar respuestas automáticas para horas concretas?
Sí. En la aplicación WhatsApp Business, puede establecer un horario sólo para los mensajes de ausencia. En WhatsApp API, puede enviar respuestas automáticas en cualquier momento para cualquier tipo de situación, incluidos mensajes de ausencia, emisiones promocionales, reservas de citas y mucho más.
3. ¿Existe un límite en el número de respuestas automáticas que puedo enviar?
No hay límites en la aplicación WhatsApp Business. Sin embargo, en WhatsApp API, hay un límite para enviar un mensaje iniciado por un negocio.
4. ¿Es posible personalizar las respuestas automáticas para diferentes clientes?
Sí. En la aplicación WhatsApp Business, puede configurar el público que recibirá sus mensajes de bienvenida o de despedida. En WhatsApp API, puede segmentar el público en función de factores como si han sido captados desde un anuncio, si son clientes habituales o si han respondido a una difusión.
5. ¿Están disponibles las respuestas automáticas para los chats de grupo?
Sí, puede configurar respuestas automáticas para chats de grupo en la aplicación WhatsApp Business. Actualmente, WhatsApp API no es compatible con los chats de grupo, por lo que no se pueden enviar respuestas automáticas.
6. ¿Cuáles son los errores más comunes que hay que evitar en las respuestas automáticas?
- Evite las respuestas genéricas. Intente personalizar sus mensajes siempre que pueda. En respond.io, puedes utilizar variables dinámicas para añadir el nombre del cliente, sus datos de contacto o incluso el nombre de tu agente.
- Asegúrate de que tu respuesta automática es relevante. Enviar un mensaje irrelevante puede hacer que tu cuenta sea marcada o incluso bloqueada.
- No prometa tiempos de respuesta excesivos. Comprometerse a tiempos de respuesta poco realistas puede provocar la pérdida de clientes y generar una percepción negativa de su empresa.
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