¿Quiere configurar la respuesta automática de WhatsApp para su empresa? Ha llegado al lugar adecuado. En este artículo, te explicaremos qué es la respuesta automática de WhatsApp, cómo configurarla en la aplicación WhatsApp Business y en WhatsApp Business API, y te proporcionaremos ejemplos de mensajes de respuesta automática de WhatsApp.

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¿Qué son las respuestas automáticas en WhatsApp?

La respuesta automática en WhatsApp es una función que permite a las empresas enviar mensajes automáticos cuando no están disponibles para responder a los mensajes entrantes de WhatsApp.

Hay dos tipos comunes de mensajes de respuesta automática para WhatsApp:

• Mensajes de bienvenida: Mensajes de bienvenida que las empresas envían cuando los clientes inician una conversación por primera vez o después de 14 días.
• Mensajes de ausencia: Mensajes que responden a los clientes fuera del horario comercial

Como empresario, los mensajes de respuesta automática son una función muy útil. En la siguiente sección, te explicaremos cómo ayuda a tu negocio.

3 ventajas de la respuesta automática de WhatsApp

La gente espera que la comunicación por mensajería instantánea sea inmediata, sin importar la hora del día. Sin embargo, esto no siempre es posible debido a las horas de funcionamiento limitadas, la escasez de personal, las largas colas de espera, etc.

WhatsApp ha puesto en marcha una solución en forma de respuestas automáticas. Las empresas pueden mejorar el servicio al cliente informando a los clientes de su disponibilidad y también mejorar los tiempos de respuesta para aumentar la satisfacción del cliente.

Utilizar las respuestas automáticas de WhatsApp tiene muchas ventajas, pero vamos a destacar las tres principales.

1. Gestionar las expectativas de los clientes

Establezca expectativas de tiempo de respuesta informando a los clientes sobre su disponibilidad.

2. Causar una primera impresión positiva

Dé una buena primera impresión a los nuevos clientes con un mensaje de bienvenida rápido y cálido.

3. Recopilar información sobre el cliente

Recopile información del cliente con una encuesta previa al chat para que los agentes puedan hacer un seguimiento de la conversación.

Cómo configurar la respuesta automática de WhatsApp en la aplicación WhatsApp Business

Las empresas crean respuestas automáticas para garantizar a los clientes que no están desatendidos, para gestionar las expectativas de tiempo de respuesta y para mejorar la experiencia del cliente. Sin embargo, solo está disponible para las soluciones de WhatsApp Business.

Las empresas pueden configurar respuestas automáticas para los mensajes entrantes en WhatsApp a través de:

• WhatsApp Business Aplicación
• WhatsApp Business API

Empecemos por la aplicación WhatsApp Business. En la aplicación WhatsApp Business, hay dos tipos de mensajes de respuesta automática de WhatsApp que puede crear: Mensajes de saludo y mensajes de ausencia. Abre la aplicación WhatsApp Business y sigue estos pasos.

Configurar un mensaje de bienvenida

1. Ir a Herramientas

2. Seleccione Mensaje de saludo

3. Elabore su mensaje

4. Elegir destinatarios

Configurar un mensaje de despedida

1. Ir a Herramientas

2. Seleccione Mensaje de ausencia

3. Personalice su mensaje

Selecciona una de las tres formas de cronometrar tus mensajes de ausencia:

• Enviar siempre: Utilízalo si estás disponible durante un periodo prolongado.
• En un horario personalizado: Esto es para respuestas automáticas que deben enviarse a una hora determinada del día.
• Fuera de su horario comercial: Fíjalo cuando tu negocio no esté en funcionamiento.

4. Elegir destinatarios

3 limitaciones de WhatsApp Auto Reply en la aplicación WhatsApp Business

Aunque las respuestas automáticas de WhatsApp tienen mucho que ofrecer a las empresas, también deben ser conscientes de sus defectos. Vamos a comprobarlo a continuación.

1. Casos de uso limitados

En primer lugar, las respuestas automáticas de WhatsApp funcionan mejor para mensajes sencillos y puntuales. Para mensajes o consultas complejas, necesitarás que un humano o un agente de IA responda a los mensajes de los clientes.

2. Sin seguimiento

Las respuestas automáticas sólo funcionan como respuesta inicial. No pueden hacer un seguimiento de las consultas de los clientes. Asegúrese de que sus clientes sepan que un agente se pondrá en contacto con ellos en el mensaje de respuesta automática.

3. Opciones de personalización limitadas

Por último, las opciones de personalización son limitadas. Aunque se pueden personalizar los mensajes, no se puede llegar muy lejos. Las opciones de personalización se limitan a elementos como el nombre del cliente.

Al fin y al cabo, WhatsApp Business App tiene sus limitaciones. Su función de respuesta automática solo puede dar la bienvenida a un nuevo cliente y anunciar que tu negocio está cerrado y cuándo esperar una respuesta.

Esto es suficiente si diriges una pequeña empresa. Pero a medida que tu empresa crezca, necesitarás una solución más avanzada. Más información en la siguiente sección.

¿La solución? Chatbot de WhatsApp para respuestas automáticas

Integrar WhatsApp API con un chatbot como respond.io's AI Agent es la mejor opción para medianas y grandes empresas. He aquí algunas razones.

Opciones avanzadas de personalización

WhatsApp API permite opciones avanzadas de personalización, lo que significa que puede adaptar las respuestas a las necesidades y preferencias específicas de los clientes, mejorando la experiencia del usuario.

Tiempo de respuesta reducido

Los chatbots pueden proporcionar respuestas instantáneas a las consultas de los clientes, lo que mejora la experiencia general del cliente y evita la frustración por los largos tiempos de espera.

Mejora de la satisfacción del cliente

Los chatbots pueden gestionar múltiples consultas de clientes simultáneamente, proporcionando respuestas rápidas y dando lugar a una mayor satisfacción del cliente.

Ahorro de costes

Al automatizar las tareas rutinarias y las preguntas más frecuentes, los chatbots ayudan a reducir los costes operativos y permiten a su equipo centrarse en cuestiones más complejas.

A continuación, te mostraremos cómo configurar un chatbot de respuesta automática de WhatsApp.

Cómo configurar Whatsapp Chatbot para respuestas automáticas

Antes de configurar la respuesta automática en WhatsApp Business API, tendrá que conectar una cuenta de WhatsApp API a respond.io. ¿Aún no tiene una cuenta de WhatsApp API ? Aquí te explicamos cómo conseguir una en cuestión de minutos.

Una vez hecho esto, abra respond.io y vaya a Flujos de trabajo > Todas las plantillas. A continuación, siga estos pasos.

1. Seleccione Mensaje de ausencia con horario comercial

Aunque puede crear un flujo de trabajo desde cero, esta plantilla de flujo de trabajo le permitirá empezar fácilmente con un chatbot de respuesta automática de WhatsApp.

2. Haga clic en Utilizar plantilla

Aquí podrá leer la descripción de la plantilla y ver el borrador del flujo de trabajo. Como puede ver, esta plantilla incluye un mensaje de bienvenida y otro de salida que se activarán en función de su horario comercial.

3. Personalice su flujo de trabajo

Puede personalizar prácticamente todo en su flujo de trabajo. Empiece por especificar su horario comercial en el pasoFecha y hora . A continuación, edite los mensajes de bienvenida y de despedida. Ahora, solo nos falta la parte más importante: el chatbot de respuesta automática de WhatsApp.

Para añadir un chatbot a su flujo de trabajo, haga clic en el signo + verde debajo de los mensajes de bienvenida y de despedida y seleccione Agente AI. Respond.ioLos agentes de AI son altamente entrenables y personalizables, por lo que le recomendamos que consulte nuestra documentación de AI para entender cómo entrenar y utilizar esta poderosa herramienta.

<call-out> For better results, we recommend using the chatbot to answer questions during business hours and to collect information for follow-ups outside of business hours. This can be easily configured in the Objective widget when building your AI Agent Workflow Step. <call-out>

Con esta configuración, los clientes recibirán un mensaje de bienvenida o de despedida en función del momento en que se pongan en contacto con su empresa. Después, un chatbot entrenado continuará la conversación si es necesario.

Con esto, habrás creado un sencillo flujo de trabajo de respuesta automática de WhatsApp para gestionar los mensajes entrantes y recopilar información de los clientes. Ahora que sabe cómo configurar la respuesta automática en WhatsApp, está listo para empezar, ¿verdad? No hasta que veas las mejores prácticas a la hora de crear una.

5 mejores prácticas para la respuesta automática de WhatsApp

Es fundamental que todos los mensajes sean correctos, incluso las respuestas automáticas. Evite los mensajes impersonales o genéricos, ya que los clientes esperan una interacción que suene humana. Aquí tienes cinco prácticas que puedes seguir para elaborar un mensaje de respuesta automática sencillo pero eficaz:

1. Acuse de recibo

Utilice mensajes de respuesta automática para acusar recibo del mensaje de un cliente, asegurándole que lo ha recibido y que será atendido.

2. Establezca un calendario claro

Indique a los usuarios si pueden esperar una respuesta durante el horario laboral o si hay algún retraso. Especifique este retraso y evite frases como "Nos pondremos en contacto con usted lo antes posible".

3. Sea claro y conciso

Las respuestas deben ser breves y concisas. Incluye solo la información esencial presentada de forma clara y fácil de entender.

4. Personalice cada mensaje

Haga que cada mensaje parezca personal. Utilice el nombre de su cliente y otros detalles relevantes para enviar mensajes personalizados. En respond.io, puede utilizar marcadores de posición denominados variables dinámicas para incluir nombres de clientes, fechas, números de pedido y mucho más.

5. Comuníquese con la voz de su marca

Asegúrese de que sus mensajes de respuesta automática de WhatsApp reflejan la voz única de su marca. Adapta el tono, el lenguaje y el contenido a la personalidad y los valores de tu marca para mejorar el reconocimiento de los clientes.

Teniendo en cuenta estas buenas prácticas, le ofrecemos ejemplos de mensajes que puede utilizar en distintas situaciones.

15 mejores ejemplos de respuestas automáticas de Whatsapp

Una respuesta automática de WhatsApp debe adaptarse a diferentes situaciones o resultados deseados. Aquí tienes 15 ejemplos de mensajes de respuesta automática de WhatsApp que deberías utilizar.

Mensajes de felicitación WhatsApp Auto Reply Sample

1. "¡Hola 👋! Gracias por ponerte en contacto con [nombre de la empresa]. ¿En qué podemos ayudarle hoy?"
2. "¡Hola! Bienvenido a [nombre de la empresa]. Tenemos todas sus necesidades en IT bajo un mismo techo. Vamos a empezar. 😃"
3. "¡Saludos de [nombre de la empresa]! Estamos aquí para ayudarle. Cuéntenos más sobre lo que está buscando".

Away Message WhatsApp Auto Reply Ejemplo

1. "¡Hola! Actualmente estamos fuera de línea. Nuestro horario comercial es [insertar horario]. Le responderemos en 24 horas".
2. "Gracias por enviarnos un mensaje. Ahora mismo no estamos en la oficina, pero le responderemos a primera hora de la mañana. Si necesitas algo más rápido, visita nuestra página de preguntas frecuentes enlazada aquí."
3. "¡Hola! Nos has pillado fuera de horario. Deja tu mensaje y te responderemos enseguida en nuestro horario laboral [insertar horario]".

Captación de clientes potenciales Muestra de respuesta automática de WhatsApp

1. "¡Gracias por su interés en nuestros servicios! ¿Podría facilitarnos su nombre y correo electrónico para que podamos enviarle más información?"
2. "Nos encantaría ponernos en contacto con usted. Para empezar, ¿podría compartir algunos detalles sobre lo que está buscando?".
3. "¡Hola! Vamos a darle la información que necesita. Deje sus datos de contacto y nos pondremos en contacto en breve".

Actualizaciones de negocios WhatsApp Auto Reply Sample

1. "Estamos actualizando nuestro sistema para servirle mejor. Nuestros servicios no estarán disponibles temporalmente hasta [fecha y hora]. Gracias por su paciencia".
2. "Actualmente estamos experimentando un alto volumen de mensajes. Responderemos a tu mensaje lo antes posible".
3. "¡Hola! Le pedimos disculpas por la interrupción que está experimentando con nuestro [servicio]. Nuestro equipo está trabajando activamente para resolver el problema lo antes posible. Anticipamos una resolución en la próxima hora y agradecemos su paciencia. Gracias por su comprensión".

Mensajes de temporada WhatsApp Auto Reply Sample

1. "¡Felicidades navideñas! 🎄 El equipo de [nombre de la empresa] está aquí para ayudarte con tus compras festivas. Háganos saber cómo podemos hacer que su experiencia sea más feliz."
2. "¡Feliz año nuevo de parte de [nombre del negocio]! 🎉 Como agradecimiento a todos nuestros clientes, ¡aquí tienes un vale del 30% al comprar en nuestra app!".
3. "Felices fiestas de parte de la familia de [nombre de la empresa]. Estamos de vacaciones y volveremos el [fecha].

¿No son suficientes? No se preocupe. Tenemos un artículo que incluye aún más ejemplos de mensajes de respuesta automática de WhatsApp que puedes utilizar como inspiración.

Como puedes ver, configurar las respuestas automáticas en WhatsApp es algo más que una simple comodidad. Es un movimiento estratégico para mejorar la interacción con el cliente. Con nuestros ejemplos y directrices, estarás bien equipado para crear respuestas automáticas que resuenen con tus clientes y reflejen la voz única de tu marca.

¿A qué estás esperando? Empieza a enviar mensajes de respuesta automática de WhatsApp en la plataforma líder de IA conversacional y socio comercial acreditado de Meta . Regístrese para obtener una cuenta gratuita de respond.io y conecte su cuenta de WhatsApp API para empezar hoy mismo.

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Lecturas complementarias

¿Quiere saber más sobre cómo WhatsApp puede beneficiar a su empresa? Echa un vistazo a estos artículos:

• Cómo utilizar el mensaje interactivo de WhatsApp
• Guía para crear un código QR de WhatsApp para tu negocio
• Cómo cerrar ventas por WhatsApp