¿Quieres configurar la respuesta automática de WhatsApp para tu empresa? Has llegado al lugar adecuado. En este artículo, explicaremos qué es la respuesta automática de WhatsApp y cómo configurar respuestas automáticas en WhatsApp Business App y WhatsApp Business API.
Qué son las respuestas automáticas en WhatsApp
La respuesta automática en WhatsApp es una función que permite a las empresas enviar mensajes automáticos cuando no están disponibles para responder a los mensajes entrantes de WhatsApp.
Hay dos tipos comunes de mensajes de respuesta automática para WhatsApp:
- Mensajes de bienvenida: Mensajes de bienvenida que las empresas envían cuando los clientes inician una conversación por primera vez o después de 14 días.
- Mensajes deausencia: Mensajes que responden automáticamente a los clientes fuera del horario comercial.
Como empresario, los mensajes de respuesta automática son una función muy útil. En la siguiente sección, te explicaremos cómo beneficia a tu negocio.
¿Por qué utilizar la respuesta automática de WhatsApp?
La gente espera que la comunicación por mensajería instantánea sea inmediata, sin importar la hora del día. Sin embargo, esto no siempre es posible debido a los horarios limitados, la escasez de personal, las largas colas de espera, etc.
WhatsApp ha puesto en marcha una solución en forma de respuestas automáticas. Las empresas no solo pueden informar a los clientes de su disponibilidad, sino que también pueden mejorar los tiempos de respuesta y, por tanto, aumentar la satisfacción de los clientes.
Usar respuestas automáticas para WhatsApp tiene muchas ventajas, entre ellas:
- Establezca expectativas de tiempo de respuesta informando a los clientes sobre su disponibilidad
- Causar una buena primera impresión a los nuevos clientes con un cálido mensaje de bienvenida
- Recopile información del cliente con una encuesta previa al chat para que los agentes puedan seguir la conversación
Ahora que hemos expuesto las ventajas de utilizar la respuesta automática para WhatsApp, veamos cómo configurar la respuesta automática en WhatsApp.
Cómo configurar la respuesta automática en WhatsApp Business Solutions
Las respuestas automáticas se crean para que las empresas garanticen a los clientes que no se les desatiende, gestionando las expectativas de tiempo de respuesta y mejorando la experiencia del cliente; sólo está disponible para las soluciones deWhatsApp Business .
Las empresas pueden configurar respuestas automáticas para los mensajes entrantes en WhatsApp a través de:
A continuación, le guiaremos a través de los pasos necesarios para configurar la respuesta automática en WhatsApp. Vamos a empezar con WhatsApp Business App.
Cómo configurar la respuesta automática en WhatsApp Business App
En esta sección, te guiaremos a través del proceso de cómo configurar respuestas automáticas en WhatsApp Business App.
Para configurar un mensaje de saludo, vaya a Herramientas de empresa, seleccione Mensaje de saludo, elabore su mensaje y guarde los cambios. También puedes elegir quién recibe tus mensajes de felicitación incluyendo o excluyendo a determinados destinatarios.
Para establecer un mensaje de ausencia, vaya a Herramientas de empresa, seleccione Mensaje de ausencia, escriba su mensaje y guarde los cambios.
Hay tres tipos de horarios que puede establecer para los mensajes de ausencia: Enviar siempre, en un horario personalizado o fuera de tu horario comercial. Si no sabes cuál elegir, te recomendamos que empieces por Fuera del horario comercial: cada vez que un cliente te envíe un mensaje fuera del horario comercial, los mensajes de ausencia se activarán y se enviarán.
Esta función ha ayudado a las empresas a aumentar la participación de los clientes, ofreciéndoles la seguridad de que han recibido sus mensajes y de que les responderás. Sin embargo, la función de respuesta automática de WhatsApp Business App tiene algunos inconvenientes:
- Imposibilidad de personalizar las respuestas automáticas para distintos grupos de destinatarios.
- Los mensajes de ausencia sólo funcionan durante las horas predefinidas fuera del horario comercial
- Imposibilidad de integrar software de terceros para aumentar la automatización.
Al fin y al cabo, WhatsApp Business App tiene sus limitaciones. Su función de respuesta automática solo puede dar la bienvenida a un nuevo cliente y anunciar que tu negocio está cerrado y cuándo esperar una respuesta.
Esto es suficiente si dirige una pequeña empresa. Pero a medida que su negocio crezca, pronto se dará cuenta de que WhatsApp Business API es el camino a seguir.
Cómo crear respuestas automáticas en WhatsApp Business API en respond.io
Para empresas más grandes, se necesita una plataforma que ofrezca funciones avanzadas que ayuden a automatizar los mensajes: aquí es donde entra WhatsApp Business API .
Con WhatsApp Business API, las empresas pueden automatizar las respuestas basadas en las consultas de los clientes, capturar la información de los clientes y automatizar las ventas y la atención al cliente, lo que a su vez aumenta el compromiso y la satisfacción de los clientes.
Antes de configurar la respuesta automática en WhatsApp Business API con el módulo Workflows derespond.io, necesitará una cuenta de WhatsApp API conectada a respond.io.
Ahora, siga el paso a paso sobre cómo configurar la respuesta automática en WhatsApp Business API.
1. Busque Flujos de trabajoen el menú de navegación lateral y haga clic en Añadir flujo de trabajo.
2. Establezca el Activador de flujo de trabajo en Conversación abierta.
3. Añada la Paso de fecha y hora para establecer su horario comercial.
Los mensajes que se envíen durante el horario laboral irán a la Rama de Éxito, mientras que los mensajes que se envíen fuera del horario laboral irán a la Rama de Fallo.
4. Haga clic en el botón + bajo las ramas Éxito y Fracaso para añadir Enviar un mensaje. Asegúrate de seleccionar WhatsApp como canal. 5. Por último, redacta tu mensaje de saludo y de despedida en Texto.
Para ayudarte en el proceso de configuración, hemos recopilado una lista con los mejores ejemplos de mensajes de respuesta automática de WhatsApp para tu negocio.
5. Añada el paso Hacer una pregunta para obtener la información de los clientes y poder ponerse en contacto con ellos más adelante.
Las respuestas pueden guardarse como Variables, Campos de contacto o Etiquetas para utilizarlas en otras partes del Flujo de trabajo. Una vez que haya configurado su flujo de trabajo, guárdelo y publíquelo.
Ahora que hemos demostrado cómo configurar la respuesta automática en WhatsApp, puede empezar a enviar mensajes de respuesta automática de WhatsApp con respond.io. Regístrese para obtener una cuenta de respond.io y conecte su cuenta de WhatsApp API para empezar hoy mismo.
Lecturas complementarias
¿Le interesa saber más sobre cómo WhatsApp puede beneficiar a su empresa? Echa un vistazo a los siguientes artículos:
- Cómo utilizar el mensaje interactivo de WhatsApp
- Guía para crear un código QR de WhatsApp para tu negocio
- Cómo cerrar ventas por WhatsApp
