WhatsApp Auto Responder en 4 Pasos Fáciles: Guía completa (+18 Muestras)

¿Buscas configurar la respuesta automática de WhatsApp para tu negocio o para tus necesidades marketing de WhatsApp? Has llegado al lugar correcto. En este artículo, explicaremos qué es la respuesta automática de WhatsApp, cómo configurarla en la aplicación de WhatsApp Business y la API de WhatsApp Business, y te proporcionaremos ejemplos de mensajes de respuesta automática.

¿Qué es la respuesta automática de WhatsApp?

La respuesta automática en WhatsApp es una función que permite a las empresas enviar mensajes automatizados cuando no están disponibles para responder a mensajes entrantes de WhatsApp.

Hay dos tipos comunes de mensajes de respuesta automática para WhatsApp:

• Mensajes de saludo: Mensajes de bienvenida que las empresas envían cuando los clientes inician una conversación por primera vez o después de 14 días.

• Mensajes de ausencia: Mensajes que responden a los clientes fuera del horario comercial

Como propietario de una empresa, los mensajes de respuesta automática son una característica práctica. En la siguiente sección, explicaremos cómo te ayuda a tu negocio.

5 Beneficios de la respuesta automática de WhatsApp

La gente espera que la comunicación a través de mensajes instantáneos sea inmediata, sin importar la hora del día. Sin embargo, esto no siempre es posible debido a las limitadas horas de funcionamiento, la escasez de mano de obra, las largas colas de espera y más.

WhatsApp ha desplegado una solución en forma de respuestas automáticas. Las empresas pueden mejorar el servicio al cliente informando a los clientes de su disponibilidad y también mejorando los tiempos de respuesta para aumentar la satisfacción del cliente.

Hay muchas ventajas para usar respuestas automáticas para WhatsApp, pero señalaremos las 3 principales.

1. Gestionar las expectativas del cliente.

Establezca las expectativas de tiempo de respuesta informando a los clientes sobre su disponibilidad.

2. Hacer una primera impresión positiva

Las primeras impresiones importan. Una respuesta rápida y de calidad a una consulta del cliente marca el tono para el resto del viaje del cliente con su negocio. Reduce las posibilidades de que su cliente caiga, reduciendo las posibilidades de perder las ventas.

3. Recopilar información del cliente

Recopila información del cliente con una encuesta previa al chat para que los agentes hagan un seguimiento de la conversación.

Pero eso no es todo. Tenemos dos beneficios adicionales que puedes obtener al usar una respuesta automática de WhatsApp.

4. Aumentar oportunidades de venta

Al automatizar las respuestas de rutinas, como respuestas de preguntas frecuentes, las empresas pueden asegurarse de que nunca pierdan una oportunidad de venta, incluso cuando su equipo no está disponible. Las respuestas automáticas pueden ayudar a mover un cliente potencial a lo largo del viaje del cliente con recursos mínimos.

5. Reducir el coste del trabajo

Al automatizar las respuestas comunes, las empresas pueden reducir la necesidad de un gran equipo de soporte, ahorrando costos laborales y manteniendo al mismo tiempo un eficiente servicio al cliente. Además, las respuestas automáticas pueden manejar las consultas aumentadas sin problemas durante las promociones o los picos estacionales sin requerir recursos adicionales, asegurando un compromiso consistente incluso durante períodos de alta demanda.

Cómo configurar la respuesta automática de WhatsApp en la aplicación empresarial de WhatsApp

Las empresas crean respuestas automáticas para asegurar a los clientes que no están desatendidos a la hora de gestionar las expectativas de tiempo de respuesta y mejorar la experiencia del cliente. Sin embargo, sólo está disponible para soluciones de negocios de WhatsApp.

Las empresas pueden configurar respuestas automáticas para mensajes entrantes en WhatsApp vía:

• App de negocios de WhatsApp

• API de WhatsApp Business

Comencemos con la aplicación de negocios de WhatsApp. En la aplicación de negocios de WhatsApp, hay dos tipos de mensajes de respuesta automática de WhatsApp que puedes crear: mensajes de felicitación y mensajes de ausencia. Abre la aplicación comercial de WhatsApp y sigue los pasos.

Configurar un mensaje de bienvenida

Paso 1: Vaya aHerramientas de negocio

Paso 2: Habilitar Mensaje de saludo

Paso 3: Fabrica tu mensaje

Paso 4: Elija Destinatarios

Configurar un mensaje ausente

Paso 1: Vaya aHerramientas comerciales > Seleccione Mensaje de ausencia

Paso 2: Personaliza tu mensaje

Paso 3: Establezca su horario

Puede seleccionar la hora en que sus mensajes se envían de tres maneras.

1. Enviar siempre: usa esto si estarás disponible por un período prolongado.

2. Según un cronograma personalizado: Esto es para respuestas automáticas que deben enviarse en un momento particular del día.

3. Fuera de su horario comercial: Configure esto cuando su negocio no esté en funcionamiento.

Paso 4: Elegir destinatarios

Esto puede ser suficiente si administras un pequeño negocio. Sin embargo, hay limitaciones si desea escalar o necesita características de automatización más potentes.

4 Limitaciones de WhatsApp Auto Responder con la aplicación de negocios de WhatsApp

Aunque las respuestas automovilísticas de WhatsApp tienen mucho que ofrecer a las empresas, también deberían ser conscientes de sus deficiencias. Vamos a comprobarlo a continuación.

Opciones de personalización limitadas para escenarios complejos

Las opciones de personalización están limitadas. Si bien puedes personalizar los mensajes, sólo pueden llegar tan lejos. Las opciones de personalización están limitadas a elementos como el nombre del cliente.

Al fin y al cabo, sólo puede hacer mucho WhatsApp Business App. Su función de respuesta automática sólo puede dar la bienvenida a un nuevo cliente y anunciar que su negocio está cerrado y cuándo esperar una respuesta.

Sin mensajes de seguimiento ni características avanzadas.

Las respuestas automáticas sólo funcionan como una respuesta inicial. No pueden hacer un seguimiento de las consultas de los clientes. Asegúrese de que sus clientes sepan que un agente hará un seguimiento con ellos en el mensaje de respuesta automática.

Riesgo de mala comunicación.

Aunque las respuestas automáticas están diseñadas para asegurar respuestas rápidas, es posible que el envío de respuestas genéricas no responda con precisión a la consulta del cliente, lo que conduce a la frustración o a la confusión. Las respuestas automáticas en WhatsApp Business App son incapaces de adaptarse a contextos cambiantes o clarificar mensajes ambiguos de clientes, que a menudo requieren una intervención manual.

Analíticas e ideas limitadas

No hay forma de rastrear el rendimiento de las respuestas automáticas en la aplicación de negocios de WhatsApp. Métricas como número de mensajes enviados o tasas de compromiso no están disponibles en la aplicación

Entonces, ¿cómo pueden las empresas superar estas limitaciones en la aplicación de negocios de WhatsApp?

La Solución? Usar la API de WhatsApp para respuestas automáticas

Integración WhatsApp API con un chatbot como respond.io AI Agent es la mejor opción para empresas medianas y grandes. Aquí hay algunas razones por las que.

Opciones avanzadas de personalización

La API de WhatsApp permite opciones avanzadas de personalización, lo que significa que puedes adaptar las respuestas a las necesidades y preferencias específicas del cliente, mejorando la experiencia del usuario. Además, puedes incluso configurar los mensajes programados de WhatsApp y los mensajes masivos de WhatsApp dependiendo de tus necesidades.

Tiempo de respuesta reducido

Los chatbots pueden proporcionar respuestas instantáneas a las preguntas de los clientes, mejorando la experiencia general del cliente y evitando la frustración de largos tiempos de espera.

Mejoras en la nutrición y el compromiso de clientes potenciales.

La API de WhatsApp soporta funciones avanzadas de automatización que permiten a las empresas alimentar a los clientes de manera efectiva y comprometerse a lo largo de su viaje. Envía mensajes oportunos para guiar a los clientes potenciales a través del embudo de ventas o proporciona información adicional.

Integración con otras herramientas para flujos de trabajo sin interrupciones.

La API de WhatsApp se integra perfectamente con varias herramientas de negocio, permitiendo flujos de trabajo eficientes y una experiencia unificada del cliente. Software integrado como CRMs y plataformas de comercio electrónico e incluso otros programas de automatización como Zapier y Hacer, pero no olvides asegurarte de que son ¡WhatsApp CRM!

A continuación, te mostraremos cómo configurar un chatbot de respuesta automática de WhatsApp.

Cómo configurar la respuesta automática de WhatsApp con la API de WhatsApp en 4 pasos

En esta sección, te mostraremos cómo configurar respuestas automáticas en la API de WhatsApp en respond.io, un software de gestión de conversaciones de clientes impulsado por IA.

Paso 1: Conecta tu cuenta de WhatsApp a la API.

Necesitarás conectar una cuenta de la API de WhatsApp a respond.io. ¿Aún no tienes una cuenta de la API de WhatsApp? Aquí tienes cómo obtener una en minutos.

Paso 2: Crea plantillas de respuesta automática.

Una vez hecho, abre respond.io y navega a Flujos de trabajo > Todas las plantillas.

Si bien puedes crear un flujo de trabajo desde cero, esta plantilla de flujo de trabajo te permitirá iniciar fácilmente con un chatbot de respuesta automática de WhatsApp.

Paso 3: Añade respuestas automáticas a las automatizaciones de flujo de trabajo.

Aquí podrás leer la descripción de la plantilla y ver el borrador del flujo de trabajo. Como puedes ver, esta plantilla viene con un mensaje de bienvenida y un mensaje de ausencia que se activará dependiendo de tus horas de trabajo.

Puedes personalizar prácticamente cualquier cosa en tu flujo de trabajo. Comienza especificando tus horas de trabajo en la Fecha & Hora Paso. Luego, edite los mensajes de bienvenida y de ausencia.

Paso 4: Prueba y optimiza tus respuestas automáticas

Por último, debes revisar el rendimiento de tus respuestas automáticas. Si los clientes reaccionaron mal a las respuestas automáticas, entonces debería ajustar la copia. Repita este proceso hasta que obtenga el resultado deseado.

También puedes usar el Agente IA de respond.io para responder automáticamente a consultas de clientes y dirigirlas a los equipos apropiados.

Con esto, ha creado un sencillo flujo de trabajo de respuesta automática de WhatsApp para manejar mensajes entrantes. Ahora que sabes cómo configurar la respuesta automática en WhatsApp, ¿estás listo para empezar, verdad? No hasta que mire las mejores prácticas al crear una.

5 Mejores prácticas para la respuesta automática de WhatsApp

Es crucial que cada mensaje sea correcto, incluso para las respuestas automáticas. Evita mensajes impersonales o genéricos, ya que los clientes esperarán una interacción que suene humana. Aquí hay 5 prácticas que puedes seguir para crear un mensaje simple pero efectivo de respuesta automática:

1. Reconocimiento de la recepción del mensaje del cliente.

Usa mensajes de respuesta automática para confirmar la recepción de un mensaje de un cliente, asegurándoles que ha sido recibido y será atendido.

2. Proporciona un marco de tiempo claro para el seguimiento.

Avise a los usuarios si pueden esperar una respuesta durante el horario de trabajo o si hay un retraso. Especifique este retraso y evite frases como “Nos pondremos en contacto con usted lo antes posible.”

3. Mantener mensajes claros y concisos

Mantenga las respuestas breves y al grano. Sólo incluye información esencial que se presenta de una manera clara y fácil de entender.

4. Personalizar cada mensaje

Haz que cada mensaje se sienta personal. Usa el nombre de tu cliente y otros detalles relevantes para enviar mensajes personalizados. En respond.io, puedes usar marcadores de posición llamados variables dinámicas para incluir nombres de clientes, fechas, números de pedido y más.

5. Mantenga su tono de marca y voz

Asegúrate de que tus mensajes de respuesta automática en WhatsApp reflejen la voz única de tu marca. Ajusta el tono, el lenguaje y el contenido para alinear con la personalidad y los valores de tu marca, mejorando el reconocimiento del cliente.

Con estas mejores prácticas en mente, hemos proporcionado muestras de mensajes que puedes utilizar para varias situaciones.

18 Mensajes de ejemplo para respuesta automática de WhatsApp:

Una respuesta automática de WhatsApp debe adaptarse a diferentes situaciones o resultados deseados. Aquí están 18 muestras de mensajes de respuesta automática de WhatsApp que debes usar.

Mensajes de bienvenida

1. "Hola 👋! Gracias por contactar con [nombre de negocio]. ¿Cómo podemos ayudarte hoy?"

2. "¡Hola! Bienvenido a [nombre de negocio]. Tenemos todas sus necesidades informáticas bajo un mismo techo. Comencemos. 😃"

3. "Saludos de [nombre de la empresa]! 'Estamos aquí para ayudar. Cuéntanos más sobre lo que estás buscando.

Mensajes posteriores a la hora

1. “¡Hola [nombre]! Gracias por contactarnos. Actualmente estamos fuera de la oficina. Nos pondremos en contacto contigo tan pronto como podemos”.

2. “Nos has contactado mientras estamos ausentes. 😟 Estamos disponibles todos los días a partir de las 9:00 a.m. a las 18:00 horas. Estaremos encantados de ayudarte cuando volvamos”.

3. "¡Hola!" Gracias por tus mensajes. Estamos ausentes para el fin de semana. Para cualquier asunto urgente, póngase en contacto con [insertar datos de contacto de emergencia]."

Saludos navideños

1. ¡Feliz Navidad!🎅🎄Estamos lejos por los próximos días y regresaremos el [date]. Esperamos poder servirte cuando volvamos. 🙂”

2. “¡Saludos de Temporada de todos nosotros en [Tu nombre de negocio]! Deseando alegría, salud y felicidad esta temporada navideña. ¿Cómo podemos ayudarte hoy?”

3. ¡Felices fiestas, [name]!. ¡Escribe [code] al realizar el checkout para reclamar tu [discount] hoy!"

Mensajes de captura de clientes potenciales.

1. “¿Quieres saber más sobre [Tu Producto/Servicio]?" Deja tus datos y te enviaremos todo lo que necesitas saber.”

2. “¡Hola! 👋 Nos encantaría compartir contigo ofertas y actualizaciones exclusivas. 🛍️ ¡Déjanos saber el producto que te interesa para mantenerte al tanto! 🔄”

3. “¿Quieres ofertas extras?" ¿Tienes preguntas o necesitas más información?" 🤓 ¡Déjanos tus datos aquí y te contactaremos en breve! ⏳”

Solicitudes de Comentarios

1. “¡Valoramos tu opinión!" 🗣️ ¿Cómo fue tu experiencia con nosotros?" Háznoslo saber para poder servirte mejor. 👍”

2. “¿Cómo lo hicimos hoy?" Dínoslo, solo toma un momento y nos ayuda a mejorar tus futuras experiencias.”

3. “¡Esperamos que hayas disfrutado [producto/servicio específico]!" Cuéntanos lo que piensas, siempre estamos buscando mejorar.”

Actualizaciones de producto o servicio.

1. “¡Hola!" Gracias por contactarnos. Echa un vistazo a nuestro nuevo producto caliente [insertar nombre de producto y enlace]. ¡Pide ahora y recibe un 10% de descuento en tu primera compra!"

2. “¡Una noticia emocionante!" 🎉 Acabamos de lanzar [producto/servicio nuevo]. ¡Échale un vistazo y cuéntanos qué piensas!

3. ¡Grandes noticias! 🗞️ Tenemos algo especial para ti: [Actualización de producto/servicio]. ¿Listo para vivirlo? 🌟

¿No son suficientes? No te preocupes. Tenemos un artículo que incluye aún más ejemplos de mensajes de respuesta automática de WhatsApp que puedes usar como inspiración.

Como puedes ver, configurar respuestas automáticas en WhatsApp es más que solo comodidad. Es un movimiento estratégico para mejorar la interacción con el cliente. Con nuestras muestras y directrices, estás bien preparado para crear respuestas automáticas que resuenen con tus clientes y reflejen la voz única de tu marca.

Entonces, ¿qué estás esperando? Comienza a enviar mensajes de respuesta automática de WhatsApp en la plataforma líder de inteligencia artificial conversacionaly socio comercial Meta certificado. Regístrate para obtener una cuenta gratuita de respond.io yconecta tu cuenta de API de WhatsApp para comenzar hoy mismo.

Preguntas frecuentes sobre la respuesta automática de WhatsApp

1. ¿Puedo personalizar los mensajes de respuesta automática de WhatsApp para diferentes clientes?

Sí, puedes, pero sólo en la API de WhatsApp. En respond.io, puedes configurar un flujo de trabajo para segmentar mensajes a diferentes audiencias.

2. ¿Puedo programar respuestas automáticas para horarios específicos?

Sí. En la aplicación empresarial de WhatsApp, sólo puedes establecer un programa para mensajes de ausencia. En la API de WhatsApp, puedes enviar respuestas automáticas en cualquier momento para cualquier tipo de situación incluyendo mensajes de ausencia, transmisiones promocionales, reservas de citas y más.

3. ¿Hay un límite en el número de respuestas automáticas que puedo enviar?

No hay límites en la aplicación de negocios de WhatsApp. Sin embargo, en la API de WhatsApp, hay un límite para enviar mensajes iniciados por empresas.

4. ¿Es posible personalizar las respuestas automáticas para diferentes clientes?

Sí. En la aplicación empresarial de WhatsApp, puedes configurar la audiencia para recibir tus mensajes de bienvenida o ausencia. En la API de WhatsApp, puedes segmentar audiencias dependiendo de factores como si fueron capturados a partir de un anuncio, si son clientes recurrentes o si respondieron a una transmisión.

5. ¿Hay respuestas automáticas disponibles para los chats de grupo?

Sí, puede configurar respuestas automáticas para chats de grupo en la aplicación empresarial de WhatsApp. Actualmente, la API de WhatsApp no soporta chats de grupo, por lo que no podrás enviar respuestas automáticas allí.

6. ¿Cuáles son los errores comunes que hay que evitar en las respuestas automáticas?

• Evitar respuestas genéricas. Intenta personalizar tus mensajes donde puedas. En respond.io, puedes usar variables dinámicas para añadir el nombre del cliente, sus datos de contacto o incluso el nombre del agente.

• Asegúrese de que su respuesta automática es relevante. Enviar un mensaje irrelevante puede causar que tu cuenta esté marcada o incluso sea baneada

• No prometas demasiado los tiempos de respuesta. Comprometerse con tiempos de respuesta poco realistas puede causar el abandono del cliente y crear una percepción negativa sobre su negocio

Lecturas adicionales.

¿Quieres saber más sobre cómo WhatsApp puede beneficiar a tu empresa? Echa un vistazo a estos artículos a continuación:

• Cómo usar mensaje interactivo de WhatsApp

• Una guía para configurar el código QR de WhatsApp para tu negocio.

• Cómo cerrar ventas en WhatsApp