Ứng dụng WhatsApp Business: Hướng dẫn đầy đủ [Tháng 7 năm 2023]

Ứng dụng WhatsApp Business là một trong những ứng dụng nhắn tin doanh nghiệp được tìm kiếm nhiều nhất hiện nay. Đối với các quốc gia có nhiều người dùng WhatsApp hoạt động hàng tháng (MAU), Ứng dụng WhatsApp Business là công cụ không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp địa phương khi nói đến tiếp thị WhatsApp. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng ứng dụng để tiếp cận nhiều khách hàng hơn và kết nối với họ.

Ứng dụng WhatsApp Business là gì?

WhatsApp là ứng dụng nhắn tin phổ biến nhất trên thế giới, với mức sử dụng đặc biệt cao ở Ấn Độ, Brazil và Pakistan. Do ứng dụng này rất phổ biến, các công ty đã sử dụng tài khoản WhatsApp cá nhân cho mục đích kinh doanh trước khi Ứng dụng WhatsApp Business được phát hành vào năm 2018.

Ứng dụng WhatsApp cho phép tạo danh sách phát sóng lên tới 256 liên hệ và dán nhãn để quản lý dễ dàng hơn. Vào năm 2023, Meta đã có thể liên kết tối đa bốn thiết bị dưới một số điện thoại. Tuy nhiên, đây không phải là lựa chọn phù hợp cho mục đích nhắn tin kinh doanh.

Ngược lại, WhatsApp Business App là ứng dụng nhắn tin dành cho doanh nghiệp nhỏ có trên Android và iOS. Mặc dù có một số điểm tương đồng với ứng dụng WhatsApp nhưng nó có một số ưu điểm. Ví dụ, nó bao gồm các công cụ kinh doanh như lời chào và tin nhắn vắng mặt, WhatsApp Catalog, WhatsApp Pay và trả lời nhanh.

Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ muốn sử dụng WhatsApp để giao tiếp với khách hàng, hãy đọc tiếp. Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về Ứng dụng WhatsApp Business.

Những điều bạn nên biết về ứng dụng WhatsApp Business

Để thiết lập tài khoản Ứng dụng WhatsApp Business, bạn sẽ cần một chiếc điện thoại và một số điện thoại. Bạn không thể sử dụng cùng một thẻ SIM hoặc số điện thoại mà bạn dùng cho tài khoản WhatsApp cá nhân. Để sử dụng tài khoản WhatsApp App và WhatsApp Business App trên cùng một điện thoại, bạn sẽ cần một điện thoại hai SIM.

Điều quan trọng là phải hiểu rằng Ứng dụng WhatsApp Business chỉ giới hạn một người dùng trên một điện thoại. Tuy nhiên, bạn có thể kết nối tài khoản WhatsApp Business của mình với tối đa bốn thiết bị khác thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng WhatsApp dành cho máy tính.

Nếu bạn dự đoán cần sử dụng WhatsApp với nhiều người dùng hoặc thậm chí nhiều nhóm, hãy cân nhắc nâng cấp lên WhatsApp Business Premium hoặcWhatsApp Business API.

Một yếu tố quan trọng cần lưu ý là Ứng dụng WhatsApp Business cho phép bạn thoải mái bắt đầu cuộc trò chuyện với các liên hệ trong khi API WhatsApp yêu cầu sử dụng tin nhắn mẫu.

Ở phần tiếp theo, chúng tôi sẽ giới thiệu những tính năng đặc biệt có trên Ứng dụng WhatsApp Business.

Các tính năng đặc biệt của ứng dụng WhatsApp Business

Ứng dụng WhatsApp Business có một số tính năng không có trong ứng dụng WhatsApp thông thường giúp các công ty thực hiện các hoạt động kinh doanh trên kênh. Bao gồm hồ sơ doanh nghiệp, danh mục, quảng cáo và nhiều nội dung khác. Chúng ta hãy cùng xem qua một số trong số chúng.

Hồ sơ doanh nghiệp WhatsApp

Tất cả tài khoản ứng dụng WhatsApp Business đều có hồ sơ hiển thị thông tin về doanh nghiệp. Hồ sơ WhatsApp Business hiển thị bản xem trước về danh mục sản phẩm hoặc dịch vụ, ngoài các thông tin thông thường như tên doanh nghiệp, mô tả và vị trí.

Khi sử dụng Danh mục, khách hàng có thể nhanh chóng xem những gì bạn cung cấp mà không cần phải thoát khỏi ứng dụng.

Ứng dụng WhatsApp Business: Danh mục

Nhiều doanh nghiệp nhỏ ở Châu Á và Nam Mỹ sử dụng WhatsApp làm cửa hàng kỹ thuật số của họ. Để giúp việc này trở nên dễ dàng hơn nữa, WhatsApp đã ra mắt WhatsApp Business Catalog để giúp các doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của mình.

So với việc xây dựng một trang web thương mại điện tử từ đầu, WhatsApp Business App Catalog miễn phí và thân thiện với người dùng. Sử dụng tính năng này đơn giản chỉ cần nhấp vào tính năng Danh mục trong ứng dụng và liệt kê sản phẩm của bạn.

Danh mục doanh nghiệp WhatsApp cho phép liệt kê tối đa 500 mặt hàng. Bạn có thể đặt tên cho các mặt hàng, thêm mô tả 5000 từ cho mỗi mặt hàng, đính kèm liên kết, sắp xếp theo mã mặt hàng và thêm giá. Đơn vị tiền tệ được sử dụng dựa trên mã quốc gia của số điện thoại của bạn.

Khi Danh mục của bạn đã sẵn sàng, hãy truyền bá thông tin! Bạn có thể gửi liên kết Danh mục hoặc từng mặt hàng cho khách hàng qua WhatsApp hoặc đăng liên kết lên các trang web và mạng xã hội khác.

Bộ sưu tập danh mục

Nếu bạn có nhiều mặt hàng trong danh mục, việc sắp xếp chúng thành các bộ sưu tập sẽ giúp khách hàng dễ dàng tìm thấy những gì họ muốn.

Để thêm mục vào bộ sưu tập, hãy vào Công cụ doanh nghiệp > Danh mục > Thêm bộ sưu tập mới. Nhập tên cho bộ sưu tập, sau đó chọn các mục bạn muốn đưa vào bộ sưu tập.

Giống như các mục riêng lẻ, bộ sưu tập cũng có thể được chia sẻ thông qua các liên kết ngắn: Nhấp vào bộ sưu tập và chọn Chia sẻ liên kết.

Quảng cáo danh mục của bạn trên Facebook

Người dùng ứng dụng WhatsApp Business có thể dễ dàng và nhanh chóng biến các mặt hàng trong danh mục của mình thành quảng cáo trên Facebook. Nếu bạn có ngân sách, quảng cáo trên Facebook sẽ là một cách tuyệt vời để thu hút sự chú ý của nhiều khách hàng.

Trong Danh mục của bạn, hãy chạm vào mục bạn muốn quảng cáo, sau đó nhấn Quảng cáo. Nhấp vào Tiếp theo và nhập văn bản cho quảng cáo của bạn. Chọn ngân sách, thời lượng quảng cáo và đối tượng mục tiêu.

Chọn phương thức thanh toán của bạn hoặc thêm phương thức nếu bạn chưa thêm, sau đó nhấn Tạo quảng cáo. Phía đầu trang là bản xem trước về giao diện của quảng cáo trên Facebook khi được đăng.

Thanh toán WhatsApp

Người dùng WhatsApp ở một số khu vực nhất định trên thế giới có thể truy cập vào hệ thống thanh toán kỹ thuật số của WhatsApp, WhatsApp Pay. Tính năng này cho phép người dùng WhatsApp chuyển tiền cho người dùng hoặc doanh nghiệp khác mà không cần thoát khỏi ứng dụng.

Tính năng tiện lợi này mang lại lợi ích cho cả người dùng và doanh nghiệp vì không cần phải dựa vào dịch vụ của bên thứ ba để xử lý giao dịch.

WhatsApp Business cao cấp

Đầu năm nay, WhatsApp đã ra mắt phiên bản cao cấp của Ứng dụng WhatsApp Business cho một số khu vực được chọn. Đây là phiên bản tùy chỉnh hơn của WhatsApp Business dành cho các doanh nghiệp cần chức năng bổ sung từ ứng dụng.

Với WhatsApp Business Premium, bạn sẽ có được trang web WhatsApp chi tiết hơn so với trang web WhatsApp Business tiêu chuẩn và một liên kết có thể tùy chỉnh.

Bạn cũng nhận được hỗ trợ nhiều tác nhân cho tối đa 10 thiết bị và chỉ định trò chuyện, giúp ứng dụng hữu ích hơn nếu bạn có một nhóm gồm 5-10 tác nhân xử lý liên lạc.

Hiện tại chưa có nhiều tính năng, nhưng chúng ta có thể mong đợi WhatsApp sẽ phát hành nhiều công cụ hơn trong tương lai.

Nếu bạn muốn dùng thử WhatsApp Business Premium trước khi đăng ký, hãy đăng ký dùng thử miễn phí30 ngày. Bạn sẽ cần nhập thông tin thanh toán nhưng sẽ không bị tính phí cho đến khi thời gian dùng thử kết thúc.

Bây giờ bạn đã biết về những gì WhatsApp Business App cung cấp, hãy cùng nói về cách tạo tài khoản WhatsApp Business App.

Cách tạo tài khoản ứng dụng WhatsApp Business.

Để bắt đầu, hãy tải xuống Ứng dụng WhatsApp Business từ Play Store hoặc Apple Store và xác minh số của bạn. Tiếp theo, hãy hoàn thiện Hồ sơ doanh nghiệp bằng cách tải lên ảnh đại diện và thêm tên doanh nghiệp, mô tả, địa chỉ, trang web, giờ hoạt động, v.v.

Làm cho hồ sơ của bạn bắt mắt hơn bằng cách sử dụng ảnh bìa. Ảnh bìa của bạn cũng có thể bao gồm thông tin bổ sung mà bạn không thể đưa vào hồ sơ, chẳng hạn như số điện thoại thay thế hoặc tên người dùng Twitter.

Khi khách truy cập nhấp vào Hồ sơ doanh nghiệp của bạn, họ sẽ thấy một cửa sổ bật lên hiển thị tài khoản chưa được xác minh. Thật không may, việc xác minh thường được dành cho những thương hiệu lớn sử dụng WhatsApp API.

Mặt tích cực là bạn không cần xác minh để tận dụng tối đa tài khoản WhatsApp Business của mình. Ở phần tiếp theo, chúng tôi sẽ giới thiệu những phương pháp hay nhất để thu hút khách hàng và nhắn tin cho họ trên WhatsApp.

Ứng dụng WhatsApp Business: Các phương pháp hay nhất

Trước khi có thể trò chuyện với khách hàng, bạn cần phải kết nối với họ. Rất may, ứng dụng WhatsApp Business có một số tính năng hữu ích phục vụ mục đích này. Từ các liên kết ngắn đến các nút WhatsApp trên trang mạng xã hội của bạn, hãy cùng tìm hiểu các công cụ này.

Giúp khách hàng tìm thấy bạn: Lưu lượng truy cập mạng xã hội, liên kết ngắn và mã QR

Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một số cách tốt nhất để thu hút khách hàng hiện tại nhắn tin cho bạn qua WhatsApp và cách thu hút khách hàng mới!

Nếu bạn có số điện thoại của khách hàng, bạn có thể thắc mắc liệu có thể nhập Danh bạ hay không. Mặc dù bạn không thể nhập trực tiếp vào Ứng dụng WhatsApp Business, nhưng bất kỳ liên hệ nào bạn có trên điện thoại (ví dụ: từ Danh bạ Google) đều có thể được nhắn tin.

Sau khi đã nhập danh sách khách hàng hiện tại, bạn có thể tự hỏi làm thế nào để trò chuyện với khách hàng tiềm năng. Sau đây là một số mẹo nhanh về cách liên kết Trang Facebook Trang Facebook hoặc tài khoản Instagram tài khoản Instagram của bạn và sử dụng liên kết trên trang web và mã QR trong cửa hàng.

Biến lưu lượng truy cập Facebook và Instagram thành danh bạ WhatsApp.

Là một phần của gia đình Meta, Ứng dụng WhatsApp Business có thể được liên kết với Trang Facebook hoặc tài khoản Instagram để chuyển hướng lưu lượng truy cập từ các trang mạng xã hội này đến WhatsApp.

Sử dụng Nút Gửi Tin Nhắn WhatsApp trên Trang Facebook và hồ sơ Instagram, thiết lập Quảng cáo WhatsApp và Quảng cáo Facebook, hoặc chỉ cần hiển thị số WhatsApp của bạn trong phần giới thiệu trên trang Facebook hoặc tài khoản Instagram của bạn.

Sau khi thêm, nút WhatsApp sẽ xuất hiện ngay bên dưới ảnh bìa Trang Facebook của bạn. Nút này sẽ nằm cạnh nút Gửi tin nhắn trên Facebook Messenger nếu bạn có.

Nếu được kết nối với Instagram, sẽ có nút WhatsApp trên trang cá nhân Instagram của bạn mà người dùng có thể chạm vào để bắt đầu cuộc trò chuyện WhatsApp với bạn.

Hướng lưu lượng truy cập trực tiếp đến ứng dụng WhatsApp Business bằng liên kết ngắn và mã QR

Liên kết ngắn hoặc liên kết trực tiếp rất hữu ích cho các doanh nghiệp có nhiều lưu lượng truy cập trang web. Thêm liên kết ứng dụng WhatsApp Business vào trang web sẽ giúp khách truy cập trang web dễ dàng tham gia trực tiếp vào cuộc trò chuyện WhatsApp với doanh nghiệp của bạn.

Từ trang Công cụ doanh nghiệp, chạm vào Thêm tùy chọn (3 dấu chấm) theo sau là Liên kết ngắn và bạn sẽ có thể tạo liên kết ngắn WhatsApp. Ngoài liên kết, bạn có thể thêm tin nhắn được điền sẵn để người dùng có thể bắt đầu cuộc trò chuyện chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Nếu bạn có một cửa hàng có nhiều người qua lại, thì việc in mã QR của ứng dụng WhatsApp Business tại cửa hàng thực tế của bạn là một cách tuyệt vời để khách hàng thêm bạn trên WhatsApp. Để tìm mã QR của tài khoản, hãy chạm vào Xem mã QR trên trang Liên kết ngắn.

Khách hàng của bạn chỉ cần quét mã QR và họ sẽ được chuyển hướng ngay đến tài khoản WhatsApp của bạn. Ngoài ra, mã QR duy nhất của bạn sẽ không hết hạn trừ khi bạn đặt lại hoặc xóa tài khoản Ứng dụng WhatsApp Business.

Tự động hóa các cuộc trò chuyện với lời chào và tin nhắn vắng mặt

Với tư cách là một doanh nghiệp, tốc độ phản hồi dịch vụ khách hàng là yếu tố then chốt. Với tin nhắn chào mừng tự động (ví dụ: trả lời tự động của WhatsApp) và tin nhắn vắng mặt, khách hàng của bạn sẽ không phải thắc mắc liệu bạn có trả lời câu hỏi hay không.

Khi được bật, tin nhắn chào mừng sẽ tự động được gửi đến khách truy cập và khách hàng nhắn tin cho bạn lần đầu tiên hoặc sau 14 ngày không hoạt động. Để thiết lập tin nhắn chào mừng, hãy vào Công cụ doanh nghiệp, chọn Tin nhắn chào mừng, chỉnh sửa và lưu thay đổi.

Ngoài ra còn có tùy chọn cho phép bạn chọn người gửi tin nhắn chào mừng bằng cách bao gồm hoặc loại trừ một số nhóm người nhất định. Nhược điểm duy nhất là bạn không thể tùy chỉnh tin nhắn chào mừng cho từng nhóm người nhận để cá nhân hóa hơn.

Một tin nhắn tự động khác cũng quan trọng không kém là tin nhắn đi vắng. Tương tự như vậy, tin nhắn vắng mặt có thể được bật hoặc tắt. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên bật tính năng này phòng trường hợp có người nhắn tin cho bạn khi bạn ngoại tuyến.

Bạn có thể cài đặt tin nhắn vắng mặt để gửi mọi lúc, theo lịch trình tùy chỉnh hoặc ngoài giờ làm việc của bạn. Việc gửi tin nhắn vắng mặt thường xuyên sẽ tiện lợi khi bạn cần thời gian để trả lời và hai tùy chọn còn lại sẽ hữu ích nếu bạn biết chính xác khi nào mình không rảnh. Bạn có thể tìm hiểu thêm về tính năng lên lịch tin nhắn trên WhatsApp tại đây.

Ứng dụng WhatsApp Business: Tính năng nhắn tin cho tin nhắn 1:1, tin nhắn phát sóng và tin nhắn nhóm

Việc nhắn tin trên ứng dụng WhatsApp Business cũng đơn giản và dễ thực hiện như nhắn tin trên ứng dụng WhatsApp. Tuy nhiên, WhatsApp Business App cung cấp một số công cụ bổ sung để giúp các công ty cải thiện hiệu suất nhắn tin.

Vì ứng dụng WhatsApp Business chỉ dành cho một số lượng người dùng hạn chế nên điều quan trọng là phải tận dụng tối đa các tính năng này. Sau đây là cách bạn có thể thực hiện điều đó.

Làm chủ nhắn tin 1:1 với tính năng trả lời nhanh

Nếu bạn nhắn tin cho nhiều người dùng WhatsApp cùng lúc, việc xử lý hộp thư đến bận rộn có thể trở nên quá sức. Để trả lời Câu hỏi thường gặp nhanh hơn, bạn có thể tùy chỉnh tối đa 50 câu trả lời nhanh và sử dụng chúng trong các cuộc trò chuyện 1:1 với khách hàng.

Từ Công cụ doanh nghiệp, nhấp vàoTrả lời nhanh, sau đó nhấp vào nút + để thêm trả lời nhanh mới.

Chỉnh sửa tin nhắn của bạn và thêm lối tắt với tối đa 3 từ khóa, mỗi từ khóa có tối đa 15 ký tự. Những từ khóa này hữu ích trong việc giúp bạn tìm và sắp xếp nhiều câu trả lời nhanh.

Khi bạn đang trong cuộc trò chuyện, hãy hiển thị các câu trả lời nhanh của bạn bằng cách nhập '/'. Bạn sẽ thấy danh sách câu trả lời đã lưu, nơi bạn có thể chọn câu trả lời tốt nhất cho câu hỏi. Bạn có thể chỉnh sửa những câu trả lời này trong trường hợp bạn cần thêm hoặc xóa thông tin trước khi gửi.

Mặc dù trả lời nhanh có ích trong việc rút ngắn thời gian phản hồi, nhưng việc này phải được thực hiện thủ công khi người dùng trực tuyến.

Gửi tin nhắn hàng loạt đến khách hàng bằng chương trình phát sóng

Tiếp theo là tin nhắn 1:1, tính năng phát sóng WhatsApp cho phép người dùng gửi tin nhắn hàng loạt và nội dung đa phương tiện miễn phí. Các doanh nghiệp có thể sử dụng chúng để thông báo về việc cập nhật sản phẩm mới, thay đổi giờ hoạt động hoặc di dời cửa hàng, v.v.

Mặc dù nghe có vẻ tiện lợi, nhưng WhatsApp đã đưa ra một số hạn chế nhất định để ngăn chặn thư rác. Chỉ những người liên lạc có số của bạn được lưu trong danh bạ mới có thể nhận được tin nhắn phát sóng của bạn và mỗi danh sách phát sóng chỉ có tối đa 256 người nhận.

Để phát sóng tới hơn 256 địa chỉ liên lạc cùng một lúc, bạn cần tạo một danh sách phát sóng khác. Mỗi danh sách phát sóng có thể được dán nhãn và sắp xếp thành các danh mục khác nhau như khách hàng mới, đơn hàng mới, thanh toán đang chờ xử lý, v.v.

Về mặt quyền riêng tư, bất kỳ tin nhắn phát sóng nào cũng sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện riêng tư với người nhận. Tương tự như cách thức hoạt động của tính năng sao chép ẩn (BCC) trong email, không ai khác trong danh sách gửi thư của bạn có thể thấy được phản hồi và thông tin liên lạc của người khác.

Tính năng phân biệt duy nhất giữa tin nhắn 1:1 và tin nhắn phát sóng trong cuộc trò chuyện riêng tư là biểu tượng loa. Chỉ tài khoản doanh nghiệp mới có thể thấy biểu tượng loa bên cạnh tin nhắn phát sóng, trong khi tin nhắn đó sẽ hiển thị dưới dạng tin nhắn thông thường cho liên hệ.

Hợp tác với khách hàng bằng cách sử dụng tin nhắn nhóm

Giống như phát sóng, các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng nhóm WhatsApp để kết nối với lượng lớn khán giả. Sự khác biệt chính là việc phát sóng được gửi đến các cuộc trò chuyện riêng tư ở quy mô lớn trong khi nhắn tin nhóm tập hợp các liên hệ trong một cuộc trò chuyện.

Bạn có thể mời tối đa 256 liên hệ trong một nhóm từ danh sách liên hệ của mình. Một số trường hợp sử dụng phổ biến cho nhóm trò chuyện doanh nghiệp bao gồm nhóm khách hàng hoặc dịch vụ khách hàng, nhóm thử nghiệm beta sản phẩm/dịch vụ cho các công ty vànhóm chiến dịch tiếp thị.

Nếu bạn có nhiều nhóm WhatsApp liên quan đến cùng một công ty hoặc mục đích, hãy cân nhắc tạo một Cộng đồng WhatsApp để tập hợp các nhóm này lại với nhau.

Mặc dù Ứng dụng WhatsApp Business chưa thể tạo cộng đồng nhưng các nhóm WhatsApp có tài khoản Ứng dụng WhatsApp Business có thể được thêm vào cộng đồng. Sau đó, các tài khoản doanh nghiệp có thể được chỉ định làm người quản trị cộng đồng.

Bây giờ bạn đã biết mọi thông tin cơ bản về ứng dụng WhatsApp Business. Nếu bạn có một doanh nghiệp nhỏ muốn nâng cao hoạt động truyền thông, hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng cách tải xuống ứng dụng trên Android hoặc iOS hoặc tìm hiểu thêm về WhatsApp CRM.

Nếu yêu cầu của bạn vượt quá những gì Ứng dụng WhatsApp Business có thể cung cấp, hãy nâng cấp tài khoản của bạn lên WhatsApp API đến kết nối WhatsApp với respond.io . Chúng tôi có bản dùng thử miễn phí đang chờ bạn!

Tài Liệu Đọc Thêm

Nếu bạn'đang bắt đầu sử dụng Ứng dụng WhatsApp dành cho doanh nghiệp, chúng tôi khuyên bạn nên đọc các bài viết khác sau:

• WhatsApp Business là gì?

• WhatsApp Business cho nhiều người dùng: Hướng dẫn chi tiết

• Các công ty đang sử dụng WhatsApp để tiếp thị và hỗ trợ như thế nào