Cộng đồng WhatsApp: Hướng dẫn tạo cộng đồng trên WhatsApp [Tháng 12 năm 2023]

Nếu bạn mở WhatsApp và chú ý kỹ, bạn có thể nhận ra có một phím tắt mới ở góc trên bên trái. Tính năng này được bổ sung khi phát hành WhatsApp Communities, một cách mới để tập hợp các nhóm người dùng WhatsApp và cải thiện giao tiếp trên diện rộng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn tất cả mọi thứ về Cộng đồng trên WhatsApp: Cộng đồng là gì, chúng cung cấp những gì và quan trọng nhất là cách tạo Cộng đồng WhatsApp.

Cộng đồng ra mắt WhatsApp: Cộng đồng WhatsApp là gì?

Hầu hết người dùng Viber đều đã quen thuộc với Cộng đồng Viber, một tính năng dành cho các doanh nghiệp muốn giao tiếp với đối tượng khách hàng của mình. Tương tự như vậy, WhatsApp đã bắt đầu triển khai WhatsApp Communities miễn phí trên toàn cầu trên Android, iOS và máy tính để bàn.

Cộng đồng trên WhatsApp cung cấp cho người dùng khả năng tổ chức và tập hợp các nhóm WhatsApp có liên quan lại với nhau dưới một mục đích. Người quản trị cộng đồng có thể liên hệ với các thành viên bằng cách gửi thông báo để cập nhật thông tin quan trọng và các thành viên cộng đồng có thể giữ kết nối bằng cách khám phá và trò chuyện trong các nhóm mà họ quan tâm.

Nói cách khác, nó giống như một siêu nhóm với các không gian riêng để thảo luận về các chủ đề cụ thể.
Mỗi cộng đồng trên WhatsApp đều có ảnh đại diện, mô tả và danh sách nhóm mà thành viên có thể tham gia theo yêu cầu.

WhatsApp Communities miễn phí cho tất cả người dùng ứng dụng WhatsApp cá nhân — hiện tại tính năng này chưa khả dụng cho ứng dụng WhatsApp Business hoặc WhatsApp API. WhatsApp tuyên bố tính năng Cộng đồng sẽ “khả dụng cho tất cả mọi người trong vài tháng tới”, nhưng danh sách các quốc gia được hỗ trợ vẫn chưa được tiết lộ.

Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào các tính năng của Cộng đồng WhatsApp.

Cộng đồng WhatsApp: Tính năng

Bạn có muốn tạo cộng đồng WhatsApp không? Trước hết, bạn nên biết rằng có hai loại người dùng trên Cộng đồng WhatsApp:

• Quản trị viên chịu trách nhiệm tạo và quản lý Cộng đồng, đồng thời có quyền điều hành tất cả các nhóm của Cộng đồng

• Thành viên là những người tham gia Cộng đồng WhatsApp nhưng không có khả năng quản lý

Một cộng đồng có thể có tối đa 20 quản trị viên bao gồm người tạo cộng đồng và tổng cộng 5.000 thành viên. Người quản lý cộng đồng có thể thêm tối đa 50 nhóm, mỗi nhóm có tối đa 1.024 thành viên.

Tham gia một cộng đồng không dễ dàng vì không thể tìm kiếm được. Cách duy nhất để tham gia là thông qua lời mời của quản trị viên. Cả quản trị viên và thành viên đều có thể rời khỏi cộng đồng bất cứ lúc nào mà không cần thông báo vì việc rời đi sẽ không được công bố trong bất kỳ nhóm nào.

Cuối cùng, WhatsApp rất cởi mở về quyền riêng tư của Cộng đồng WhatsApp, tuân thủ chính sách mã hóa đầu cuối của họ. Cộng đồng WhatsApp cũng có một số tính năng nhắn tin thú vị mà chúng tôi sẽ giải thích sau.

Cộng đồng WhatsApp: Tính năng tin nhắn

Theo mặc định, mọi Cộng đồng WhatsApp đều có một nhóm thông báo có sức chứa 5.000 người tham gia. Nhóm thông báo được ghim ở đầu menu Cộng đồng và được xác định bằng biểu tượng loa.

Tất cả mọi người trong Cộng đồng sẽ nằm trong nhóm này, nơi người quản trị có thể phát thông báo và các tin nhắn liên quan khác tới tất cả thành viên cộng đồng. Thành viên không thể trò chuyện trong nhóm thông báo; họ chỉ có thể đọc tin nhắn do quản trị viên gửi.

Người dùng sẽ tự động được thêm vào nhóm thông báo khi họ tham gia Cộng đồng WhatsApp. Khi đã vào, họ có thể yêu cầu quyền truy cập vào bất kỳ nhóm nào được liệt kê để trò chuyện với người khác. Người dùng rời khỏi nhóm thông báo sẽ rời khỏi Cộng đồng.

WhatsApp cũng đã triển khai một số tính năng nhắn tin để tận dụng tối đa bản phát hành Cộng đồng WhatsApp.

• Phản ứng biểu tượng cảm xúc để cho phép phản hồi biểu cảm và tránh làm lộn xộn cuộc trò chuyện bằng tin nhắn

• Các cuộc thăm dò trong trò chuyện để có được ý kiến theo thời gian thực trong các nhóm WhatsApp riêng lẻ

• Chia sẻ tệp tối đa 2 gigabyte cho mỗi tệp cho tất cả các nhóm, bao gồm cả nhóm thông báo

• Cuộc gọi thoại lớn hơncho tối đa 32 người trong cùng một nhóm

Chức năng nhắn tin rất quan trọng, nhưng chức năng kiểm duyệt cộng đồng cũng quan trọng không kém. Hãy cùng xem WhatsApp Communities cung cấp những gì về khả năng kiểm duyệt.

Cộng đồng WhatsApp: Khả năng kiểm duyệt

Quản trị viên có toàn quyền kiểm soát Cộng đồng WhatsApp của mình vì họ có trách nhiệm đảm bảo cộng đồng không có nội dung độc hại, thư rác và hành vi sai trái. Sau đây là một số điều chúng có thể làm:

• Quản lý thông tin cộng đồng như tên cộng đồng, mô tả và ảnh hồ sơ

• Tạo nhóm mới, thêm nhóm có sẵn hoặc xóa nhóm khỏi Cộng đồng. Lưu ý rằng tất cả thành viên nhóm sẽ trở thành thành viên cộng đồng khi nhóm hiện có được thêm vào.

• Báo cáo và xóa các thành viên lạm dụng khỏi nhóm hoặc Cộng đồng

• Làm cho thành viên trở thành quản trị viên trong một Cộng đồng

• Hạ cấp quản trị viên xuống thành viên nếu họ không tuân thủ Quy tắc cộng đồng

Người quản lý cộng đồng có thể tự quyết định xóa các tin nhắn mang tính lạm dụng, spam hoặc lạc đề khỏi bất kỳ cuộc trò chuyện nhóm nào. Những người sáng tạo cộng đồng không thể bị loại bỏ khỏi một cộng đồng và chỉ có họ mới có thể vô hiệu hóa toàn bộ cộng đồng.

Cho đến nay, chúng tôi đã giới thiệu Cộng đồng WhatsApp và giới thiệu các tính năng của nó. Bây giờ bạn có thể tự hỏi "Cộng đồng có ích gì cho doanh nghiệp?"

Tại sao nên sử dụng cộng đồng WhatsApp cho doanh nghiệp

Nếu bạn đã từng truy cập Trung tâm Học tập của WhatsApp Communities, bạn có thể nhận thấy rằng chúng được thiết kế với một số lĩnh vực trong tâm trí (giáo dục, nhóm tình nguyện và y tế trong số những lĩnh vực khác.

Vì các cộng đồng không thể tìm kiếm trong ứng dụng và việc tham gia chỉ bằng lời mời, chúng không thể được sử dụng để tăng cường sự hiện diện của doanh nghiệp. Nếu điều đó quan trọng với bạn, hãy cân nhắc dùng thử Cộng đồng Viber nếu khách hàng của bạn cũng sử dụng Viber.

Tuy nhiên, Cộng đồng WhatsApp vẫn có thể mang lại một số lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, đặc biệt là khi nói đến tiếp thị WhatsApp. Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về cách tính năng này tăng cường sự tương tác của khán giả, hỗ trợ khách hàng và xây dựng cộng đồng xung quanh thương hiệu của bạn.

Cộng đồng WhatsApp: Tăng cường sự tham gia của khán giả

Tính năng Thăm dò ý kiến mới có sẵn cho các nhóm WhatsApp và tất nhiên là các nhóm trong Cộng đồng WhatsApp. Nó cung cấp cho các doanh nghiệp một cách để hiểu rõ hơn về sở thích của đối tượng mục tiêu.

Ví dụ, một doanh nghiệp thực phẩm và đồ uống có thể sử dụng WhatsApp Polls để hỏi một nhóm khách hàng về hương vị soda yêu thích của họ. Tương tự như vậy, người tổ chức sự kiện có thể sử dụng WhatsApp Polls để ước tính có bao nhiêu người tham dự một bữa tiệc riêng tư.

Kết quả thăm dò có thể được quản trị viên cộng đồng và thành viên nhóm truy cập thông qua nút Xem phiếu bầu bên dưới mục Thăm dò. Đây là giải pháp đôi bên cùng có lợi: Khách hàng thích những doanh nghiệp giao tiếp cởi mở và có thể tiếp nhận phản hồi của khách hàng miễn phí.

Cộng đồng WhatsApp: Xây dựng cộng đồng xung quanh thương hiệu của bạn

Cộng đồng WhatsApp mang đến cơ hội cho các thương hiệu độc quyền có phân khúc đối tượng khách hàng VIP. Các thương hiệu có thể gửi liên kết lời mời đến những khách hàng có hồ sơ phù hợp với họ.

Trở thành một phần của cộng đồng gắn kết chặt chẽ với quyền truy cập riêng vào các thông tin hoặc sự kiện được chọn lọc sẽ mang lại cho các thành viên sự độc quyền, có khả năng tăng lòng trung thành với thương hiệu của họ.

Cộng đồng WhatsApp: Hợp lý hóa tiếng nói của công ty

Các công ty giao tiếp trên quy mô lớn qua WhatsApp hiện có thể dễ dàng đảm bảo mọi người cùng cập nhật thông tin. Với nhóm thông báo, tất cả thông báo đều được truyền đạt từ một giọng nói duy nhất, giúp giảm thiểu khả năng hiểu lầm.

Cho dù bạn đang nói chuyện với khách hàng hay nhân viên trong Cộng đồng của mình, mọi người đều được cập nhật thông tin giống nhau. Ở phần tiếp theo, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các bước để tạo Cộng đồng WhatsApp.

Cách tạo cộng đồng WhatsApp

Nếu WhatsApp Communities đã có sẵn ở quốc gia của bạn, bạn sẽ có tùy chọn tạo một cộng đồng từ ứng dụng WhatsApp trên điện thoại hoặc máy tính để bàn. Để tạo Cộng đồng WhatsApp, hãy mở WhatsApp trên thiết bị bạn chọn và làm theo các bước sau:

1. Điều hướng đến tab Cộng đồng và nhấn vào Cộng đồng mới.

2. Nhập Tên cộng đồng, mô tả và ảnh đại diện. Nhấn vào mũi tên màu xanh lá cây khi hoàn tất.

3. Nhấn Tạo nhóm mới hoặc Thêm nhóm hiện có.

• Nếu bạn chọn Tạo nhóm mới, hãy thêm biểu tượng nhóm, mô tả ngắn và chủ đề nhóm, đây là tên nhóm mà tất cả người tham gia sẽ thấy.

• Nếu bạn chọn Thêm nhóm hiện có, hãy chọn nhóm cần thêm, sau đó chạm vào biểu tượng mũi tên màu xanh lá cây. Hãy nhớ rằng tất cả các nhóm hiện có mà bạn thêm sẽ vẫn giữ nguyên người quản trị nhóm ban đầu, nhưng họ sẽ không trở thành người quản trị Cộng đồng trừ khi bạn thăng chức cho họ.

4. Nhấn vào biểu tượng dấu tích màu xanh lá cây khi hoàn tất, sau đó nhấn Xem cộng đồng.

Và bạn đã sẵn sàng! Bước tiếp theo là phát triển Cộng đồng WhatsApp của bạn bằng cách gửi lời mời đến khách hàng hoặc cộng tác viên. Chúng ta hãy cùng xem cách thực hiện nhé.

Cách phát triển cộng đồng WhatsApp

Như đã đề cập, người quản trị phải chia sẻ liên kết mời để đưa thành viên vào Cộng đồng WhatsApp. Một lần nữa, bạn có thể thực hiện điều này từ ứng dụng WhatsApp trên điện thoại hoặc máy tính để bàn:

1. Mở Cộng đồng WhatsApp và nhấp vào tên Cộng đồng.

2. ChọnMời thành viên nếu bạn thực hiện từ điện thoại. Đối với người dùng máy tính để bàn, hãy chọn Xem thành viên rồi chọn Mời vào cộng đồng qua liên kết.

3. Chọn cách bạn muốn chia sẻ liên kết lời mời Cộng đồng từ các tùy chọn có sẵn.

Bây giờ, bạn đã sẵn sàng tạo Cộng đồng của riêng mình và thêm thành viên để phát triển cộng đồng. Nhưng có lẽ bạn không chắc chắn về cách sử dụng chúng cho trường hợp của mình. Đừng lo lắng; chúng tôi sẽ chia sẻ một số ý tưởng ở phần sau.

Cách doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng cộng đồng trên WhatsApp

Vì tính năng này khá mới và ban đầu được thiết kế để cộng tác giữa các tổ chức Cộng đồngnên không có nhiều hồ sơ về các công ty sử dụng Cộng đồng WhatsApp cho mục đích kinh doanh.

Dù sao đi nữa, chúng tôi đã tìm thấy một số ứng dụng thú vị phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp sử dụng WhatsApp cho mục đích tiếp thị và truyền thông nội bộ.

Sử dụng Cộng đồng WhatsApp để Chia sẻ Cập nhật và Khuyến mãi

Như đã đề cập, nhóm thông báo có số lượng thành viên rất lớn và chỉ có quản trị viên mới có thể gửi tin nhắn. Chúng có thể là một cách tốt để chia sẻ thông tin cập nhật và khuyến mãi miễn phí!

Các doanh nghiệp nhỏ trước đây phải xoay xở giữa nhiều nhóm WhatsApp khác nhau cho nhiều phân khúc khách hàng khác nhau thì giờ đây có thể tập hợp tất cả lại thành một Cộng đồng để giao tiếp với khách hàng và hợp tác quản trị tốt hơn.

Sử dụng cộng đồng WhatsApp để hỗ trợ khách hàng

Với WhatsApp Communities, các thành viên luôn có thể nhận được sự hỗ trợ cần thiết trong các cuộc trò chuyện nhóm. Sự trợ giúp này không chỉ được cung cấp bởi người quản trị cộng đồng mà còn bởi những thành viên khác có kinh nghiệm trong vấn đề này.

Hơn nữa, người quản trị của các cộng đồng lớn có thể tạo nhiều nhóm có phạm vi quan tâm khác nhau. Ví dụ, một phòng tập thể dục địa phương có thể hướng dẫn khách hàng theo các nhóm khác nhau có tên là Dinh dưỡng, Giảm cân và Yoga, cùng những nhóm khác.

Sử dụng Cộng đồng WhatsApp để Giao tiếp Nội bộ

Một số doanh nghiệp đã sử dụng WhatsApp để liên lạc nội bộ. Trong khi các công ty nhỏ hơn có thể sử dụng nhóm WhatsApp, các công ty lớn hơn chắc chắn có thể sử dụng tính năng như Cộng đồng WhatsApp để tạo nhóm cho các nhóm khác nhau.

Trước khi ra mắt Communities, các công ty không có lựa chọn nào khác ngoài việc giữ tất cả nhân viên trong một nhóm duy nhất hoặc tạo các nhóm riêng cho từng phòng ban. Họ phải lựa chọn giữa một cuộc trò chuyện không có tổ chức hoặc nhiều cuộc trò chuyện rời rạc.

Hiện nay, nhóm thông báo rất hữu ích để cung cấp thông tin quan trọng từ giám đốc công ty hoặc phòng nhân sự.

Ngoài ra, với những cải tiến đã đề cập ở trên đối với cuộc gọi thoại và tệp tin dung lượng lớn, WhatsApp đang tiến gần hơn một bước tới mục tiêu trở thành công cụ giao tiếp kinh doanh mạnh mẽ như Slack.

WhatsApp Communities có phù hợp với bạn không?

Đối với các doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ sử dụng ứng dụng WhatsApp cá nhân, Cộng đồng là một cách tốt để trò chuyện với khách hàng và truyền phát tin nhắn đến các thành viên trong nhóm thông báo.

Mặc dù các doanh nghiệp sử dụng Ứng dụng WhatsApp Business không thể truy cập tính năng Cộng đồng, họ có thể bắt đầu truyền thông hàng loạt bằng cách gửi thông báo có mục tiêu tới tối đa 256 địa chỉ liên lạc WhatsApp cùng một lúc. Hơn nữa, người liên hệ không cần phải tham gia bất kỳ nhóm nào để nhận được thông báo phát sóng của bạn.

Nếu bạn là một doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc có lượng người dùng WhatsApp lớn, lựa chọn tốt nhất của bạn là tạo một tài khoản WhatsApp Business API. Điều này sẽ tăng đáng kể giới hạn phát sóng của bạnvà bạn sẽ có thể kết nối nó với hộp thư đến như respond.io để có thêm các tính năng nâng cao như Trả lời tự động của WhatsApp, Xác minh dấu tích xanh của WhatsApp và tự động hóa trò chuyện cho Tiếp thị WhatsApp, Bán hàng hoặc hỗ trợ.

Sau khi bạn tăng giới hạn phát sóng, bạn có thể mong đợi hộp thư đến đầy đủ các phản hồi cho chương trình phát sóng của mình. Để quản lý hiệu quả các cuộc hội thoại đa kênh của bạn và đảm bảo tính thống nhất trong thông tin được chia sẻ, hãy khám phá khả năng của respond.io's AI Agent.

Bạn có cần WhatsApp để nhắn tin hai chiều và nhắn tin hàng loạt không? Dùng thử respond.io miễn phí và kết nối tài khoản WhatsApp API của bạn để bắt đầu.

Biến cuộc trò chuyện thành khách hàng với WhatsApp API chính thức của respond.io. ✨

Quản lý cuộc gọi và trò chuyện WhatsApp tại một nơi!

Đặt lịch trình demo

Đọc thêm

Bạn có thấy bài đọc này thú vị không? Nếu vậy, chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo các bài viết sau.

• WhatsApp Pay: Mọi thứ về WhatsApp Payment

• Mô tả doanh nghiệp WhatsApp: Tìm mô tả tốt nhất cho WhatsApp

• WhatsApp Yellow Pages: Cách sử dụng WhatsApp Business Directory mới